MT-цель

Существует избитая временем методика для постановки и формулировки цели под названием SMART. Я его не использую и не рекомендую ввиду её тяжеловестности и  избыточности. Для формулировки чёткой цели я рекомендую использовать упрощённый вариант технологии SMART, оставив из неё буквы MT. Как правило, применяя только их, автоматически удаётся достичь и остальных критериев. Характеристики MT-цели:

M — measurable, измеримая. В любой момент можно сказать, достиг уже цели или нет. Это очень важно для мотивации и отслеживания прогресса.

T — timebound, со сроком. Записана дата, к которой нужно достигнуть цель.

Почему остальные критерии SMART не обязательны? Давай рассмотрим:

S — specific, конкретная. Автоматически достигается, если удалось цель сделать измеримой.

A — attainable — достижимая. Если что-то можно представить, значит это можно и сделать. Иногда мы ставим себе такие цели, в которые никто не верит, да и мы сами можем сомневаться. Но это не должно останавливать от того, чтобы выбирать такую цель. На самом деле хорошо мотивирующая цель как раз и находится на гране реальности и не реальности. Весь вопрос в границе. А границу мы определили используя M-критерий.

R — два варианта, related — связанная с другими, и relevant — имеющая значение, смысл. Важные характеристики цели, но они относятся скорее к её окружению, а не к процессу её формулировки.

Таким образом, использование только критерием MT обеспечивает хорошую формулировку цели, над достижением которой можно работать. Попробуй использовать эти критерии — измеримость и наличие конечного срока — при постановке своих целей.

Важнейший навык в управлении временем

Навык №1. Фокус на главном.

Отсутствие навыка приводит к выполнению случайного дела. Навык доводит до автоматизма вопрос — Что я хочу сделать до того, как сделаю Х? Когда ответ «Ничего», делаем Х, иначе повторяем вопрос к полученному ответу.

Всё, прекращаем читать, и сегодня целый день тренируемся, оттачиваем важнейший навык в управлении временем.

Вовлечение => Удовольствие

Выбрав задачу или проект для работы, нужно установить период времени, когда ты будешь делать только её. Не нужно отвлекаться. Ибо отвлечение не даёт в полной мере сделать ощутимый вклад. Для борьбы с отвлечением существуют способы сбора входящих запросов в корзинки, которые можно потом за раз обработать. Опять же — с полным вовлечением в этот процесс.

А вовлечение даёт удовольствие. Нельзя испытать удовольствие без вовлечения. Представь себе человека, который занимается одним делом, а в это время думает о другом деле. Получает он удовольствие? Нет. Любое дело, чтобы делать его с любовью, требует вовлечения.

Как не отвлекаться? Повесить знак кирпич на всех входящих потоках. Грубо и неэффективно? Возможно, тогда знак объезд будет в самый раз. Который будет перенаправлять поток на кого-то другого, кто сейчас занят обработкой входящих. Эту роль прекрасно может играть почтовый ящик, чат, голосовая почта. Накопилось — разбираешь.

Стремиться к максимальному вовлечению очень важно. И не только рад погони за удовольствием. Вовлечение — это эффективность. Вовлечение — это качество жизни. Что бы ты хотел знать вечером, после трудового дня: то, что ты существенно продвинулся, или даже возможно закрыл 3 проекта, или сделал 25 мелких дел, о которых с трудом можешь и упомнить?

И даже если не учитывать эффективность и результаты, всегда остаётся оно — приятное, ведущее к состоянию потока, удовольствие от работы! Хотя бы ради него стоит создать себе условия для максимально вовлечения.

 

Как научиться правильно парковаться

Если ты водишь машину некоторое время, то наверняка чувствуешь себя мастером диагонально парковки. Нет, не чувствуешь?:) Вне зависимости от чувств, всегда есть способ взглянуть на парковку по-новому. Например так, чтобы раз и навсегда избавиться от вопроса — как подъехать, когда начать выворачивать руль, и вообще, можно в эту дырку влезть или нет. Подозреваю, что всё это несколько десятков раз рассказывалось в автошколе. Только вот к сожалению во дворе как-то всё не так, как на тренировочной площадке. Да и после нескольких лет вождения хорошо было бы освежить теорию.

Хочешь знать простой и доходчивый алгоритм парковки? Читай здесь. Ну а не хочешь, всё равно глянь, там прикольное видео в конце есть:).

Работа, развитие, отдых

Если задуматься о том, как можно повысить эффективность жизни, то приходишь к тому что все активности должны максимально попадать в одну из категорий:

  1. Работа.
  2. Развитие.
  3. Отдых.

Всё остальное — является подкатегорией или работы, или развития или отдыха, либо сочетанием нескольких из них. Например, сон — разновидность отдыха. Просмотр фильма — неэффективное времяпрепровождение, так как может рассматриваться как отдых только отчасти, глаза всё же напрягаются и сон — гораздо эффективнее. Если фильм чему-то обучает (ну вдруг:), например, английскому языку если смотришь в оригинале) — тогда развитие. Общение -> бесполезное или развитие, или работа, или отдых — в зависимости от темы обсуждения и компетентности собеседника.

Модель работа/развитие/отдых, конечно, упрощённая, но в этом её и ценность — позволяет быстро сравнить ценность альтернативных занятий. Если одно дело подпадает под работу, а второе под развитие — приоритет первому, при условии то какое-то развитие сегодня у тебя было. Адекватное отношение работы к развитию, на мой взгляд, где-то 7 к 1, хотя достаточно просто интуитивного понимания, что для тебя сейчас лучше. Попробуй определить: что лучше сейчас сделать: почитать книгу, поиграть на телефоне или посмотреть фильм? Потренировать TDD Kata, проверить почту, определить цель на следующий год? Твой выбор с учётом модели и сравнительного вклада в работу, развитие и отдых?

Под работу/развитие/отдых тяжело отнести базовые потребности, которые вынуждают нас принимать пищу, заниматься сексом, и поддерживать связь с племенем, но, благо, когда потребность актуализируется все альтернативные занятия уходят на другой план. Так что потребности (если это действительно потребности, а не пресыщение) перекрывают по приоритету все категории модели.

Ну а сейчас самое время работать, так как с развитием статья (возможно) слегка помогла и, надеюсь, не сильно утомила, поэтому отдых не требуется!:).

 

 

Как избежать перегрузки новой информацией

Скорость с которой появляется новая информация ошеломляет. Пытаться угнаться за ней бесполезно. Приоритезация решает. Сколько бы ни было информации, сколько бы ни было свободного времени чтобы её поглотить — если определён приоритет, всегда понятно что изучать в отведённое время.

Если чувствуешь перегруз входящий информацией — сядь на диету. Ограничь чтение за счёт определения приоритетных тем и источников.

Весь фокус в том, что тебе не нужно знать ВСЁ. Гугл знает всё. Тебе даже не нужно знать всё ПО определённой ТЕМЕ. Тебе нужно знать ЧТО-ТО, чтобы быть в состоянии найти остальное.

Но что это — ЧТО-ТО — выбор за тобой. И выбор должен быть конкретный. Не обязательно вечный, впоследствии ты можешь сменить приоритет. Определи в данный момент какую информацию ты хочешь получать, из каких источников и в какой дозировке. Остальное — приоритетом ниже. Есть время/энергия — пожалуйста. Нет — значит может быть потом как-нибудь.

Правда, есть одна тайна… Касательно того, что может наш мозг. Ты уже догадываешься о чём я, верно? Да, мозг может всё. И по сути перегруза как такового и быть не может. А может быть немного другое, что на западе любят называть «синдромом дефицита внимания». Не объём информации вызывает стресс, а борьба разных источников информации за твоё внимание. Пока ты пытаешься прочитать статью в блоге, тебе кто-то кидает ссылку в скайп. Ты переходишь на вконтактик, читаешь пост и в коментах замечаешь линк на ролик с ютюба. Просмотрев половину ролика вспоминаешь о важном письме, лезешь в почту и видишь новое интересное письмо… Сценарий конечно придуманный, но если ты чувствуешь перегруз информацией, то что-то похожее случается с тобой — быстрое переключение внимания.

Pomodoro решает.

Может это вообще не про нас? Нет никакого перегруза информацией?

Значит, определяем тему и идём накачиваться. А то вот там, за соседним столом, что-то читают уже)

10 привычек хорошего работника

Есть много идей хороших привычек, которые делают нашу жизнь эффективнее, интереснее и счастливее. Некоторые более полезны, некоторые менее. Какие-то привычки оказывают влияние на всю нашу жизнь, а какие-то имеют более локальный эффект.

На работе мы проводим как минимум половину своего осознанного времени. Какие привычки оказывают влияние на нашу рабочую жизнь? Вот 10 хороших привычек, которые на мой взгляд делают твою работу и работу окружающих более продуктивной.

  1. Пить воду или фруктово-травяные чаи вместо кофе. Помогает чувствовать себя хорошо вне зависимости от внешних стимуляторов. Кофеин даёт временный прилив энергии, но ты становишься всё более зависим от него с каждой чашкой и он плохо подходит для творческих задач, планирования и всего, где нужно больше подумать, нежели делать что-то знакомое и рутинное.
  2. Приходить на работу до начала рабочего дня. Самое продуктивное время, ведь никто не мешает. К тому же эмоционально приятно. И можно пораньше освободить вечер для общения с друзьями и любимыми.
  3. Обедать вне рабочего места. Помогает отвлечься с одной стороны и более продуктивно работать впоследствии, а также не раздражает соседей по комнате.
  4. Выходить в коридор при звонках на мобильный. Забота о соседях по комнате, все же такие звонки, особенно на нерабочую тему, отвлекают. Глядишь, и сами соседи переймут эту привычку.
  5. Переводить мобильник в беззвучный режим при подзарядке. Избавь соседей от счастья слушать твои рингтоны, пока ты где-нибудь вне комнаты :).
  6. Фокусироваться над одной задачей за раз. Мультизадачность — это круто, но наибольшей пользе по сумме продуктивности, качества и вовлечённости можно достичь только если думаешь и работаешь над одним делом.
  7. Проводить 75-90% чистого времени на рабочем месте за реальной работой. Идеально было бы 100%, но это не реально, так как нужны перерывы и очень вероятны неизбежные отвлечения на нерабочие дела. Даже если уже есть чувство что работаешь на все 100% или почти, детальный хронометраж может открыть глаза на реальную ситуацию. 75% — уже круто, но у среднего работника это получается вообще всего на уровне 40%.
  8. Укладываться в сроки, при невозможности предупреждать заранее. Чаще всего сроки — это внешние ожидания, возможность быть уверенным, что на тебя можно можно рассчитывать. Возможно от твоей работы зависит ещё целая цепочка других дел и событий, о которых ты даже не знаешь. Поэтому нужно всегда стараться уложиться в договорённый срок. Если видишь что не сможешь — заранее предупреди, чтобы другим можно было перепланировать и передоговориться. Либо тебе подскажут тогда другой, укороченный вариант того, что нужно сделать обязательно.
  9. Каждый день продвигаться к достижению долгосрочной профессиональной цели. Лучше иметь случайную цель и двигаться к ней регулярно, чем не иметь цель вообще. Человек рождён для того, чтобы расти — цель будет ежедневно подсказывать направление.
  10. Использовать статус «не беспокоить» только по назначению. «Красный кирпич» — отличный способ сказать что ты занят и таким образом защитится от точечных отвлечений. Коллеги будут знать, что нужно подождать, пока ты освободишься. Но если он у тебя висит всегда, он теряет свою информативную функцию, и скорее всего тебя начнут беспокоить не обращая внимания на твой «кирпич».

А какие 3 привычки наиболее влияют на продуктивность твоей работы? Чтобы ты добавил в список привычек хорошего работника?

Кому делегировать: как выбрать исполнителя

Представим ситуацию — ты хочешь делегировать задачу, но не знаешь, кому именно. Может быть никто не подходит для этой роли. Может быть подходят сразу несколько людей и не ясно кто лучше. В любом случае ты готов отдать задачу или даже целый комплекс задач (делегировать ответственность), и весь вопрос — кому делегировать. Оптимально было бы доверить вопрос интуиции, но если она молчит, хотелось бы иметь простой и логичный способ выбора исполнителя для делегирования.

Прежде всего было бы логично делегировать тому, кто наиболее компетентен в выполнении поставленной задачи. При этом хотелось бы учесть мотивацию человека — насколько ему эта задача будет интересная. Даже при недостаточной компетенции, человек, который получает большее удовольствие при выполнении задачи может справиться лучше. Навыки всегда можно развить. А это подсказывает ещё один критерий — для кого выполнение этой задачи поможет лучше развиться. И напоследок, все эти размышления будут полезны в том случае, если у человека есть физическая возможность выполнить эту задачу — его текущая загрузка позволяет взять её.

Получается следующая матрица:

Открыть таблицу для копирования/скачивания в Google Drive.

Ответив на 9 вопросов цифрами по каждому из кандидатов получаем ясную картину — кто суммарно набрал больше, тот и лучше подходит. В этот момент может проснуться спящая интуиция и подсказать, что всё же подходит другой человек, просто нужно цифры подправить. Слушай её и подправляй! Так как интуитивно ты можешь принять во внимание большее количество едва значимых нюансов.

Теперь весь вопрос за самим делегированием — описанием задачи, установкой точек контроля.

Делегируй!

Срочно Страшный Сервис (CCC)

Любое дело можно рассматривать с точки зрения предоставления сервиса кому-нибудь. Какие-то дела более личные, какие-то — более внешние. По внешним делам люди судят, насколько мы продуктивны. Внутренние дела помогают повышать эффективность внешних дел. И те, и другие предоставляют разную степень полезности. Следующий подход позволит распределить дела по степени предоставляемого внешнего сервиса, и сконцентрироваться в первую очередь на предоставляющих максимальный сервис.

Данный инструмент локального тайм-менеджмента является усилением инструмента СС (Срочно-Страшный). Колонки вчера, сегодня и завтра (+ важные, если в первых 3-х задач недостаточно на день) делятся на две подколонки:

1. Внешние задачи — те, выполнения которых кто-то ждёт, которые влияют на работу других. Если их не сделать — кто-то расстроиться.

2. Внутренние задачи — те, которые нам хочется сделать по своей инициативе, обязательства перед самим собой. Если их не сделать — никто не узнает.

К каждой из 6-ти полученных колонок применяем принцип нумерации по их «страшности», описанный в статье про Строчно-Страшный инструмент. Сначала рассматриваем все колонки с «внутренними» задачами, потом с «внешними». В итоге задача под номером 1 будет просроченная очень неприятная задача, которую кто-то ждёт. Однако что это за задача мы узнаем только по завершении нумерации, так что «запрятать» её не удастся. Что приятно, так это то, что любая другая задача после 25-тиминутной работы над этой, покажется гораздо проще. И ещё, возможно, почувствуешь себя немного героем :).

Преимущество такого инструмента — его повышенная экологичность. Задача, которую ждут сегодня, более важна, чем задача, которую никто, кроме тебя, не ждал вчера. Мы выполняем все внешние обязательства, прежде чем приступаем к выполнению личных. Очень чёткое разделение 1-го квадранта, 2-го и 3-го.

Очень высокая ценность у такого подхода к приоритезации дел в случае аврала, когда физически выполнить все обязательства нет возможности.

Недостаток — необходимость в подготовке перед началом рабочего дня — 10-20 минут на ~15-30 дел. Но всегда можно ускориться ;). На самом деле, распределение задач по колонкам происходит быстро, и в любом случае – это полезная работа – пересмотр существующего объёма, подсознательная настройка на выполнение.

При дополнительных входящих задачах, имеет смысл их тут же добавлять в подходящую колонку (наверняка это будет колонка сегодня или завтра, а уж внешняя или внутренняя — определить будет легко по источнику). Из колонки выходим только, если в ней ничего не осталось, выполняя задачи в строгой очерёдности, за исключением случаем вынужденного переключения.

Рекомендую попробовать, заодно узнать, в какой пропорции тебе приходят в голову идеи сделать что-то для других или по своей инициативе.

Инструменты локального тайм-менеджмента или как разнообразить свой трудовой день

Есть несколько способов организовать свой рабочий день таким образом, чтобы провести его максимально эффективно. Для этого подойдут инструменты локального тайм-менеджмента. Например, GTD или система Стивена Кови, или другие глобальные системы управления делопотоком и жизнью в целом отлично помогают, чтобы быть на плаву и комфортно творить и чувствовать себя на уровне недельного планирования. Однако когда заходит речь о том, какие дела делать в этот день, и, что особенно важно, в каком порядке — нужны дополнительные инструменты.

Под инструментами я понимаю любые правила, ясно описывающие как принимать решения что делать дальше. Эта статья посвящена обзору этих инструментов, многие были подсказаны идеями авторов книг. К сожалению, упомнить какую идею кто высказал в первый раз сложно, да и для практического применения не принципиально. Часть инструментов модифицировалось мною, какие-то подсказал опыт и интуиция.

Универсального инструмента на каждый день не существует. Лучше всего чередовать, выбирать тот, который лучше всего подойдёт сегодня. Чередование привносит дополнительную радость и разнообразие. Все эти инструменты используются мною с разной периодичностью:

  1. Магический Список
  2. Суперфокус (он же автофокус)
  3. Список Намерений
  4. Срочно-страшный (СС)
  5. Помодоро
  6. Хронометраж
  7. Сервис
  8. ВССЛ
  9. Финальная версия

Иногда инструменты очень похожи, лишь отличаются небольшим моментом — но именно этот момент очень важен, и способен или повысить мотивацию или помочь быстрее выполнить важные дела. Каждому инструменту будет посвящена отдельная статья, где они будут рассматриваться с точки зрения:

  1. технического выполнения,
  2. преимуществ и
  3. недостатков, а также
  4. когда лучше его использовать.

Если у тебя есть свои излюбленные рабочие способы, как выбирать и отслеживать выполнение текущих дел — пиши в комментариях или мне лично. Попробую, откатаю и обязательно поделюсь своими наблюдениями, возможно даже в виде отдельной статьи и с указанием источника идеи.

Желаю продуктивного и интересного дня!