Описание рабочего процесса
Автор Миша Субоч. 2006-11-23. Метки: личная эффективность, планирование, профессионализм, успех
Эта статья представляет собой описание моего рабочего процесса, такого, какой он есть в ноябре 2006-го года. Это один из реальных примеров применения системы организации рабочего процесса, предложенный Дэвидом Алленом в книге “Как разобраться с делами” (Getting Things Done).
В течении всего дня я собираю в корзинках приходящую информацию, что надо сделать, что хочеться сделать, что было бы неплохо сделать. Установлены следующие корзинки:
- блокнот – его я ношу всегда с собой вместе с карандашом, что позволяет делать заметки в любой обстановке и при любой температуре;
- электронные почтовые ящики – их у меня несколько, там информация собирается сама собой в виде приходящих писем;
- лоток для бумаг – там я складываю различные вещи и документы, по которым необходимо принять решение, например квитанции, треснутая кружка, порванная книжка, распечатка, которую надо прочитать или выкинуть. Здесь собирается всё, что лежит не на месте.
- выдвижная полка – те же функции, что и у лотка для бумаг, только в офисе.
Ежедневно в качестве утреннего ритуала я разбираю корзинки. По каждому элементу в корзинке принимается решение: что с этим можно делать? Здесь возможны 4 варианта:
- мусор (более не актуально);
- справочная информация (идёт в систему хранения информации);
- было бы хорошо сделать когда-нибудь, но не сейчас (записывается в список “Может быть/когда-нибудь”);
- дело, которое надо сделать.
Если это дело, которое надо сделать, то смотрю – является ли выполнение этого дела конечной целью. Если дело конечное и не требует подготовительных действий – идем дальше, если нет – открываю список проектов, нахожу или создаю соответствующий проект и определяю для проекта следующее физическое действие, которое я способен сделать.
Далее смотрю, займёт ли выполнение дела меньше 2 минут? Если да – выполняю его, если нет, смотрю, можно ли его перепоручить. Если можно, то определяю кто это должен сделать и сообщаю ему об этом или оставляю напоминание, если нельзя, то дело откладывается и делается запись либо в ежедневнике (если надо выполнить в определённый день/час), либо в списке следущих действий (выполнить как только, так сразу). Диаграмму процесса обработки корзинки можно найти во второй главе книги Дэвида Аллена “Как разобраться с делами”.
Разобравшись с корзинками, приступаю к работе. Сначала заглядываю в ежедневник, есть ли дела, которые должны быть выполнены обязательно сегодня. Если есть – выполняю, пока не заканчиваются. Далее заглядываю в список следующих действий – он рассортирован по контекстам: что можно делать в офисе, дома, на улице, за рабочим столом, за компьютером, в интернете, где-угодно, не требующие больших затрат энергии. В зависимости от конекста в котором нахожусь, выбирается определённый список дел. Делаю то дело, которое является наиболее приоритетным для меня в данный момент (приоритет определяется интуитивно), а если сложно выделить приоритет – делаю то дело, которое появилось в списке раньше всех и следовательно связанному с ним проекту давно не уделялось времени.
Когда дело сделано, просматриваю проект, с которым дело связано и определяю следующее дело. Если энергии хватает, выполняю его сейчас же. Если нет, то записываю в список следующих действий следующее дело по проекту (указав контекст) и перехожу к другому делу согласно приоритетам и энергии.
В течении дня по необходимости повторяю процесс обработки корзинок.
Раз в неделю проходит обзор всей системы. Еженедельный обзор в себя включает:
- разбор корзинок
- просмотр списка следущих действий
- удаление завершённых дел
- разбиение или замена невыполнимых действий
- просмотр списка “ожидающие”
- просмотр списка активных проектов
- удаление законченных проектов
- каждый проект имеет описание идеального конечного результата
- каждый проект имеет следующее действие
- перенос неактивных проектов в список “Может быть/когда-нибудь”
- просмотр списка “может быть/когда-нибудь” на наличие проектов, которые можно было бы начать
- просмотр задач, которые должны быть завершены в течении следующей недели
- перенос потерянных документов – в корзинки
- размещение всех справочных материалов – в систему хранения
- составление списка приоритетных проектов и задач на следующую неделю
- расстановка задачам статуса LowEnergy
Физически списки проектов, следующих действий, “может быть/когда-нибудь”, ежедневник реализованы в разделе “Задачи”(Tasks) в MS Outlook.
Для более полного представления о системе GTD рекомендую прочитать книгу Дэвида Аллена. На ветке форумов “Вопросы по методу GTD” обсуждаются более тонкие и детальные моменты. Там же можно задать уточняющие вопросы либо поделиться описанием своего рабочего процесса.
Если ты находишь эту статью полезной для себя, ты можешь поблагодарить автора LifeIdea.org!
Другие статьи по теме:
