Как применять новые методы повышения эффективности на практике?

Существует множество методов повышения эффективности. Их столько много, что прямо и не знаешь, за что взяться. В теории все звучит отлично, но как их всех релизовать на практике?

В процессе личного реинжиниринга важно найти индивидуальность, свой стиль. Тот способ, который будет максимально комфортен и удобен для вас, дающий максимальную эффективность. Используйте те инструменты, которые у вас есть под рукой, лучшие найдутся сами собой в процессе работы. Настраивайте инструменты и методы под себя, а не себя под инструменты.

Применяйте новые методы повышения эффективности постепенно. Взяв один – проработайте его хорошенько, внедрите его в вашу систему управления собой, и превратите использование этого метода в привычку. Это требует небольшой самодисциплины, но это не так уж и сложно – просто повторяйте изо дня в день в течение месяца. И только внедрив один из методов приступайте к следующему. Делайте шаг за шагом.

Мой список задач на день постепенно эволюционировал в течение года. Если в начале это был список из трёх-пяти смутно-описанных задач в MS Excel, которые я хотел бы выполнить сегодня, то сейчас список состоит из 12-16 удобных для выполнения и вычёркивания элементов, для каждого из них определена планируемая длительность, реальная длительность, важность, долгосрочный эффект, приоритет, сетка времени выполнения. Безусловно, если бы я увидел мой нынешний лист из блокнота – я бы сказал, что его сложно использовать и вообще вряд ли это мне помогло в тот момент. Ежедневный список изменялся шаг за шагом, появлялись новые элементы, бесполезные и неудобные исчезали, оставались наиболее интересные и полезные.

Важно помнить, что Все Может Быть Усовершенствовано. Человеческие возможности поистинну неисчерпаемы. Немного желания, немного усилий, но планомерных, сконцентрированых на одном объекте – и вы удивитесь, как многого можно достигнуть.

Постановка долгосрочных целей

Однажды я встал непривычно рано для меня — в 5 или в 6 утра. Моя будущая жена спала, я же стоял на кухне и встречал рассвет. Из окна было видно озеро, спортивный комплекс, лес, уходящий за горизонт. Справа виднелись Минские двадцатиэтажки и Национальная библиотека. Картина — потрясающая! Это обстановка навела меня на размышления о вечном.

Я задал себе такие вопросы — «Чего я хотел бы достичь за свою жизнь?» , «Чем бы я хотел запомниться своим родственникам, друзьям, человечеству в целом?» Тут же начали приходить в голову ответы: «стать профессионалом в своей области» — нет, не все оценят, только те же профессионалы; «стать миллионером» — хм, а зачем? нет, пожалуй не то; «написать книгу» — очень и очень привлекательно; «быть владельцем трехкомнатной квартиры в Минске» — да, пожалуй, не помешает, главное, чтобы вид из окна был живописный ;). Были и другие ответы, наиболее понравившиеся я зафиксировал. Постарался затронуть побольше различных аспектов жизни — профессию, отношения с друзьями, семейные отношения, здоровье, личное развитие… Это была своего рода эпитафия на счастливую и успешную жизнь.
Что было дальше? перечитав только что составленный список, я осознал что большинство пожеланий, а если постараться то и все можно реализовать в течение 5 следующих моих лет. Т.е. к 27 годам я могу достичь всего этого. Означает ли это, что если я реализую все свои мечты за 5 лет мне дальше не будет чем заняться? Нет, конечно! Я смогу к 60 годам прожить ещё как минимум 6 полноценных, счастливых и захватывающих «жизней»!!!

Следующая мысль была таковой: «Все, что я делаю сейчас, и то что не является реализацией моих желаний, не имеет смысла. Нет никакой разницы между тем, сделаю это или нет, если об этом ни я, ни кто-либо другой даже не вспомнит потом.» Значит я могу избавить себя от ответственности за последствия таких дел. Можно не беспокоиться и полностью расслабиться. У меня ведь вся жизнь впереди! Могу посмотреть телевизор, могу просто проваляться на диване, могу запустить любимую компьютерную игру. Все эти дела примерно равнозначны по ценности — они не имеют его вообще. А ещё я могу выделить сегодня пять минут и обсудить со спутницей жизни, в каком доме мы бы хотели жить. Это уже имеет значение и более интересно для меня.

Через год после этого взгляда на рассвет я полностью пересмотрел свои долгосрочные цели. Они стали конкретными, измеримыми, с датами выполнения и промежуточными «станциями». Я нашёл более значимые дела, которые мне хотелось бы сделать. Честно говоря, одна мысль, о том, что я этого достигну, придает мне огромный заряд энергии, хочеться двигаться и наслаждаться движением.

Если вы хотите чего-то и решили превратить своё желание в реальность — прежде всего идентифицируйте это «что-то» и затем сфокусируйте внимание на достижении конкретных, ясных и осязаемых целях. Если хочешь «чего-то», то и получаешь «кое-что». Поставьте по крайней мере одну чётко определённую цель в каждой важной для вас (именно для вас!) области деятельности и интересов вашей жизни. Устанавливайте ваши цели так, чтобы они непосредственно реализовавыли ваше предназначение в жизни. Создавайте цели достаточно высокие, чтобы они вдохновляли вас и подталкивали к действиям. Обязательно запишите все ваши цели с особой точностью и деталями. Всецело и безусловно будьте привержены к достижению каждой из поставленных целей. Поделитесь вашими целями с другими для совместного достижения. Составьте список связанных с целями задач на день, неделю и долгосрочных, для каждой укажите время старта и дату завершения. Находите 10 минут ежедневно чтобы представить, как это потрясающее, если ваши цели действительно реализуются. Делайте шаг к достижению хотя бы одной из ваших целей ежедневно.

Живите интересно, эффективно и счастливо!

Почему бывают неудачные дни?

Иногда, оглядываясь на прошедший день, мы чувствуем неприятно чувство невыполненного долга. Усталость валит с ног, но трудно сказать, что было сделано много полезного. Да, было много писем прочитано, не успели сходить на обед, все время были заняты чем-то, – а ощутимого результата нет.

Правда, бывают и другие дни: много общения с друзьями, переписки, интересные статьи, захватывающие беседы в курилке. Правда, при этом пострадало важное дело, которое не было сделано.

И в том и другом случае мы сознаемся, что день не удался, так как время было потрачено не эффективно. Выше описанные примеры из моей рабочей практики в 2004-м году. Теперь таких дней не бывает. Если вам интересно, как убрать неудачные дни из своей жизни – читайте дальше.

Лог времени: что это и зачем это

Вести лог времени, вести хронометраж, – значит, фиксировать информацию, когда и что делалось. Целью хронометража является получение фотоснимка дня. По фото можно определить, на что и сколько тратилось времени. Как правило, существуют дела, на которые тратиться больше времени, чем хотелось бы. Такие дела поглощают время, не позволяя уделять его другим более важным для вас делам. Кроме того, обязательно найдутся дела, которым уделялось меньше времени, чем следовало. На первом этапе хронометража обязательно найдутся дела, которые совершенно не важные и к тому же совсем не интересные. Не верите? Стоит попробовать, очень интересно! Все, кто видел впервые свой лог, были очень удивлены результатами. Я был шокирован, когда узнал, что работаю я всего-то 40 % времени. Это означало, что только за эти 40 % своего рабочего время я достигаю каких-то результатов. Мне платили премию только за 16 часов из 40 проведённых на работе.

Лог времени честно и почти беспристрастно предоставит вам достаточно информации для анализа, на основе которой вы сможете самостоятельно сделать выводы и принять меры (конечно в том случае, если вы хотите достигать большего, напрягаясь меньше!).

Как вести лог времени?

Несколько советов по ведению лога времени, которые прекрасно показали себя на практике:

  • Фиксируйте все переключения внимания, даже мелкие и незначительные.
  • С особой тщательностью фиксируйте общение и корреспонденцию.
  • Если вы вспомнили о том, что вы ведёте лог времени, только по прошествии долгого периода (2 часа, 5 часов а то и больше) – ничего страшного, главное что вы всё же вспомнили. Зафиксируйте потраченное время за прошедший период с той точностью, с которой вы это помните. Все, кого я знаю из начинающих вести лог времени, сталкивались с этой проблемой. На приобретение привычки фиксировать все переключения необходимо около 2-х недель. Главное – не бросать.
  • На первом этапе лог может иметь и более простой вид – например, вы фиксируете каждые 15 минут чем вы занимались в это время.
  • Обязательно выделяйте время в конце дня либо в конце недели на анализ лога. Именно анализ позволяет найти ресурсы для повышения эффективности.
  • Для ведения лога можно использовать Excel, блокнот с ручкой, LazyCure. Лично я пользуюсь LazyCure для ведения лога и получения простой статистики, Excel для более тщательного анализа лога, блокнот с ручкой, когда деятельность ведётся не на компьютере.

Что делать с логом времени?

Вот пример фотоснимка моего рабочего дня за 5-е апреля 2005 года:

10:00:11 1:22:00 English
11:25:46 0:01:14 fill tj
11:27:03 0:01:51 ew
11:28:56 0:12:08 fill tj
11:41:22 0:26:05 ws testing summary creation
12:07:48 0:10:00 comm with AS
12:29:59 0:11:07 create a list of methods
12:41:35 0:10:00 testing CPRetriever
12:53:32 0:10:00 comm
16:13:53 0:02:50 ew
16:16:49 0:00:54 wm
16:17:45 0:10:44 corr
16:28:32 0:01:18 ew
16:30:34 0:08:46 corr
16:39:26 0:02:17 tea break
16:41:52 0:08:45 testing CPRetriever
16:50:41 0:02:51 WSK
16:53:35 0:03:33 testing CPRetriever
16:57:11 0:01:27 ew
16:58:41 0:28:22 testing CPRetriever
17:28:38 0:00:02 ew
17:28:44 0:19:18 testing CPRetriever
17:48:10 0:10:29 WSK: bug fixing
17:58:41 0:07:49 testing CPRetriever
18:07:09 0:11:31 verify bugs
18:18:44 0:10:15 testing CPRetriever
18:28:13 0:08:00 verify bugs
18:37:39 0:01:33 ew
18:40:52 0:10:58 sending Q&A
18:52:42 0:01:31 plan automation

Я использую сокращения для часто повторяемых активностей, в данном случае: corr – проектная корреспонденция; ew – изучение английских слов с помощью Lingvo Tutor; wm – разные действия по упорядочению информации на рабочей машине; sending Q&A – написание и отправление письма со списком вопросов и ответов; WSK: bug fixing – исправление ошибок в программе тестирования веб-сервисов WSKeyword; comm – проектная вербальная коммуникация; fill tj – заполнение журнала рабочего времени.

Какую информацию можно получить из этого лога?

  1. Активность ew часто прерывает задачу, что отвлекает от задач, требующих сосредоточения внимания. Пострадали активности fill tj и testing CPRetriever.
  2. Я провёл на работе с 10:00 до 13:05, и с 16:15 до 18:55, что составляет 5ч45мин. Это значит, что 2ч15мин мне нужно будет отработать в другой день на этой неделе.
  3. С 13:05 до 16:15 я ездил на занятия в университет, это значит что примерно 3 часа необходимо для того что бы посетить одну пару. (То, что это было именно одна пара в университете, я помню и так, а вот то, что на это ушло 3 часа – я знаю только благодаря логу времени.). Эту информацию можно использовать следующий раз при принятии решения ехать на пару либо нет.
  4. Активность testing CPRetriever была бессовестно разбита другими мелкими активностями. В следующий раз лучше выделить час или полтора на это дело и не отвлекаться, а потом сделать перерыв.

На основе лога времени формируется другая таблица, которая называется Activities Summary:

comm 0:10:00
comm with AS 0:10:00
corr 0:19:30
create a list of methods 0:11:07
English classes 1:22:00
ew 0:09:01
fill tj 0:13:22
plan automation 0:01:31
sending Q&A 0:10:58
tea break 0:02:17
testing CPRetriever 1:28:02
verify bugs 0:19:31
wm 0:00:54
ws testing summary creation 0:26:05
WSK 0:02:51
WSK: bug fixing 0:13:20

Здесь мы видим, сколько времени тратилось в сумме за весь день на каждую активность. На основе этой таблицы можно также сделать интересные выводы:

  • Всего за день на ew тратилось 9 минут. Если это так, то лучше осознанно заниматься изучением английских слов 3 минуты в начале дня, 3 в обед и 3 в конце дня, не прерываясь в течение работы на это. Даже, пожалуй, в конце дня можно и 5 минут потратить, это всё равно эффективней, потому что не прерываются другие активности.
  • Заполнение журнала времени заняло 13 минут. Попробую вложиться в 12 мин в следующий день, так как я не много получаю удовольствия от этого занятия и хотел бы тратить меньше времени на это.
  • Очень мало времени тратилось на plan automation.
  • При отсылке Q&A надо использовать какую-нибудь заготовку для письма, чтобы не тратить на эту низко интеллектуальную работу 10 минут, 5-ти более чем достаточно.
  • Пил чай 2минуты 17 секунд. Как-то маловато, пожалуй, надо увеличить это время завтра.
  • Время потраченное на рабочие активности, а это comm, comm with AS, corr, create a list of methods, plan automation, sending Q&A, testing CPRetriever, verify bugs, ws testing summary creation, WSK, WSK: bug fixing, составляет 5ч20мин. Значит, в этот день моя эффективность 5ч20мин/5ч45мин(все рабочее время) и составляет 92,7% (довольно высокая, день прошёл удачно).

Необязательно делать так много выводов на основе анализа – здесь, в качестве примера я выжал все, что только можно из лога своего времени за 5-го апреля, оставив все, как есть. Обычно я делаю один – два вывода за один день. Стоит заметить, что логи времени — отличные источники информации для планирования будущих дел. Я уверен, что вы придумаете что-то ещё на основе своего лога. Стоит только попробовать и аппетит не заставит себя ждать.