Система организации жизни

Система организации жизни (Life Management System) – это целостная система, которая позволяет видеть свою жизнь на ладони, организовывать её, изменять, делать такой, какой ты хочешь её видеть. Эта система включает в себя описание твоего предназначения, твоих целей, планы реализации целей, ценности, конкретные дела, которые хочется видеть сделанными, систему хранения информации. Читать далее «Система организации жизни»

Модель намерение-воплощение

Модель «намерение-воплощение» — это одна из моделей достижения желаемых результатов. По сути, это своего рода представление о том, как люди добиваются того или иного в жизни, как вообще делаются дела. Суть модели в том, что источником каждого результата является намерение или решение. Намерение может быть как осознанным, так и неосознанным. Далее мы рассмотрим, как создавать осознанные намерения эффективно, что этому мешает и способствует, как и почему происходит воплощение намерений. Читать далее «Модель намерение-воплощение»

Именно сегодня

Строки, представленные ниже, вдохновляют меня каждое утро. Они принадлежат перу Сибиллы Ф. Партридж. Возможно они понравятся и тебе. Читать далее «Именно сегодня»

Описание рабочего процесса

Эта статья представляет собой описание моего рабочего процесса, такого, какой он есть в ноябре 2006-го года. Это один из реальных примеров применения системы организации рабочего процесса, предложенный Дэвидом Алленом в книге «Как разобраться с делами» (Getting Things Done). Читать далее «Описание рабочего процесса»

Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Дэвид Аллен. Как разобраться с делами Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» (в оригинале Getting Things Done или GTD, также известная как «Как разобраться с делами») предлагает гармоничную систему управления делами: крупными и мелкими, важными и незначительными. Описанная в книге система помогает разобраться со всеми обязанностями, желаниями, информацией, задачами и проектами.

Главные принцип системы — выкинуть всё из головы. Автор считает, и с ним легко согласиться, что голова — не самое лучшее место для хранения напоминаний о том, что надо сделать. Именно эти напоминания и мешают сосредоточиться на конкретном деле, которым ты занимаешься прямо сейчас. Жизнь в настоящем при отстуствии беспокойства о будущем и прошлом — вот один из результатов внедрения системы на практике. Знакомые с книгой Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» найдут, что GTD является хорошим способом привить привычку следовать 1-му, 2-му и 3-му принципам, т.е. «будьте проактивны«, «начинайте, представляя конечную цель» и «сначала делайте то, что необходимо делать сначала«. Книги гармонично взаимодополняют друг друга.

«Как привести дела в порядок» одна из тех книг, которые лучше не читать, а изучать. Эффективно прочитывать книгу по одной главе и сразу же выполнять предложенные советы. Нет необходимости сперва просматривать всю книгу целиком (если вы придерживаетесь такого способа чтения), так как уже после прочтения первых двух глав (всего глав 13) можно построить свою систему или преобразовать свой текущий подход к организации дел в систему GTD. У вас появятся списки проектов, списки следущих дел, корзинки и прочие аттрибуты системы. По мере дальнейшего чтения идёт уточнение, какими способами можно это организовать и даются ценные замечания и примеры.

Кстати, наличие примеров одна из отличительных качеств системы. К моменту написания книги автор пользовался своей системой около 20 лет и помогал другим людям (в качестве консультанта) поставить рабочий процесс согласно принципам GTD. При этом подчёркивается, что не важно, какие инструменты вы выберите — систему можно внедрять и в виде бумажного ежедневника, и с использованием компьютерных программ или специализированных устройств, вроде Palm. Главное — придерживаться изложеных рекомендаций и принципов.

Вероятно что некоторые принципы, изложенные в книге «Как привести дела в порядок», вы уже применяете на практике, однако основное открытие автора — это стройная система, которая объединяет все эти принципы и позволяет полность положиться на систему. Уверенность в том, что все организовано и необходимые напоминания расставлены, позволяет быть всегда «в теме» и уверенно двигаться вперёд, наслаждаясь процессом.

Ознакомиться подробнее можно на: Ozon.ru, OZ.by,Издательство «Вильямс», Amazon.com, SergeyBiryukov.ru (online перевод).

Вопросы по методу GTD.

Сначала делайте то, что необходимо делать сначала

Чтобы пойти вперёд, нужно начать движение. Для этого нужно разбить сложное задание на несколько мелких, более простых, а затем начать выполнять самое первое.

Марк Твен

Путешествие в тысячу миль начинается с первого шага. Вы уже знаете свои цели. С чего же начать? Начните с самого главного. Прямо сейчас.

3-й навык высокоэффективных людей по Стивену Кови гласит: «Сначала делайте то, что необходимо делать сначала». Делайте, то что давно собирались сделать. Ведь будущего нет — есть только настоящее. Вот оно, сейчас, оно действительно есть; нету вчера и нету завтра. Вы чувствуете это? Время — это ловушка. Часы не самое удачное изобретение, ведь можно и без них намного понятнее и счастливее. Так стоит ли откладывать на завтра важные дела?

Посмотрите на свои цели. Вам они наверняка нравятся. Вам нравиться их читать, произносить, представлять их осуществлёнными. Если нет, то подкорректируйте их, составьте новые, зачеркните «нормальные» — пусть каждая цель вас вдохновляет на подвиг. Подвиг, никому не заметный, но не менее приятный в осуществлении. То, что можно сделать прямо сейчас. Что должно быть сделано раньше всего прочего.

И что произойдёт? Вы станете другим. Да — выполнив дело, которое должно было быть выполнено давно, вы становитесь другим. Как сказал бы Сергей Чуб, вы переходите из состояния S1 в S2. Просто потому, что изменилось все вокруг, и ваши координаты во вселенной изменились. И не только во времени и пространстве, но и в качестве, в понимании происходящего. И перед вами раскрылись новые горизонты. Вы стали на шаг ближе к цели, и теперь чувствуете прилив энергии, мотивации. Вот она, самая сильная мотивация — от действия. «Аппетит приходит во время еды», «лиха беда начало» — мудрости, испробованные жизнью.

Всегда начинать делать то, что следует делать сначала — навык, который требует самодисциплины для его внедрения. И здесь важно повторение. Простое, но действенное средство — регулярно задавать себе вопрос Лакейна — как с наилучшей пользой потратить время прямо сейчас? Независимо от того, вызывает ли у вас слезу каждая потерянная секунда или нет (уверен, что нет :)), вам все равно следует об этом думать, пока не выработается привычка. Проверить почту или составить план дел на сегодня? Описать оригинальную идею или прочитать, что другие написали? Приготовить обед или покушать? Лучший ответ будет разный в зависимости от Вашего состояния и только вы знаете наиболее подходящий ответ для вас на вопрос: что же из этого должно быть сделано в первую очередь? Несмотря на то, что логичным было бы настроиться на выполнение всех назначенных дел, но сейчас мы можем сделать только одно — то, которое необходимо делать сначала.

Есть ли у вас несделанные дела, которые давно следовало бы сделать? Пообещайте их сделать сегодня-завтра.

Сначала делайте то, что необходимо делать сначала.

Планирование с удовольствием

Однажды, когда я сидел на даче с блокнотом и ручкой в руке и планировал, что бы такого сделать завтра с утра, моя племянница 9 лет спросила, «Что ты делаешь?» Немного подумав, я ответил: «Я планирую дела, которые я хочу сделать. Те дела, которые если не сделать, то ничего не произойдёт». Неуверен, что девочка поняла, что я хотел сказать, так как я бы не понял на её месте :). А хотел сказать я всего лишь то, что планировать надо и планировать надо с удовольствием.

Планировать нужно только те дела, которые вы хотите сделать и которые могут быть сделаны только по вашей воле. Это означает, что никто вам не напомнит о том, что нужно это сделать, никто не будет пилить и порицать, если вы этого не сделаете. Как сказал бы Стивен Кови, это — проактивные дела, то, что находится в вашем круге влияния. Такие дела очень приятно выполнять, каждое из них — маленькая личная победа. И пусть даже никто и не узнает, что вы отжимались на чердаке загородного дома, пока все спали, что вы полтора часа прорабатывали список своих целей на ближайшие 5 лет, что вы описали в своем дневнике чувства по поводу прожитого дня — главное, вы это хотели сделать и вы сделали это. Составили список дел, расставили приоритеты — и делали свое дело, по своей воле.

Насколько привычно для вас придумывать себе дела? Возможно, большинство дел является реакцией на какое-то событие окружающего мира. Тогда составляя список что надо сделать, вы будете заносить туда дела, которые являются вашей желаемой реакцией. Но постойте, разве между раздражителем и реакцией ничего нет? Кое что есть, небольшое пространство, которое называется выбор. Мы всегда в праве выбирать, как отреагировать на внешнее воздействие, выбирать способ, что конкретно мы будем делать.

У каждого из нас бывают важные и срочные дела, и иногда их столько, что кажется некогда планировать. Это мне всегда напоминает известный анекдот, в котором дровосек до изнеможения пилит деревья тупой пилой и у него столько работы, что просто «нет времени» заточить её. Время на самые важные дела есть всегда. Как писал Сергей Чуб, у каждого из нас есть вагоны времени, «грузи их так, чтобы они не возили эксплуатацию систем, а чтоб возили развитие». Даже если дело является срочным и важным, прежде чем его выполнять, подумайте, как сделать так, чтобы дело данного рода больше никогда не стало срочным? Как сделать его так, чтобы остался долгосрочный эффект?

Если все время делать то, что делаешь сейчас — будешь получать то, что получал всегда. Скучно делать то, что ты делаешь каждый день, если в этом нет новизны. Тогда и планирование таких дел не будет приносить огромного удовольствия, ведь и вы и так это делаете, без плана. А если вдруг забудете чего — начальник напомнит, это ж его работа, правда? Планирование будет в удовольствие, если оно будет состоять из дел второго квадрата (по Стивену Кови), дел группы B(Б) (по Алану Лакейну и Дэвиду Льюису), а по простому — из важных, но не срочных дел. В основном это дела на развитие, улучшение. Дела, регулярное выполнение которых будет постоянно предохранять вас от лавины срочных дел, и в то же время будет непрерывно двигать вас вперёд, к цели, приятной для вас дорогой. И никакого давления со стороны срочных задач.

Кто-то полагает, что выполнение задачи в условиях давления крайнего срока стимулирует её быстрое выполнение. Действительно, такое может иметь место — это, как ни прискорбно, характерно и для меня сейчас. Например, когда я чинил мобильник задача оказалась срочной и важной и это помогло мне её выполнить. За 45 минут, в то время как с отверткой я бы справился за 8 минут. А ещё можно было запланировать покупку чехла 🙂 — и тогда не пришлось бы чинить микрофон вообще, да и других проблем с мобильным можно было бы избежать.

Как же научиться планировать с удовольствием? Здесь поможет 3-й навык высокоэффективных людей — сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Основная причина появления срочных и важных дел — это несвоевременное выполнение того, что вы хотели выполнить уже давно. Написание еженедельного отчёта никогда не станет для вас срочным делом, если вы выработаете привычку писать его за день до крайнего срока. И качество будет лучше, и, как ни странно, займёт это меньше времени — проверено! А если хорошенько присмотреться, нельзя ли перепоручить это дело кому-то ещё, для кого выполнение этой задачи будет полезным новым опытом? Перед этим, правда, придётся разъяснить некоторые принципы написания отчета. Вместо очередного самостоятельного написания отчёта, напишите отчет вместе с тем, кому вы можете доверить эту задачу в будущем, и кто бы сам хотел этим заниматься. Следующий раз сотрудник попробует выполнить задачу сам, выполнит скорее всего её плохо — ничего страшного, вы потратите время на объяснение допущеных ошибок меньше, чем тратили раньше на подготовку целого отчёта. И в скором времени необходимость в выполнении срочного дела исчезнет вовсе. Вот оно, планирование с удовольствием.

Чтобы получать удовольствие от планирования и от выполнения запланированых дел будьте честны с самим собой. Делайте то, что вам нравится делать, те дела, которые вы бы хотели видеть выполнеными. Выполняя то или иное дело, подумайте, как сделать его так, чтобы результат выполнения имел долгосрочный эффект, чтобы имело место развитие, улучшение. И поделитесь опытом с близкими!

Стивен Кови. 7 навыков высокоэффективных людей

Стивен Кови. 7 навыков высокоэффективных людей Сейчас, закончив изучение книги, складывается впечатление что изложенные идеи — 7 основополагающих принципов — уже прочно интегрированы в основу моей личности. С одной стороны, потому что стремился выполнять предлагаемые в конце каждой главы практические задания, что обеспечивало более полное понимание прочитанного, а с другой стороны, потому что идеи книги уже частично жили во мне, некоторые я осозновал, некоторые дремали глубоко внутри подсознания. Как пишет Стивен, «эти принципы придуманы не мною, я не изобретал их, а всего лишь сформулировал и организовал в последовательную систему».

Одно лишь прочтение не способно в один момент развить в себе привычку использовать изложенные в книге принципы. Скорее это будет важным моментом на вашем пути личного развития. Мне сейчас предстоит развитие каждого из навыков, и делать я буду это с удовольствием непрерывно, так как нет предела в совершенстве. Семейные отношения, воспитание детей, подход к планированию, умение слушать — все это теперь предстаёт для меня в новом измерении.

На обложке издания, которое лежит передо мною, есть высказывание Уоррена Бенниса: «Я подарю эту замечательную книгу всем своим знакомым». Буквально неделю назад, мы беседовали с другом, который по удивительной случайности тоже в этот момент читал «7 навыков высокоэффективных людей». Он мне сказал о своем намерении подарить книгу все своим друзьям. Я также сделаю все возможное, чтобы познакомить своих близких с 7 важными принципами.

Ознакомиться подробнее можно на: Ozon.ru, OZ.by, Books.Ru, Бизнес Книга, Библиотека Успеха, Amazon.com.

Дэвид Льюис. Стресс-менеджер. Как сэкономить 10 часов в неделю и уйти от стресса

Отличная книга по западному тайм-менеджменту. Темы, раскрываемые в книге: история времени, самоорганизация, учет времени, разбор поступающих задач, как избавиться от непрошенного посетителя, что делать, чтобы не болела голова от телефонных звонков, обуздание воров времени при ожиданиях и на совещаниях, экономия времени при чтении и письме, определение целей, приоритезация, стресс и организация времени, время и успех компании, скорая помощь. В конце книги автор предлагает системный подход в применении рассматриваемых ранее принципов и методов, называемый «10-минутной организацией времени». В конце книги предлагаются карточки учёта времени и способ определения самого продуктивного времени суток.

Ознакомиться подробнее на: Ozon.ru, Books.Ru, Amazon.com.

Оперативное планирование: как эффективнее?

Вы когда-нибудь занимались планированием? Я имею ввиду ежедневное планирование. Может, думаете, что планирование вам не нужно? Если вы так думаете, то, пожалуй, вы правы, и вам не зачем тратить время на дальнейшее чтение — статья для тех, кто осознал, что планирование поможет ему стать полноправным хозяином своей жизни. Полезна будет так же для тех, кто уже занимается планированием, но хотел бы делать это эффективнее.

Под оперативным планированием будем понимать представление желаемого грядущего дня, того, что вы будете делать и когда вы будете это делать. Планированием можно заниматься с утра либо с вечера.

Если вы не выработали привычку планировать свои дневные дела, не имеет значения, когда вы будете это делать — или в самом начале дня, когда ещё не успели ничего сделать, или в самом конце, когда уже все сделано.

На мой взгляд, лучше планировать идеальный завтрашний день с вечера. Вечером человек накапливает огромное количество информации, на основе которой можно сделать правильное решение, как сделать завтрашний день ещё лучше. Также мы помним о том, что не сделали, но следовало бы сделать. Вся эта информация загружена в нашу оперативную память, доступна нашему сознанию, и пока это так, запланировать следующий день можно более эффективно. Кроме этого, можно всегда поменять картину грядущего дня, если что-то не нравиться — ведь день то ещё не начался! И представить на бумаге идеальный день — самый лучший, который мы можете себе представить на данный момент.

Ночью во время вашего сна информация из оперативной памяти анализируется, сжимается и архивируется в подсознании. Во время этой операции возможны искажения и потери данных. И это хорошо — если бы мы запоминали все, что происходило за всю нашу жизнь, мозг каждого человека был бы размером с Эйфелеву башню :).

Утром мы просыпаемся с чистой головой. Сознание похоже на операционную систему, которую только что загрузили. Ни тебе лишних программ, ни утечек памяти — только садись и работай. Отлично, если план работ уже есть. Однако, что делать, если это не так? Хорошо, если мы сразу сели и до того, как что-либо предпринять, составили план на день. Однако, если мы этого не сделали, то любое внешнее раздражение способно вывести из колеи — мы будем делать не то, что по-настоящему хотели, а то, что нас попросили, либо просто случайные дела с сомнительной полезностью.

Пример из личной практики. Прихожу на работу — и у меня нет плана. Начинаю на автомате читать почту, и обнаруживаю, что есть несколько достаточно важных писем, на которые нужно отреагировать. Тут подбегает коллега, и просит помочь решить проблемы со своим заданием. Отвлекаюсь, помогаю, возвращаюсь к письмам. Прошло три часа, наконец-таки возвращаюсь к списку важных, СВОИХ, дел. Что-то делаю, а тут уже и обед. Осталось всего навсего 4 часа на проактивную деятельность :(. Причина — не потратил 15-30 минут на преждевременное планирование, результат — 3 часа в пустую (предположим что за час из 4-х я все же успел сделать что-то полезное :)).

Правда в том, что мы никогда не в состоянии сделать все свои дела. Однако мы всегда в состоянии сделать самые важные из них. С помощью предварительного планирования можно определить, какие же из них важнее.

Не отрицаю, что для кого-то утреннее планирование будет удобнее. Когда оперативное планирование вошло в привычку, рекомендую поэкспериментировать с каждым из способов. Сам пробовал и то и другое — вечернее планирование оказалось наиболее эффективным. Однако, когда сам внедрял оперативное планирование, занимался этим с утра, с вечера было просто лень ;). Хотя можно и совсем не планировать, тем самым позволив другим полностью получить контроль над вашей жизнью.

Если вы решили планировать с утра, дайте сознанию прийти в порядок после сна. Если вы счастливчик, который просыпается утром и способен за 7 секунд дать ответ, сколько будет 27*64, можете пропустить этот абзац. Лично мне нужно некоторое время, минут 15, перед тем как приступить к деятельности, требующей участия мозга. Во время вырабатывания привычки подниматься в 5 утра, это время было ещё больше — иногда до часа. В это время заниматься планированием неэффективно, вы можете потратить вдвое, а то и втрое больше времени, чем если бы вы это сделали в бодром и сознательном состоянии. Когда я просыпаюсь, я умываюсь, выпиваю стакан воды, иногда занимаюсь йогой, включаю компьютер и читаю блоги или комментарии к ним. Момент, когда находится что прокомментировать самому, можно считать моментом полного пробуждения. Самое время планировать. Выбрать самое важное дело и приступить к нему.

Сколько времени тратить на планирование? Столько, сколько вам потребуется, что бы разрешить все противоречия. Каждая ваша задача хочет, чтобы вы её сделали, и все хотят, чтобы их сделали именно сегодня. Но ваше время ограничено. Поэтому нужно четко определить приорететы для задач и поставить их в очередь — тогда задачи перестанут толпиться и давить на вас. В каждый момент времени — только одна задача, текущая, остальные — после её выполнения. Чтобы разработать такую очередь, возможно вам потребуется 15 минут, возможно на это уйдёт целый час. Не бойтесь потратить даже полтора часа на планирование — это сэкономит вам время во время работы. Например, вы решили запланировать ваш 8-часовой рабочий день, оставив неорганизованной деятельность до и после работы. Не будем сейчас обсуждать необходимость организовывать свою нерабочую деятельность, примем задачу как есть. Вы пришли на работу и у вас впереди 8 часов. Ответ на то, сколько вы сэкономите, если будете тратить на планирование час по сравнению с тем, если вы будете тратить 5 минут, знаете только вы сами. По себе знаю, 10 минут планирования способны избавить от лишних раздумий по выбору следующей задачи, однако эффективность дня будет далеко не наилучшей. Оптимально получается 35 минут. Вы всегда почувствуете когда остановиться. Главное начать.

Оперативное планирование — это навык. Им либо обладают, либо нет. Каждый в состоянии его приобрести. Нет людей, которые привержены планированию с рождения, и тех, для кого планирование противопоказано. Если вы никогда не пробовали регулярно планировать, хотя бы 21 день подряд, вы не имеете права говорить, что планирование — это не для вас. Если кто-то вам скажет — не верьте ему, он просто ленится.

Я избегал планирования, когда оно у меня ассоциировалось с жестким расписанием дел — когда и что делать. Это далеко не так. Любой из следующих способов является оперативным планированием — методом повышения личной эффективности:

  1. составление списка задач, которые необходимо сделать, на бумаге с последующим вычеркиванием;
  2. метод 1 + расстановка приоритетов к задачам, например «очень важные», «важные» и «неплохо бы сделать»;
  3. представление идеальной картины завтрашнего дня в воображении;
  4. контекстное планирование;
  5. и это далеко не все…

Экспериментируйте, ищите методы, наиболее подходящие для вас и для вашей деятельности, создавайте свои методы. Эффективности можно и нужно учиться. Оперативное планирование — важный элемент в фундаменте вашего строения, под названием эффективная жизнь.