Техника 2m — как быстро разобрать список срочных дел

Правило 2-х минут замечательно работает для разбора входящих идей, задач и писем. Звучит оно так — если что-то можно сделать за 2 минуты — сделай это сейчас. Если нет — то придумай, когда ты бы хотел получить напоминание о нём и добавь его в список задач или календарь.

Что касается выполнения задач по списку, то здесь лучше подходит техника Pomodoro. При ней ты определяешь для себя непрерывный блок времени, когда фокусируешься на одном деле или проекте, например 25 минут. При этом в день скорее всего удастся сделать где-то 10-15 таких непрерывных блоков.

Но что делать, если нужно быстро разобрать список срочных дел, где 10-15 25-минутными непрерывными блоками не отделаешься, так как или времени гораздо меньше или дел гораздо больше?

Для быстрого разбора залежавшихся дел подойдёт техника 2m. Используя принцип Final Version, идём по всем задачам и делаем каждую за 2 минуты. Дальше вычёркиваем, при необходимости добавляем в конец списка. Т.е. вместо того, чтобы делать задачу столько, сколько хотим — строго 2 минуты и всё.

Преимущество такого подхода — можно очень быстро разобрать большой список дел. Недостаток — возможно придётся к каким-то делам ещё возвратиться. И может быть к большинству. Но что главное — каждое из них получило внимание и ему дали ход. А этого зачастую достаточно чтобы проект сдвинулся с места.

Таким образом уже за 2 Pomodoro — 25+25 минут, можно разобрать около 25 дел! Какие-то из них будут сделаны полностью! На какие-то минимальное внимание, требуемое сегодня, будет обращено, и срок на остаток можно подвинуть как минимум на завтра. К каким-то ещё сегодня нужно будет вернуться. Над какими-то проектами кто-то другой начнёт работать. Какие-то просто можно будет вычеркнуть, так как что-либо разумное сделать нельзя. И может будет несколько дел, которым ты выделишь сегодня позже один-два Pomodoro.

В результате — список срочных и просроченных дел разобран, есть ясное представление что с ним делать дальше. И как хороший бонус — заряд мотивации и энергии!

На что стоит обращать внимание при применении техники 2m:

  • Таймер через 2 минуты должен обращать на себя внимание, чтобы прерваться — звинеть, моргать — что угодно.
  • Если дело не сделано по прошествии 2-х минут — вычеркнуть его, и переписать вниз списка, в той, или возможно в более точной формулировке.
  • При переписывании дела, реальнее оценивать его срочность, чтобы избежать в дальнейшем появляния дел, которые нужно сделать «ко вчера».
  • Если после 2-х минут очень хочется продолжить, можно продолжать только если уже сегодня полный проход по всем делам из списка был сделан.
  • Если дело сделано быстрее, чем за две минуты, восстанавливаем таймер до 2-х минут и делаем следующее.

После того, как количество срочных дела существенно сократиться, можно не сразу, а постепенно переходить к 25-ти минутным сфокусированным на одном деле интервалам, например 3-хминутные интервалы (8 дел за 1 pomodoro), 5-ти минутные, 8-ми и 12-ти.

Удачи!

MT-цель

Существует избитая временем методика для постановки и формулировки цели под названием SMART. Я его не использую и не рекомендую ввиду её тяжеловестности и  избыточности. Для формулировки чёткой цели я рекомендую использовать упрощённый вариант технологии SMART, оставив из неё буквы MT. Как правило, применяя только их, автоматически удаётся достичь и остальных критериев. Характеристики MT-цели:

M — measurable, измеримая. В любой момент можно сказать, достиг уже цели или нет. Это очень важно для мотивации и отслеживания прогресса.

T — timebound, со сроком. Записана дата, к которой нужно достигнуть цель.

Почему остальные критерии SMART не обязательны? Давай рассмотрим:

S — specific, конкретная. Автоматически достигается, если удалось цель сделать измеримой.

A — attainable — достижимая. Если что-то можно представить, значит это можно и сделать. Иногда мы ставим себе такие цели, в которые никто не верит, да и мы сами можем сомневаться. Но это не должно останавливать от того, чтобы выбирать такую цель. На самом деле хорошо мотивирующая цель как раз и находится на гране реальности и не реальности. Весь вопрос в границе. А границу мы определили используя M-критерий.

R — два варианта, related — связанная с другими, и relevant — имеющая значение, смысл. Важные характеристики цели, но они относятся скорее к её окружению, а не к процессу её формулировки.

Таким образом, использование только критерием MT обеспечивает хорошую формулировку цели, над достижением которой можно работать. Попробуй использовать эти критерии — измеримость и наличие конечного срока — при постановке своих целей.

Неудержимый

Есть много интересных черт характера, но я хочу обратить на одно особенное. Неудержимость. Представь, что ты обладаешь этой чертой характера в полной мере. Ты — неудержимый! Или неудержимая! Какой была бы твоя жизнь, если бы ты обладал этим качеством?

Я представляю этот таким образом: тебе удаётся реализовать всё, что ты пожелаешь. Если ты определил что-то как цель — ты этого достигнешь, несмотря ни на что. Только ты будешь принимать решение, что стоит скорректировать на твоём пути. Нет обстоятельств, которые способны тебя удержать. С тобой приятно общаться, люди знают, что от тебя ожидать. Люди готовый идти рядом с тобой, поддерживаемые волной энергии, которую ты излучаешь. Ты — неудержимый!

Возможно, в какие-то моменты тебе уже удаётся проявлять это качество. Возможно, их не так уж и много. Но стоит ли стремиться развить это качество, сделать неотделимой частью своей личности?

Представь, что тебе никогда не удастся проявить это качество. Есть много других хороших качеств и черт характера, но нет, ты не можешь быть неудержимым. Какой тогда будет твоя жизнь? Какие последствия это окажет на результаты? Что тебе придётся делать, чтобы достигать того, что ты хочешь? Задумайся на минуту.

А что если в течение ближайших 5ти лет, тебе так и не удастся никогда быть неудержимым? Какой будет твоя жизнь через эти 5 лет? Как это повлияет на твою карьеру, на твою личную жизнь, настроение, самооценку? Задумайся на минуту.

Какой бы ни была неприятной представленная картина, это всего лишь одна из альтернатив будущего. Есть и другая альтернатива.

Представь, какой будет твоя жизнь, если качество «неудержимость» станет частью твоего характера, частью твоей сути, твоего ежедневного поведения? Решения, которые ты принимаешь, ты осуществляешь! Нникто не в состоянии тебя остановить! Как это повлияет на результаты? На твою личную жизнь, карьеру?

Что если в течение 5-ти лет с сегодняшнего дня ты будешь проявлять неудержимость? Какой будет твоя жизнь? С каким настроением ты будешь просыпаться по утрам? С какими мыслями засыпать? Что измениться в качестве твоей жизни? Представь, эта одна из альтернатив будущего, которое ты можешь создать!

Точка выбора — теперешний момент. Ты хочешь быть неудержимым? Почувствуй все аспекты желаемого характера, это твой выбор — сделай его.

Ты — неудержимый!

Важнейший навык в управлении временем

Навык №1. Фокус на главном.

Отсутствие навыка приводит к выполнению случайного дела. Навык доводит до автоматизма вопрос — Что я хочу сделать до того, как сделаю Х? Когда ответ «Ничего», делаем Х, иначе повторяем вопрос к полученному ответу.

Всё, прекращаем читать, и сегодня целый день тренируемся, оттачиваем важнейший навык в управлении временем.

Цитаты о настойчивости

…нет ещё на свете такого холма, вершины которого настойчивость в конце концов не достигнет.

Чарльз Диккенс

Главное — настойчивость, остальное — вопрос времени.

Ричард Бах

Капля долбит камень не силой, но частым падением.

Овидий

Я тверд, решителен и настойчив, а без этих черт характера никогда успеха не добьешься. Быть твердым не значит быть неприятным, неуживчивым или неразумным. Твердость – это упорство и категорический отказ сдаваться или уступать. По-настоящему ценные вещи редко даются легко и обычно требуют тщательной подготовки, времени и усердного труда.

Дональд Трамп

Настойчивость смягчает судьбу.

Гюстав Флобер

На свете мало недостижимых вещей: будь у нас больше настойчивости, мы могли бы отыскать путь почти к любой цели.

Франсуа де Ларошфуко

Не падай духом, брат,
не отрекайся от замыслов своих первоначальных.
Одна дорога у тебя, мой брат,
спеши, не поворачивай назад,
верши свое и не служи чужому,
не бойся осужденья и преград.

Рабиндранат Тагор

Вовлечение => Удовольствие

Выбрав задачу или проект для работы, нужно установить период времени, когда ты будешь делать только её. Не нужно отвлекаться. Ибо отвлечение не даёт в полной мере сделать ощутимый вклад. Для борьбы с отвлечением существуют способы сбора входящих запросов в корзинки, которые можно потом за раз обработать. Опять же — с полным вовлечением в этот процесс.

А вовлечение даёт удовольствие. Нельзя испытать удовольствие без вовлечения. Представь себе человека, который занимается одним делом, а в это время думает о другом деле. Получает он удовольствие? Нет. Любое дело, чтобы делать его с любовью, требует вовлечения.

Как не отвлекаться? Повесить знак кирпич на всех входящих потоках. Грубо и неэффективно? Возможно, тогда знак объезд будет в самый раз. Который будет перенаправлять поток на кого-то другого, кто сейчас занят обработкой входящих. Эту роль прекрасно может играть почтовый ящик, чат, голосовая почта. Накопилось — разбираешь.

Стремиться к максимальному вовлечению очень важно. И не только рад погони за удовольствием. Вовлечение — это эффективность. Вовлечение — это качество жизни. Что бы ты хотел знать вечером, после трудового дня: то, что ты существенно продвинулся, или даже возможно закрыл 3 проекта, или сделал 25 мелких дел, о которых с трудом можешь и упомнить?

И даже если не учитывать эффективность и результаты, всегда остаётся оно — приятное, ведущее к состоянию потока, удовольствие от работы! Хотя бы ради него стоит создать себе условия для максимально вовлечения.

 

Как научиться правильно парковаться

Если ты водишь машину некоторое время, то наверняка чувствуешь себя мастером диагонально парковки. Нет, не чувствуешь?:) Вне зависимости от чувств, всегда есть способ взглянуть на парковку по-новому. Например так, чтобы раз и навсегда избавиться от вопроса — как подъехать, когда начать выворачивать руль, и вообще, можно в эту дырку влезть или нет. Подозреваю, что всё это несколько десятков раз рассказывалось в автошколе. Только вот к сожалению во дворе как-то всё не так, как на тренировочной площадке. Да и после нескольких лет вождения хорошо было бы освежить теорию.

Хочешь знать простой и доходчивый алгоритм парковки? Читай здесь. Ну а не хочешь, всё равно глянь, там прикольное видео в конце есть:).

Работа, развитие, отдых

Если задуматься о том, как можно повысить эффективность жизни, то приходишь к тому что все активности должны максимально попадать в одну из категорий:

  1. Работа.
  2. Развитие.
  3. Отдых.

Всё остальное — является подкатегорией или работы, или развития или отдыха, либо сочетанием нескольких из них. Например, сон — разновидность отдыха. Просмотр фильма — неэффективное времяпрепровождение, так как может рассматриваться как отдых только отчасти, глаза всё же напрягаются и сон — гораздо эффективнее. Если фильм чему-то обучает (ну вдруг:), например, английскому языку если смотришь в оригинале) — тогда развитие. Общение -> бесполезное или развитие, или работа, или отдых — в зависимости от темы обсуждения и компетентности собеседника.

Модель работа/развитие/отдых, конечно, упрощённая, но в этом её и ценность — позволяет быстро сравнить ценность альтернативных занятий. Если одно дело подпадает под работу, а второе под развитие — приоритет первому, при условии то какое-то развитие сегодня у тебя было. Адекватное отношение работы к развитию, на мой взгляд, где-то 7 к 1, хотя достаточно просто интуитивного понимания, что для тебя сейчас лучше. Попробуй определить: что лучше сейчас сделать: почитать книгу, поиграть на телефоне или посмотреть фильм? Потренировать TDD Kata, проверить почту, определить цель на следующий год? Твой выбор с учётом модели и сравнительного вклада в работу, развитие и отдых?

Под работу/развитие/отдых тяжело отнести базовые потребности, которые вынуждают нас принимать пищу, заниматься сексом, и поддерживать связь с племенем, но, благо, когда потребность актуализируется все альтернативные занятия уходят на другой план. Так что потребности (если это действительно потребности, а не пресыщение) перекрывают по приоритету все категории модели.

Ну а сейчас самое время работать, так как с развитием статья (возможно) слегка помогла и, надеюсь, не сильно утомила, поэтому отдых не требуется!:).

 

 

Как избежать перегрузки новой информацией

Скорость с которой появляется новая информация ошеломляет. Пытаться угнаться за ней бесполезно. Приоритезация решает. Сколько бы ни было информации, сколько бы ни было свободного времени чтобы её поглотить — если определён приоритет, всегда понятно что изучать в отведённое время.

Если чувствуешь перегруз входящий информацией — сядь на диету. Ограничь чтение за счёт определения приоритетных тем и источников.

Весь фокус в том, что тебе не нужно знать ВСЁ. Гугл знает всё. Тебе даже не нужно знать всё ПО определённой ТЕМЕ. Тебе нужно знать ЧТО-ТО, чтобы быть в состоянии найти остальное.

Но что это — ЧТО-ТО — выбор за тобой. И выбор должен быть конкретный. Не обязательно вечный, впоследствии ты можешь сменить приоритет. Определи в данный момент какую информацию ты хочешь получать, из каких источников и в какой дозировке. Остальное — приоритетом ниже. Есть время/энергия — пожалуйста. Нет — значит может быть потом как-нибудь.

Правда, есть одна тайна… Касательно того, что может наш мозг. Ты уже догадываешься о чём я, верно? Да, мозг может всё. И по сути перегруза как такового и быть не может. А может быть немного другое, что на западе любят называть «синдромом дефицита внимания». Не объём информации вызывает стресс, а борьба разных источников информации за твоё внимание. Пока ты пытаешься прочитать статью в блоге, тебе кто-то кидает ссылку в скайп. Ты переходишь на вконтактик, читаешь пост и в коментах замечаешь линк на ролик с ютюба. Просмотрев половину ролика вспоминаешь о важном письме, лезешь в почту и видишь новое интересное письмо… Сценарий конечно придуманный, но если ты чувствуешь перегруз информацией, то что-то похожее случается с тобой — быстрое переключение внимания.

Pomodoro решает.

Может это вообще не про нас? Нет никакого перегруза информацией?

Значит, определяем тему и идём накачиваться. А то вот там, за соседним столом, что-то читают уже)

Как бороться с постоянным откладыванием на потом

Какая-то задача или проект постоянно откладывается на потом… Все мы попадаем в такие ситуации. Что делать с этим? Само по себе откладывание не страшно — нельзя же все задачи сделать прямо сейчас. И даже постоянное откладывание низкоприоритетной задачи естественно и хорошо — зелёный свет важным делам. Так что если вы определили эту задачу как не важную, нечего беспокоиться.

Что же делать, если постоянно откладывается важная задача? Та, за которую никак не удастся взяться. Выход есть — и не один, вот несколько инструментов решения этой задачи:

1. Позитивная визуализация.Четко визуализировать картину достижения финального результата, включая позитивные эмоции. Это помогает лучше осознать зачем нужно делать этот проект, насладиться картиной будущего и пробудить естественное желание сделать первый шаг.
2. Временная квота. Ограничить минимально-необходимое ежедневное время на проект. Возможно его и за день сделаешь, тогда стоит засечь таймер и вперёд. Для крупного проекта важно будет делать это ежедневно. Главное начать.
3. Поощрение. За каждый шаг по проекту — поощрение. Что-то приятное, не приносящее вреда, что в обычной продуктивной обстановке себе не позволяешь.
4. Основной приоритет. Сделать проект самым важным из всех, понизив приоритет остальных. В этом случае уже за важность других проектов не спрячешься.
5. Напоминания. Разместить как можно в большем количестве мест напоминания о проекте. Это позволит в состояниях пониженной осознанности вспоминать фокусироваться на нём.

Какой инструмент выбрать? Используя метод непреодолимой силы, стоит применить все пять, это гарантирует максимальное вовлечение и ускорение проекта. Тем не менее, даже один (любой) из них, поможет сдвинуться с места.