Бывали ли у тебя дни, когда срочных дел было настолько много, что выполнить их вовремя было просто нереально? Часть из них должна быть сделана сегодня, а часть ещё вчера… Не очень приятное состояние, не правда ли? Я не люблю такое состояние, оно давит. Тяжело сконцентрироваться на какой-либо задаче, понимая, что другие срочные задачи ждут тебя. Хочется избавится от этих срочных дел побыстрее, чтобы перейти в режим контроля, когда можно самому выбирать, какую задачу сделать следующей.
И всё же бывают моменты, когда удаётся закрыть все вчерашние и сегодняшние дела. И, казалось бы, давай, теперь работай на будущее, чтобы избежать в дальнейшем атаки срочных дел. Но, разобрав всю горячку, неосознанно хочется расслабиться и заниматься случайными делами, пока не наступит завтра со своим потоком срочных дел. Это явно неэффективно. Похоже это происходит из-за нашего представления о времени, где «сегодня» находится по середине между прошлым и будущим. Если это изобразить на графике, добавив ещё ось важности, получается следующее:
В центре — дела с крайним сроком «сегодня», средней важности. Глядя на этот график, понятно, почему выполнив все вчерашние и срочные дела, пускай даже незначительные, наступает ложное чувство, что большая часть работы уже проделана, где-то 2/3 от всего того, что можно было бы вообще когда-либо сделать (зона внутри серой рамки):
Если мы хотим, чтобы основной фокус внимания был на важные задачи будущего, а не на срочные и неважные, то центр координат должен сместиться вправо и вверх. Для наглядности сделаем больше пометок на каждой из осей. Что из себя представляют важные задачи? Это задачи, связанные с нашими актуальными целями, долгосрочными и будущими целями и задачи на развитие. Кроме сроков «вчера», «сегодня», «завтра», добавим «неделя» и «когда-нибудь/в любое доступное время». Со смещённым центром получается следующий график:
В центре графика — задачи с крайним сроком на завтра, связанные с фокусными целями. Задачи со сроком «сегодня» и «вчера», а также регулярные задачи находятся в левой нижней части, что предполагает необходимость избавится от них побыстрее, да и визуально занимают они меньше 1/4. Как избавится от задач побыстрее? Я знаю 4 хороших способа и один плохой:
- Ограничение времени. Определить для себя время, за которое хочется разделаться со всеми срочными задачами. Для большей эффективности рекомендую сокращать его до абсурда, например, ввести ограничение в 20 минут. Это стимулирует активнее использовать один из вариантов ниже.
- Вычеркнуть. Идентифицировав задачу, как менее важную, чем остальные, проанализировав, что изменится в жизни (т.е. ничего:)), если задачу сделать/не сделать — можно принять смелое решение и одним движением руки убрать из списка. Серьёзно! Половину дел можно действительно вычеркнуть и пользы будет гораздо больше, если сфокусировать свою энергию на более важные задачи.
- Делегировать. Отдать задачу тому, для кого она будет в зоне его ближайшего роста, тому, кто получит большее удовольствие от неё, кто достаточно компетентен, чтобы за её взяться (не обязательно больше, чем ты сам!). Иногда делегирование требует больше затрат времени с учётом необходимости обучения, контроля, корректировки. Но тем не менее, этот способ позволяет разделаться не только с одной срочной задачей, а также с целой серией или комплексом задач. Целесообразно рассматривать делегирование ответственности и полномочий, нежели одной точечной задачи. А начинать можно и с одной.
- Сделать быстро. Раз уж задача попала в список с пометкой «вчера» или «сегодня», чего в идеале быть не должно (см. график — фокусируемся на завтрашних задачах!), нужно найти способ сделать максимально быстро. Сделать минимальную часть, остальную договориться (с другими заинтересованными или с собой) сделать завтра (и потом таки сделать сегодня, но с чистой совестью рассматривая её как завтрашнюю!). Или просто откинуть в сторону излишний перфекционизм, так как 20 минут подходят к концу :).
- Сделать. Just do it now! Если ничего не остаётся, просто сделать и переходить к следующей. В идеале проанализировать, почему она стала срочной, чтобы избежать этого в дальнейшем.
Избавившись от гнёта срочных дел таким образом, можно прийти к ситуации, когда придётся делать несрочные дела срочными принудительно. Абсурд? Для того, чтобы разобраться зачем это нужно делать, нужно сперва разобраться, откуда вообще берутся срочные дела.
Откуда берутся срочные дела
Согласись, у Робинзона Крузо не слишком много было срочных дел, если таковы были вообще. Да, нужно что-то было сделать быстро, чтобы выжить. Но был ли «дэдлайн» — крайний срок, после которого выполнение задачи теряло всякий смысл? Дело в том, что сроки — это искусственный способ организовывать работу, когда есть взаимодействие с другими людьми, способ введения полезных для сотрудничества взаимозависимостей. А на сотрудничестве и взаимодействии построен любой бизнес. Поэтому от срочности никуда не убежишь, она должна быть, это жизнь. И очень хорошо, что сроки есть. Если нет сроков — значит твоя работа никому сейчас не нужна. Может быть в будущем. Но даже если в будущем, нужно осознавать необходимость делать её сейчас, иначе она никогда и не будет сделана. А значит и желаемое будущее не наступит. Вот это и есть случай, когда самому нужно ставить сроки.
Если у тебя есть цель в фокусе — то важно делать ежедневные шаги для её достижения — это и есть те срочные дела. Поэтому заглянув в список дел утром, ты обязательно должен увидеть срочные дела, по крайней мере с пометкой «к завтра» или «на этой неделе». Если таковых нет и даже не подразумеваются — это сигнал, что нужно выделить фокусную цель, определить следующий шаг и назначить крайний желаемый срок его исполнения. Это и есть настоящая свобода от срочности — не обстоятельства, а ты сам решаешь, что ты будешь делать сегодня.
