О привычках

Нужны ли человеку привычки? Как выработать хорошую привычку? Как избавиться от надоедлевой? Попробуем разобраться.

Привычки помогают довести выполнение дел до автоматизма. Дело делается быстрее, чем если бы мы осознанно каждый момент перед его началом принимали решение о том, как его делать, зачем его делать и вообще что надо делать. Когда выработана привычка чистить зубы перед сном – мы делаем это незадумываясь и даже если случилось так, что уже легли спать, то ощущается чувство дискомфорта. Встаем, чистим зубы, ложимся – теперь норма. Привычка вставать в одно и то же время позволяет быстрее выйти из сонного состояния и начать день. Привычка ежедневно читать как минимум 15 минут поможет ускоренному профессиональному росту. Польза привычки – в экономии времени.

С другой стороны, привычки могут стать препятствием к дальнейшему развитию. Старые привычки тормозят, движут нас по инерции, мешая произвести качественный переход на новый уровень эффективности. Плохие привычки, возможно, были хорошими до определённого этапа в жизни, либо приобретены по неосмотрительности. Например, у кого-то в школьные годы выработалась привычка подниматься в 6:45. Вряд ли эта привычка сильно поможет студенту, скорее она будет только мешать ему вести полноценную студенческую жизнь. В будущем может снова возникнуть необходимость подниматься в постоянное время, например в 5 утра.

Лучше всего выбрать определённое время для регулярных ежедневных действий. Вам будет проще вспоминать о необходимости составить план дел на завтра, если ежедневно заниматься этим с 21:00 до 21:30. В будущем взглянув на часы и увидев там 21:00, вы тут же вспомните, что вы обычно делаете в это время.

Назначайте даты начала и окончания вырабатывания привычки. Временные рамки придают больше решительности и уверенности в успех этого мероприятия. По окончании срока вы можете всегда решить – оставить это вашей привычкой либо отбросить – и то и другое вам сделать будет легко. Намного сложнее на старте, когда вы сомневаетесь, принесёт эта привычка мне пользу либо нет, удасться мне её ввести в свою жизнь, или нет. Если есть надежда, что это вам пригодиться – установите месячный испытательный срок. После этого примите решения – оставить на работе или уволить.

Система выработки полезных привычек у меня выглядит в виде таблицы, у которой каждая строка – своя привычка, столбцы – дни месяца. Для каждого дела из списка стоит рекомендуемое время и длительность выполнения. Каждый день в соответствующем столбце я помечаю те дела, которые сегодня удалось совершить. Непомеченные ячейки в некоторых строчках напоминают, что завтра надо обратить на них особое внимание. По завершении месяца можно вычеркнуть регулярно выполняемые дела из списка и добавить новые. Внизу таблицы я веду список привычек, которые стоят на очереди, он пополняется по ходу возникновения новых идей. Дела из очереди попадают в активный список только после того, как одна из строчек будет вычеркнута, причем попадает только одно дело – самое полезное или интересное для меня. Активный список ограничен семи элементами.

Прежде чем превращать какое-либо действие в привычку, следует сделать осознанный выбор, определится зачем это вам. Если привычка действительно полезная – определите время суток и зафиксируйте сроки начала и окончания внедрения. Периодически, например, раз в месяц, пересматривайте существующие привычки – возможно их придётся ломать. Самый эффективный способ увольнения плохой привычки из вашей жизни – нанять на службу хорошую привычку, которая будет замещать прежнюю. Во время своего испытательного срока новая будет потихоньку заменять старую, пока не заменит совсем. Полезно иметь полезные привычки, и вредно – вредные.

Как применять новые методы повышения эффективности на практике?

Существует множество методов повышения эффективности. Их столько много, что прямо и не знаешь, за что взяться. В теории все звучит отлично, но как их всех релизовать на практике?

В процессе личного реинжиниринга важно найти индивидуальность, свой стиль. Тот способ, который будет максимально комфортен и удобен для вас, дающий максимальную эффективность. Используйте те инструменты, которые у вас есть под рукой, лучшие найдутся сами собой в процессе работы. Настраивайте инструменты и методы под себя, а не себя под инструменты.

Применяйте новые методы повышения эффективности постепенно. Взяв один – проработайте его хорошенько, внедрите его в вашу систему управления собой, и превратите использование этого метода в привычку. Это требует небольшой самодисциплины, но это не так уж и сложно – просто повторяйте изо дня в день в течение месяца. И только внедрив один из методов приступайте к следующему. Делайте шаг за шагом.

Мой список задач на день постепенно эволюционировал в течение года. Если в начале это был список из трёх-пяти смутно-описанных задач в MS Excel, которые я хотел бы выполнить сегодня, то сейчас список состоит из 12-16 удобных для выполнения и вычёркивания элементов, для каждого из них определена планируемая длительность, реальная длительность, важность, долгосрочный эффект, приоритет, сетка времени выполнения. Безусловно, если бы я увидел мой нынешний лист из блокнота – я бы сказал, что его сложно использовать и вообще вряд ли это мне помогло в тот момент. Ежедневный список изменялся шаг за шагом, появлялись новые элементы, бесполезные и неудобные исчезали, оставались наиболее интересные и полезные.

Важно помнить, что Все Может Быть Усовершенствовано. Человеческие возможности поистинну неисчерпаемы. Немного желания, немного усилий, но планомерных, сконцентрированых на одном объекте – и вы удивитесь, как многого можно достигнуть.

Эффективная корреспонденция

Чтение корреспонденции может занимать много времени. Одно прочитанное письмо способно отвлечь от работы. Может потребоваться до15 минут, чтобы привести себя заново в то вовлечённое состояние, в котором вы были до открытия почтового клиента
Мой алгоритм чтения и реагирования на письма заключается в следующем. Я настроил MS Outlook таким образом, что как только приходит новое письмо, его тема и немного текста отображается в виде всплывающего и исчезающего окошка. Чтобы включить эту опцию, необходимо щелкнуть правой кнопкой по иконке в трэе и выбрать “Show New Mail Desktop Alert”. Уверен, что подобная опция есть во многих почтовых клиентах. Если письмо очень важное и требует немедленной реакции, я отвлекаюсь от текущей задачи и реагирую на письмо. Такого рода письма встречаются исключительно редко, обычно ничего страшного не происходит, если реакция на письмо последовала через час или день после его отправления. Некоторые письма, носящие информативный или уведомительный характер могут быть прочитаны даже через неделю, а то и вовсе удалены без прочтения.

После завершения логического куска работы, не чаще раза в час, открываю почтовый клиент и читаю всю корреспонденцию разом. Ненужная тут же удаляется, важную читаю и оставляю в архиве. Если требуется ответ, который может быть дан при текущей информации, – сразу же отвечаю на письмо. Очень важно отвечать сразу, иначе придётся возвращаться к прочтению позже, что является ни чем иным как пустой тратой времени. Нет смысла откладывать это сиюминутное дело. Хорошая привычка делать сразу 5-минутные дела, которые все равно когда-то придётся делать, и которые вы хотите видеть сделанными.
Этот простой подход к корреспонденции позволил сократить время на неё с 2 часов (весной 2005-го) до 15-30 минут (зима 2006-го) в день. Ежедневная экономия 1 час 30 минут, 7 часов 30 минут в неделю. Должен отметить, качество при этом не пострадало, а клиенты стали получать ответы быстрее, чем это было раньше, когда я откладывал это неприятное дело на «вечер» и, в результате, обращался к одному и тому же письму бессовестное число раз в день.

Часто пользуетесь электронной почтой — попробуйте несколько дней фиксировать время, которое тратиться на прочтение и написание писем. Если вы тратите слишком много времени и хотели бы потратить излишек на ваше хобби либо на другую приятную/результативную активность — попробуйте последовать вышеописанному принципу. Мне это помогло, почему же не поможет вам?

Отделяйте срочное от важного!

Все дела можно классифицировать по критериям срочности и важности. Ключ к успеху заключается в том, чтобы научиться разделять эти два понятия и умело распределять задачи в одну из четырёх категорий:

  1. А. Важные и срочные
  2. Б. Важные, но не срочные
  3. В. Не важные, но срочные
  4. Г. Не важные и, слава Богу, не срочные

Далее все просто – делайте сначала все задачи A, потом задачи Б, после этого задачи В и никогда не делайте задачи Г.

Я решил попробовать эту систему весной 2005 года, когда занимался тестирование веб-сервисов. Передо мной стояли две важные задачи: разработать инструмент для автоматического тестирования web-servicов а также продолжать узнавать о самих веб-сервисах продукта заказчика. Было принято решение создавать свой инструмент для автоматического тестирования веб-сервисов, который получил название WSKeyword. Когда первые версии инструмента были готовы, уже можно было заниматься непосредственным тестированием. Чтобы получить отдачу от инструмента в кратчайшие сроки, а также выявить ошибки на ранних стадиях, я занимался тестированием параллельно с разработкой. В это время также занимался подготовкой дипломной работы по теме «Система автоматизированного тестирования программных продуктов с использованием технологии data-driven». В течение дня приходилось решать много интересных задач, при этом необходимо было уложиться в отведеные 40 часов в неделю (работать больше не позволяла будущая жена и диплом).

Я поступал следующим образом: каждая задача, которой я решал заниматься, либо которая приходила извне, записывалась в колонку с задачами. Например, могла быть задача по реализации какой-то определённой функциональности в WSKeyword, тестирование веб-сервисов на определённом билде, верификация багов исправленных багов, прочтение главы спецификации по веб-сервисам на w3.org. Кроме этого для каждой задачи ставилось значение в поле важность от 1 до 3. 3 — очень важные задачи, которые продвигают меня к достижению моих целей. На тот момент у меня были цели подготовить достойно диплом и поставить на рельсы тестирование веб-сервисов. Сюда также попадали все стратегически важные задачи. Задачи с важностью 2 — это задачи с нормальной важностью, дополнительная работа по проекту, обучение, прочтение статей по тестированию и автоматизации. Важность 1 получали неважные задачи, имеющий сомнительный эффект, то через неделю даже и не вспомнишь, сделал ты это или нет. Сюда попадали также просмотр интересной информации в интернете, не связанной ни с профессиональной, ни с личной жизнью.

Когда цифра в колонке «Важность» была проставлена, я выбирал значение от 1 до 3 в колонке «Срочность» для задачи. 3 получали срочные задачи, которые необходимо было выполнить в течение дня, либо «ко вчера». 2 — задача на период больше одного дня. 1 получали задачи без определённого срока или со сроком от недели и более.

Далее по формуле (P = (I-1)*3+U, где P – priority, приоритет, I – importance, важность, U – urgency, срочность) вычислялся приоритет задачи (автоматически) таким образом, что наибольший приоритет получали более важные задачи, срочность распределяла приоритет среди задач одинаковой важности. Таким образом, каждая задача получала приоритет от 1 до 9. Сортировка задач по убыванию приоритетов давала мне ясную подсказку, за какую задачу следует делать сейчас (от 9 и до 1). По завершении задача помечалась сделанной, и это помогало мне сосредоточиться над следующей задачей.

Результат: в течение полутора месяцев был создан инструмент автоматического тестирования веб-сервисов, написано около 9 тестовых сценариев общей суммой содержащие около 200 тест кейсов, было обнаружено и исправлено около 40 дефектов в веб-сервисах, заказчик был очень доволен продуктом. Все это было сделано без овертаймов (сверхурочных), что также положительно повлияло на мою личную жизнь (в июне я защитил на отлично диплом и женился 😉 ).

Почему бывают неудачные дни?

Иногда, оглядываясь на прошедший день, мы чувствуем неприятно чувство невыполненного долга. Усталость валит с ног, но трудно сказать, что было сделано много полезного. Да, было много писем прочитано, не успели сходить на обед, все время были заняты чем-то, – а ощутимого результата нет.

Правда, бывают и другие дни: много общения с друзьями, переписки, интересные статьи, захватывающие беседы в курилке. Правда, при этом пострадало важное дело, которое не было сделано.

И в том и другом случае мы сознаемся, что день не удался, так как время было потрачено не эффективно. Выше описанные примеры из моей рабочей практики в 2004-м году. Теперь таких дней не бывает. Если вам интересно, как убрать неудачные дни из своей жизни – читайте дальше.

Лог времени: что это и зачем это

Вести лог времени, вести хронометраж, – значит, фиксировать информацию, когда и что делалось. Целью хронометража является получение фотоснимка дня. По фото можно определить, на что и сколько тратилось времени. Как правило, существуют дела, на которые тратиться больше времени, чем хотелось бы. Такие дела поглощают время, не позволяя уделять его другим более важным для вас делам. Кроме того, обязательно найдутся дела, которым уделялось меньше времени, чем следовало. На первом этапе хронометража обязательно найдутся дела, которые совершенно не важные и к тому же совсем не интересные. Не верите? Стоит попробовать, очень интересно! Все, кто видел впервые свой лог, были очень удивлены результатами. Я был шокирован, когда узнал, что работаю я всего-то 40 % времени. Это означало, что только за эти 40 % своего рабочего время я достигаю каких-то результатов. Мне платили премию только за 16 часов из 40 проведённых на работе.

Лог времени честно и почти беспристрастно предоставит вам достаточно информации для анализа, на основе которой вы сможете самостоятельно сделать выводы и принять меры (конечно в том случае, если вы хотите достигать большего, напрягаясь меньше!).

Как вести лог времени?

Несколько советов по ведению лога времени, которые прекрасно показали себя на практике:

  • Фиксируйте все переключения внимания, даже мелкие и незначительные.
  • С особой тщательностью фиксируйте общение и корреспонденцию.
  • Если вы вспомнили о том, что вы ведёте лог времени, только по прошествии долгого периода (2 часа, 5 часов а то и больше) – ничего страшного, главное что вы всё же вспомнили. Зафиксируйте потраченное время за прошедший период с той точностью, с которой вы это помните. Все, кого я знаю из начинающих вести лог времени, сталкивались с этой проблемой. На приобретение привычки фиксировать все переключения необходимо около 2-х недель. Главное – не бросать.
  • На первом этапе лог может иметь и более простой вид – например, вы фиксируете каждые 15 минут чем вы занимались в это время.
  • Обязательно выделяйте время в конце дня либо в конце недели на анализ лога. Именно анализ позволяет найти ресурсы для повышения эффективности.
  • Для ведения лога можно использовать Excel, блокнот с ручкой, LazyCure. Лично я пользуюсь LazyCure для ведения лога и получения простой статистики, Excel для более тщательного анализа лога, блокнот с ручкой, когда деятельность ведётся не на компьютере.

Что делать с логом времени?

Вот пример фотоснимка моего рабочего дня за 5-е апреля 2005 года:

10:00:11 1:22:00 English
11:25:46 0:01:14 fill tj
11:27:03 0:01:51 ew
11:28:56 0:12:08 fill tj
11:41:22 0:26:05 ws testing summary creation
12:07:48 0:10:00 comm with AS
12:29:59 0:11:07 create a list of methods
12:41:35 0:10:00 testing CPRetriever
12:53:32 0:10:00 comm
16:13:53 0:02:50 ew
16:16:49 0:00:54 wm
16:17:45 0:10:44 corr
16:28:32 0:01:18 ew
16:30:34 0:08:46 corr
16:39:26 0:02:17 tea break
16:41:52 0:08:45 testing CPRetriever
16:50:41 0:02:51 WSK
16:53:35 0:03:33 testing CPRetriever
16:57:11 0:01:27 ew
16:58:41 0:28:22 testing CPRetriever
17:28:38 0:00:02 ew
17:28:44 0:19:18 testing CPRetriever
17:48:10 0:10:29 WSK: bug fixing
17:58:41 0:07:49 testing CPRetriever
18:07:09 0:11:31 verify bugs
18:18:44 0:10:15 testing CPRetriever
18:28:13 0:08:00 verify bugs
18:37:39 0:01:33 ew
18:40:52 0:10:58 sending Q&A
18:52:42 0:01:31 plan automation

Я использую сокращения для часто повторяемых активностей, в данном случае: corr – проектная корреспонденция; ew – изучение английских слов с помощью Lingvo Tutor; wm – разные действия по упорядочению информации на рабочей машине; sending Q&A – написание и отправление письма со списком вопросов и ответов; WSK: bug fixing – исправление ошибок в программе тестирования веб-сервисов WSKeyword; comm – проектная вербальная коммуникация; fill tj – заполнение журнала рабочего времени.

Какую информацию можно получить из этого лога?

  1. Активность ew часто прерывает задачу, что отвлекает от задач, требующих сосредоточения внимания. Пострадали активности fill tj и testing CPRetriever.
  2. Я провёл на работе с 10:00 до 13:05, и с 16:15 до 18:55, что составляет 5ч45мин. Это значит, что 2ч15мин мне нужно будет отработать в другой день на этой неделе.
  3. С 13:05 до 16:15 я ездил на занятия в университет, это значит что примерно 3 часа необходимо для того что бы посетить одну пару. (То, что это было именно одна пара в университете, я помню и так, а вот то, что на это ушло 3 часа – я знаю только благодаря логу времени.). Эту информацию можно использовать следующий раз при принятии решения ехать на пару либо нет.
  4. Активность testing CPRetriever была бессовестно разбита другими мелкими активностями. В следующий раз лучше выделить час или полтора на это дело и не отвлекаться, а потом сделать перерыв.

На основе лога времени формируется другая таблица, которая называется Activities Summary:

comm 0:10:00
comm with AS 0:10:00
corr 0:19:30
create a list of methods 0:11:07
English classes 1:22:00
ew 0:09:01
fill tj 0:13:22
plan automation 0:01:31
sending Q&A 0:10:58
tea break 0:02:17
testing CPRetriever 1:28:02
verify bugs 0:19:31
wm 0:00:54
ws testing summary creation 0:26:05
WSK 0:02:51
WSK: bug fixing 0:13:20

Здесь мы видим, сколько времени тратилось в сумме за весь день на каждую активность. На основе этой таблицы можно также сделать интересные выводы:

  • Всего за день на ew тратилось 9 минут. Если это так, то лучше осознанно заниматься изучением английских слов 3 минуты в начале дня, 3 в обед и 3 в конце дня, не прерываясь в течение работы на это. Даже, пожалуй, в конце дня можно и 5 минут потратить, это всё равно эффективней, потому что не прерываются другие активности.
  • Заполнение журнала времени заняло 13 минут. Попробую вложиться в 12 мин в следующий день, так как я не много получаю удовольствия от этого занятия и хотел бы тратить меньше времени на это.
  • Очень мало времени тратилось на plan automation.
  • При отсылке Q&A надо использовать какую-нибудь заготовку для письма, чтобы не тратить на эту низко интеллектуальную работу 10 минут, 5-ти более чем достаточно.
  • Пил чай 2минуты 17 секунд. Как-то маловато, пожалуй, надо увеличить это время завтра.
  • Время потраченное на рабочие активности, а это comm, comm with AS, corr, create a list of methods, plan automation, sending Q&A, testing CPRetriever, verify bugs, ws testing summary creation, WSK, WSK: bug fixing, составляет 5ч20мин. Значит, в этот день моя эффективность 5ч20мин/5ч45мин(все рабочее время) и составляет 92,7% (довольно высокая, день прошёл удачно).

Необязательно делать так много выводов на основе анализа – здесь, в качестве примера я выжал все, что только можно из лога своего времени за 5-го апреля, оставив все, как есть. Обычно я делаю один – два вывода за один день. Стоит заметить, что логи времени — отличные источники информации для планирования будущих дел. Я уверен, что вы придумаете что-то ещё на основе своего лога. Стоит только попробовать и аппетит не заставит себя ждать.

Как достичь успеха?

Read in English. Переведено на русский и доработано 9 декабря 2007-го года.

Что такое успех? Может быть, когда ты купаешься в лучах славы? Если ты достигаешь замечательных результатов — это определённо успех. Как же стать успешным человеком? На мой взгляд для этого важны следующие вещи: знание своего предназначения,  постановка цели и жгучее желание достичь этой цели.

Знаешь ли ты в чём твоё предназначение в этой жизни? Это легко узнать из твоего текущего состояния. Например, если ты с чем-то неплохо справляешься и тебе нравится это делать больше всего, похоже, что твоё предназначение делать это. Если ты всё ещё не определил своё предназначение, используй любую возможность попробовать делать что-то другое, отличное, от того чем ты занимаешься сейчас. Когда ты находишь своё предназначение, ты узнаешь это и сможешь честно признаться самому себе: «Это моё предназначение». Запиши своё предназначение и ссылайся на него каждый раз, когда ты ставишь перед собой цели и принимаешь важные решения. Подробнее о том, как найти своё предназначение можно узнать из статьи «Как определить своё предназначение?«.

Знаешь ли ты точно то, чего хочешь? Чего ты хочешь достигнуть через 5 лет? Каким ты себя представляешь через год? Что бы ты делал, если бы узнал, что через 6 месяцев тебя поразит молнией? Если это то, что ты уже делаешь сейчас — можешь быть спокоен. Если это не так, тебе стоит изменить свою жизнь. Поставь себе цель, которую ты хочешь достичь и начни двигаться прямо сейчас! Даже если ты не уверен, является ли выбранная цель самой лучшей, которую ты можешь придумать — поставь её в любом случае. Иметь любую цель, записанную на бумаге, которую ты выбрал сам, гораздо лучше, чем иметь ничего кроме смутных представлений в голове о том, чего ты хочешь. Если ты не выберешь цель для себя, кто-нибудь другой, например, твой начальник, друг, партнёр или общество сделают это за тебя. Есть несколько способов постановки целей, можно выбрать наиболее подходящий для себя.

Когда ты знаешь своё предназначение и поставил перед собой конкретную цель — тут же начинай действовать! Каждый день используй любой шанс, чтобы приблизиться к своей цели. Представляй себя так, как будто ты уже достиг своей цели, делай это эмоционально, наполняй своё желание энергией. Каждый должен видеть пламя в твоих глазах, когда речь идёт о твоей цели. Подпитывай себя мотивирующим материалом, вроде этой статьи, каждое утро на завтрак — и успех не заставит себя ждать. Цель — ответ на вопрос «что делать?», предназначение — «зачем это делать», высокая мотивация подскажет как это сделать.

Купание в лучах славы означает твоё признание, а признание не обязательно для успеха. Твои великие достижения могут быть признаными и после твоей жизни, главное — ты реализовался, как Человек. Поставил великую цель — и достиг её. Как это сделать — ты уже знаешь. Ну а если ещё не всё ясно — возможно, стоит перечитать эту статью ещё раз  ;). Сделай это сейчас!

Внимание

Сознание человека может успешно работать в конкретный момент времени только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей работать с несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.

Предсознание может контролировать 7±2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью…), можно держать в поле зрения ещё 5-9 – но не больше! Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и обратно, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент для выполнения которым может наступить в ближайшее время.

Подсознание может работать бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Оно имеет доступ ко всей вашей памяти, всему приобретённому опыту. Искусство эффективного управления задачами состоит в том, чтобы не пытаться решать все проблемы одновременно, а концентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв о всех прочих.

Как я использую это свойство внимания? В начале дня выделяю около 5 – 7 задач на этот день. Далее выбираю самую важную из них и записываю на лист из блокнота, на котором в самом верху написано «Фокус внимания». Этот лист всегда находится на рабочем столе в поле моего зрения. После каждого отвлечения внимания (телефонный звонок, разговор с коллегой) я смотрю на лист и продолжаю делать задачу, записанную в списке «Фокус внимания». Как только дело сделано, я его тщательно вычёркиваю, довольно приятное дело, должен заметить. Далее я записываю в список следующее самое важное дело – теперь оно является фокусом моего внимания.

Список «Фокус внимания» обычно содержит только один незачёркнутый элемент. Бывает в процессе выполнения задачи возникают другие срочные 5-ти минутные, которые нужно делать «здесь и сейчас», например, важное письмо от начальника, на которое нужно немедленно ответить. В таких случаях я переключаюсь на эту задачу, делаю её как можно быстрее, и снова возвращаюсь к той, которая в фокусе.

Составляя список задач для предсознания важно выделять дела продолжительностью не более полутора часа. Конкретное время следует определить экспериментально, но я думаю врядли можно эффективно работать над одной задачей более 2 часов. Для меня оптимально час-полтора. Если заниматься решением одной и той же задачи большее время, я обычно теряю интерес к ней и становлюсь менее внимательным. Если все же есть задачи, требующие более долгих затрат времени, я разбиваю их на более компактные подзадачи. В крайнем случае, можно просто определять временные рамки для неделимых задач, например, «создание проектного плана не более 1.5 часа». В этом случае при добавлении задачи в область «Фокуса внимания» обязательно указывайте крайнее время завершения. Это поможет вам вовремя остановиться и вспомнить, что другие задачи тоже ждут своей очереди.

Дни, организованные по принципу структурированного внимания, являются невероятно эффективными. Помню день, когда работая всего 6.5 часов мне удалось завершить 12 (!) задач, требующие в среднем от 15 минут до 2 часов для завершения. Обязательно попробуйте!

Желаю удачи!