Хронометраж, продуктивность и LazyCure

Приходилось ли вам когда нибудь выполнять такую работу, которую можно посчитать в выполненных единицах? Например, изготавливать однотипные детали, выполнять тесткейсы, делать серию телефонных звонков. Или, что ещё банальнее, чистить картошку или мыть посуду. Для такого рода работы легко измеряется продуктивность — это количество выполненных единиц в час. Если работа не приносит большого удовольствия, либо хочется выполнить больше или просто вы цените свое время, возникает естественное желание повысить свою продуктивность. Продуктивность можно повысить с помощью хронометража.

На днях я занимался проверкой серии практических заданий. 30 студентам было дано одно и тоже задание по автоматизации программного обеспечения с использованием SilkTest. Моя же задача была хорошенько проверить каждое задание и выставить оценку. Проверив несколько работ и замерив время, я определил, что в среднем на проверку одного задания у меня уходит 13 минут. «Какой ужас!», подумал я, когда подсчитал, что мне потребуется ещё около 5 часов на проверку оставшихся заданий, если я буду работать с преждней продуктивностью. Тогда я решил постепенно наращивать темп, сохраняя прежнее качество проверки. Что бы что-то улучшить, нужно это сперва измерить. Поэтому я решил постоянно измерять свою продуктивность в процессе работы, чтобы оперативно вносить поправки. Я завел в блокноте две колонки для записи времени завершения проверки каждой работы: планируемое и действительное. Процесс хронометража и в то же время оперативного планирования выглядел следующим образом: сперва я записывал желаемое время завершения очередной работы в первую колонку. Проверял работу и записывал значение во вторую колонку. Анализируя два значения, принимал решение, сколько минут запланировать на проверку следующей работы: увеличить, если план был серьёзно нарушен по объективным причинам, уменьшить, если план был выполнен или перевыполнен, или оставить прежней, если план был слегка недовыполнен. Благодаря этому подходу, первый час работы удалось провести со средней продуктивностью в 9.1 минута. Остальные работы я проверил после обеда за полтора часа, догнав продуктивность до 6.9. Это были те же самые работы, провереннные с той же тщательностью, что и первые, однако в два раза быстрее! Причем я не скажу, что перетрудился от «стахановского» темпа, наоборот, такой режим позволил сознанию активно работать, как бы постоянно прощупывая время. Гораздо приятнее, чем дремать после обеда, бездумно перемещаясь по просторам сети или по папкам почтового клиента ;).

Кстати, хронометраж позволяет повышать не только продуктивность работы, но и её эффективность. Если продуктивность — это отношение количество работы к затраченному времени, то эффективность — отношение результата работы к затратам. Эффективность — это про качество, в то время как продуктивность — про количество. При проверке заданий я осознанно зафиксировал качество выполняемой работы, проверяя каждую строчку кода. Таким образом сокращение времени непосредственно влияло как на продуктивность, так и на эффективность. Обычно существует физический предел повышения продуктивности, в то время как эффективность можно повышать без предела. Можно повысить скорость чтения в 10 раз, увеличив количество прочитанных страниц в час, однако количество правильно отвеченных вопросов по содержимому уменьшиться с 8 из 10 до 2. В данном случае продуктивность возрастает в 10 раз, в то в время как эффективность как ни странно тоже возрастает, однако гораздо меньше — в 2.5 раза. При желании можно вернуть предыдущее качество усвоения, прочитав текст 4 раза, однако каждый раз в 10 раз быстрее, чем раньше. Хронометраж, т.е. фиксирование выполняемой деятельности вместе со временем выполнения, поможет подсчитать затраченное время — величину, влияющую и на продуктивность, и на эффективность.

Данные хронометража могут оказаться полезными при планировании проектов. Получается, что у нас есть точные данные о том, сколько уходило времени на те или иные проектные активности в прошлом. Обладая этой информацией и учитывая результаты завершённого проекта, можно более-менее точно предположить, сколько уйдёт на выполнение данной активности в будущем. С помощью хронометража можно узнать, сколько уйдёт времени на конкретную активность. Интересно, что если выработана привычка вести хронометраж ежедневно, то у нас появляется бесценная информация — набор логов времени за каждый день. Это позволяет поднять историю выполнения любой задачи, в том числе тех, которые не планировалось выполнять. Особенно интересна будет информация для руководителя проекта.

Однако польза хронометража на этом не заканчивается. К организации собственной личности полезно относиться так же, как и к управлению предприятием. Поэтому инструмент хронометража пригодится любому, кто хочет стать полноправным хозяином своей жизни. Не обязательно вести хронометраж всю жизнь, ежедневно, с рассвета до заката. Однако каждому было бы полезно знать, на что уходят, например, выходные. Точечные замеры, способны определить, на какие активности уходит время. Всегда найдутся такие, на которые хотелось бы тратить меньше времени, и такие, на которые хотелось бы тратить больше времени, либо тратить вообще хоть сколько нибудь. Замечено, что без фиксации времени сразу после окончания активности, человеку свойственно быстро забывать, чем конкретно он занимался. Вы помните, на что вы потратили предыдущие два часа своей жизни?.. Лично я ежедневно веду хронометраж своего рабочего дня, используя LazyCure. В любой момент я в состоянии сказать, сколько времени у меня ушло на данную активность в прошлом. Примерно раз в два месяца я провожу хронометраж всего дня в течение недели для определения ресурсов повышения эффективности также и в личной жизни, используя блокнот и ручку, когда нет компьютера под рукой. Правда в том, что не всегда удаётся отдыхать эффективно — 3 часа перед телевизором не равно часу игры в биллиард с друзьями, часу общения с ребёнком и часу прогулки. Хронометраж позволяет выявить неэффективные траты времени. Кто овладеет своим временем, тот овладеет своей жизнью.

Гармонизация (определение Глеба Архангельского) — установление равновесия, гармонии, баланса между задачами сходного уровня приоритетности, равно требующими выполнения в заданный период. Осуществляется с помощью сознательно управляемого распределения между ними ограниченных ресурсов (в первую очередь ресурсов времени), например, в форме нормирования доли расходов ресурса на каждую из задач. Гармонизация взаимодополнительна к приоритизации. Хронометраж позволяет определить текущее соотношение между различными задачами или проектами, требующими внимания, и, тем самым, предоставить данные для принятия решения, на какие задачи следует уделять больше времени и на какие меньше.

«Побочный» эффект хронометража — тренировка чувства времени, или, другими словами, чувства эффективности. Регулярно анализируя логи времени, вы учите свое сознание точно определять, сколько времени на разные деятельность выделять полезно, и после какого предела эффективность начинает резко падать. Например, я для себя определил, что если трачу больше получаса в день на чтение электронной корреспонденции, то я трачу время в пустую, так как это действительно так. Всегда можно вложиться в полчаса, в иные дни и в десять минут. Чувство эффективности позволяет вовремя остановить собрание, обсуждение, в том момент, когда уже конструктивные идеи заканчиваются. Главное это делать осознанно и в меру, тогда всегда можно оставаться высокоэффективным человеком, не превращаясь в хроночеловека.

Таким образом, суть хронометража в фиксировании деятельности со временем её выполнения. При этом самое важное фиксировать каждое переключение внимания. Делать этом можно с помощью одного из следующих инструментов хронометража: блокнот с ручкой, Excel, Outlook, LazyCure. С практическим опытом хронометража можно ознакомиться в статье Алексея Бабия «Хронометраж, или Алгебра любви-3» а также в статье «Почему бывают неудачные дни?«. Если вы не хотите превращать хронометрирование своей жизни в привычку, стоит хотя бы попробовать. Не пожалеете! Особенно интересны первые результаты ;). Желаю удачи!