LifeIdea.org

Эффективная, интересная и счастливая жизнь

Описание рабочего процесса

Эта статья представляет собой описание моего рабочего процесса, такого, какой он есть в ноябре 2006-го года. Это один из реальных примеров применения системы организации рабочего процесса, предложенный Дэвидом Алленом в книге «Как разобраться с делами» (Getting Things Done).

В течение всего дня я собираю в корзинках приходящую информацию, что надо сделать, что хочеться сделать, что было бы неплохо сделать. Установлены следующие корзинки:

  • блокнот — его я ношу всегда с собой вместе с карандашом, что позволяет делать заметки в любой обстановке и при любой температуре;
  • электронные почтовые ящики — их у меня несколько, там информация собирается сама собой в виде приходящих писем;
  • лоток для бумаг — там я складываю различные вещи и документы, по которым необходимо принять решение, например квитанции, треснутая кружка, порванная книжка, распечатка, которую надо прочитать или выкинуть. Здесь собирается всё, что лежит не на месте.
  • выдвижная полка — те же функции, что и у лотка для бумаг, только в офисе.

Ежедневно в качестве утреннего ритуала я разбираю корзинки. По каждому элементу в корзинке принимается решение: что с этим можно делать? Здесь возможны 4 варианта:

  • мусор (более не актуально);
  • справочная информация (идёт в систему хранения информации);
  • было бы хорошо сделать когда-нибудь, но не сейчас (записывается в список «Может быть/когда-нибудь»);
  • дело, которое надо сделать.

Если это дело, которое надо сделать, то смотрю — является ли выполнение этого дела конечной целью. Если дело конечное и не требует подготовительных действий — идем дальше, если нет — открываю список проектов, нахожу или создаю соответствующий проект и определяю для проекта следующее физическое действие, которое я способен сделать.

Далее смотрю, займёт ли выполнение дела меньше 2 минут? Если да — выполняю его, если нет, смотрю, можно ли его перепоручить. Если можно, то определяю кто это должен сделать и сообщаю ему об этом или оставляю напоминание, если нельзя, то дело откладывается и делается запись либо в ежедневнике (если надо выполнить в определённый день/час), либо в списке следущих действий (выполнить как только, так сразу). Диаграмму процесса обработки корзинки можно найти во второй главе книги Дэвида Аллена «Как разобраться с делами».

Разобравшись с корзинками, приступаю к работе. Сначала заглядываю в ежедневник, есть ли дела, которые должны быть выполнены обязательно сегодня. Если есть — выполняю, пока не заканчиваются. Далее заглядываю в список следующих действий — он рассортирован по контекстам: что можно делать в офисе, дома, на улице, за рабочим столом, за компьютером, в интернете, где-угодно, не требующие больших затрат энергии. В зависимости от конекста в котором нахожусь, выбирается определённый список дел. Делаю то дело, которое является наиболее приоритетным для меня в данный момент (приоритет определяется интуитивно), а если сложно выделить приоритет — делаю то дело, которое появилось в списке раньше всех и следовательно связанному с ним проекту давно не уделялось времени.

Когда дело сделано, просматриваю проект, с которым дело связано и определяю следующее дело. Если энергии хватает, выполняю его сейчас же. Если нет, то записываю в список следующих действий следующее дело по проекту (указав контекст) и перехожу к другому делу согласно приоритетам и энергии.

В течение дня по необходимости повторяю процесс обработки корзинок.

Раз в неделю проходит обзор всей системы. Еженедельный обзор в себя включает:

  • разбор корзинок
  • просмотр списка следущих действий
  • удаление завершённых дел
  • разбиение или замена невыполнимых действий
  • просмотр списка «ожидающие»
  • просмотр списка активных проектов
  • удаление законченных проектов
  • каждый проект имеет описание идеального конечного результата
  • каждый проект имеет следующее действие
  • перенос неактивных проектов в список «Может быть/когда-нибудь»
  • просмотр списка «может быть/когда-нибудь» на наличие проектов, которые можно было бы начать
  • просмотр задач, которые должны быть завершены в течение следующей недели
  • перенос потерянных документов — в корзинки
  • размещение всех справочных материалов — в систему хранения
  • составление списка приоритетных проектов и задач на следующую неделю
  • расстановка задачам статуса LowEnergy

Физически списки проектов, следующих действий, «может быть/когда-нибудь», ежедневник реализованы в разделе «Задачи»(Tasks) в MS Outlook.

Для более полного представления о системе GTD рекомендую прочитать книгу Дэвида Аллена. На ветке форумов «Вопросы по методу GTD» обсуждаются более тонкие и детальные моменты. Там же можно задать уточняющие вопросы либо поделиться описанием своего рабочего процесса.

Если ты находишь эту статью полезной для себя, ты можешь поблагодарить автора LifeIdea.org!

Related Articles:

Автор: Миша Субоч

Основатель портала http://lifeidea.org, руководитель группы cпециалистов по автоматизированному тестированию программного обеспечения в EPAM Systems, Inc, выпускник Белорусского Государственного Университета Информатики и Радиоэлектроники по специальности "Информатика" факультета Компьютерных Систем и Сетей, минчанин, уроженец Молодечно, родом с Вилейки.

Комментарии закрыты.