Как сделать большое дело?

Одна из причин промедления в отношении больших и крупных дел в том, что они кажутся слишком объёмными и необъятными, так что только мысль о выполнении может вызывать неприятное чувство. Как же сделать большое дело, которое, безусловно, важно для вас?

Любую задачу можно разбить на логические этапы. Нужно предварительно подготовиться и разбить огромную задачу на более мелкие кусочки. Таким образом, можно взять первый кусочек и приступить к его реализации. Выполнив его, вы получите удовлетворение от завершения куска работы. Можно приступить к следующему. Приготовление годового отчета, равно как и приготовление званного ужина, можно разбить на такие кусочки – создание структуры, введение, первый раздел, либо почистить картошку, налить воды в кастрюлю, поставить на газ, и далее в том же духе. Легко работать над одним таким кусочком и выполнять его за раз.

Однако, некоторые большие дела сложно разбить на этапы, так как это ново для вас, и какие будут этапы, сложно предсказать. В этом случае начните с чего-нибудь. С любой деятельности, которая, по вашему мнению, поможет достижению конечной цели. Это может быть добыча дополнительной информации из интернета или книг, эксперименты, подготовка материала, разговор со знающим человеком, либо другие мелкие дела, которые вы знаете, как делать и интуитивно чувствуете, что это поможет. В результате вы продвинетесь в выполнении задачи и узнаете больше о ней. Эта информация поможет вам увидеть новые кусочки работы, которые можно сделать за один присест. Может выйти так, что в определённый момент вы уже сможете представить весь путь к достижению результата и выделить логические этапы.

Для неустанного продвижения к достижению великой цели превосходно помогает выделение сегментов времени. В определённое время дня вы работаете только над данной задачей. Делайте это ежедневно и ограничивайте время на выполнение. Если сложно выделить конкретное время, то пусть это будет любое время, но не менее, например, часа ежедневно. Важно не позволять внешнему миру отвлечь вас от вашего дела в это время. Эффект – потрясающий. За месяц такого режима работы можно продвинуться к завершению задачи настолько, что об этом можно только мечтать. Ключ в этом подходе в регулярности.

Используя вышеописанные три подхода можно достичь любой цели, выполнить любое дело, которое вы захотите. Возможно, вы знаете либо придумаете в процессе другие методы. Есть желание – найдётся и способ.

Мотивация к развитию

Как замотивировать себя на постоянное развитие? Как заставить себя применять методы для улучшения уровня удовлетворённости жизни ежедневно? Как сохранить запал, который появляется после прочтения мотивирующей статьи или вдохновляющего разговора, но куда-то пропадает через несколько дней? Что больше всего вдохновляет на движение, так это высокие жизненные цели, ежедневная подпитка мотивирующим материалом, и обстановка, в которой вы постоянно находитесь.

Самый лучший способ – это постановка жизненных целей и возвращение к ним в мыслях (читайте про постановку долгосрочных целей). Если у вас есть горячее желание реализовать вашу мечту и эта мечта именно то, что вам нужно, — мысленная картина, на которой вы и мечта в реальности стоите рядом, будет очень хорошим мотивирующим фактором. Мотивация к действию может исходить из нас самих постоянно, рождаться и заряжать позитивом атмосферу при каждом вашем движении. Достаточно высокие мечты, к которым вы постоянно обращаетесь в мыслях, будет неустанно производить движение, иногда как бы само собой. Захотите чего-нибудь, зафиксируйте на бумаге это желание, ежедневно представляйте будущее и позвольте вселенной позаботиться о деталях.

В своё время мне помог замотивировать себя на действия календарик-пинарик. Это такая пирамидка, на которой изображены все дни года, а также цифры прожитых лет и лет, которые предстоит прожить. На нижней грани нарисован список долгосрочных целей. Ежедневно я закрашивал прожитый день, и отмечал прогресс движения к цели, если он был. В чем был мотивирующий эффект? В конце 2004 года я поставил перед собой 7 целей, которые хотелось бы достичь. Все они выглядели нереально, но, как говориться, за спрос денег не берут. В середине лета 2005-го я прочитал про календарик в статье Дмитрия Литвака «Календарик-пинарик: Как перестать лениться», решил попробовать его в действии. Эта расчёрканая пирамидка неустанно повторяла, что время идёт, а продвижение к целям стоит на месте. Продвижения не было из-за инертности мышления, хотя я действительно хотел превратить цели в жизнь. Я не мог с этим мириться, и, в результате, в сентябре одна из моих невероятных целей превратилась в жизнь. По 2-м другим был небольшой прогресс. Остальные, как оказалось, не были тем, чего я действительно хочу от жизни, и были, скорее всего, надиктованы общественным мнением. Календарик-пинарик помог мне установить более конкретные, интересные, важные и приятные для меня цели, к которым я с удовольствием двигаюсь сейчас.

Я нахожу экстремально полезным прочтение мотивирующего материала «на завтрак». Это происходит в самом начале моего рабочего дня, когда ещё день только зарождается. Зарядившись в начале дня мотивирующим к развитию материалом, можно достигнуть потрясающих результатов уже за первые два часа работы. Такой результат запросто может вдохновить на эффективное проведение оставшейся части дня.

Раньше у меня было правило читать после обеда. Если зачастую запал энергии с утра ещё достаточно велик, то после обеда все активности потихоньку угасают. Этому есть разумное объяснение – человеческий мозг становится менее активным и достигает пика своей заторможенности около 15-16 часов. Если придать себе дополнительный толчок в это время, то можно преодолеть инерцию и провести вторую половину дня также продуктивно, как и первую.

А как же поступать, если ничего не хочется делать вообще? Если вам не хочется, то не делайте. Увольтесь с работы и занимайтесь тем, что нравиться. Да, иногда это самый разумный вариант, только вот сколько лет должно пройти, прежде чем понять, что занимаешься не тем, чем нравиться? Каждому человеку необходимы периодические толчки для повышения мотивации к работе – кому-то больше, кому-то меньше. Но если вам постоянно не нравиться то, чем вы занимаетесь, – безусловно, следуют попробовать другие профессии и выбрать Вашу. Самая неприятная ситуация, когда вы занимаетесь неприятным делом, да и к тому же делаете это хуже своих коллег. Может, самое время начать свое дело, о котором вы давно мечтали? Вряд ли что-то может быть более мотивирующим, чем та обстановка, тот контекст, в котором вы находитесь. Окружение должно двигать постоянно к вашим целям, а не тормозить и отвлекаться на всякую ерунду. Приятно постоянно заниматься тем, чем хочется заниматься.

Мне приятно думать о своей работе и заниматься ею. Я с удовольствием жду понедельника. А вам, нравятся понедельники? Если вас одна только мысль об этом зловещем дне заставляет дрожать, то наступил момент менять род деятельности. Зачем жить в постоянном беспокойстве – живите в удовольствие. У нас всегда есть время, чтобы заниматься тем, чего мы по-настоящему хотим.

Таким образом, все что нужно для вдохновения – высокие стремления, ежедневная подпитка и приятная рабочая атмосфера. Стройте свою жизнь так, как нравиться и наслаждайтесь! Что может быть лучше?

О привычках

Нужны ли человеку привычки? Как выработать хорошую привычку? Как избавиться от надоедлевой? Попробуем разобраться.

Привычки помогают довести выполнение дел до автоматизма. Дело делается быстрее, чем если бы мы осознанно каждый момент перед его началом принимали решение о том, как его делать, зачем его делать и вообще что надо делать. Когда выработана привычка чистить зубы перед сном – мы делаем это незадумываясь и даже если случилось так, что уже легли спать, то ощущается чувство дискомфорта. Встаем, чистим зубы, ложимся – теперь норма. Привычка вставать в одно и то же время позволяет быстрее выйти из сонного состояния и начать день. Привычка ежедневно читать как минимум 15 минут поможет ускоренному профессиональному росту. Польза привычки – в экономии времени.

С другой стороны, привычки могут стать препятствием к дальнейшему развитию. Старые привычки тормозят, движут нас по инерции, мешая произвести качественный переход на новый уровень эффективности. Плохие привычки, возможно, были хорошими до определённого этапа в жизни, либо приобретены по неосмотрительности. Например, у кого-то в школьные годы выработалась привычка подниматься в 6:45. Вряд ли эта привычка сильно поможет студенту, скорее она будет только мешать ему вести полноценную студенческую жизнь. В будущем может снова возникнуть необходимость подниматься в постоянное время, например в 5 утра.

Лучше всего выбрать определённое время для регулярных ежедневных действий. Вам будет проще вспоминать о необходимости составить план дел на завтра, если ежедневно заниматься этим с 21:00 до 21:30. В будущем взглянув на часы и увидев там 21:00, вы тут же вспомните, что вы обычно делаете в это время.

Назначайте даты начала и окончания вырабатывания привычки. Временные рамки придают больше решительности и уверенности в успех этого мероприятия. По окончании срока вы можете всегда решить – оставить это вашей привычкой либо отбросить – и то и другое вам сделать будет легко. Намного сложнее на старте, когда вы сомневаетесь, принесёт эта привычка мне пользу либо нет, удасться мне её ввести в свою жизнь, или нет. Если есть надежда, что это вам пригодиться – установите месячный испытательный срок. После этого примите решения – оставить на работе или уволить.

Система выработки полезных привычек у меня выглядит в виде таблицы, у которой каждая строка – своя привычка, столбцы – дни месяца. Для каждого дела из списка стоит рекомендуемое время и длительность выполнения. Каждый день в соответствующем столбце я помечаю те дела, которые сегодня удалось совершить. Непомеченные ячейки в некоторых строчках напоминают, что завтра надо обратить на них особое внимание. По завершении месяца можно вычеркнуть регулярно выполняемые дела из списка и добавить новые. Внизу таблицы я веду список привычек, которые стоят на очереди, он пополняется по ходу возникновения новых идей. Дела из очереди попадают в активный список только после того, как одна из строчек будет вычеркнута, причем попадает только одно дело – самое полезное или интересное для меня. Активный список ограничен семи элементами.

Прежде чем превращать какое-либо действие в привычку, следует сделать осознанный выбор, определится зачем это вам. Если привычка действительно полезная – определите время суток и зафиксируйте сроки начала и окончания внедрения. Периодически, например, раз в месяц, пересматривайте существующие привычки – возможно их придётся ломать. Самый эффективный способ увольнения плохой привычки из вашей жизни – нанять на службу хорошую привычку, которая будет замещать прежнюю. Во время своего испытательного срока новая будет потихоньку заменять старую, пока не заменит совсем. Полезно иметь полезные привычки, и вредно – вредные.

Как применять новые методы повышения эффективности на практике?

Существует множество методов повышения эффективности. Их столько много, что прямо и не знаешь, за что взяться. В теории все звучит отлично, но как их всех релизовать на практике?

В процессе личного реинжиниринга важно найти индивидуальность, свой стиль. Тот способ, который будет максимально комфортен и удобен для вас, дающий максимальную эффективность. Используйте те инструменты, которые у вас есть под рукой, лучшие найдутся сами собой в процессе работы. Настраивайте инструменты и методы под себя, а не себя под инструменты.

Применяйте новые методы повышения эффективности постепенно. Взяв один – проработайте его хорошенько, внедрите его в вашу систему управления собой, и превратите использование этого метода в привычку. Это требует небольшой самодисциплины, но это не так уж и сложно – просто повторяйте изо дня в день в течение месяца. И только внедрив один из методов приступайте к следующему. Делайте шаг за шагом.

Мой список задач на день постепенно эволюционировал в течение года. Если в начале это был список из трёх-пяти смутно-описанных задач в MS Excel, которые я хотел бы выполнить сегодня, то сейчас список состоит из 12-16 удобных для выполнения и вычёркивания элементов, для каждого из них определена планируемая длительность, реальная длительность, важность, долгосрочный эффект, приоритет, сетка времени выполнения. Безусловно, если бы я увидел мой нынешний лист из блокнота – я бы сказал, что его сложно использовать и вообще вряд ли это мне помогло в тот момент. Ежедневный список изменялся шаг за шагом, появлялись новые элементы, бесполезные и неудобные исчезали, оставались наиболее интересные и полезные.

Важно помнить, что Все Может Быть Усовершенствовано. Человеческие возможности поистинну неисчерпаемы. Немного желания, немного усилий, но планомерных, сконцентрированых на одном объекте – и вы удивитесь, как многого можно достигнуть.

Метод непреодолимой силы

Вы когда нибудь хотели достичь чего-нибудь, не зная толком как это сделать? Если цель является качественным прорывом, то, как правило, мы не знаем пока, как нам следует действовать для её достижения, какие ресурсы и знания нам потребуются. Подробности обычно узнаются по пути, знания и опыт приобретаются по ходу движения. Наступает крайний срок и мы обнаруживаем, что не выполнили до конца все, что хотели. Кажется, что вот если бы было чуть больше времени, если бы у нас было больше терпения, ресурсов, то все бы получилось. Почему так происходит и как можно избежать такого рода разочарований?

Сложно угадать, в чём лучше выйти на улицу, если дома нет окон, телевизора, интернета и домашнего синоптика. Есть большой шанс ошибиться с одеждой, особенно если это ваш первый выход на улицу. То же самое происходит, когда мы хотим достичь качественного изменения в одной из сфер жизни, в которой начинаем делать только первые шаги. Тяжело предугадать, какие усилия потребуются от нас, чтобы взобраться на вершину горы, у подножия которой мы ещё небывали никогда.

Итак, как бы вы оделись в нашей ситуации, чтобы подготовить себя к выходу на улицу? Вышли в том, в чем ходите по дому, либо тщательно приоделись? Ведь если на улице холодно, то второй подход позволит вам почувствовать себя комфортно и остаться там, столько, сколько вы захотите. Ежели будет тепло, вы сможете остаться на улице в любом случае. Даже если у вас будет лишняя одежда, её всегда можно снять, избавиться от неё, поделиться с другом, который по неопытности вышел вообще голышом, а то и продать при желании. Как бы то ни было, вы всегда можете продолжить свой путь, одев на себя, как говориться, «с запасом».

Взбираясь на вершину горы, на которой никогда раньше не были, вы возьмете минимум снаряжения, либо достаточно, чтобы иметь возможность взобраться на гору любой высоты? Ведь если вы взяли недостаточно, вам придётся повернуть обратно на половине пути. Второй вариант предпочтительнее. Поступайте так же при планировании своего пути к достижению цели. Подумайте, сколько потребуется усилий, денег, времени и других ресурсов для этого, и выделите в два раза больше. Пусть это будет сокрушительная победа, покорите вашу вершину и, если остались ресурсы, покорите ещё одну!

Составляя план самостоятельного изучения английского языка, я пришёл к выводу, что мне необходимо в каждый день недели, кроме воскресения, выделять по полчаса на домашние задания и дополнительную подготовку. Поразмышляв, я решил выделять по часу, так как знания английского были важны для меня и я точно не знал, сколько на это будет уходить времени. Цель была тщательно готовиться к занятиям, которые проходят пять раз в неделю. Я не знал, сколько будет уходить точно времени, так как раньше не было привычки делать домашние задания :). Оказалось что как раз около часа необходимо, чтобы проработать материал и хорошо подготовиться, в то время как за полчаса – моё первое «разумное» предположение – можно сделать только часть задания качественно.

Почему мы должны выделять ресурсов в два, в три, а то и в пять раз больше, чем этого по нашему мнению необходимо? Да потому что это вероятно как раз именно столько, сколько нужно! Просто в точке старта мы знаем, что есть финиш, но не видим всего пути к нему. Может казаться, что вот он круг — и все, финиш. А на самом деле до победы надо пробежать три круга. Исключение составляют бега на короткие дистанции, когда на старте видим всю беговую дорожку до финиша. Но перед забегами на длинные дистанции следует подготавливать себя к марафону – ведь возможно именно столько вам и придётся бежать. Ну а если финиш будет раньше – отлично, у нас остались ещё силы порадоваться золотой медали!

Во что верят Великие Руководители?

Во что верят по-настоящему великие руководители нашего мира?

  1. Руководители верят, что люди по природе хорошие. Без этой основой веры в людей, великое руководство невозможно.
  2. Руководители верят, что они не работают над людьми, а работают с людьми. Они в состоянии предоставлять возможности и давать полномочия людям.
  3. Руководители верят, что полномочия приходят сами по себе, и могут больше сделать с самомотивацией и природным талантом, чем с признанием авторитета. Они берут энергию из человека, а не из задачи или процесса.
  4. Руководители верят, что все люди имеют сильные качества, которые могут быть улучшены, и что все их слабости могут быть скомпенсированы таким образом, что станут незначительными.
  5. Во время тренингов, великие руководители не верят, что они тренируют людей, они верят, что они тренируют навыки и предлагают дополнительные знания.
  6. Руководители верят, что они подготавливают и наставляют людей и они любят делать так — не то чтобы просто им это нравиться делать — по-настоящему любят.
  7. Руководители верят, что люди, которыми они руководят, более чем способны создавать будущее лучшим. Они искренне верят в четырёх-кратные человеческие способности касательно физических возможностей, интеллекта, эмоций и духовности.
  8. Руководители верят в силу позитивного и положительного мышления, и они неуважают отрицательность. Они уверенные и неизменные оптимисты.
  9. Руководители верят, что их работа убирать барьеры и препятствия, чтобы люди могли достичь уровня величия, к которому они предназначены. Они верят, что «нельзя» это временное состояние дел и что рано или поздно все становиться возможным, как только первый человек сделает это.
  10. Руководители верят, что их наследие в других людях, которым они помогли достичь стоящих и значимых целей. Они верят, что успех измеряется в людях, которые преуспевают и процветают.

Данный список является переводом статьи The 10 Beliefs of Great Managers, английский оригинал можно найти здесь — http://www.lifehack.org/articles/management/the-10-beliefs-of-great-managers.html

Постановка долгосрочных целей

Однажды я встал непривычно рано для меня — в 5 или в 6 утра. Моя будущая жена спала, я же стоял на кухне и встречал рассвет. Из окна было видно озеро, спортивный комплекс, лес, уходящий за горизонт. Справа виднелись Минские двадцатиэтажки и Национальная библиотека. Картина — потрясающая! Это обстановка навела меня на размышления о вечном.

Я задал себе такие вопросы — «Чего я хотел бы достичь за свою жизнь?» , «Чем бы я хотел запомниться своим родственникам, друзьям, человечеству в целом?» Тут же начали приходить в голову ответы: «стать профессионалом в своей области» — нет, не все оценят, только те же профессионалы; «стать миллионером» — хм, а зачем? нет, пожалуй не то; «написать книгу» — очень и очень привлекательно; «быть владельцем трехкомнатной квартиры в Минске» — да, пожалуй, не помешает, главное, чтобы вид из окна был живописный ;). Были и другие ответы, наиболее понравившиеся я зафиксировал. Постарался затронуть побольше различных аспектов жизни — профессию, отношения с друзьями, семейные отношения, здоровье, личное развитие… Это была своего рода эпитафия на счастливую и успешную жизнь.
Что было дальше? перечитав только что составленный список, я осознал что большинство пожеланий, а если постараться то и все можно реализовать в течение 5 следующих моих лет. Т.е. к 27 годам я могу достичь всего этого. Означает ли это, что если я реализую все свои мечты за 5 лет мне дальше не будет чем заняться? Нет, конечно! Я смогу к 60 годам прожить ещё как минимум 6 полноценных, счастливых и захватывающих «жизней»!!!

Следующая мысль была таковой: «Все, что я делаю сейчас, и то что не является реализацией моих желаний, не имеет смысла. Нет никакой разницы между тем, сделаю это или нет, если об этом ни я, ни кто-либо другой даже не вспомнит потом.» Значит я могу избавить себя от ответственности за последствия таких дел. Можно не беспокоиться и полностью расслабиться. У меня ведь вся жизнь впереди! Могу посмотреть телевизор, могу просто проваляться на диване, могу запустить любимую компьютерную игру. Все эти дела примерно равнозначны по ценности — они не имеют его вообще. А ещё я могу выделить сегодня пять минут и обсудить со спутницей жизни, в каком доме мы бы хотели жить. Это уже имеет значение и более интересно для меня.

Через год после этого взгляда на рассвет я полностью пересмотрел свои долгосрочные цели. Они стали конкретными, измеримыми, с датами выполнения и промежуточными «станциями». Я нашёл более значимые дела, которые мне хотелось бы сделать. Честно говоря, одна мысль, о том, что я этого достигну, придает мне огромный заряд энергии, хочеться двигаться и наслаждаться движением.

Если вы хотите чего-то и решили превратить своё желание в реальность — прежде всего идентифицируйте это «что-то» и затем сфокусируйте внимание на достижении конкретных, ясных и осязаемых целях. Если хочешь «чего-то», то и получаешь «кое-что». Поставьте по крайней мере одну чётко определённую цель в каждой важной для вас (именно для вас!) области деятельности и интересов вашей жизни. Устанавливайте ваши цели так, чтобы они непосредственно реализовавыли ваше предназначение в жизни. Создавайте цели достаточно высокие, чтобы они вдохновляли вас и подталкивали к действиям. Обязательно запишите все ваши цели с особой точностью и деталями. Всецело и безусловно будьте привержены к достижению каждой из поставленных целей. Поделитесь вашими целями с другими для совместного достижения. Составьте список связанных с целями задач на день, неделю и долгосрочных, для каждой укажите время старта и дату завершения. Находите 10 минут ежедневно чтобы представить, как это потрясающее, если ваши цели действительно реализуются. Делайте шаг к достижению хотя бы одной из ваших целей ежедневно.

Живите интересно, эффективно и счастливо!

Измерение времени

В 1996 году мне пришла в голову забавная идея — а что если создать свою собственную систему подсчёта времени? Ведь не факт, что та система, которую используют все, является самой оптимальной? Я имею ввиду измерение времени секундами, минутами, часами, днями, неделями, месяцами, годами, веками и тысячелетиями. Удобно ли использовать цифры для обозначения времени, например, в таком виде — 10:12:35 08.02.2006?

Я решил обозначать время тремя латинскими буквами, например, так — cdm. Один «день»
по этой системе длится обычных 8 часов. Таким образом, пока остальные люди упевают прожить один день, по этой системе можно прожить три. И выходных, соответственно, три дня :). В то время я вел дневник и иногда было интересно вспоминать, как я прожил ame, что произошло в amf, как я проспал весь amg. 18 моих дней составляли мой месяц, что равно 6 нашим дням. 24 моих месяца формировали мой год. Таким образом, cdm — означает с-год, d-месяц, m-день. aaa — это 26 июля 1996 года с 0:00 до 8:00, aab — 26.07.96 8:00-16:00, aba — 1.08.96 16:00-24:00 и т.п.

Для более точных подсчётов были свои часы-минуты. Мой час составлял 20 минут, таким образом в дне было как и заведено 24 часа. В одном часе — 24 минуты, каждая по 50 секунд. Например, 1.08.96 16:22:30 обозначается как aba:bc.

Для чего все это было? Честно говоря, так мне было интереснее делать домашнее задания и вести дневник. Я выделял время на отдельные задачи в мои часах — 1t, 1.5t, 4t. Считать такие промежутки было гораздо легче, чем, например 20, 30, 80 (в минутах) или 0.33, 0.5, 1.33 (в часах). К тому же запись времени была более компактная.
Оглядываясь назад, полагаю что эту систему удобно использовать и при планировании — краткосрочном, среднесрочном и долгосрочном. 8 часов (рабочий день), 6 дней (рабочая неделя), 144 дня (чуть меньше полгода).

Для одного из участников TM-сообщества базовой единицей времени является 1 ют, равный обычным 5 минутам. Все время измеряется в ютах. Следующий уровень времени – 1 день, равный 288 ютам. Базовый период времени (самый главный) – 1 полумесяц (ПМ) равный 15 дням и 4320 ютам (полумесяцы начинаются 1-го и 16-го числа обычных месяцев, при этом почти все 31-е числа нигде не учитываются – это полные выходные, в которые можно делать все что угодно). Полумесяц – базовый отчетный период. 1 календарный год – это 24 полумесяца с 1 января по 31 декабря, как и в обычном календаре (но состоит из 360, а не 365 дней), 1 квартал – 8 полумесяцев. Пятилетка – 5 лет. Подробнее с этой системой можно познакомиться здесь — http://www.improvement.ru/zametki/anonym/

Ещё один подход к измерению времени — день, 30 дней и 90 дней. 30 дней — это тот промежуток, в течение которого обычно разработчики программного обеспечения позволяют использовать бесплатно свои платные программы, с целью попробовать (30-day trial). Этот промежуток также хорош для выработки новой привычки — если вы будете в течение 30 дней делать что-то ежедневно — вы выработаете привычку. 90 дней — это приличный кусок времени, за который можно много достигнуть, либо завершить значительный проект. Подробнее об использовании этих промежутков при планировании можно почитать в статье Стива Павлины More on Planning.

В итоге добавлю — каждый сам должен определить, как ему удобнее считать время. И надо ли вообще считать. Такие периоды, как день, неделя и год — являются «действительными» измерителями, поэтому их всегда удобно и целесообразно использовать. День и Год определены природой, поэтому мы их хорошо ощущаем. Неделя удобный промежуток, для тех, кто учится, работает и вообще имеет выходные раз в неделю.

Эффективная корреспонденция

Чтение корреспонденции может занимать много времени. Одно прочитанное письмо способно отвлечь от работы. Может потребоваться до15 минут, чтобы привести себя заново в то вовлечённое состояние, в котором вы были до открытия почтового клиента
Мой алгоритм чтения и реагирования на письма заключается в следующем. Я настроил MS Outlook таким образом, что как только приходит новое письмо, его тема и немного текста отображается в виде всплывающего и исчезающего окошка. Чтобы включить эту опцию, необходимо щелкнуть правой кнопкой по иконке в трэе и выбрать “Show New Mail Desktop Alert”. Уверен, что подобная опция есть во многих почтовых клиентах. Если письмо очень важное и требует немедленной реакции, я отвлекаюсь от текущей задачи и реагирую на письмо. Такого рода письма встречаются исключительно редко, обычно ничего страшного не происходит, если реакция на письмо последовала через час или день после его отправления. Некоторые письма, носящие информативный или уведомительный характер могут быть прочитаны даже через неделю, а то и вовсе удалены без прочтения.

После завершения логического куска работы, не чаще раза в час, открываю почтовый клиент и читаю всю корреспонденцию разом. Ненужная тут же удаляется, важную читаю и оставляю в архиве. Если требуется ответ, который может быть дан при текущей информации, – сразу же отвечаю на письмо. Очень важно отвечать сразу, иначе придётся возвращаться к прочтению позже, что является ни чем иным как пустой тратой времени. Нет смысла откладывать это сиюминутное дело. Хорошая привычка делать сразу 5-минутные дела, которые все равно когда-то придётся делать, и которые вы хотите видеть сделанными.
Этот простой подход к корреспонденции позволил сократить время на неё с 2 часов (весной 2005-го) до 15-30 минут (зима 2006-го) в день. Ежедневная экономия 1 час 30 минут, 7 часов 30 минут в неделю. Должен отметить, качество при этом не пострадало, а клиенты стали получать ответы быстрее, чем это было раньше, когда я откладывал это неприятное дело на «вечер» и, в результате, обращался к одному и тому же письму бессовестное число раз в день.

Часто пользуетесь электронной почтой — попробуйте несколько дней фиксировать время, которое тратиться на прочтение и написание писем. Если вы тратите слишком много времени и хотели бы потратить излишек на ваше хобби либо на другую приятную/результативную активность — попробуйте последовать вышеописанному принципу. Мне это помогло, почему же не поможет вам?

Отделяйте срочное от важного!

Все дела можно классифицировать по критериям срочности и важности. Ключ к успеху заключается в том, чтобы научиться разделять эти два понятия и умело распределять задачи в одну из четырёх категорий:

  1. А. Важные и срочные
  2. Б. Важные, но не срочные
  3. В. Не важные, но срочные
  4. Г. Не важные и, слава Богу, не срочные

Далее все просто – делайте сначала все задачи A, потом задачи Б, после этого задачи В и никогда не делайте задачи Г.

Я решил попробовать эту систему весной 2005 года, когда занимался тестирование веб-сервисов. Передо мной стояли две важные задачи: разработать инструмент для автоматического тестирования web-servicов а также продолжать узнавать о самих веб-сервисах продукта заказчика. Было принято решение создавать свой инструмент для автоматического тестирования веб-сервисов, который получил название WSKeyword. Когда первые версии инструмента были готовы, уже можно было заниматься непосредственным тестированием. Чтобы получить отдачу от инструмента в кратчайшие сроки, а также выявить ошибки на ранних стадиях, я занимался тестированием параллельно с разработкой. В это время также занимался подготовкой дипломной работы по теме «Система автоматизированного тестирования программных продуктов с использованием технологии data-driven». В течение дня приходилось решать много интересных задач, при этом необходимо было уложиться в отведеные 40 часов в неделю (работать больше не позволяла будущая жена и диплом).

Я поступал следующим образом: каждая задача, которой я решал заниматься, либо которая приходила извне, записывалась в колонку с задачами. Например, могла быть задача по реализации какой-то определённой функциональности в WSKeyword, тестирование веб-сервисов на определённом билде, верификация багов исправленных багов, прочтение главы спецификации по веб-сервисам на w3.org. Кроме этого для каждой задачи ставилось значение в поле важность от 1 до 3. 3 — очень важные задачи, которые продвигают меня к достижению моих целей. На тот момент у меня были цели подготовить достойно диплом и поставить на рельсы тестирование веб-сервисов. Сюда также попадали все стратегически важные задачи. Задачи с важностью 2 — это задачи с нормальной важностью, дополнительная работа по проекту, обучение, прочтение статей по тестированию и автоматизации. Важность 1 получали неважные задачи, имеющий сомнительный эффект, то через неделю даже и не вспомнишь, сделал ты это или нет. Сюда попадали также просмотр интересной информации в интернете, не связанной ни с профессиональной, ни с личной жизнью.

Когда цифра в колонке «Важность» была проставлена, я выбирал значение от 1 до 3 в колонке «Срочность» для задачи. 3 получали срочные задачи, которые необходимо было выполнить в течение дня, либо «ко вчера». 2 — задача на период больше одного дня. 1 получали задачи без определённого срока или со сроком от недели и более.

Далее по формуле (P = (I-1)*3+U, где P – priority, приоритет, I – importance, важность, U – urgency, срочность) вычислялся приоритет задачи (автоматически) таким образом, что наибольший приоритет получали более важные задачи, срочность распределяла приоритет среди задач одинаковой важности. Таким образом, каждая задача получала приоритет от 1 до 9. Сортировка задач по убыванию приоритетов давала мне ясную подсказку, за какую задачу следует делать сейчас (от 9 и до 1). По завершении задача помечалась сделанной, и это помогало мне сосредоточиться над следующей задачей.

Результат: в течение полутора месяцев был создан инструмент автоматического тестирования веб-сервисов, написано около 9 тестовых сценариев общей суммой содержащие около 200 тест кейсов, было обнаружено и исправлено около 40 дефектов в веб-сервисах, заказчик был очень доволен продуктом. Все это было сделано без овертаймов (сверхурочных), что также положительно повлияло на мою личную жизнь (в июне я защитил на отлично диплом и женился 😉 ).