Эффективная, интересная и счастливая жизнь

Эта статья представляет собой описание моего рабочего процесса, такого, какой он есть в ноябре 2006-го года. Это один из реальных примеров применения системы организации рабочего процесса, предложенный Дэвидом Алленом в книге “Как разобраться с делами” (Getting Things Done).

В течении всего дня я собираю в корзинках приходящую информацию, что надо сделать, что хочеться сделать, что было бы неплохо сделать. Установлены следующие корзинки:

• блокнот - его я ношу всегда с собой вместе с карандашом, что позволяет делать заметки в любой обстановке и при любой температуре;
• электронные почтовые ящики - их у меня несколько, там информация собирается сама собой в виде приходящих писем;
• лоток для бумаг - там я складываю различные вещи и документы, по которым необходимо принять решение, например квитанции, треснутая кружка, порванная книжка, распечатка, которую надо прочитать или выкинуть. Здесь собирается всё, что лежит не на месте.
• выдвижная полка - те же функции, что и у лотка для бумаг, только в офисе.

Ежедневно в качестве утреннего ритуала я разбираю корзинки. По каждому элементу в корзинке принимается решение: что с этим можно делать? Здесь возможны 4 варианта:

• мусор (более не актуально);
• справочная информация (идёт в систему хранения информации);
• было бы хорошо сделать когда-нибудь, но не сейчас (записывается в список “Может быть/когда-нибудь”);
• дело, которое надо сделать.

Если это дело, которое надо сделать, то смотрю - является ли выполнение этого дела конечной целью. Если дело конечное и не требует подготовительных действий - идем дальше, если нет - открываю список проектов, нахожу или создаю соответствующий проект и определяю для проекта следующее физическое действие, которое я способен сделать.

Далее смотрю, займёт ли выполнение дела меньше 2 минут? Если да - выполняю его, если нет, смотрю, можно ли его перепоручить. Если можно, то определяю кто это должен сделать и сообщаю ему об этом или оставляю напоминание, если нельзя, то дело откладывается и делается запись либо в ежедневнике (если надо выполнить в определённый день/час), либо в списке следущих действий (выполнить как только, так сразу). Диаграмму процесса обработки корзинки можно найти во второй главе книги Дэвида Аллена “Как разобраться с делами”.

Разобравшись с корзинками, приступаю к работе. Сначала заглядываю в ежедневник, есть ли дела, которые должны быть выполнены обязательно сегодня. Если есть - выполняю, пока не заканчиваются. Далее заглядываю в список следующих действий - он рассортирован по контекстам: что можно делать в офисе, дома, на улице, за рабочим столом, за компьютером, в интернете, где-угодно, не требующие больших затрат энергии. В зависимости от конекста в котором нахожусь, выбирается определённый список дел. Делаю то дело, которое является наиболее приоритетным для меня в данный момент (приоритет определяется интуитивно), а если сложно выделить приоритет - делаю то дело, которое появилось в списке раньше всех и следовательно связанному с ним проекту давно не уделялось времени.

Когда дело сделано, просматриваю проект, с которым дело связано и определяю следующее дело. Если энергии хватает, выполняю его сейчас же. Если нет, то записываю в список следующих действий следующее дело по проекту (указав контекст) и перехожу к другому делу согласно приоритетам и энергии.

В течении дня по необходимости повторяю процесс обработки корзинок.

Раз в неделю проходит обзор всей системы. Еженедельный обзор в себя включает:

• разбор корзинок
• просмотр списка следущих действий
• удаление завершённых дел
• разбиение или замена невыполнимых действий
• просмотр списка “ожидающие”
• просмотр списка активных проектов
• удаление законченных проектов
• каждый проект имеет описание идеального конечного результата
• каждый проект имеет следующее действие
• перенос неактивных проектов в список “Может быть/когда-нибудь”
• просмотр списка “может быть/когда-нибудь” на наличие проектов, которые можно было бы начать
• просмотр задач, которые должны быть завершены в течении следующей недели
• перенос потерянных документов - в корзинки
• размещение всех справочных материалов - в систему хранения
• составление списка приоритетных проектов и задач на следующую неделю
• расстановка задачам статуса LowEnergy

Физически списки проектов, следующих действий, “может быть/когда-нибудь”, ежедневник реализованы в разделе “Задачи”(Tasks) в MS Outlook.

Для более полного представления о системе GTD рекомендую прочитать книгу Дэвида Аллена. На ветке форумов “Вопросы по методу GTD” обсуждаются более тонкие и детальные моменты. Там же можно задать уточняющие вопросы либо поделиться описанием своего рабочего процесса.

Если вам нравится этот сайт, вы можете помочь проекту.

Другие статьи по теме:

• Дэвид Аллен. Как разобраться с делами
• Планирование с удовольствием
• Оперативное планирование: как эффективнее?
• Как организовать свои мысли?
• Как сделать большое дело?
• Как приступить к работе?
• Внимание