LifeIdea.org

Эффективная, интересная и счастливая жизнь

10 правил электронной корреспонденции

| комментария 3

Мы тонем в электронной почте. И многие часы, потраченные на её, создают ещё больше работы нашим друзьям и коллегам. Мы можем обратить вспять этот процесс только взаимными усилиями. И вот решение:

 


 

10 правил электронной корреспонденции

1. Уважайте время получателей.
Это фундаментальное правило. Как отправитель сообщения, ВАША обязанность минимизировать время обработки вашего письма, даже если это означает потратить больше времени перед отправлением.

2. Быть лаконичным или медлительным не означает быть грубым.
Давайте договоримся давать поблажку друг другу. Учитывая потоки писем, с которыми мы сталкиваемся, в порядке вещей, если ответные письма приходят с задержкой и не дают исчерпывающих ответов на все наши вопросы. Никто не хочет никого обидеть, поэтому, пожалуйста, не принимайте это близко к сердцу. Мы просто хотим снова жить!

3. Делайте письма прозрачными.
Всегда указывайте ясную тему письма, по возможности помечая как [Инфо], [Действие], [Срочно], [Низкий приоритет]. Используйте чёткие, недвусмысленные предложения. Если письмо должно быть больше 5-ти предложений, постарайтесь в первом указать зачем вы пишите. Избегайте нестандартных шрифтов и цветов.

4. Конкретизируйте вопросы
Посылать 4 пространных абзаца витиеватого текста с последующим «Ваше мнение?» — это чересчур. Равно как и отправленные с благими намерениями вопросы вроде «Чем я могу помочь?». Щедрость заключается в простых вопросах, на которые легко ответить, например: «Какая помощь от меня требуется: а) позвонить б) встретиться в) не мешать?»

5. Убирайте лишних из cc.
Контакты в сс размножаются как кролики. Каждый добавленный контакт значительно преумножает общее время отклика. Да, не всегда легко избавиться от добавления кого-то! Когда есть несколько получателей, пожалуйста, не используйте ‘Ответить всем’ по-умолчанию. Возможно, нужно указать в копии только несколько людей из исходного письма. Или никого.

6. Сокращайте цепочку.
Некоторым письмам нужен контекст. Поэтому чаще всего необходимо сохранять цепочку предыдущих писем. Однако редко цепочка должна быть длиннее 3-х писем. Перед оправкой, удалите лишнее. Или позвоните.

7. Аккуратнее с вложениями.
Не используйте картинки в качестве логотипов или подписи, которые показываются в виде вложений. На просмотр, есть ли что-то открыть, уходит время. Ещё хуже посылать текст, прикреплённый как файл, в то время как он мог бы быть в теле письма.

8. Делайте подарки: КС ОНТ
Если ваше сообщение может быть выражено в нескольких словах, просто поместите его в теме, завершив КС (=Конец сообщения). Экономит время на открытие письма. Завершение письма пометкой «Ответа не требуется» или ОНТ  – замечательный акт щедрости. Многие сокращения больше путают, чем помогают, но эти два – настоящее золото, и заслуживают широкого признания.

9. Избавьтесь от бессодержательных ответов.
Не нужно отвечать на каждое письмо, особенно на те, которые и так являются ответами. На «Спасибо, буду в курсе» не нужно отвечать «Отлично!». Это может стоить кому-то дополнительных 30 секунд.

10. Отключайтесь!
Так как мы все согласились тратить меньше времени на почту, мы все будем получать меньше почты! Рассмотрите возможность выделения половины рабочего времени, когда вы не можете выйти в online. Или воздержитесь от проверки почты в выходные. Или поставьте в автоответ/подпись ссылку на эти 10 правил. И не забудьте насладиться ароматом роз!

 


 

P.S. Короткая ссылка на 10 правил — http://lifeidea.org/email, английская версия — http://emailcharter.org/. Вариант подписи:

Слишком коротко? Вот почему
http://lifeidea.org/email

Комментарии по переводу, уточнению, расширению правил приветствуются!

Если ты находишь эту статью полезной для себя, ты можешь поблагодарить автора LifeIdea.org!

Автор: Миша Субоч

Основатель портала http://lifeidea.org, руководитель группы cпециалистов по автоматизированному тестированию программного обеспечения в EPAM Systems, Inc, выпускник Белорусского Государственного Университета Информатики и Радиоэлектроники по специальности "Информатика" факультета Компьютерных Систем и Сетей, минчанин, уроженец Молодечно, родом с Вилейки.

3 комментария

  1. Все верно. Проще, понятнее, доступнее. Письма, как беседа, если слишком долго и не по теме — то раздражает. Хотя, честно говоря — писем пишу мало, разве что по работе с парой строчек текста для пояснений.

  2. Краткость — сестра таланта. Спасибо!

  3. В продолжение к п.2 и п.10. Можно предупредить людей с которыми вы ведете переписку о том, когда им следует ожидать ответ. Например, в подписи можно указать, что вы провереяте почту и отписываете, исключительно по утрам (конечно же это сработает только если вы инициатор переписки или она продолжатеся достаточно долго и у получателя уже есть письма от вас).
    Это не лучший вариант для деловой переписки, но для личной почты это вполне приемлемо.

Добавить комментарий

Обязательные поля отмечены *.