Почему предназначение имеет значение

Перевод статьи Стива Павлины «Why does purpose matter?«. Автор перевода — Михаил Субоч.

Почему это важно – иметь предназначение, главную цель всей своей жизни?

Чтобы подобраться к ответу на этот вопрос, сделаем несколько шагов назад.

Если ты выполняешь задачу и у неё нет более общего значимого контекста, то такая задача не имеет реального значения. Например, ты посмотрел случайный ролик в интернете. Ничего не изменилось – так как нет более глобального контекста. Но если ты сделал дело, которое является частью большего проекта, то тут же это дело становится значимым, по крайней мере, в контексте этого проекта. Если ты создал веб-страницу и она — это часть нового сайта, который ты создаёшь, — это задача важна. Она приближает тебя к реализации проекта.

А в каких случаях проект имеет значение? Только в случае, когда он находится в контексте осуществления более глобальной цели. Если у тебя цель увеличить свой доход, и ты завершаешь проект, который скорее всего посодействует этому, тогда проект имеет значение. Он приближает на шаг к достижению цели. Но если ты завершаешь проект, например, выкапываешь траншею у себя во дворе, без какой-либо цели, то такой проект не имеет смысла.

Если проект не является частью более глобальной цели, тогда у проекта нет контекста и он не имеет значения. Нет необходимости придумывать мудрёную цель, чтобы придать смысла проекту. Это может быть что-то простое, вроде сделать тебя более счастливым или немного развлечься. Однако поведение человека всегда предполагает стремление к достижению какой-то цели, и мы, люди, как правило, не осуществляем проекты, если нет никаких оснований для этого. Не так часто люди усердно работают над выкапыванием ям и последующим закапыванием без какой-либо причины.

В чём разница между проектами и целями? Цели – это конечные результаты, объекты стремления. Они являются состояниями, в которых ты будешь находиться в какой-то момент. Проекты – объединённые одним направлением действия, которые на твой взгляд необходимо предпринять для достижения цели. Иметь свой дом – это цель. Написание сценария – проект.

Если теперь рассмотреть картину целиком, то ты начинаешь с определения некоторых целей, создаёшь проекты для достижения этих целей, и выполняешь задачи, чтобы завершить эти проекты и, таким образом, достигаешь своих целей.

Но что является контекстом для твоих целей? Почему они имеют значение? Если задаче нужен контекст в виде проекта, а проекту нужен контекст в виде цели, разве не должны цели также иметь свой контекст, чтобы быть значимыми?

Например, ты установил цель увеличить доход на 50%. Почему это имеет значение? Может это бессмысленно? Внутри какого контекста такая цель действительно имеет значение? Почему эта цель чем-то лучше или хуже выкапывания ям?

Целям тоже нужен контекст, иначе они не имеют значения. Цель без более глобального контекста бессмысленна.

Один из контекстов, которые придают значимости целям, это человеческие потребности, вытекающие из базовой потребности выживания. Цели, улучшающие твою способность выживать, могут определятся как важные. Другая человеческая потребность быть связанным с другими людьми – обнаружено, что она просто зашита в нас с рождения.

Но если все наши цели возникают только из контекста физических и эмоциональных потребностей, тогда всё что нам действительно нужно от жизни — это выживание и посредственность. Зарабатывание большего количества денег вроде как должно помогать удовлетворить наши потребности в безопасности. Семья и дети помогают удовлетворить потребность в социализации и привязанности. А также здесь помогут составные модели поведения, такие как получение новых навыков, чтобы продвинуться в карьере и ещё лучше удовлетворять эти базовые потребности.

Но есть другой возможный контекст для наших целей который выходит за рамки потребностей. И это контекст предназначения. Если у тебя есть предназначение, и оно отлично от обычного удовлетворения физических и эмоциональных потребностей, то у тебя появляется возможность получить доступ к совершенно новый арене целеполагания. Ты можешь ставить цели за рамками контекста потребностей.

Кто-то может возразить, что иметь предназначение также является человеческой потребностью, например, духовной. Я полагаю, что такой взгляд имеет право на жизнь, за исключением того, что это не сильно похоже на реальную ПОТРЕБНОСТЬ, как в случае физического и эмоционального выживания – это намного легче и незаметнее. Я рассматриваю предназначение как что-то выше и шире базовых физических и эмоциональных потребностей.

Если ты всегда думаешь в контексте потребностей, ты автоматически упускаешь способность ставить и достигать целей определённого типа. Есть цели которые ты просто никогда не сможешь достигнуть. Раз у них нет контекста, ты никогда не поставишь их на первый план. Несмотря на то, что они могут показаться грандиозными и интересными, ты не будешь их рассматривать. Группа людей, которые достигают целей лежащих вне твоего контекста может включать Иисуса, Мать Терезу, Ганди и Мартина Лютера Кинга Мл. Они работали в контексте, выходящем за рамки человеческих потребностей. Если единственный контекст для целей – это потребность, то ты никогда даже близко не достигнешь того чего достигли они. Вся твоя жизнь будет только о выживании – и это твой максимум. Ты можешь надеяться только на посредственность – величие за границами досягаемости для тебя.

Другая проблема с удовлетворением потребностей как контекста для целей в том, что будет очень сложно себя заставить двигаться дальше, когда ты чувствуешь, что твои потребности уже удовлетворены. Возможно ты или кто-то из читающих это уже продвинулся достаточно в постановке и достижении целей в контексте личных потребностей. Я был в этой точке своей жизни многие годы. Все мои базовые потребности удовлетворены, и я ожидаю что смогу поддерживать эту ситуацию до конца своей жизни без особых усилий. Поэтому нет серьёзной мотивации заставлять себя ставить ещё цели в контексте потребностей. Всё что может сделать этот контекст, это поддерживать статус кво, в лучшем случае чуть-чуть уточнять его. Это поможет мне достигать больше того, что уже есть и иногда даже улучшенную версию того, что есть, но это не поможет подвигнуть меня на достижение цели вне контекста потребностей. А ведь есть тонны чрезвычайно интересных целей и интересного опыта, которые не попадают в рамки потребностей.

Некоторые люди забегают гораздо дальше в контексте необходимости чем другие. Например, если ты стартовал с точки бедности, контекст необходимости сам по себе может заставить тебя стать очень богатым. Таким же образом, борьба с раком может заставить тебя прийти к гораздо лучшему состоянию здоровья в долгосрочной перспективе. Но для большинства людей, в какой-то момент времени контекст необходимости перестаёт вдохновлять. Ты можешь определить, случилось это с тобой или нет, если подумаешь про большие цели, и они покажутся не значимыми; скорее покажется, что они принесут больше беспокойства, чем пользы. У тебя есть внутреннее ощущение, которое приводит к мысли: «Хм…зачем напрягаться?» На мой взгляд это помогает объяснить, почему 90% людей, работающих сегодня, могут ожидать что будут зарабатывать в рамках +/- 10% своего текущего заработка на протяжение всей оставшейся жизни.

Когда ты застрял на месте таким образом, время выйти за рамки контекста потребностей. Подумай о своём контексте потребностей, как о проекте, который ты завершил. Нет смысла продолжать выполнять задачи в рамках проекта, который уже завершён. Если ты уже приготовил ужин и съел его, можешь прекратить помешивать соус. Еда окончена.

Таким образом, если ты живёшь в ситуации, когда все твои потребности адекватно удовлетворены, и похоже ты не далеко уйдёшь дальше в достижении привязанных к нужде целей, тогда тебе нужен новый контекст для целеполагания. Иначе ты застрянешь с какими-то хромыми и вялыми целями. Возможно ты уже в такой ситуации, если ты ставишь цель удвоить свой доход, и несмотря на чувство что тебе должно хотеться её достичь, ты никуда не приходишь с ней. И ты понимаешь, что не вложился достаточно в её достижение. И снова потому, что кажется для этого нужно приложить больше усилий, чем оно того стоит. И это не в твоей вялости проблема – это контекст для постановки такой цели вялый. Он не подключает твою страсть и таланты чтобы продолжать движение вперёд.

Следующий контекст за рамками твоих потребностей – это твоё предназначение. Предназначение не конфликтует с потребностями. Это просто другой контекст для установки целей. Он может сосуществовать с целями отталкивающимся от потребностей. Также как ты можешь иметь несколько проектов и несколько целей в своей жизни, ты можешь иметь несколько контекстов для целей.

Самое замечательное в предназначении что это гораздо более расширяемый и интересный контекст чем потребность. Потребность довольно ограничена, так как сфокусирована на выживании. Но потребность гораздо шире и освобождает тебя от границ работы над целями на выживание. В идеале твоё предназначение будет обнаружено на пересечении твоих страстей и талантов. Если тебе нужна помощь в определении правильного для тебя контекста предзначения, вот один из способов сделать это.

Я также обнаружил что контекст предназначения работает лучше контекста потребностей по нескольким причинам. Во-первых, это лучше тебя зажигает. Ты можешь только частично испытывать страсть, удовлетворяя свои потребности, но когда ты твоя страсть совпадает с твоим предназначением, у тебя гораздо больше энергии и ты можешь сделать гораздо больше. Например, если ты пытаешься найти себе пару вне контекста потребностей, чтобы не оставаться одному до конца своей жизни, это очень слабая мотивация. Ты легко можешь провалить достижение этой цели отталкиваясь только от удовлетворения потребности – нет никакого драйва, скорее отчаяние. И твоя мотивация не будет постоянной – в одни дни она будет, а в другие нет, когда тебе хочется побыть одному. Но когда ты отталкиваешься от контекста предназначения, ты чувствуешь себя потрясающее от осознания кто ты, как человек, размышления о том, как много ты можешь предложить потенциальному партнёру, и другие люди это чувствуют. Такая страсть намного облегчает привлечение кого-то подходящего в твою жизнь. Отчаяние отталкивает, а страсть притягивает. Подумай – насколько привлекательным для тебя был бы человек живущий согласно своему предназначению, в сравнении с человеком, чья жизнь только о выживании? К тому же если ты привлекаешь кого-то отталкиваясь от контекста потребностей, этот человек скорее всего также живёт в этом контексте, таким образом отношения в целом будут в этом контексте – ты нужен мне, я нужен тебе. Другая ситуация если отношения сформированы в контексте предназначения для обоих: в этом случае отношения гораздо шире так как они выходят за рамки потребностей. Сами отношения формируются отталкиваясь от идеи достижения предназначения. Это также не всегда будут романтические отношения – например отношения между Иисусом и его апостолами, которые проистекали из контекста общего предназначения, а не потребностей.

Второй аспект по которому предназначение работает лучше, чем потребности, это его стабильность. Потребность хороший мотиватор, когда ты голоден, но слабый, когда твоё брюхо набито. Чем больше ты достигаешь целей думая в контексте потребностей, тем больше эти потребности удовлетворены, и тем слабее они становятся как контекст постановки следующих целей. В противовес этому, предназначение продолжает работать и не угасает по ходу достижения успехов. Оно поддерживает уровень энергии на более постоянном уровне, и на самом деле даже может стать сильнее, чем больше ты работаешь в этом контексте.

В-третьих, поддерживать самодисциплину становиться проще. Когда твои цели согласованы с твоей страстью и талантами (что случается при работе в контексте предназначения), всё на более низком уровне становится гораздо проще. Большинство проектов и задач, которые исходят от двигаемых предназначением целей будет попадать в область твоих талантов, в то время как двигаемые потребностями цели ведут к стрессовым и сложным проектам и задачам. Например, если предназначение предполагает сочинение красивой музыки, и у тебя есть прирождённый талант в этой области, тогда твои проекты и задачи будут скорее всего предполагать много времени на сочинение музыки. Нет необходимости заставлять себя работать, так как ты уже способен его выполнять, к тому же получаешь от этого неимоверное удовольствие. Но ты не всегда имеешь такую роскошь как совпадение страсти и талантов, когда работаешь только в контексте потребностей. Здесь приходиться делать вещи которые тебе не нравятся и в которых ты не особо силён, например, заставляя музыканта внутри себя вести бухгалтерию. Вместо ощущения энергии на протяжении всего дня, ты будешь чувствовать себя опустошённым и демотивированным, если будешь долго работать слишком далеко от пути, на который указывает твоя страсть и талант.

В-четвёртых, ты обнаружишь, что работая в контексте предназначения ты автоматически способен ещё лучше удовлетворять некоторые из своих потребностей. Взглянем на уровень проектов. Иногда завершая проект ты автоматически продвигаешься по другому активному проекту, убиваешь двух зайцев одним выстрелом. То же самое можно сделать работая над целями из разных контекстов. И когда такое случается, это замечательно, так как ты достигаешь целей из контекста потребностей, наслаждаясь преимуществами работы в контексте предназначения. Например, если ты решил положиться на свою страсть как музыкант и финансово преуспел в этом. В этом случае ты в состоянии использовать свои таланты и страсть чтобы удовлетворять физические потребности, без необходимости делать то, что тебе не нравиться и того, в чём ты не особо силён. Ты в состоянии удовлетворять потребности оставаясь в области своей страсти и таланта.

Таким образом становиться понятно насколько важно знать своё предназначение. Если ты не определил своё предназначение, тогда ты вынужден существовать в контексте потребностей. Что означает всю жизнь стремиться выжить физически и эмоционально. Достижение некоторых целей становятся за гранью твои возможностей. И вся мотивация ставить и достигать цели становится слабее, чем более успешным ты становишься в их достижении. Максимальная планка того, что ты можешь достигнуть в этом контексте очень и очень низкая. Практически ты приговорён проживать усложнённую версию жизни низшего млекопитающего.

Однако, когда ты знаешь своё предназначение, у тебя появляется совершенно новый контекст для постановки целей, к тому же намного более мощный. Представь, что ты всю жизнь до данного момента потратил на работу над проектом, который был не очень интересным, да к тому же и не очень получался. И вдруг внезапно тебе дали другой проект от которого ты в восторге и к тому же он очень хорошо соответствует твоим навыкам и прирождённым талантам. Кроме этого, если ты сфокусируешься на этом новом проекте, скорее всего это позволит завершить первый проект автоматически, таким образом, что не придётся работать непосредственно на предыдущем вообще. Какой проект ты бы выбрал(а) для работы в этом случае?

Нет необходимости осваивать до совершенства контекст выживания, чтобы начать работать в контексте предназначения. По своей природе, контекст выживания не поддаётся полному осваиванию – чем лучше ты удовлетворяешь потребности, тем слабее становится этот контекст. Также нет необходимости его полностью забрасывать. Продолжай ставить цели удовлетворяющие потребности. Но также добавь и второй, более мощный контекст. Теперь у тебя есть новое измерение, чтобы начать определение целей, которые не имеют ничего общего с твоими потребностями выживания.

Что ты можешь делать в контексте предназначения из того, что не можешь делать в контексте необходимости? Ты можешь создать альбом своей собственной красивой музыки без идеи заработать деньги на нём… просто с желанием поделиться ей со всем миром. И ты можешь сделать это значимым для себя не чувствуя, что это неуместно или бессмысленно. Какие цели ты можешь установить в контексте предназначения, которые лежат вне контекста необходимости?

Когда ты расширяешь целеполагание до контекста предназначения, ты расширяешь свою жизнь. На данный момент я бы сказал, что трачу около 80% рабочего времени на цели лежащие внутри контекста предназначения и около 20% в контексте необходимости. Год назад было около 80-20 в обратную сторону. Это привело к значительным позитивным переменам, и что самое лучше это способность проживать жизнь так, как я никогда не смог бы только из контекста необходимости. Часто получается трансформировать цель на удовлетворение потребности в цель исходящую из контекста предназначения. Таким образом получаешь доступ ко всем мотивационным преимуществам контекста предназначения, и в то же время заботишься о базовых потребностях.

Если ты не знаешь своё предназначение, стоит выделить время, чтобы выяснить его, тогда это позволит оставить в прошлом скучный контекст необходимости и начать работать над гораздо более интересными, отталкивающимися от предназначения, целями, соответствующими твоей внутренней страсти и твоим лучшим талантам.

Кому делегировать: как выбрать исполнителя

Представим ситуацию — ты хочешь делегировать задачу, но не знаешь, кому именно. Может быть никто не подходит для этой роли. Может быть подходят сразу несколько людей и не ясно кто лучше. В любом случае ты готов отдать задачу или даже целый комплекс задач (делегировать ответственность), и весь вопрос — кому делегировать. Оптимально было бы доверить вопрос интуиции, но если она молчит, хотелось бы иметь простой и логичный способ выбора исполнителя для делегирования.

Прежде всего было бы логично делегировать тому, кто наиболее компетентен в выполнении поставленной задачи. При этом хотелось бы учесть мотивацию человека — насколько ему эта задача будет интересная. Даже при недостаточной компетенции, человек, который получает большее удовольствие при выполнении задачи может справиться лучше. Навыки всегда можно развить. А это подсказывает ещё один критерий — для кого выполнение этой задачи поможет лучше развиться. И напоследок, все эти размышления будут полезны в том случае, если у человека есть физическая возможность выполнить эту задачу — его текущая загрузка позволяет взять её.

Получается следующая матрица:

Открыть таблицу для копирования/скачивания в Google Drive.

Ответив на 9 вопросов цифрами по каждому из кандидатов получаем ясную картину — кто суммарно набрал больше, тот и лучше подходит. В этот момент может проснуться спящая интуиция и подсказать, что всё же подходит другой человек, просто нужно цифры подправить. Слушай её и подправляй! Так как интуитивно ты можешь принять во внимание большее количество едва значимых нюансов.

Теперь весь вопрос за самим делегированием — описанием задачи, установкой точек контроля.

Делегируй!

Свобода от срочности

Бывали ли у тебя дни, когда срочных дел было настолько много, что выполнить их вовремя было просто нереально? Часть из них должна быть сделана сегодня, а часть ещё вчера… Не очень приятное состояние, не правда ли? Я не люблю такое состояние, оно давит. Тяжело сконцентрироваться на какой-либо задаче, понимая, что другие срочные задачи ждут тебя. Хочется избавится от этих срочных дел побыстрее, чтобы перейти в режим контроля, когда можно самому выбирать, какую задачу сделать следующей.

И всё же бывают моменты, когда удаётся закрыть все вчерашние и сегодняшние дела. И, казалось бы, давай, теперь работай на будущее, чтобы избежать в дальнейшем атаки срочных дел. Но, разобрав всю горячку, неосознанно хочется расслабиться и заниматься случайными делами, пока не наступит завтра со своим потоком срочных дел. Это явно неэффективно. Похоже это происходит из-за нашего представления о времени, где «сегодня» находится по середине между прошлым и будущим. Если это изобразить на графике, добавив ещё ось важности, получается следующее:

График задач распределённых по важности и срочности

В центре — дела с крайним сроком «сегодня», средней важности. Глядя на этот график, понятно, почему выполнив все вчерашние и срочные дела, пускай даже незначительные, наступает ложное чувство, что большая часть работы уже проделана, где-то 2/3 от всего того, что можно было бы вообще когда-либо сделать (зона внутри серой рамки):

Фокус внимания при классическом разбиении задач на срочные и важные

Если мы хотим, чтобы основной фокус внимания был на важные задачи будущего, а не на срочные и неважные, то центр координат должен сместиться вправо и вверх. Для наглядности сделаем больше пометок на каждой из осей. Что из себя представляют важные задачи? Это задачи, связанные с нашими актуальными целями, долгосрочными и будущими целями и задачи на развитие. Кроме сроков «вчера», «сегодня», «завтра», добавим «неделя» и «когда-нибудь/в любое доступное время». Со смещённым центром получается следующий график:

График представления дел, гарантирующий свободу от срочности

В центре графика — задачи с крайним сроком на завтра, связанные с фокусными целями. Задачи со сроком «сегодня» и «вчера», а также регулярные задачи находятся в левой нижней части, что предполагает необходимость избавится от них побыстрее, да и визуально занимают они меньше 1/4. Как избавится от задач побыстрее? Я знаю 4 хороших способа и один плохой:

  1. Ограничение времени. Определить для себя время, за которое хочется разделаться со всеми срочными задачами. Для большей эффективности рекомендую сокращать его до абсурда, например, ввести ограничение в 20 минут. Это стимулирует активнее использовать один из вариантов ниже.
  2. Вычеркнуть. Идентифицировав задачу, как менее важную, чем остальные, проанализировав, что изменится в жизни (т.е. ничего:)), если задачу сделать/не сделать — можно принять смелое решение и одним движением руки убрать из списка. Серьёзно! Половину дел можно действительно вычеркнуть и пользы будет гораздо больше, если сфокусировать свою энергию на более важные задачи.
  3. Делегировать. Отдать задачу тому, для кого она будет в зоне его ближайшего роста, тому, кто получит большее удовольствие от неё, кто достаточно компетентен, чтобы за её взяться (не обязательно больше, чем ты сам!). Иногда делегирование требует больше затрат времени с учётом необходимости обучения, контроля, корректировки. Но тем не менее, этот способ позволяет разделаться не только с одной срочной задачей, а также с целой серией или комплексом задач. Целесообразно рассматривать делегирование ответственности и полномочий, нежели одной точечной задачи. А начинать можно и с одной.
  4. Сделать быстро. Раз уж задача попала в список с пометкой «вчера» или «сегодня», чего в идеале быть не должно (см. график — фокусируемся на завтрашних задачах!), нужно найти способ сделать максимально быстро. Сделать минимальную часть, остальную договориться (с другими заинтересованными или с собой) сделать завтра (и потом таки сделать сегодня, но с чистой совестью рассматривая её как завтрашнюю!). Или просто откинуть в сторону излишний перфекционизм, так как 20 минут подходят к концу :).
  5. Сделать. Just do it now! Если ничего не остаётся, просто сделать и переходить к следующей. В идеале проанализировать, почему она стала срочной, чтобы избежать этого в дальнейшем.

Избавившись от гнёта срочных дел таким образом, можно прийти к ситуации, когда придётся делать несрочные дела срочными принудительно. Абсурд? Для того, чтобы разобраться зачем это нужно делать, нужно сперва разобраться, откуда вообще берутся срочные дела.

Откуда берутся срочные дела

Согласись, у Робинзона Крузо не слишком много было срочных дел, если таковы были вообще. Да, нужно что-то было сделать быстро, чтобы выжить. Но был ли «дэдлайн» — крайний срок, после которого выполнение задачи теряло всякий смысл? Дело в том, что сроки — это искусственный способ организовывать работу, когда есть взаимодействие с другими людьми, способ введения полезных для сотрудничества взаимозависимостей. А на сотрудничестве и взаимодействии построен любой бизнес. Поэтому от срочности никуда не убежишь, она должна быть, это жизнь. И очень хорошо, что сроки есть. Если нет сроков — значит твоя работа никому сейчас не нужна. Может быть в будущем. Но даже если в будущем, нужно осознавать необходимость делать её сейчас, иначе она никогда и не будет сделана. А значит и желаемое будущее не наступит. Вот это и есть случай, когда самому нужно ставить сроки.

Если у тебя есть цель в фокусе — то важно делать ежедневные шаги для её достижения — это и есть те срочные дела. Поэтому заглянув в список дел утром, ты обязательно должен увидеть срочные дела, по крайней мере с пометкой «к завтра» или «на этой неделе». Если таковых нет и даже не подразумеваются — это сигнал, что нужно выделить фокусную цель, определить следующий шаг и назначить крайний желаемый срок его исполнения. Это и есть настоящая свобода от срочности — не обстоятельства, а ты сам решаешь, что ты будешь делать сегодня.

Свобода от срочности - фокус на цели и будущее

LazyCure 4.1

Рад сообщить что вышла в свет LazyCure 4.1 — программа для удобного и быстрого ведения хронометража, анализа и улучшения личной эффективности. В этой версии добавлена поддержка украинского языка и упрощён ввод записей вручную (например, при переносе с бумаги или с версии под Android). Подробную информацию о LazyCure 4.1 можно найти здесь.

Если ты слышишь впервые про LazyCure, рекомендую ознакомиться c этим замечательным инструментом тайм-менеджмента по статьям Для чего можно использовать LazyCure и На что способна LazyCure.

Ну и конечно же можно просто скачать и начать повышать свою эффективность прямо сейчас!

Чтение электронных книг

Сейчас всё больше появляется разных устройств, с которых можно читать книги. Каждое имеет свои особенности: у одного экран больше, второе в кармане помещается, третье работает быстрее, у четвёртого картинка чётче, на пятое проще книгу закачать, шестое всегда под рукой, и так далее. Вопрос – какое электронное устройство лучше подходит для чтения, а ещё лучше – для фоточтения?

Мы рассмотрим несколько видов устройств, описав преимущества и недостатки каждого из них. Не всегда есть возможность выбирать, и, пожалуй, самый правильный совет – это максимально эффективно использовать те инструменты, что есть под рукой. Однако если читаешь много, хочется максимизировать эту эффективность.

Устройство\Характеристика Скорость листания
(1)
Удобство перемещения
(1)
Объём видимого текста
(1)
Поддержка форматов(1) Итог
Компьютер 1 0 1 1 3
Ноутбук 1 0.5 1 1 3.5
Планшет (iPad) 0.75 0.75 1 0.75 3.25
Читалка (Kindle, Reader) 0.75 0.75 0.75 0.5 3.25
Смартфон (с большим экраном) 0.5 1 0.5 0.5 2.5
Мобильник (с маленьким экраном) 0.5 1 0.1 0.25 1.85

 

От устройства к устройству характеристики могут варьироваться, но в целом тенденция примерно такая, по крайней мере, выбирая устройство, можно посмотреть, как максимизировать его характеристики. Возможности смартфона и планшета можно максимизировать, подобрав нужные приложения.

Моим предпочтением является комбинация двух устройств:

  1. Ноутбук – который выигрывает по всем параметрам, кроме удобства перемещения.
  2. Смартфон – лидер по удобству перемещения, гармонично дополняя ноубук в любой ситуации.

Кстати, недостатки смартфона я вижу как временные – скорость работы становится выше, экраны больше, приложения – умнее.

А какие электронные устройства для чтения используешь ты и почему?

Срочно Страшный Сервис (CCC)

Любое дело можно рассматривать с точки зрения предоставления сервиса кому-нибудь. Какие-то дела более личные, какие-то — более внешние. По внешним делам люди судят, насколько мы продуктивны. Внутренние дела помогают повышать эффективность внешних дел. И те, и другие предоставляют разную степень полезности. Следующий подход позволит распределить дела по степени предоставляемого внешнего сервиса, и сконцентрироваться в первую очередь на предоставляющих максимальный сервис.

Данный инструмент локального тайм-менеджмента является усилением инструмента СС (Срочно-Страшный). Колонки вчера, сегодня и завтра (+ важные, если в первых 3-х задач недостаточно на день) делятся на две подколонки:

1. Внешние задачи — те, выполнения которых кто-то ждёт, которые влияют на работу других. Если их не сделать — кто-то расстроиться.

2. Внутренние задачи — те, которые нам хочется сделать по своей инициативе, обязательства перед самим собой. Если их не сделать — никто не узнает.

К каждой из 6-ти полученных колонок применяем принцип нумерации по их «страшности», описанный в статье про Строчно-Страшный инструмент. Сначала рассматриваем все колонки с «внутренними» задачами, потом с «внешними». В итоге задача под номером 1 будет просроченная очень неприятная задача, которую кто-то ждёт. Однако что это за задача мы узнаем только по завершении нумерации, так что «запрятать» её не удастся. Что приятно, так это то, что любая другая задача после 25-тиминутной работы над этой, покажется гораздо проще. И ещё, возможно, почувствуешь себя немного героем :).

Преимущество такого инструмента — его повышенная экологичность. Задача, которую ждут сегодня, более важна, чем задача, которую никто, кроме тебя, не ждал вчера. Мы выполняем все внешние обязательства, прежде чем приступаем к выполнению личных. Очень чёткое разделение 1-го квадранта, 2-го и 3-го.

Очень высокая ценность у такого подхода к приоритезации дел в случае аврала, когда физически выполнить все обязательства нет возможности.

Недостаток — необходимость в подготовке перед началом рабочего дня — 10-20 минут на ~15-30 дел. Но всегда можно ускориться ;). На самом деле, распределение задач по колонкам происходит быстро, и в любом случае – это полезная работа – пересмотр существующего объёма, подсознательная настройка на выполнение.

При дополнительных входящих задачах, имеет смысл их тут же добавлять в подходящую колонку (наверняка это будет колонка сегодня или завтра, а уж внешняя или внутренняя — определить будет легко по источнику). Из колонки выходим только, если в ней ничего не осталось, выполняя задачи в строгой очерёдности, за исключением случаем вынужденного переключения.

Рекомендую попробовать, заодно узнать, в какой пропорции тебе приходят в голову идеи сделать что-то для других или по своей инициативе.

Инструмент локального тайм-менеджмента: Суперфокус

Берём блокнот, страницу разделяем на две колонки. В правую колонку выписываем все срочные задачи, в левую — оставшиеся важные. Если страница закончилась — создаём следующую страницу и выписываем задачи на ней.

Алгоритм выбора следующей задачи на исполнение:

1. Просматриваем первую страницу с актуальными задачами, прочитываем их всех. Выбираем ту, над которой готовы поработать прямо сейчас и работаем над ней столько, сколько хочется (например, по технике Pomodoro).

2. После работы над задачей она вычёркивается. Если она не закончена, записываем её в правую колонку на следующей странице. Таким образом, стимулируется завершение уже начатых задач.

3. Продолжаем работать на текущей странице, пока не закончатся все задачи из правой колонки и не останется задач в левой колонке, к которым можно приступить сейчас.

4. Переходим на следующую страницу и работаем над ней. Если страницы закончились, возвращаемся к первой странице, на которой ещё остались задачи.

5. Если при работе со страницей не было вычеркнуто ни одной задачи, все задачи помечаются маркером (НЕ вычёркиваются) — это отменённые задачи, кандидаты на удаление. В правую колонку следующей страницы добавляется задача «пересмотреть отменённые». Правило не применяется к последней странице, так как в неё ещё могут поступать новые задачи. После этого помечаем в правом верхнем углу страницу крестиком. Если до неё все страницы с крестиком, обводим крестик в кружок. На страницы с крестиком новые задачи не добавляются.

6. Во время пересмотра отменённых задач, выясняется причина, почему мы к ним не приступили. В результате каждая задача вычёркивается с этой страницы и добавляется в изменённой формулировке в конец левой колонки ближайшей страницы, где есть место.

7. На страницах, на которых отсутствуют невыполненные задачи и все отменённые вычеркнуты, кружок с крестиком закрашивается — к ним мы больше не обращаемся.

8. Все новые входящие срочные задачи записываются на той странице, на которой  мы сейчас работаем (теоретически может быть как первая, так и последняя или любая страница между ними, правила перехода между страницами — смотри выше). Всё новые важные не срочные задачи записываем в конец левой колонки последней страницы.

Система придумана Марком Фостером, оригинальное описание можно найти здесь на английском — http://www.markforster.net/blog/2011/2/10/rules-for-superfocus.html, русский дословный перевод здесь — http://demokrito.wordpress.com/2011/02/19/superfocus/.

Преимущество такой системы:

1. Использует интуитивный подход для определения приоритетов, основанный на текущем контексте, который на практике оказывается самым оптимальным.

2. Помогает разобраться быстрее со срочными задачами – не перейдёшь на следующую страницу, пока не очистишь правую колонку.

3. Заставляет избавиться от старых задач, т.е. все задачи будут рассмотрены и в результате выполнены, начаты, уточнены или вычеркнуты.

4. Позволяет использовать задачи любой гранулярности — от минутных, до проектов, а также те, которые являются пока смутными мыслями и идеями — в любом случае система поможет разобраться с ними.

5. Легка в техническом применении – нужен всего блокнот и ручка.

6. Может использоваться как полноценная система организации дел.

Если суперфокус рассматривать именно как полноценную систему организации дел, то есть недостатки из-за отсутствия управления по проектам, целям, задачам с крайними или начальными сроками в будущем и будущими напоминаниями. Однако если учесть её простоту внедрения и применения, то может служить отличной конкуренций GTD. Что замечательно, так это то, что она объединяет в себе как список активных задач, так и списки проектов, корзинку входящих задач и идей, напоминания о текущих срочных.

Как система локального тайм-менеджмента, суперфокус, на мой взгляд, идеальна. Например, после еженедельного пересмотра по GTD, выписать в суперфокус все задачи, к которым хотелось бы приступить на этой неделе и дальше работать только по суперфокусу до следующего пересмотра, где будет происходит следующая синхронизация. При этом ежедневно подсматривать появились ли новые срочные задачи, и дописывать их в правую колонку.

Для фиксации текущей задачи, можно поставить точку рядом с ней + использовать технику Pomodoro. Количество законченных страниц в неделю с закрашенными крестиками в кружочках можно рассматривать как метрику личной продуктивности.

Инструмент локального тайм-менеджмента: Срочно-Страшный (СС)

1. На листе бумаги заводим 3 колонки: вчера, сегодня, неделя. Выписываем все задачи со сроками: которые нужно было выполнить  ещё вчера (или раньше) в первую колонку; которые нужно выполнить сегодня — во вторую колонку; которые станут срочными завтра или к концу недели — в третью; все остальные (не срочные) — не выписываем или если всё же хочется и их рассмотреть, то в отдельно стоящую четвёртую колонку.

2. Подсчитываем суммарное количество задач в колонках «вчера», «сегодня» и «неделя». Например, получили число 14.

3. В 3-ей колонке находим самое простое для выполнения дело и помечаем его числом 14. Это то дело, по поводу которого ты испытываешь меньше всего сомнений, к которому легче всего приступить прямо сейчас.

4. Повторяем ту же процедуру над оставшимися непомеченными цифрами задачами из третьей колонки, проставляя цифры в порядке уменьшения: 13, 12, … Когда всем задачам из 3-ей колонки будет присвоен номер, делаем это для второй колонки, продолжая уменьшающуюся нумерацию, и потом для первой, таким образом, последнее дело будет помечено числом 1.

5. Выполняем задачи строго по порядку, начиная с 1-го, т.е. сначала все из первой колонки, потом из второй, потом из третьей. В случае необходимости переключится на другую критичную в данный момент задачу: если она в списке, пока игнорируем, если не в списке — дописываем в колонку сегодня и пока игнорируем (у неё номер будет 15 и т.д.). В случае острой необходимости, снимаем остроту и снова возвращаемся к нашему пронумерованному списку.

Преимущества такой системы: здорово помогает избавиться от срочных задач и всякого рода «висяков», снимает напряжение. Благодаря такому подходу, самые «страшные» задачи выполняются в первую очередь. Обычно мы избегаем всеми правдами и неправдами страшных задач. Эта же система отлично их выявляет, так как мы идём с обратного конца, отсеивая самые лёгкие задачи. То, что получает нумерацию в конце — и есть самое страшное.

Зона роста всегда связана со страхом. Задачи, идущие под первыми номерами — больше всего влияют на наше личное развитие. И что самое приятное — выполнив их, ты реально чувствуешь себя лучше — ведь самое сложное уже позади, и с каждым шагом все проще и проще!

Нередки случаи, когда после вынужденного столкновения с очередной задачей, понимаешь, что её не стоит делать или то, что в данной формулировке она никогда и не могла быть сделана. Уточняем, выполняем — и на один висяк (причём , самый висячий из оставшихся!) меньше.

Недостатки Срочно-Страшной системы – не учитывается важность задач, насколько они помогают реализовать фокусные цели. Хотя если в фокусе — личное развитие, то лучше критерия и не придумаешь!  Рекомендуется использовать, когда количество срочных задач зашкаливает. Например, после отпуска или после продолжительной работы над одним проектом, в ущерб остальным.

В срочно-страшную систему можно также включить и четвёртую колонку — все остальные задачи — чтобы определить чего мы там так долго избегали и на чём можно развиться больше всего.

Список Намерений

«Список Намерений» — ещё один способ организовать и разнообразить свой день. Всё, что мы хотим, чтобы было сделано, записываем на листе ввиде намерения — конечного результата, которого мы намереваемся достигнуть. Дальше мы перечитываем это намерение и анализируем его, пока не найдётся достаточно мотивации что-то сделать, или кому-то что-то сказать. Принимаем минимальные действия, необходимые для осуществления нашего намерения. Как только намерение осуществлено — вычёркиваем. При наличии более актуального на данный момент намерения — записываем его в конец списка. Если намерение более не актуально — вычёркиваем. И концентрируемся на первом невычеркнутом намерении. Когда все вычеркнуты, думаем, чего бы нам хотелось достичь ещё.

Например, хочу проверить почту, тогда записываю тот конечный результат, который хочу получить — «список входящей почты пуст».  Визуализирую пустой inbox. Захожу, проверяю, достигнут ли результат. Если есть письма, могу ли я удалить их все сразу? Если нет, обрабатываю важные письма, что-то переношу, что-то удаляю и вуаля — список входящей почты пуст! Вычёркиваю намерение, пишу следующее — «тест кейс, проверяющий проблему с перекрытием колонок в pdf, заавтоматизирован». Думаю как с минимальными усилиями реализовать его, кто может помочь.

Допустимо иметь несколько актуальных намерений, работаем над первым над которым сейчас что-то можно предпринять. Чем меньше гранулярность намерений — тем быстрее оно осуществиться, однако можно записывать и более крупные намерения, для которых мы даже не предполагаем способы их сегодняшнего достижения. Формулировка идеального конечного результата и концентрация на нём способна подсказать неожиданные способы реализации.

В случае если в процессе осуществления намерения мы достигли немного другого результата, но он нас устраивает и первоначальное намерение уже потеряло свою актуальность на данный момент — мы его вычёркиваем. То же касается всех других намерений, которые нам сейчас не интересны — вычёркиваем, чтобы не отвлекали.

Преимущество инструмента — очень хорошо способствует к достижению результата не только своими усилиями, но и привлекая другие ресурсы или переосмысляя способ достижения, находя более лёгкий. Легко расставаться с висяками — старыми задачами к которым не хочется (не можется?) приступать, если понимаешь, что результат не привлекательный. В целом очень позитивные чувства при работе, чувствуешь себя немного волшебником.

«Список Намерений» также требует внешних подсказок на счёт приоритетов, поэтому на вход хорошо иметь список задач, например из GTD. Однако также хорошо будет работать, если никакого списка нет — будем формулировать намерения из контекста.

Рекомендуется применять хотя бы раз в неделю, например, в четверг.

Pomodoro

Ещё один замечательный способ организовать свой день — Pomodoro. Берём задачу на выполнение и наводим таймер на 25 минут с обратным отсчётом. Как только время истекает или как только задача выполнена (смотря, что наступит раньше), делаем 5-тиминутный перерыв. Берём следующую задачу, снова заводим 25 минут, работаем, по завершении делаем 5-тиминутный перерыв. После 4-х 25-тиминутных «помидоров» делаем 15-тиминутный перерыв.

Короткие задачи объединяются в 25-тиминутные блоки. Крупные задачи-слоны могут потребовать несколько pomodoro, это нормально, по возможности делим их на около 25-тиминутные задачи.

Во время работы полностью уделяем себя задаче, все остальные «отвлекаторы» пусть подождут до завершения 25-тиминутного блока. Соответственно, почту не проверяем, на скайпы/аськи вешаем кирпич, в случае навязчивых коллег спокойно объясняем через сколько минут будем доступны — ровно через столько, сколько осталось на таймере.

Для отмеривания времени подойдёт кухонный таймер (часто их делают в виде помидоров — отсюда и возникло название техники), или одну из многочисленных программ. Я использую минималистичную Pomodoro 1.0.0.12 от MillSquareSoftware, обзор других инструментов можно найти здесь. В App Store и Google Play без труда можно найти версии для iPhone и Android.

Техника Pomodoro способна существенно повысить продуктивность за счёт своих непрерываемых промежутков сконцентрированной работы. При этом не успеваешь уставать, так как перерывов более чем достаточно. Хорошо также срабатывает для задач-кактусов, за которые не хочется браться. Ведь одно дело сесть и начать делать, не понимая, сколько это займёт времени. А совершенно другое дело взять и побыть наедине с задачей всего 25 минут, имея после этого полное право сделать перерыв, а после перерыва взять другую задачу, доделав эту после. Хотя как правило за 25 минут ты успеваешь её сделать или вовлечься и зажечь у себя мотивацию или по крайней мере реально продвинуться в её выполнении.

Pomodorо хорошо комбинируется с другими техниками, подсказывающими какую следующую задачу взять лучше. Довольно проста в применении, так что рекомендую попробовать. Не подойдёт только в случае если ежеминутное реагирование на отвлечения составляет суть вашей работы.

С другими инструментами можно ознакомиться в статье «Инструменты локального тайм-менеджмента или как разнообразить свой трудовой день«.