Срочно Страшный Сервис (CCC)

Любое дело можно рассматривать с точки зрения предоставления сервиса кому-нибудь. Какие-то дела более личные, какие-то — более внешние. По внешним делам люди судят, насколько мы продуктивны. Внутренние дела помогают повышать эффективность внешних дел. И те, и другие предоставляют разную степень полезности. Следующий подход позволит распределить дела по степени предоставляемого внешнего сервиса, и сконцентрироваться в первую очередь на предоставляющих максимальный сервис.

Данный инструмент локального тайм-менеджмента является усилением инструмента СС (Срочно-Страшный). Колонки вчера, сегодня и завтра (+ важные, если в первых 3-х задач недостаточно на день) делятся на две подколонки:

1. Внешние задачи — те, выполнения которых кто-то ждёт, которые влияют на работу других. Если их не сделать — кто-то расстроиться.

2. Внутренние задачи — те, которые нам хочется сделать по своей инициативе, обязательства перед самим собой. Если их не сделать — никто не узнает.

К каждой из 6-ти полученных колонок применяем принцип нумерации по их «страшности», описанный в статье про Строчно-Страшный инструмент. Сначала рассматриваем все колонки с «внутренними» задачами, потом с «внешними». В итоге задача под номером 1 будет просроченная очень неприятная задача, которую кто-то ждёт. Однако что это за задача мы узнаем только по завершении нумерации, так что «запрятать» её не удастся. Что приятно, так это то, что любая другая задача после 25-тиминутной работы над этой, покажется гораздо проще. И ещё, возможно, почувствуешь себя немного героем :).

Преимущество такого инструмента — его повышенная экологичность. Задача, которую ждут сегодня, более важна, чем задача, которую никто, кроме тебя, не ждал вчера. Мы выполняем все внешние обязательства, прежде чем приступаем к выполнению личных. Очень чёткое разделение 1-го квадранта, 2-го и 3-го.

Очень высокая ценность у такого подхода к приоритезации дел в случае аврала, когда физически выполнить все обязательства нет возможности.

Недостаток — необходимость в подготовке перед началом рабочего дня — 10-20 минут на ~15-30 дел. Но всегда можно ускориться ;). На самом деле, распределение задач по колонкам происходит быстро, и в любом случае – это полезная работа – пересмотр существующего объёма, подсознательная настройка на выполнение.

При дополнительных входящих задачах, имеет смысл их тут же добавлять в подходящую колонку (наверняка это будет колонка сегодня или завтра, а уж внешняя или внутренняя — определить будет легко по источнику). Из колонки выходим только, если в ней ничего не осталось, выполняя задачи в строгой очерёдности, за исключением случаем вынужденного переключения.

Рекомендую попробовать, заодно узнать, в какой пропорции тебе приходят в голову идеи сделать что-то для других или по своей инициативе.

Инструмент локального тайм-менеджмента: Суперфокус

Берём блокнот, страницу разделяем на две колонки. В правую колонку выписываем все срочные задачи, в левую — оставшиеся важные. Если страница закончилась — создаём следующую страницу и выписываем задачи на ней.

Алгоритм выбора следующей задачи на исполнение:

1. Просматриваем первую страницу с актуальными задачами, прочитываем их всех. Выбираем ту, над которой готовы поработать прямо сейчас и работаем над ней столько, сколько хочется (например, по технике Pomodoro).

2. После работы над задачей она вычёркивается. Если она не закончена, записываем её в правую колонку на следующей странице. Таким образом, стимулируется завершение уже начатых задач.

3. Продолжаем работать на текущей странице, пока не закончатся все задачи из правой колонки и не останется задач в левой колонке, к которым можно приступить сейчас.

4. Переходим на следующую страницу и работаем над ней. Если страницы закончились, возвращаемся к первой странице, на которой ещё остались задачи.

5. Если при работе со страницей не было вычеркнуто ни одной задачи, все задачи помечаются маркером (НЕ вычёркиваются) — это отменённые задачи, кандидаты на удаление. В правую колонку следующей страницы добавляется задача «пересмотреть отменённые». Правило не применяется к последней странице, так как в неё ещё могут поступать новые задачи. После этого помечаем в правом верхнем углу страницу крестиком. Если до неё все страницы с крестиком, обводим крестик в кружок. На страницы с крестиком новые задачи не добавляются.

6. Во время пересмотра отменённых задач, выясняется причина, почему мы к ним не приступили. В результате каждая задача вычёркивается с этой страницы и добавляется в изменённой формулировке в конец левой колонки ближайшей страницы, где есть место.

7. На страницах, на которых отсутствуют невыполненные задачи и все отменённые вычеркнуты, кружок с крестиком закрашивается — к ним мы больше не обращаемся.

8. Все новые входящие срочные задачи записываются на той странице, на которой  мы сейчас работаем (теоретически может быть как первая, так и последняя или любая страница между ними, правила перехода между страницами — смотри выше). Всё новые важные не срочные задачи записываем в конец левой колонки последней страницы.

Система придумана Марком Фостером, оригинальное описание можно найти здесь на английском — http://www.markforster.net/blog/2011/2/10/rules-for-superfocus.html, русский дословный перевод здесь — http://demokrito.wordpress.com/2011/02/19/superfocus/.

Преимущество такой системы:

1. Использует интуитивный подход для определения приоритетов, основанный на текущем контексте, который на практике оказывается самым оптимальным.

2. Помогает разобраться быстрее со срочными задачами – не перейдёшь на следующую страницу, пока не очистишь правую колонку.

3. Заставляет избавиться от старых задач, т.е. все задачи будут рассмотрены и в результате выполнены, начаты, уточнены или вычеркнуты.

4. Позволяет использовать задачи любой гранулярности — от минутных, до проектов, а также те, которые являются пока смутными мыслями и идеями — в любом случае система поможет разобраться с ними.

5. Легка в техническом применении – нужен всего блокнот и ручка.

6. Может использоваться как полноценная система организации дел.

Если суперфокус рассматривать именно как полноценную систему организации дел, то есть недостатки из-за отсутствия управления по проектам, целям, задачам с крайними или начальными сроками в будущем и будущими напоминаниями. Однако если учесть её простоту внедрения и применения, то может служить отличной конкуренций GTD. Что замечательно, так это то, что она объединяет в себе как список активных задач, так и списки проектов, корзинку входящих задач и идей, напоминания о текущих срочных.

Как система локального тайм-менеджмента, суперфокус, на мой взгляд, идеальна. Например, после еженедельного пересмотра по GTD, выписать в суперфокус все задачи, к которым хотелось бы приступить на этой неделе и дальше работать только по суперфокусу до следующего пересмотра, где будет происходит следующая синхронизация. При этом ежедневно подсматривать появились ли новые срочные задачи, и дописывать их в правую колонку.

Для фиксации текущей задачи, можно поставить точку рядом с ней + использовать технику Pomodoro. Количество законченных страниц в неделю с закрашенными крестиками в кружочках можно рассматривать как метрику личной продуктивности.

Инструмент локального тайм-менеджмента: Срочно-Страшный (СС)

1. На листе бумаги заводим 3 колонки: вчера, сегодня, неделя. Выписываем все задачи со сроками: которые нужно было выполнить  ещё вчера (или раньше) в первую колонку; которые нужно выполнить сегодня — во вторую колонку; которые станут срочными завтра или к концу недели — в третью; все остальные (не срочные) — не выписываем или если всё же хочется и их рассмотреть, то в отдельно стоящую четвёртую колонку.

2. Подсчитываем суммарное количество задач в колонках «вчера», «сегодня» и «неделя». Например, получили число 14.

3. В 3-ей колонке находим самое простое для выполнения дело и помечаем его числом 14. Это то дело, по поводу которого ты испытываешь меньше всего сомнений, к которому легче всего приступить прямо сейчас.

4. Повторяем ту же процедуру над оставшимися непомеченными цифрами задачами из третьей колонки, проставляя цифры в порядке уменьшения: 13, 12, … Когда всем задачам из 3-ей колонки будет присвоен номер, делаем это для второй колонки, продолжая уменьшающуюся нумерацию, и потом для первой, таким образом, последнее дело будет помечено числом 1.

5. Выполняем задачи строго по порядку, начиная с 1-го, т.е. сначала все из первой колонки, потом из второй, потом из третьей. В случае необходимости переключится на другую критичную в данный момент задачу: если она в списке, пока игнорируем, если не в списке — дописываем в колонку сегодня и пока игнорируем (у неё номер будет 15 и т.д.). В случае острой необходимости, снимаем остроту и снова возвращаемся к нашему пронумерованному списку.

Преимущества такой системы: здорово помогает избавиться от срочных задач и всякого рода «висяков», снимает напряжение. Благодаря такому подходу, самые «страшные» задачи выполняются в первую очередь. Обычно мы избегаем всеми правдами и неправдами страшных задач. Эта же система отлично их выявляет, так как мы идём с обратного конца, отсеивая самые лёгкие задачи. То, что получает нумерацию в конце — и есть самое страшное.

Зона роста всегда связана со страхом. Задачи, идущие под первыми номерами — больше всего влияют на наше личное развитие. И что самое приятное — выполнив их, ты реально чувствуешь себя лучше — ведь самое сложное уже позади, и с каждым шагом все проще и проще!

Нередки случаи, когда после вынужденного столкновения с очередной задачей, понимаешь, что её не стоит делать или то, что в данной формулировке она никогда и не могла быть сделана. Уточняем, выполняем — и на один висяк (причём , самый висячий из оставшихся!) меньше.

Недостатки Срочно-Страшной системы – не учитывается важность задач, насколько они помогают реализовать фокусные цели. Хотя если в фокусе — личное развитие, то лучше критерия и не придумаешь!  Рекомендуется использовать, когда количество срочных задач зашкаливает. Например, после отпуска или после продолжительной работы над одним проектом, в ущерб остальным.

В срочно-страшную систему можно также включить и четвёртую колонку — все остальные задачи — чтобы определить чего мы там так долго избегали и на чём можно развиться больше всего.

Pomodoro

Ещё один замечательный способ организовать свой день — Pomodoro. Берём задачу на выполнение и наводим таймер на 25 минут с обратным отсчётом. Как только время истекает или как только задача выполнена (смотря, что наступит раньше), делаем 5-тиминутный перерыв. Берём следующую задачу, снова заводим 25 минут, работаем, по завершении делаем 5-тиминутный перерыв. После 4-х 25-тиминутных «помидоров» делаем 15-тиминутный перерыв.

Короткие задачи объединяются в 25-тиминутные блоки. Крупные задачи-слоны могут потребовать несколько pomodoro, это нормально, по возможности делим их на около 25-тиминутные задачи.

Во время работы полностью уделяем себя задаче, все остальные «отвлекаторы» пусть подождут до завершения 25-тиминутного блока. Соответственно, почту не проверяем, на скайпы/аськи вешаем кирпич, в случае навязчивых коллег спокойно объясняем через сколько минут будем доступны — ровно через столько, сколько осталось на таймере.

Для отмеривания времени подойдёт кухонный таймер (часто их делают в виде помидоров — отсюда и возникло название техники), или одну из многочисленных программ. Я использую минималистичную Pomodoro 1.0.0.12 от MillSquareSoftware, обзор других инструментов можно найти здесь. В App Store и Google Play без труда можно найти версии для iPhone и Android.

Техника Pomodoro способна существенно повысить продуктивность за счёт своих непрерываемых промежутков сконцентрированной работы. При этом не успеваешь уставать, так как перерывов более чем достаточно. Хорошо также срабатывает для задач-кактусов, за которые не хочется браться. Ведь одно дело сесть и начать делать, не понимая, сколько это займёт времени. А совершенно другое дело взять и побыть наедине с задачей всего 25 минут, имея после этого полное право сделать перерыв, а после перерыва взять другую задачу, доделав эту после. Хотя как правило за 25 минут ты успеваешь её сделать или вовлечься и зажечь у себя мотивацию или по крайней мере реально продвинуться в её выполнении.

Pomodorо хорошо комбинируется с другими техниками, подсказывающими какую следующую задачу взять лучше. Довольно проста в применении, так что рекомендую попробовать. Не подойдёт только в случае если ежеминутное реагирование на отвлечения составляет суть вашей работы.

С другими инструментами можно ознакомиться в статье «Инструменты локального тайм-менеджмента или как разнообразить свой трудовой день«.

Магический Список

Берём лист бумаги. По желанию, вверху пишем «Магический список». Записываем любое одно дело, к которому готовы приступить сейчас.  Фокусируемся на нём и работаем над ним, откладывая другие дела. Когда дело выполнено – вычёркиваем, радуемся, в случае необходимости – делаем перерыв. Выбираем следующее дело, записываем его в «магический список» и работаем над ним. При следовании такой процедуры, фактически, всё, что попадает в «магический список» — «магическим» способом выполняется.

Если записанное дело оказалось сложным и требует разбиения на более мелкие, можно вычёркивать его, как только выполнен любой измеримый кусок работы, т.е. есть продвижение. В случае появления задачи, на которую срочно необходимо переключится, прервав текущую, записываем это срочную в магический лист, таким образом получится одновременно две невычеркнутые задачи. При этом работаем над нижней, как только она завершена – вычёркиваем и возвращаемся к ранее начатой.

«Магический список», также известный как «фокус-лист», помогает очень чётко сфокусироваться на текущей задаче и быстро вернуться к ней в случае отвлечений, обеспечивая максимально быстрое её выполнение. Данный подход освобождает полностью сознание от тревог по поводу других задач, позволяя методично решать их одна за одной. Список вычеркнутых задач в конце дня (а обычно он большой!) напоминает как много полезной работы было проведено. Сравнивания списки за разные дни можно получить примерную картину изменения продуктивности и использовать для дальнейшего стимулирования работать эффективнее. Запись дела в магический список также избавляет от всех сомнений и страхов, откладываний в выполнении дела – дело одно, оно конкретное, другое взять нельзя – просто берём и делаем. Отличная тренировка самодисциплины.

Данный инструмент не предоставляет подсказок, какую именно задачу взять следующей, для этого нужно будет полагаться на интуицию (кстати, не самый худший способ!), собственные соображения или подсказки более глобальной системы, вроде GTD.

«Магический список» очень легко использовать, рекомендуется к применению всегда, если есть ручка и бумага под рукой. Для максимального эффекта стоит как можно быстрее записывать следующую задачу, после вычёркивания предыдущей.

О других инструментах локального тайм-менеджмента можно узнать по адресу http://lifeidea.org/local-tm.

Как научиться сразу вставать по будильнику

Задача: научиться при первом звонке будильника тут же подниматься с улыбкой, одеваться и начинать продуктивный день с радостью.

0. Необходимо выделить одноразово 30 минут вечером или днём.

1. Подготавливаем условия, близкие к ночным: раздеваемся, выключаем свет, ложимся в кровать.

2. Наводим будильник на 1-2 минуты после текущего времени.

3. Закрываем глаза с улыбкой, принимаем удобную позу и расслабляемся, радуемся возможности начать утро быстро и продуктивно.

4. Как только звонит будильник, садимся на край кровати, выключаем будильник и одеваемся.

5. Идём туда, куда обычно идём, когда просыпаемся — например, идём на кухню налить кружку тёплой воды и выпить.

6. Повторяем шаги 1-5, пока не закончатся выделенные 30 минут, около 7-10 повторов.

Дальше можно не читать — тренируй утренний подъём и обязательно поддержи его на следующий день успешным подъёмом. Даже если у тебя выработалась привычка годами валятся в постели после звонка будильника или откладывать звонок на 5/10 минут, используя эту вредную функцию большинства современных будильников — после тренировки по шагам выше шансы на успешный подъём в реальных условиях вырастут в 10 раз.

Такое упражнение доводит следование алгоритму утренних действий до автоматизма. После физического пробуждения сознание, как правило, ещё не включается в полную мощь, поэтому автоматически будет проще действовать так, как действовали при последних пробуждениях, а это – как раз наш вытренированный алгоритм. Если сознание всё же проснётся — поддержите себя, и проследуйте по алгоритму подъёма осознанно ещё раз:

звенит будильник — садимся — выключаем будильник — одеваемся — идём на кухню.

Вопросы, зачем нужно вставать сразу по будильнику, почему для кого-то это так сложно, и т.д. в этой статье не рассматриваются принципиально: если они возникли, смирись с фактом — тебе это не нужно. Перешли статью друзьям — среди них явно есть те, у кого процесс пробуждения занимает больше времени, чем бы им хотелось.

Желаю продуктивного утра!

Личные нормативы

Помнишь. как в школе и в университете на физкультуре у тебя регулярно принимали нормативы? Своего рода комплексная проверка твоего текущего уровня физической подготовки. После выхода «в жизнь» больше никто не отслеживает твоё физическое состояние, пока ты не решишь это сделать сам. Это натолкнуло меня на создание инструмента измеряющего личные нормативы — взял несколько упражнений, которые мне удобно выполнять регулярно и стал отслеживать по месяцам свои достижения. Плюс — отметил норму, к которой необходимо стремиться. В качестве нормы я взял довольно высокий уровень, взятый на одном из сайтов где упоминались нормативы спецназа. Пруфлинка не дам, но могу показать, как выглядит моя система (картинка взята в середине марта 2012-го).

Что мне понравилось в таком подходе, так это следующее:

  1. Не обязательно заниматься ежедневно, можно сделать просто разминку, можно поработать в несколько подходов над одним из упражнений, можно поработать в комплексе.
  2. Нормативы принимаются раз в месяц. Если есть желание исправить свой результат, это можно сделать в любой день, пока месяц не закончится. Фиксируется максимальный результат в этом месяце.
  3. Исторические данные позволяют недвусмысленно намекнуть, развиваешься ли ты в физическом плане или деградируешь, что здорово мотивирует.
  4. Таблица подсказывает, на развитие какой группы мышц необходимо сделать упор.

Мне удалось для себя определить не только нормативы в физическом развитии, но и два параметра ментальной работы/развития: максимальный рейтинг в 5-минутной блиц игре в шахматы на chess.com и колличеcтво баллов полученных за писанину в 750words.com.

Кроме самих значений, автоматически подсчитываются баллы по 10-ти бальной шкале по каждому ключевому параметру, которые далее суммируются и наглядно показывают, как ты сработал в этом месяце. Пока месяц не закончился, всегда ещё есть возможность улучшить свои результаты (аналог пересдачи на физкультуре :)):

Кстати, такая мотивационная таблица работает только в случае, если ты регулярно в её заглядываешь;). Собственно, необходимо такую привычку выработать.

Возможно, такая таблица с адаптированными личными нормативами пригодиться и тебе, скачать можно здесь. Идеи улучшения системы личных нормативов приветствуются в комментариях!

Живи здорово!

Поддержание порядка в доме

Вы любите наводить порядок? Может быть да, а может быть нет. Я — люблю. Люблю порядок. И, в принципе, люблю наводить. Но не люблю поддерживать и начинать наведение порядка :). Знакомое ощущение?

Важное правило, если ты хочешь, чтобы всё было в чистоте и порядке: при малейшем отклонении от этого — приводи всё в порядок. Отлично работает, поверь!

Исключений из правила быть не может, особенно, первые несколько недель, пока это входит в привычку. Вот, например, спешишь куда-то, а посуда не вымыта. Помыть времени нет, но оставлять не хочется. Что делать?

Признать, что ты уже опоздал, накинуть ещё 10 минут, если есть кому — позвонить, предупредить. И вымыть посуду, прежде чем выйти. По возможности, попросить домочадца, чтобы вымыл. В любом случае — посуда должна тут же стать чистой.

Другой пример – читаешь сейчас эти строки — и вдруг увидел, что на столе у тебя — беспорядок. Что делать? Тут же убрать. Чтобы не отвлекало. И продолжать читать. Уборка важнее, чем чтение об уборке.

Третий случай. Сегодня должны прийти гости, а в квартире бардак. Что делать? Факт в том, что как раз в таких случаях мы начинаем очень быстренько убирать. Так как приближается «час Х» — отложить дело уже нет возможности.

Эту неделю я посвящаю домашней уборке. Мы всей семьёй договорились — как только видим что-то не на месте или не убрано — тут же убираем. В результате я ожидаю, что время пребывания в чистой квартире увеличится. Дополнительный эффект — привычка пребывания в такой квартире. Т.е. мы сможем больше наслаждаться чистой квартирой, и нам захочется этим наслаждаться ещё больше.

Что может помешать выработать хорошую привычку к уборке? Могут быть люди, которые тебя не поддержат. Попробуй сам. Может, понравится другим то, что ты будешь создавать. Может всё же они не верят, что ты на это способен?

Если у тебя накопилось прилично вещей, для которых сложно сказать, где «их место» — обратись к советам из статьи «Наводим порядок: 9 простых советов по сортировке вещей«.

Попробуй, уверен, всем понравится, когда дом в порядке и чистоте, и тебе — в первую очередь!

Самодисциплина — жизнь по своим правилам

В четверг пройдёт бесплатный мастер-класс по развитию самодисциплины «Жизнь по своим правилам». Как делать то, что необходимо, тогда, когда это необходимо.

Осталось меньше суток — кто хочет привыть себе раз и навсегда привычку действовать, когда вам это нужно, записаться можно здесь — http://newlifestart.ru/self-discipline-2011

Цельная жизнь. Ключевые навыки для достижения ваших целей

Лес Хьюитт, Джек Кэнфилд, Марк Виктор Хансен. Цельная жизнь. Ключевые навыки для достижения ваших целей

Первое впечатление, которое вызывает книга — вот ещё один пример книги по самомотивации. И так оно и есть. С небольшой оговоркой в самом начале книги: «В теории нет разницы между теорией и практикой. А на практике есть».

Тем не менее, просмотр книги не вызвал шквала эмоций. Хорошо, что я решил не просто её прочитать, но и тщательно поработать над ней. Благо в конце каждой главы идёт серия упражненией, где можно применить предлагаемые стратегии на практике. И в этом оказалась для меня основная ценность книги: упражнения для практического внедрения стратегий, с примерами и пояснениями.

Оригинальное название книги — «The Power of Focus», это как раз то, чего мне не хватало: желаний много, а какое главное? Отличное упражнение, раставляющие всё на места — 101 цель. Записав 101 цель — всё что только приходит в голову — и раздлив цели по объёму — 1, 3, 5, 10 лет — дальше выполняешь соревнование целей по олимпийской системе. Т.е. сравниваешь каждую пару целей и выбираешь одну, которая тебя больше привлекает — она проходит во второй тур. Далее соревнуются прошедшие во второй тур и определяются участники третьего тура. И так далее. В итоге узнаёшь что тебя реально зажигает и на чём имеет смысл концентрироваться, а что является просто благим намерением, но реально уступает другим желаниям.

Хорошо ещё прочистил мозги системный подход к привычкам. Одно дело задать вопрос, какие я ещё хочу выработать привычки, другое дело реально выявить свои плохие, которые мешают другим людям и тебе в том числе, вывернуть привычку на изнанку — придумать хорошую на её замену — выработать конкретные действия по внедрению привычки в жизнь и начать их делать. Что интересно, так это то, что при прочтении кажется обычный совет. Начинаешь применять на практике — начинают происходить реальные сдвиги в жизни.

Книгу строго не рекомендую тем, кто любит читать, и ненавидит работать над собой. Тем, кто хочет реально задействовать силу фокуса на главном и готов поработать с книгой, выполнить упражнения, внедрить советы в жизнь — очень рекомендую.

Ознакомиться подробнее можно на: Ozon.ru, OZ.by.