Оперативное планирование: как эффективнее?

Вы когда-нибудь занимались планированием? Я имею ввиду ежедневное планирование. Может, думаете, что планирование вам не нужно? Если вы так думаете, то, пожалуй, вы правы, и вам не зачем тратить время на дальнейшее чтение — статья для тех, кто осознал, что планирование поможет ему стать полноправным хозяином своей жизни. Полезна будет так же для тех, кто уже занимается планированием, но хотел бы делать это эффективнее.

Под оперативным планированием будем понимать представление желаемого грядущего дня, того, что вы будете делать и когда вы будете это делать. Планированием можно заниматься с утра либо с вечера.

Если вы не выработали привычку планировать свои дневные дела, не имеет значения, когда вы будете это делать — или в самом начале дня, когда ещё не успели ничего сделать, или в самом конце, когда уже все сделано.

На мой взгляд, лучше планировать идеальный завтрашний день с вечера. Вечером человек накапливает огромное количество информации, на основе которой можно сделать правильное решение, как сделать завтрашний день ещё лучше. Также мы помним о том, что не сделали, но следовало бы сделать. Вся эта информация загружена в нашу оперативную память, доступна нашему сознанию, и пока это так, запланировать следующий день можно более эффективно. Кроме этого, можно всегда поменять картину грядущего дня, если что-то не нравиться — ведь день то ещё не начался! И представить на бумаге идеальный день — самый лучший, который мы можете себе представить на данный момент.

Ночью во время вашего сна информация из оперативной памяти анализируется, сжимается и архивируется в подсознании. Во время этой операции возможны искажения и потери данных. И это хорошо — если бы мы запоминали все, что происходило за всю нашу жизнь, мозг каждого человека был бы размером с Эйфелеву башню :).

Утром мы просыпаемся с чистой головой. Сознание похоже на операционную систему, которую только что загрузили. Ни тебе лишних программ, ни утечек памяти — только садись и работай. Отлично, если план работ уже есть. Однако, что делать, если это не так? Хорошо, если мы сразу сели и до того, как что-либо предпринять, составили план на день. Однако, если мы этого не сделали, то любое внешнее раздражение способно вывести из колеи — мы будем делать не то, что по-настоящему хотели, а то, что нас попросили, либо просто случайные дела с сомнительной полезностью.

Пример из личной практики. Прихожу на работу — и у меня нет плана. Начинаю на автомате читать почту, и обнаруживаю, что есть несколько достаточно важных писем, на которые нужно отреагировать. Тут подбегает коллега, и просит помочь решить проблемы со своим заданием. Отвлекаюсь, помогаю, возвращаюсь к письмам. Прошло три часа, наконец-таки возвращаюсь к списку важных, СВОИХ, дел. Что-то делаю, а тут уже и обед. Осталось всего навсего 4 часа на проактивную деятельность :(. Причина — не потратил 15-30 минут на преждевременное планирование, результат — 3 часа в пустую (предположим что за час из 4-х я все же успел сделать что-то полезное :)).

Правда в том, что мы никогда не в состоянии сделать все свои дела. Однако мы всегда в состоянии сделать самые важные из них. С помощью предварительного планирования можно определить, какие же из них важнее.

Не отрицаю, что для кого-то утреннее планирование будет удобнее. Когда оперативное планирование вошло в привычку, рекомендую поэкспериментировать с каждым из способов. Сам пробовал и то и другое — вечернее планирование оказалось наиболее эффективным. Однако, когда сам внедрял оперативное планирование, занимался этим с утра, с вечера было просто лень ;). Хотя можно и совсем не планировать, тем самым позволив другим полностью получить контроль над вашей жизнью.

Если вы решили планировать с утра, дайте сознанию прийти в порядок после сна. Если вы счастливчик, который просыпается утром и способен за 7 секунд дать ответ, сколько будет 27*64, можете пропустить этот абзац. Лично мне нужно некоторое время, минут 15, перед тем как приступить к деятельности, требующей участия мозга. Во время вырабатывания привычки подниматься в 5 утра, это время было ещё больше — иногда до часа. В это время заниматься планированием неэффективно, вы можете потратить вдвое, а то и втрое больше времени, чем если бы вы это сделали в бодром и сознательном состоянии. Когда я просыпаюсь, я умываюсь, выпиваю стакан воды, иногда занимаюсь йогой, включаю компьютер и читаю блоги или комментарии к ним. Момент, когда находится что прокомментировать самому, можно считать моментом полного пробуждения. Самое время планировать. Выбрать самое важное дело и приступить к нему.

Сколько времени тратить на планирование? Столько, сколько вам потребуется, что бы разрешить все противоречия. Каждая ваша задача хочет, чтобы вы её сделали, и все хотят, чтобы их сделали именно сегодня. Но ваше время ограничено. Поэтому нужно четко определить приорететы для задач и поставить их в очередь — тогда задачи перестанут толпиться и давить на вас. В каждый момент времени — только одна задача, текущая, остальные — после её выполнения. Чтобы разработать такую очередь, возможно вам потребуется 15 минут, возможно на это уйдёт целый час. Не бойтесь потратить даже полтора часа на планирование — это сэкономит вам время во время работы. Например, вы решили запланировать ваш 8-часовой рабочий день, оставив неорганизованной деятельность до и после работы. Не будем сейчас обсуждать необходимость организовывать свою нерабочую деятельность, примем задачу как есть. Вы пришли на работу и у вас впереди 8 часов. Ответ на то, сколько вы сэкономите, если будете тратить на планирование час по сравнению с тем, если вы будете тратить 5 минут, знаете только вы сами. По себе знаю, 10 минут планирования способны избавить от лишних раздумий по выбору следующей задачи, однако эффективность дня будет далеко не наилучшей. Оптимально получается 35 минут. Вы всегда почувствуете когда остановиться. Главное начать.

Оперативное планирование — это навык. Им либо обладают, либо нет. Каждый в состоянии его приобрести. Нет людей, которые привержены планированию с рождения, и тех, для кого планирование противопоказано. Если вы никогда не пробовали регулярно планировать, хотя бы 21 день подряд, вы не имеете права говорить, что планирование — это не для вас. Если кто-то вам скажет — не верьте ему, он просто ленится.

Я избегал планирования, когда оно у меня ассоциировалось с жестким расписанием дел — когда и что делать. Это далеко не так. Любой из следующих способов является оперативным планированием — методом повышения личной эффективности:

  1. составление списка задач, которые необходимо сделать, на бумаге с последующим вычеркиванием;
  2. метод 1 + расстановка приоритетов к задачам, например «очень важные», «важные» и «неплохо бы сделать»;
  3. представление идеальной картины завтрашнего дня в воображении;
  4. контекстное планирование;
  5. и это далеко не все…

Экспериментируйте, ищите методы, наиболее подходящие для вас и для вашей деятельности, создавайте свои методы. Эффективности можно и нужно учиться. Оперативное планирование — важный элемент в фундаменте вашего строения, под названием эффективная жизнь.

Как мыслить эффективно?

Как известно, внимание человека может быть сосредоточено не более чем на 7 объектах, плюс-минус 2 в зависимости от конкретной личности. Это значит, что думая о какой-то проблеме, вырабатывая решение, мы можем сосредоточиться только на 7 различных мыслях. При этом большинство из нас не в состоянии думать о них одновременно – мы можем переключаться между элементами внимания только по очереди. Однако, существует проверенный способ, как расширить возможности человеческого мышления и получить контроль над 343 элементами, быстро переключаясь между ними и не забывая ни об одной из деталей. Кроме того, этот способ помогает творческой личности генерировать больше ценных идей, развивать их и превращать в жизнь.

Когда мы переехали на новую квартиру, я занимался пересмотром старых документов, распечаток, записей. На глаза попались старые записи идей, которые я делал на отрывных листиках блокнота. Прочитав внимательно каждую идею, я с удивлением обнаружил мысль полугодичной давности, которая показалась мне очень правильной. Забавно, что точно такая же идея, выработать систему приобретения навыков и знаний, пришла мне в голову совсем недавно, причем показалась она мне очень новой. Я долго размышлял над идеей, хотя, эта она возникла ещё полгода назад, только ввиду особенностей человеческой памяти это было успешно забыто. В тот момент я зафиксировал идею, но потом забросил и не вернулся к этому.

Такова особенность нашего мышления. Как сказал Альберт Энштейн: «Компьютеры невероятно быстры, точны и тупы. Люди невероятно медлительны, неточны и замечательны. Вместе они – невообразимая сила». Одной из 10 заповедей эффективной жизни является правило «Думайте на бумаге». Под фразой «думать на бумаге» я понимаю использовать для фиксирования мыслей любой носитель данных. Заменой бумаге может быть все, с помощью чего можно фикировать мысли и потом их воспроизводить, например, различные программы на компьютере или диктофон.

Чем хорошо думать на бумаге, так это тем, что записав свою мысль, вы можете освободить свою голову от мысли и вернуться к ней позже. Зачем? Дело в том, что мы очень быстро меняемся так же как и мир вокруг нас, и поэтому многие наши идеи и решения теряют смысл через определённое время. Зафиксировав идею, мы можем вернуться к ней завтра, пересмотреть, отредактировать, используя новую информацию. Получается, что как только мысль записана, вы приобретаете свободу сознания, предоставляете ему возможность сфокусировать творческую энергию на других задачах.

Полезно фиксировать только полезные мысли. Фиксируйте свое мысли в моменты вдохновения. Когда вы чувствуете подъем, мысли более ясные, они несут в себе энергию. Хорошая идея может стать сама по себе причиной вдохновения. Зафиксировав мысль, вы сохраняете свое состояние на бумаге, энергию мысли. Написанное своей рукой позволяет передать мысль полнее через почерк, расположение слов. Через некоторое время пересмотрев и переосмыслив написанное, вы заново испытаете чувство подъёма. Когда я собирал все свои записки с идеями в конце недели, раскладывал их на полу и перечитывал их, я испытывал огромную радость и вдохновение. Лучшие моменты осознания себя и мира сливались в один поток энергии. В таком состоянии лучше понимаешь себя истинного, в этот момент рождаются новые идеи. И конечно лучше всего эти идеи продумывать на бумаге.

Только самое важное имеет право быть выточенным на бумаге. А самое главное в жизни – это сама жизнь. Это наше предназначение и жизненный путь, цели, к которым нас влечёт. Зафиксировав свою цель на бумаге, мы можем оттачивать её формулировку, подходить с разных ракурсов, полно оценить, как достижение этой цели будет влиять на различные сферы моей жизни, насколько цель соответствует моим жизненным ценностям. Сформулировав цель, мы имеем уникальную возможность обозревать её в любой момент времени, в любом состоянии, независимо от того, чем сейчас заполнен наш рассудок. Мы видим формулировку нашей цели в том виде, в котором мы хотим её осуществить. Если наши желания, которые нигде не записаны, не имеют точной формы постоянно изменяются, и поэтому так и остаются желаниями, то точно сформулированная цель на бумаге будет ежедневно приближаться к вам, переносить желаемое будущее в настоящее.

Предположим, у вас возникло желание получать больше. Например, ваша текущая зарплата 300 у.е. и на дворе апрель 2006-го года. Вы поставили цель увеличить ежемесячный доход в 2 раза к текущему месяцу следующего года (лучше указывать конкретные сроки и конкретные цифры – 600 у.е. к 06.2007). Цель зафиксирована, осталось найти способы её достижения. Разумеется, можно думать об этом не прибегая к помощи бумаги, компьютера или диктофона. Однако тем самым вы ограничиваете себя в решениях, скорее всего в голове будет крутиться в лучшем случае два-три хороших решения, а то и вовсе одно. Думая на бумаге вы можете сгенерировать решений на страницу в течение нескольких минут. Оставив мыслям время на выживание, взгляните снова на список решений. То, что по вашему мнению слабо повлияет на ваш доход смело вычеркните из списка. Из оставшегося списка самых доходных решений, найдите те, что дадут максимум результата при минимальных усилиях. Уберите также те решения, которые идут в разрез с вашими ценностями. Таким образом, применив правило 20/80, вы определите самый легкий и позитивный способ достижения своей цели. Вряд ли можно с тем же успехом найти его «думая в голове».

Такие простые вещи, как блокнот и ручка в состоянии расширить возможности нашего мышления. Например, можно сформулировать 7 жизненных целей в различных областях жизни, таких как Семья, Профессия, Отношения, Личное развитие, Финансы, Здоровье, Общество. Зафиксировав их, можно составить список важных долгосрочных великих дел в каждом направлении, пусть их тоже будет 7. Каждое такое дело можно проанализировать, пообщавщись с подсознанием, и найти 7 самых эффективных способов выполнения. Получилась карта вашей жизни, то идельное направление, придерживаясь которого можно стать самым счастливым человеком на земле, возможно при этом помогая другим. И главное, что вы всегда можете исправить свою карту по ходу движения, узнавая новые подробности о «местности» — том контексте, в котором вы находитесь. Существование такой карты, а тем более её динамическое редактирование, не возможно в голове. Есть ли у вас такая карта? У меня есть, храниться в ActionOutline. В момент принятия важных решений, я сверяюсь с картой, чтобы не увлечься и остаться самим собой. Желаю вам строить свою жизнь самим такой, какой вы её хотите, думая на бумаге.

Как починить мобильный, если сломался микрофон?

Несколько месяц подряд у меня плохо работал микрофон в мобильнике. Решение проблемы осознанно оттягивалось, так как гарантия на телефон уже закончилась и речь не шла о бесплатной починке. Приходилось очень громко говорить в микрофон, что бы собеседник мог меня услышать. Телефонные разговоры занимали не большую часть моей жизни, поэтому задача по починке не была важной, либо срочной. В то же время она не хотела исчезать – телефон не чинился сам по себе (хотя с ним уже был подобный случай год назад – такая же поломка самопочинилась). В итоге сломанный микрофон мобильника был починен за 45 минут. Как это произошло?

Помещение человека в условия крайней необходимости резко повышают вероятность выполнения задачи. Либо пан, либо пропал. Этот метод называется «помещением в долину смерти» по В. Тарасову, либо метод сожжённых кораблей. История метода имеет глубокие корни, он применялся во время военных действий ещё до нашей эры. Командующий отрезает путь к отступлению своему войску. Солдаты не имеют возможности убежать либо отсупить, они вынуждены сражаться – либо побеждать, либо погибать. И чаще всего побеждали. Практиковалась высадка войска на чужой берег и сожжение собственных кораблей, на которым можно вернуться домой. Есть только одна дорога без альтернатив, и каждый думает, как ему выжить и видит единственную дорогу – победить. Если бы можно было отступить, то это был бы ещё одним способом выжить, но когда его нет, то победа почти предрешена.

Многие люди хорошо работают в условиях крайних сроков, когда нет возможности перенести выполнение задачи на завтра. Либо сегодня – либо уже никогда. Если это правда для вас, то зафиксируйте желаемый срок выполнения неприятной, но определённо полезной для Вас задачи, и сообщите сообщите миру об этом. Хозяин одного из казино в Лас-Вегасе решил бросить курить. На входе в свое заведение он повесил большой плакат, на котором было его изображение и надпись: «Даю миллион долларов каждому, кто увидит меня курящим». Как вы думаете, удалось ли ему избавиться от вредной привычки? Здесь речь не идёт о жизни и смерти, но стимул не сделать шаг назад все же был очень и очень высок. Обещание что-то сделать или не сделать огромной аудитории может значительно повысить вероятность успеха.

Как же мне удалось починить микрофон? В один из дней так случилось, что я был ответственен за сбор небольшой группы людей на вечеринке. Это предполагало интенсивное пользование мобильным, быть в состоянии вызвонить любого или ответить на звонок. До вечеринки оставалось 4 часа. Нужно было срочно решать проблему. Я решил разобрать мобильный и по возможности исправить неполадку. Отвертки не было, были только ножницы. Честно скажу, было сложно отвинчивать маленькие болтики среднего размера ножницами. В процессе хотелось бросить затею, однако необходимость исправить микрофон не позволяла это сделать. В результате 4 болтика было откручено, оставался 5-й, который страстно желал пообщаться с отверткой – ножницы никак не достигали его шляпки. Однако, наполовину разобранный мобильный открыл доступ к микрофону. Сняв весь мусор с микрофона и прочистив отверстие, через которое к нему поступает звук, я закрутил все обратно. Через полчаса раздался звонок – и вот оно, счастье! Я говорил нормальным голосом и меня слышали и понимали :).

Если есть горячее желание видеть выполненной сложную задачу, найдите тот корабль, на котором вы можете уплыть от успеха, и сожгите его.

Как решать проблемы ничего не делая?

Бывало ли с вами такое, что какая-то мысль, какая-то идея вдруг внезапно осеняла ваш разум? Вроде не было никаких предпосылок, просто ехали в метро или стояли на кухне и тут вдруг — бац — вот оно! Решение какой-то проблемы, которая давно беспокоила вас. Ответ на вопрос, на который вы не могли ответить раньше. Замечательная идея о том, как улучшить ситуацию, в которой вы находитесь сейчас. Один приятель мне рассказывал, что у него такое частенько случается утром, как только проснулся. Мне больше всего в последнее время везёт на метро. Правда ведь, довольно забавно так решать сложные задачи — фактически не прилагая никаких усилий, так как решения выходят как бы сами собой. Одно но: несмотря на то что решения получаются довольно сильные, они появляются спонтанно: неизвестно когда, и не все проблемы находят решение именно таким образом. Откуда берутся эти решения? Можно ли не напрягаясь решать конкретные, наиболее насущные для нас проблемы таким способом?

В школьные годы я пробовал поступать следующим образом. Лежа в постели и засыпая, задавал себе вопрос, на который хотел получить ответ. Утром, пытался вспомнить сон и по картинке определить, «Что это значит, какой ответ здесь зашифрован?». И получал ответ. Неожиданный, сильный. Бывает, что ответ довольно спорный, и только после прошествия времени, ситуация меняется и я видел, насколько правильный был ответ.
Что происходит во сне? Наше подсознание пытается решить проблему на основе той необъятной информацией, которой вы обладаете. Сознание спит – подсознание работает. Так же происходит и с проблемами, решения на которые всплывают в течение дня. Мы осознаем, что есть конкретная проблема. Собираем разные факты, размышляем, что можно было бы предпринять, но решение – хоть убей – не рождается. После этого мы переключаемся на что-то, совершенно не связанное с этой проблемой, другое дело либо полный отдых, тем самым освобождаем сознание и предсознание и все факты переходят в подсознание. Там различная информация сталкивается, бурлит, рождает новые идеи, конкретизирует проблему, делая её все более понятной и лёгкой. Проходит, например, полдня, и мы случайно снова зацепили насущный вопрос и тут, вдруг – решение. Отлично – берём и пользуем. Оно не возникло вдруг, оно – ваше произведение, произведение вашего подсознания.

Что касается вопросов на ночь – я вам могу порекомендовать этот способ только если вы спите очень долго (часов 9). Размышление о проблемах перед сном заставит ваш мозг продолжать работу во время сна, в то время как мозг мечтает об отдых. Перед сном я рекомендую занять как можно более расслабленную позу и выкинуть все мысли из головы напрочь. Возможно, именно этот подход позволяет мне спать 5-6 часов в сутки, подниматься в 5 утра и прекрасно себя чувствовать уже 9-й день подряд. Хорошая идея подкидывать пищу для ума хотя бы за пол часа до сна – тогда у вас будет ещё время очистить своё сознание от навязчивых мыслей о проблемах, особенно если их целая куча.

Итак, секрет эффективной лени довольно прост: собираем информацию по максимуму, пропускаем её через сознание, потом резко переключаемся на перпендикулярную задачу. Это поможет сделать прыжок вверх, перескочить преграду, мешавшую вам решить эту проблему раньше. Чтобы приземлиться и осознать решение, через некоторое время вернитесь снова к формулированию этой проблемы, и подсознание выдаст ответ.

Решение проблемы — 2

Во вчерашней статье я писал о том, как важно задавать правильные вопросы при решении проблем. По сути, правильно заданный вопрос может избавить нас от мучительных размышлений на тему «что же делать?», так как ответ будет очевидным.

Однако иногда полезно отставлять проблему в той формулировке, в которой она есть. Например, здоровье стало ни к черту, и мы задались вопросом, «Как улучшить здоровье?». Посоветовавшись с самим собой, вы решили три раза в неделю по утрам заниматься спортом 15 минут. Однако, это далеко не единственный и не самый лучший способ укрепить здоровье. Тут нужен комплексный подход, хотя для старта это в любом случае хорошее решение. Следует помнить, что у вас цель – «улучшить здоровье», а не «три раза в неделю по утрам заниматься спортом», так как это только один из способов достижения цели. Возможно по ходу движения вы обнаружите другой путь, может быть даже требующий меньше затрат времени и меньший уровень мотивации, в то время как будет более эффективным. Например, ходить на работу от метро пешком за 15 минут, вместо ожидания и поездки на транспорте за 13 минут :). Конечно, ещё лучше делать несколько усилий в комплексе, тогда путь к цели будет более широкий и некоторые повороты можно будет срезать, продвигаясь к цели быстрее.

Оставляйте проблему в неясной формулировке только в том, случае, если вы видите или интуитивно чувствуете, что конкретизация резко ограничивает проблему. В других случаях лучше воспользоваться SMART-критериями при постановке задачи. Решайте проблему, делая её:

· конкретной (specific);

· измеримой (measurable);

· достижимой (attainable);

· значимой (relevant);

· соотносимой с конкретным сроком (time-bounded).

Неплохая подборка материала на тему «Принятия решений» находится по адресу http://www.superidea.ru/intel/da.htm.

В сложных ситуациях я напоминаю себе, что проблем вообще не бывает, бывают сложные, неконкретные задачи. Решить проблему – означает поставить перед собой задачу и выполнить её! Чем думать о том, как много у меня проблем, гораздо полезнее и эффективнее подумать, что я могу предпринять прямо сейчас. И сделать это!

Решение проблемы

Случалось ли вам сталкиваться с проблемами? Уверено, что это так. Говорим, что у нас есть проблемы в личной жизни, на работе, перед нами стоят проблемные задачи. Что такое проблема? Это ситуация, которую сложно найти решение сразу. Так как решение сразу в голову не приходит, хочется избегать думать о проблемах. В итоге они либо исчезают сами по себе, либо вырастают в большие проблемы. Чем проблема отличается от задачи? Задаче можно поставить срок выполнения, её можно разбить на подзадачи, легко увидеть хотя бы приблизительно те шаги, которые необходимо сделать для её завершения. Задачу можно выполнить. Проблема – это плохо описанная задача. Возможно, это очень большая задача, которую нельзя проглотить за раз. Может случиться так, что у вас мало знаний об области и поэтому сложно найти решение. Чтобы решить проблему, её необходимо превратить в задачу.

Подсознание обладает множеством знаний, которые мы не в состоянии за раз осмыслить. Почему бы не посоветоваться со своим подсознанием, спросить у него, как лучше поступить? Оно мудрее, опытнее и более гибкое, способно принимать нестандартные решения. Как поговорить с подсознанием? Один из методов заключается в следующем: на листе бумаги или в текстовом редакторе пишем вверху большими буквами вопрос, например, «Как мне начать своё дело?». Можно поразмыслить, в чем конкретно заключается проблема, чтобы правильно задать вопрос. Например, у вас проблема – не ладятся отношения с близким вам человеком ХХХ. Какие вопросы можно задать? Например:

  1. Как заставить ХХХ относиться ко мне лучше
  2. Что я могу сделать для улучшения отношений с ХХХ?
  3. Как восстановить отношения с ХХХ?
  4. Как улучшить отношения с ХХХ?

Мне больше всего нравиться последняя формулировка, так как даёт наибольшую свободу действий, как с вашей стороны, так и со стороны окружающего мира (первый и второй вопрос ограничивают решения действиями конкретного человека). Такая формулировка поможет найти ответ, который сделает отношения даже лучше, чем это когда-либо было (в отличие от третьего вопроса, который ограничивает качество сверху).

Итак, вопрос есть, что же ответит подсознание? А оно уже начинает отвечать, как только вы написали вопрос. Различные ответы проскакивают в голове, изменяются, исчезают, появляются новые. Ваша задача – как можно быстрее фиксировать все, что приходит в голову. Пишите не останавливаясь, вновь и вновь задавая вопрос, записанный вверху листа. Даже если вам уже кажется нечего писать, пишите что угодно, что приходит в голову, каким бы нелепым оно не было. Важно достичь такой скорости, при которой вы уже не будете успевать обдумать мысль, так как она появляется на бумаге, минуя уровень рассудочности. Если только что родившаяся мысль показалась довольно удачной, пометьте её звёздочкой и продолжайте дальше. Пишите в течение минут 15-ти. Если вопрос очень важен для вас, то можете продлить процесс до 40 минут. Договоритесь с собой – пишу не менее 15-ти минут и при желании всегда могу продлить. В итоге у вас должен получиться весь исписанный лист, либо даже несколько листов.

Что делать дальше? Дальше у вас сгенерировался список ответов, некоторые менее удачные, некоторые более. Аккуратно перечитайте весь список и найдите те ответы, которые при минимуме усилий дадут максимум результата. Используйте правило 20/80 – 20 процентов решений принесут 80 процентов результата, благо у вас есть из чего выбирать. Вычёркивайте решения, которые вам не нравятся. Найдите те ответы, применять которые можете начать прямо сегодня. Перепишите такие ответы на отдельный лист – это решение вашей проблемы. Проблема превратилась в список задач.

Определение своего предназначения в жизни было в своё время проблемой для меня. Воспользовавшись вышеописанным способом, я всего за 40 минут получил ответ. Честно говоря, хотелось просто прыгать от радости, так как вот оно – мое, настоящее! Подумать только, всего 40 минут – но какой важный результат.

Продолжение следует…

Как приступить к работе?

Данная статья является свободным переводом статьи Стива Павлины «Overcoming procrastination» с реальными примерами из моей жизни.

Привычка откладывать все на последний момент может стать серьёзной проблемой неудовлетворённости рабочей и личной жизнью. Постоянные сверхурочные, работа допоздна, упущенные возможности, стресс и чувство неудовлетворённости — несколько симптомов этой плохой привычки. Попробуем рассмотреть, как можно избежать этого и как делаю это я.

Приступая к работе, говорите себе «Я хочу это сделать» вместо того, чтобы постоянно напоминать себе «Мне надо это сделать». Как бы то ни было, всегда вам выбирать, делать что-то либо нет, даже если последствия могут быть неприятными. Сделайте осознанный выбор того, что бы вам хотелось сделать сейчас, и сделайте это! Я обычно составляю план на день, в который я помещаю только те задачи, которые мне хочется увидеть сделанными. Это мой выбор — поэтому их всегда хочется сделать.

Если думать о задаче как о большом слоне, которого вы хотите съесть, то наверняка вы отложите эту задачу «на потом». Спросите себя: «С чего я могу начать прямо сейчас?» Откусите слону ухо и не думайте о том, как он может весь поместиться в вас. Когда это сделано, выберите следующую саму маленькую часть слона либо самую вкусную — без разницы — и съешьте её! По мере уничтожения монстра вы узнаете подробности о слоне, которые не видны были сперва. Каждый раз вы начинаете со следующей мелкой части и получаете от этого удовольствие, пока вы в итоге не обнаружите, что от слона остался один хвост, который без проблем может поместиться в вас за один присест. Если задача необъятная либо не приятная (но, безусловно, важная для вас!) – смело начинайте и пока не думайте о завершении.

Ещё одна причина, ведущая к отсрочке – желание сделать задачу как можно лучше. Вы думаете, что необходимо выполнить задачу максимально хорошо – и это приводит к откладываю её исполнения на неопределённый срок. Как только подходит срок выполнения – у вас уже нет времени выполнить задачу идеально. Эта мысль приводит к стрессу и раздражению по поводу своих способностей и организации своего труда. Если задача не имеет конкретных сроков завершения, то желание сделать её идеально не позволит её закончить никогда, так как всегда найдётся момент, который можно улучшить.

Всегда позволяйте себе право быть человеком. А человек может ошибаться, с этим ничего не поделаешь. Многим гениальным творениям предшествовало 1000 неудачных, но вряд ли эти гениальные творения появились, если бы не эти 1000 предшествующих. Несовершенная работа, сделанная сегодня, всегда лучше, чем идеальная, отложенная навсегда. Если вы хотите написать статью на 5000 слов, позвольте вашему первому черновику состоять только из 100 слов. Обычно я разбиваю неподъемную задачу на несколько мелких дел, не думая о том, кому придётся их делать. Потом беру одну из них, добавляю в список «сделать сегодня» и приступаю без всяких мыслей об идеальности результата. Это не представляет особого труда, так как большая идеально выполненная задача была заменена маленьким съедобным кусочком.

Ещё одна причина отсрочки — ассоциация задачи с лишением. Вы думаете, что занятие делом поглотит всё свободное время и я не смогу его потратить на то, что мне нравиться и интересно. Такая мысль, конечно, не благоприятствует решению задачи. В этом случае я рекомендую выделить время на занятие тем, чем нравиться: хобби, семья, всё что угодно. Выделите на это время и не позволяйте другим задачам вторгаться в эти промежутки. Если у вас будет только два часа на решение задачи, и вы знаете что все остальное время уже занято приятными для вас делами, то особого труда не составит сделать эту задачу, так как другого случая не предвидеться.

В один из своих рабочих дней я был вынужден уйти рано, и было всего лишь 6 с половиной часов на решение всех задач. Я точно знал, что в 16:30 вынужден покинуть офис независимо от того, сколько успел сделать. День прошёл экстремально эффективно, было выполнено около 12 задач, на которые в другие дни ушло бы 8, а то и больше часов. Причем это придало мне положительный эмоциональный заряд на оставшийся вечер.

Мне нравиться выделять дни, непосвящённые никаким делам. Обычно более чем достаточно одного такого дня в неделю (воскресение!), в который удаётся расслабиться полностью и зарядиться энергией на грядущие 6 дней. Когда знаешь, что завтра выходной, и у тебя не будет права что-либо делать — в предыдущий день очень хочется сделать как можно больше.

Когда хочеться видеть выполненной неприятную задачу, я ограничиваю время на её выполнение. В блокноте, который всегда у меня перед глазами, сверкает запись, что через 30 минут (указываю конкретное время) я прекращаю заниматься решением этой задачи. Кроме этого, придумываю, чем бы я мог приятным заняться через эти 30 минут. Например, пока я пишу эти строки у меня в блокноте записано, что с 11:20 до 11:30 у меня будет ленч. Я чувствую легкое чувство голода в животе, а на часах 11:00. Как вы думаете, насколько сложно было написать этот абзац? 🙂

Иногда, используя такой подход с расстановкой временных рамок, в эти 30 минут так вливаюсь в процесс работы на задачей что мне сложно остановиться. Так как эти рамки выставлены самим собой, то я могу без труда инвестировать больше своего времени на решение этой задачи. В любом случае, можно сказать себе «Стоп!» и идти пить чай либо смотреть свою любимую телепередачу, либо зайти на свой любимый форум, либо что-то ещё, что я себе придумал приятного в качестве вознаграждения.

Помните формулу успеха: Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня.

Внимание

Сознание человека может успешно работать в конкретный момент времени только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей работать с несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.

Предсознание может контролировать 7±2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью…), можно держать в поле зрения ещё 5-9 – но не больше! Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и обратно, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент для выполнения которым может наступить в ближайшее время.

Подсознание может работать бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Оно имеет доступ ко всей вашей памяти, всему приобретённому опыту. Искусство эффективного управления задачами состоит в том, чтобы не пытаться решать все проблемы одновременно, а концентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв о всех прочих.

Как я использую это свойство внимания? В начале дня выделяю около 5 – 7 задач на этот день. Далее выбираю самую важную из них и записываю на лист из блокнота, на котором в самом верху написано «Фокус внимания». Этот лист всегда находится на рабочем столе в поле моего зрения. После каждого отвлечения внимания (телефонный звонок, разговор с коллегой) я смотрю на лист и продолжаю делать задачу, записанную в списке «Фокус внимания». Как только дело сделано, я его тщательно вычёркиваю, довольно приятное дело, должен заметить. Далее я записываю в список следующее самое важное дело – теперь оно является фокусом моего внимания.

Список «Фокус внимания» обычно содержит только один незачёркнутый элемент. Бывает в процессе выполнения задачи возникают другие срочные 5-ти минутные, которые нужно делать «здесь и сейчас», например, важное письмо от начальника, на которое нужно немедленно ответить. В таких случаях я переключаюсь на эту задачу, делаю её как можно быстрее, и снова возвращаюсь к той, которая в фокусе.

Составляя список задач для предсознания важно выделять дела продолжительностью не более полутора часа. Конкретное время следует определить экспериментально, но я думаю врядли можно эффективно работать над одной задачей более 2 часов. Для меня оптимально час-полтора. Если заниматься решением одной и той же задачи большее время, я обычно теряю интерес к ней и становлюсь менее внимательным. Если все же есть задачи, требующие более долгих затрат времени, я разбиваю их на более компактные подзадачи. В крайнем случае, можно просто определять временные рамки для неделимых задач, например, «создание проектного плана не более 1.5 часа». В этом случае при добавлении задачи в область «Фокуса внимания» обязательно указывайте крайнее время завершения. Это поможет вам вовремя остановиться и вспомнить, что другие задачи тоже ждут своей очереди.

Дни, организованные по принципу структурированного внимания, являются невероятно эффективными. Помню день, когда работая всего 6.5 часов мне удалось завершить 12 (!) задач, требующие в среднем от 15 минут до 2 часов для завершения. Обязательно попробуйте!

Желаю удачи!