Pomodoro

Ещё один замечательный способ организовать свой день — Pomodoro. Берём задачу на выполнение и наводим таймер на 25 минут с обратным отсчётом. Как только время истекает или как только задача выполнена (смотря, что наступит раньше), делаем 5-тиминутный перерыв. Берём следующую задачу, снова заводим 25 минут, работаем, по завершении делаем 5-тиминутный перерыв. После 4-х 25-тиминутных «помидоров» делаем 15-тиминутный перерыв.

Короткие задачи объединяются в 25-тиминутные блоки. Крупные задачи-слоны могут потребовать несколько pomodoro, это нормально, по возможности делим их на около 25-тиминутные задачи.

Во время работы полностью уделяем себя задаче, все остальные «отвлекаторы» пусть подождут до завершения 25-тиминутного блока. Соответственно, почту не проверяем, на скайпы/аськи вешаем кирпич, в случае навязчивых коллег спокойно объясняем через сколько минут будем доступны — ровно через столько, сколько осталось на таймере.

Для отмеривания времени подойдёт кухонный таймер (часто их делают в виде помидоров — отсюда и возникло название техники), или одну из многочисленных программ. Я использую минималистичную Pomodoro 1.0.0.12 от MillSquareSoftware, обзор других инструментов можно найти здесь. В App Store и Google Play без труда можно найти версии для iPhone и Android.

Техника Pomodoro способна существенно повысить продуктивность за счёт своих непрерываемых промежутков сконцентрированной работы. При этом не успеваешь уставать, так как перерывов более чем достаточно. Хорошо также срабатывает для задач-кактусов, за которые не хочется браться. Ведь одно дело сесть и начать делать, не понимая, сколько это займёт времени. А совершенно другое дело взять и побыть наедине с задачей всего 25 минут, имея после этого полное право сделать перерыв, а после перерыва взять другую задачу, доделав эту после. Хотя как правило за 25 минут ты успеваешь её сделать или вовлечься и зажечь у себя мотивацию или по крайней мере реально продвинуться в её выполнении.

Pomodorо хорошо комбинируется с другими техниками, подсказывающими какую следующую задачу взять лучше. Довольно проста в применении, так что рекомендую попробовать. Не подойдёт только в случае если ежеминутное реагирование на отвлечения составляет суть вашей работы.

С другими инструментами можно ознакомиться в статье «Инструменты локального тайм-менеджмента или как разнообразить свой трудовой день«.

Магический Список

Берём лист бумаги. По желанию, вверху пишем «Магический список». Записываем любое одно дело, к которому готовы приступить сейчас.  Фокусируемся на нём и работаем над ним, откладывая другие дела. Когда дело выполнено – вычёркиваем, радуемся, в случае необходимости – делаем перерыв. Выбираем следующее дело, записываем его в «магический список» и работаем над ним. При следовании такой процедуры, фактически, всё, что попадает в «магический список» — «магическим» способом выполняется.

Если записанное дело оказалось сложным и требует разбиения на более мелкие, можно вычёркивать его, как только выполнен любой измеримый кусок работы, т.е. есть продвижение. В случае появления задачи, на которую срочно необходимо переключится, прервав текущую, записываем это срочную в магический лист, таким образом получится одновременно две невычеркнутые задачи. При этом работаем над нижней, как только она завершена – вычёркиваем и возвращаемся к ранее начатой.

«Магический список», также известный как «фокус-лист», помогает очень чётко сфокусироваться на текущей задаче и быстро вернуться к ней в случае отвлечений, обеспечивая максимально быстрое её выполнение. Данный подход освобождает полностью сознание от тревог по поводу других задач, позволяя методично решать их одна за одной. Список вычеркнутых задач в конце дня (а обычно он большой!) напоминает как много полезной работы было проведено. Сравнивания списки за разные дни можно получить примерную картину изменения продуктивности и использовать для дальнейшего стимулирования работать эффективнее. Запись дела в магический список также избавляет от всех сомнений и страхов, откладываний в выполнении дела – дело одно, оно конкретное, другое взять нельзя – просто берём и делаем. Отличная тренировка самодисциплины.

Данный инструмент не предоставляет подсказок, какую именно задачу взять следующей, для этого нужно будет полагаться на интуицию (кстати, не самый худший способ!), собственные соображения или подсказки более глобальной системы, вроде GTD.

«Магический список» очень легко использовать, рекомендуется к применению всегда, если есть ручка и бумага под рукой. Для максимального эффекта стоит как можно быстрее записывать следующую задачу, после вычёркивания предыдущей.

О других инструментах локального тайм-менеджмента можно узнать по адресу http://lifeidea.org/local-tm.

Инструменты локального тайм-менеджмента или как разнообразить свой трудовой день

Есть несколько способов организовать свой рабочий день таким образом, чтобы провести его максимально эффективно. Для этого подойдут инструменты локального тайм-менеджмента. Например, GTD или система Стивена Кови, или другие глобальные системы управления делопотоком и жизнью в целом отлично помогают, чтобы быть на плаву и комфортно творить и чувствовать себя на уровне недельного планирования. Однако когда заходит речь о том, какие дела делать в этот день, и, что особенно важно, в каком порядке — нужны дополнительные инструменты.

Под инструментами я понимаю любые правила, ясно описывающие как принимать решения что делать дальше. Эта статья посвящена обзору этих инструментов, многие были подсказаны идеями авторов книг. К сожалению, упомнить какую идею кто высказал в первый раз сложно, да и для практического применения не принципиально. Часть инструментов модифицировалось мною, какие-то подсказал опыт и интуиция.

Универсального инструмента на каждый день не существует. Лучше всего чередовать, выбирать тот, который лучше всего подойдёт сегодня. Чередование привносит дополнительную радость и разнообразие. Все эти инструменты используются мною с разной периодичностью:

  1. Магический Список
  2. Суперфокус (он же автофокус)
  3. Список Намерений
  4. Срочно-страшный (СС)
  5. Помодоро
  6. Хронометраж
  7. Сервис
  8. ВССЛ
  9. Финальная версия

Иногда инструменты очень похожи, лишь отличаются небольшим моментом — но именно этот момент очень важен, и способен или повысить мотивацию или помочь быстрее выполнить важные дела. Каждому инструменту будет посвящена отдельная статья, где они будут рассматриваться с точки зрения:

  1. технического выполнения,
  2. преимуществ и
  3. недостатков, а также
  4. когда лучше его использовать.

Если у тебя есть свои излюбленные рабочие способы, как выбирать и отслеживать выполнение текущих дел — пиши в комментариях или мне лично. Попробую, откатаю и обязательно поделюсь своими наблюдениями, возможно даже в виде отдельной статьи и с указанием источника идеи.

Желаю продуктивного и интересного дня!

Мой хронометраж

В гостях у LifeIdea.org, Сергей Шарыпов, автор программы tipcat.

Начало

Примерно 9 лет назад я наткнулся на веб сайт www.improvement.ru. Нельзя сказать, что он перевернул мою жизнь, но увлёк и заставил поэкспериментировать над собой. Я прочитал все опубликованные там статьи, даже заказал брошюру, что, стоит заметить, было одной из моих первых покупок в интернете. В дальнейшем я читал много разных ресурсов, прочитал такую классику, как GTD, “7 навыков высокоэффективных людей” и, конечно же, замечательную книгу Даниила Гранина “Эта странная жизнь”. Вот эта книга действительно поразила, точнее не сама книга, а человек, чья биография там была описана. Александр Александрович Любищев 56 лет вёл хронометраж расходов своего времени, это восхищает. За эти годы он так узнал себя, что расхождения в планируемой работе на год с реальными числами составляли всего лишь часы. Конечно, такие люди вдохновляют и служат отличным примером для подражания. До прочтения этой книги я никогда не вёл дневники и не записывал, то чем я занимаюсь, другими словами, я никогда не слышал о хронометраже и не пробовал его вести.

Прочитав ещё несколько статей, описывающих опыт других людей в ведении хронометража, я решил попробовать. Впоследствии я назвал мой первый способ записи данных классическим, в первую очередь потому, что он близок к тому, что описывали другие, плюс, что в современном мире является неким винтажем, в качестве инструмента использовались бумага и ручка. Конечно, это самый удобный способ в плане ресурсов, бумагу всегда можно найти, ручка также чаще всего доступна и чернил хватает на долгое время. Впрочем, даже если они заканчиваются, можно взять новую ручку и продолжить начатое. В этом плане классическому способу нет равных. Формат записи я выбрал простой: время начала активности, время окончания и её название.

 

14:00, читаем интернет, 14:23
14:23, личное, 14:25
14:25, кофе, умные разговоры на работе, 14:50
14:50, обед, 16:57
16:57, личное, 17:03

 

Чаще всего записывал, когда я начал чем-то заниматься и при переключении на другую задачу вписывал время окончания, поэтому со временем просто перестал писать два времени и ограничился одним. Названия активностей, в свою очередь, со временем выросли в набор сокращений, чтобы можно было проще и быстрее вести запись.

 

14:00, inet
14:23, pers
14:25, break
14:50, eat
16:57, pers

 

В процессе ведения хронометража я выделил три недостатка выбранного мною способа. Во-первых записывать на бумагу не всегда и не везде удобно. Выходишь с работы и быстро идешь к машине, самое удобное время для записи, но не место. Вроде мелочь, сел в машину и записал, но таких случаев набегает множество в течение дня, что создает некий дискомфорт в ведении хронометража. Причиной следующей проблемы я бы назвал разнородность данных. Активностей в течение дня бывает множество, переключения между задачами, отвлечения и т.д., зачастую просто забываешь отметить тот или иной промежуток времени, а к вечеру таких пробелов становится достаточно, чтобы испортить статистику. И ведь некому напомнить о том, что надо отметить очередную активность. И последнее: собранные данные необходимо анализировать, что можно сделать различными способами. Для меня удобнее всего было использовать компьютер, тот же Excel, там можно построить красивые графики, отсортировать информацию как удобно и т.д. А проблемой тут является необходимость ввода в компьютер всей собранной информации. Другими словами, нужно просто написать всё, что писал в течение дня, но на компьютере.

Несмотря на все недостатки, сам хронометраж мне пришелся по душе. У него есть замечательный побочный эффект: когда ведёшь записи, невольно задумываешь о том, на что ты тратишь свой день. Таким образом, без дополнительного планирования и анализа ты начинаешь продуктивнее тратить время. Основные раздражители видны и без дополнительного анализа. Хотя красивые графики в Excel мотивируют тоже хорошо. Я не стал вести хронометраж постоянно, как это делал Любищев, а использую технику, когда чувствую, что время расходуется не разумно. Появился новый проект, поменял работу, начался новый семестр в учебном заведении — самое лучшее время посмотреть, как расходуется время. Для меня хватает одной-двух недель, чтобы выделить основные проблемы в своём времяпровождении, да и как замечено выше, сами эти недели являются своего рода дисциплинарными за счет «побочного» эффекта.

Программа

Однажды, когда я в очередной раз затеял вести хронометраж, я подумал о том, как замечательно было бы использовать для этого инструмент, который всегда под рукой — телефон. Проведя небольшое исследование имеющихся на рынке программ, я не нашел ничего, что бы удовлетворяло моим потребностям. Основная масса программ, ориентированных на отслеживание расходов времени, была предназначена для фрилансеров, а в данном сегменте необходимо подсчитывать, сколько ты занимаешься определённым проектом или клиентом, чтобы можно было выставить ему счет. Таким образом, все такие программы больше походили на продвинутые хронометры, где ты нажимал старт, начиная работать над определённым проектом, а не просто фиксировал то, чем занимаешься на данный момент, что было необходимо мне. Притом мне хотелось просто улучшить привычный классический способ.

Я знаком с языком программирования Java, и телефон, который у меня тогда был, давал возможность запускать программы, написанные на этом языке. Дело оставалось за малым: сесть и начать программировать, что я и сделал. Первая версия появилась достаточно быстро, мотивировало желание как можно быстрее самому начать пользоваться. Опять же, разрабатывая всю жизнь различные программы для компьютеров, было вдвойне интересно увидеть нечто, написанное тобой на мобильном телефоне.

Первые же дни использования выделили определённые шаблоны в работе с программой, и сразу же пришли в голову идеи о том, как можно решить три выше перечисленные проблемы «классического» способа ведения хронометража. Удобство и скорость ввода информации реализовывались за счет использования тэгов, которые создавались по мере использования системы и впоследствии просто выбирались, что давало возможность ввести новую активность буквально несколькими нажатиями. В качестве борьбы с забывчивостью при ведении хронометража, использовалась система напоминаний. В первую очередь, программа оповещала о том, что текущая активность, как она запланирована, закончилась, а также программа напоминала пользователю о себе, если никакой активности с его стороны не было. Ну и последняя проблема решилась сама собой, данные по определению были в цифровом формате, оставалось только их извлечь и трансформировать в файл, который может открывать Excel, для чего был выбран формат CSV.

Будущее

Я с удовольствием пользовался программой, собирая информацию по своей продуктивности, делая выводы и корректируя своё времяпровождение. Более того, когда у меня появился новый телефон, у которого была отличная от старого операционная система Android, я написал новую версию своей программы, чтобы можно было продолжать эксперименты.

На данный момент новая программа уже доступна на Android Market для установки и даже пользуется неплохим для данного сегмента спросом. Мне очень приятно получать отзывы о программе и пожелания новых возможностей.

Я набрал уже достаточно большой список функций для новой версии программы, включающий как различные улучшения в плане её использования, так и всякие интеграции с календарём, звонками и прочее. Буду стараться выделять время для улучшения своего детища, в том числе и не без его помощи.

Ещё мне хочется сказать, что хронометраж не является панацеей от всех болезней, связанных со временем. Никто не заставит человека исправлять свою жизнь, кроме него самого. Никакие инструменты не заменят силу воли и желания покорять различные вершины. Необходимо ставить перед собой цели и стремиться к их реализации. А мне будет вдвойне приятно, если хронометраж для кого-то станет полезным инструментом, будь то классический способ, моя программа или любой другой подход.

T.O.T.E.

В книге «Коучинг с помощью НЛП» в очередной раз прочитал про принцип T.O.T.E. — Test, Operate, Test, Exit. Заключается он в следующем:

1. Мы определяем цель.

2. Проверяем, достигнута ли она. — Test

3. Делаем что-нибудь для её достижения. — Operate

4. Проверяем, достигнута ли она. — Test

5. Прекращаем действия, если цель достигнута. — Exit

6. Делаем что-нибудь ДРУГОЕ, если цель не достигнута и идём на 4-й шаг.

Мы все часто попадаем в ловушку и вместо 6-го шага выполняем 3-й, и из-за этого никогда не попадаем на 5-й шаг.

Т.е. делаем одно и то же, раз за разом, наивно полагая, что результат будет другой. Мол, «количество перерастёт в качество». А если хорошо припомнить все случаи, когда мы всё же достигали успеха? Оказывается, что всегда ключом являлись действия, приближающие к цели. Они могут быть разные или повторяющиеся, но в любом случае — приближающие. Т.е. тестирования на достигнутость цели после каждой проверки давала разные результаты.

Если же проверка даёт тот же результат, что и предыдущая — обязательно предпринимай что-нибудь другое.

Сложно признать, что мы попали в ловушку «делаю что и раньше, но жду другого результата», известную так же как «четвёртый тоннель«. Но это и не обязательно — признавать, хотя и не помешает, ведь «правда» — первый принцип личного развития. Просто проверяй чаще после очередных действий, достиг ли ты того, чего хотел  — это замотивирует действовать более результативно.

Как научиться сразу вставать по будильнику

Задача: научиться при первом звонке будильника тут же подниматься с улыбкой, одеваться и начинать продуктивный день с радостью.

0. Необходимо выделить одноразово 30 минут вечером или днём.

1. Подготавливаем условия, близкие к ночным: раздеваемся, выключаем свет, ложимся в кровать.

2. Наводим будильник на 1-2 минуты после текущего времени.

3. Закрываем глаза с улыбкой, принимаем удобную позу и расслабляемся, радуемся возможности начать утро быстро и продуктивно.

4. Как только звонит будильник, садимся на край кровати, выключаем будильник и одеваемся.

5. Идём туда, куда обычно идём, когда просыпаемся — например, идём на кухню налить кружку тёплой воды и выпить.

6. Повторяем шаги 1-5, пока не закончатся выделенные 30 минут, около 7-10 повторов.

Дальше можно не читать — тренируй утренний подъём и обязательно поддержи его на следующий день успешным подъёмом. Даже если у тебя выработалась привычка годами валятся в постели после звонка будильника или откладывать звонок на 5/10 минут, используя эту вредную функцию большинства современных будильников — после тренировки по шагам выше шансы на успешный подъём в реальных условиях вырастут в 10 раз.

Такое упражнение доводит следование алгоритму утренних действий до автоматизма. После физического пробуждения сознание, как правило, ещё не включается в полную мощь, поэтому автоматически будет проще действовать так, как действовали при последних пробуждениях, а это – как раз наш вытренированный алгоритм. Если сознание всё же проснётся — поддержите себя, и проследуйте по алгоритму подъёма осознанно ещё раз:

звенит будильник — садимся — выключаем будильник — одеваемся — идём на кухню.

Вопросы, зачем нужно вставать сразу по будильнику, почему для кого-то это так сложно, и т.д. в этой статье не рассматриваются принципиально: если они возникли, смирись с фактом — тебе это не нужно. Перешли статью друзьям — среди них явно есть те, у кого процесс пробуждения занимает больше времени, чем бы им хотелось.

Желаю продуктивного утра!