Метка: планирование

Чтобы пойти вперёд, нужно начать движение. Для этого нужно разбить сложное задание на несколько мелких, более простых, а затем начать выполнять самое первое.

Марк Твен

Путешествие в тысячу миль начинается с первого шага. Вы уже знаете свои цели. С чего же начать? Начните с самого главного. Прямо сейчас.

3-й навык высокоэффективных людей по Стивену Кови гласит: «Сначала делайте то, что необходимо делать сначала». Делайте, то что давно собирались сделать. Ведь будущего нет — есть только настоящее. Вот оно, сейчас, оно действительно есть; нету вчера и нету завтра. Вы чувствуете это? Время — это ловушка. Часы не самое удачное изобретение, ведь можно и без них намного понятнее и счастливее. Так стоит ли откладывать на завтра важные дела?

Посмотрите на свои цели. Вам они наверняка нравятся. Вам нравиться их читать, произносить, представлять их осуществлёнными. Если нет, то подкорректируйте их, составьте новые, зачеркните «нормальные» — пусть каждая цель вас вдохновляет на подвиг. Подвиг, никому не заметный, но не менее приятный в осуществлении. То, что можно сделать прямо сейчас. Что должно быть сделано раньше всего прочего.

И что произойдёт? Вы станете другим. Да — выполнив дело, которое должно было быть выполнено давно, вы становитесь другим. Как сказал бы Сергей Чуб, вы переходите из состояния S1 в S2. Просто потому, что изменилось все вокруг, и ваши координаты во вселенной изменились. И не только во времени и пространстве, но и в качестве, в понимании происходящего. И перед вами раскрылись новые горизонты. Вы стали на шаг ближе к цели, и теперь чувствуете прилив энергии, мотивации. Вот она, самая сильная мотивация — от действия. «Аппетит приходит во время еды», «лиха беда начало» — мудрости, испробованные жизнью.

Всегда начинать делать то, что следует делать сначала — навык, который требует самодисциплины для его внедрения. И здесь важно повторение. Простое, но действенное средство — регулярно задавать себе вопрос Лакейна — как с наилучшей пользой потратить время прямо сейчас? Независимо от того, вызывает ли у вас слезу каждая потерянная секунда или нет (уверен, что нет :)), вам все равно следует об этом думать, пока не выработается привычка. Проверить почту или составить план дел на сегодня? Описать оригинальную идею или прочитать, что другие написали? Приготовить обед или покушать? Лучший ответ будет разный в зависимости от Вашего состояния и только вы знаете наиболее подходящий ответ для вас на вопрос: что же из этого должно быть сделано в первую очередь? Несмотря на то, что логичным было бы настроиться на выполнение всех назначенных дел, но сейчас мы можем сделать только одно — то, которое необходимо делать сначала.

Есть ли у вас несделанные дела, которые давно следовало бы сделать? Пообещайте их сделать сегодня-завтра.

Сначала делайте то, что необходимо делать сначала.

Однажды, когда я сидел на даче с блокнотом и ручкой в руке и планировал, что бы такого сделать завтра с утра, моя племянница 9 лет спросила, «Что ты делаешь?» Немного подумав, я ответил: «Я планирую дела, которые я хочу сделать. Те дела, которые если не сделать, то ничего не произойдёт». Неуверен, что девочка поняла, что я хотел сказать, так как я бы не понял на её месте :). А хотел сказать я всего лишь то, что планировать надо и планировать надо с удовольствием.

Планировать нужно только те дела, которые вы хотите сделать и которые могут быть сделаны только по вашей воле. Это означает, что никто вам не напомнит о том, что нужно это сделать, никто не будет пилить и порицать, если вы этого не сделаете. Как сказал бы Стивен Кови, это — проактивные дела, то, что находится в вашем круге влияния. Такие дела очень приятно выполнять, каждое из них — маленькая личная победа. И пусть даже никто и не узнает, что вы отжимались на чердаке загородного дома, пока все спали, что вы полтора часа прорабатывали список своих целей на ближайшие 5 лет, что вы описали в своем дневнике чувства по поводу прожитого дня — главное, вы это хотели сделать и вы сделали это. Составили список дел, расставили приоритеты — и делали свое дело, по своей воле.

Насколько привычно для вас придумывать себе дела? Возможно, большинство дел является реакцией на какое-то событие окружающего мира. Тогда составляя список что надо сделать, вы будете заносить туда дела, которые являются вашей желаемой реакцией. Но постойте, разве между раздражителем и реакцией ничего нет? Кое что есть, небольшое пространство, которое называется выбор. Мы всегда в праве выбирать, как отреагировать на внешнее воздействие, выбирать способ, что конкретно мы будем делать.

У каждого из нас бывают важные и срочные дела, и иногда их столько, что кажется некогда планировать. Это мне всегда напоминает известный анекдот, в котором дровосек до изнеможения пилит деревья тупой пилой и у него столько работы, что просто «нет времени» заточить её. Время на самые важные дела есть всегда. Как писал Сергей Чуб, у каждого из нас есть вагоны времени, «грузи их так, чтобы они не возили эксплуатацию систем, а чтоб возили развитие». Даже если дело является срочным и важным, прежде чем его выполнять, подумайте, как сделать так, чтобы дело данного рода больше никогда не стало срочным? Как сделать его так, чтобы остался долгосрочный эффект?

Если все время делать то, что делаешь сейчас — будешь получать то, что получал всегда. Скучно делать то, что ты делаешь каждый день, если в этом нет новизны. Тогда и планирование таких дел не будет приносить огромного удовольствия, ведь и вы и так это делаете, без плана. А если вдруг забудете чего — начальник напомнит, это ж его работа, правда? Планирование будет в удовольствие, если оно будет состоять из дел второго квадрата (по Стивену Кови), дел группы B(Б) (по Алану Лакейну и Дэвиду Льюису), а по простому — из важных, но не срочных дел. В основном это дела на развитие, улучшение. Дела, регулярное выполнение которых будет постоянно предохранять вас от лавины срочных дел, и в то же время будет непрерывно двигать вас вперёд, к цели, приятной для вас дорогой. И никакого давления со стороны срочных задач.

Кто-то полагает, что выполнение задачи в условиях давления крайнего срока стимулирует её быстрое выполнение. Действительно, такое может иметь место — это, как ни прискорбно, характерно и для меня сейчас. Например, когда я чинил мобильник задача оказалась срочной и важной и это помогло мне её выполнить. За 45 минут, в то время как с отверткой я бы справился за 8 минут. А ещё можно было запланировать покупку чехла 🙂 — и тогда не пришлось бы чинить микрофон вообще, да и других проблем с мобильным можно было бы избежать.

Как же научиться планировать с удовольствием? Здесь поможет 3-й навык высокоэффективных людей — сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Основная причина появления срочных и важных дел — это несвоевременное выполнение того, что вы хотели выполнить уже давно. Написание еженедельного отчёта никогда не станет для вас срочным делом, если вы выработаете привычку писать его за день до крайнего срока. И качество будет лучше, и, как ни странно, займёт это меньше времени — проверено! А если хорошенько присмотреться, нельзя ли перепоручить это дело кому-то ещё, для кого выполнение этой задачи будет полезным новым опытом? Перед этим, правда, придётся разъяснить некоторые принципы написания отчета. Вместо очередного самостоятельного написания отчёта, напишите отчет вместе с тем, кому вы можете доверить эту задачу в будущем, и кто бы сам хотел этим заниматься. Следующий раз сотрудник попробует выполнить задачу сам, выполнит скорее всего её плохо — ничего страшного, вы потратите время на объяснение допущеных ошибок меньше, чем тратили раньше на подготовку целого отчёта. И в скором времени необходимость в выполнении срочного дела исчезнет вовсе. Вот оно, планирование с удовольствием.

Чтобы получать удовольствие от планирования и от выполнения запланированых дел будьте честны с самим собой. Делайте то, что вам нравится делать, те дела, которые вы бы хотели видеть выполнеными. Выполняя то или иное дело, подумайте, как сделать его так, чтобы результат выполнения имел долгосрочный эффект, чтобы имело место развитие, улучшение. И поделитесь опытом с близкими!

Вы когда-нибудь занимались планированием? Я имею ввиду ежедневное планирование. Может, думаете, что планирование вам не нужно? Если вы так думаете, то, пожалуй, вы правы, и вам не зачем тратить время на дальнейшее чтение — статья для тех, кто осознал, что планирование поможет ему стать полноправным хозяином своей жизни. Полезна будет так же для тех, кто уже занимается планированием, но хотел бы делать это эффективнее.

Под оперативным планированием будем понимать представление желаемого грядущего дня, того, что вы будете делать и когда вы будете это делать. Планированием можно заниматься с утра либо с вечера.

Если вы не выработали привычку планировать свои дневные дела, не имеет значения, когда вы будете это делать — или в самом начале дня, когда ещё не успели ничего сделать, или в самом конце, когда уже все сделано.

На мой взгляд, лучше планировать идеальный завтрашний день с вечера. Вечером человек накапливает огромное количество информации, на основе которой можно сделать правильное решение, как сделать завтрашний день ещё лучше. Также мы помним о том, что не сделали, но следовало бы сделать. Вся эта информация загружена в нашу оперативную память, доступна нашему сознанию, и пока это так, запланировать следующий день можно более эффективно. Кроме этого, можно всегда поменять картину грядущего дня, если что-то не нравиться — ведь день то ещё не начался! И представить на бумаге идеальный день — самый лучший, который мы можете себе представить на данный момент.

Ночью во время вашего сна информация из оперативной памяти анализируется, сжимается и архивируется в подсознании. Во время этой операции возможны искажения и потери данных. И это хорошо — если бы мы запоминали все, что происходило за всю нашу жизнь, мозг каждого человека был бы размером с Эйфелеву башню :).

Утром мы просыпаемся с чистой головой. Сознание похоже на операционную систему, которую только что загрузили. Ни тебе лишних программ, ни утечек памяти — только садись и работай. Отлично, если план работ уже есть. Однако, что делать, если это не так? Хорошо, если мы сразу сели и до того, как что-либо предпринять, составили план на день. Однако, если мы этого не сделали, то любое внешнее раздражение способно вывести из колеи — мы будем делать не то, что по-настоящему хотели, а то, что нас попросили, либо просто случайные дела с сомнительной полезностью.

Пример из личной практики. Прихожу на работу — и у меня нет плана. Начинаю на автомате читать почту, и обнаруживаю, что есть несколько достаточно важных писем, на которые нужно отреагировать. Тут подбегает коллега, и просит помочь решить проблемы со своим заданием. Отвлекаюсь, помогаю, возвращаюсь к письмам. Прошло три часа, наконец-таки возвращаюсь к списку важных, СВОИХ, дел. Что-то делаю, а тут уже и обед. Осталось всего навсего 4 часа на проактивную деятельность :(. Причина — не потратил 15-30 минут на преждевременное планирование, результат — 3 часа в пустую (предположим что за час из 4-х я все же успел сделать что-то полезное :)).

Правда в том, что мы никогда не в состоянии сделать все свои дела. Однако мы всегда в состоянии сделать самые важные из них. С помощью предварительного планирования можно определить, какие же из них важнее.

Не отрицаю, что для кого-то утреннее планирование будет удобнее. Когда оперативное планирование вошло в привычку, рекомендую поэкспериментировать с каждым из способов. Сам пробовал и то и другое — вечернее планирование оказалось наиболее эффективным. Однако, когда сам внедрял оперативное планирование, занимался этим с утра, с вечера было просто лень ;). Хотя можно и совсем не планировать, тем самым позволив другим полностью получить контроль над вашей жизнью.

Если вы решили планировать с утра, дайте сознанию прийти в порядок после сна. Если вы счастливчик, который просыпается утром и способен за 7 секунд дать ответ, сколько будет 27*64, можете пропустить этот абзац. Лично мне нужно некоторое время, минут 15, перед тем как приступить к деятельности, требующей участия мозга. Во время вырабатывания привычки подниматься в 5 утра, это время было ещё больше — иногда до часа. В это время заниматься планированием неэффективно, вы можете потратить вдвое, а то и втрое больше времени, чем если бы вы это сделали в бодром и сознательном состоянии. Когда я просыпаюсь, я умываюсь, выпиваю стакан воды, иногда занимаюсь йогой, включаю компьютер и читаю блоги или комментарии к ним. Момент, когда находится что прокомментировать самому, можно считать моментом полного пробуждения. Самое время планировать. Выбрать самое важное дело и приступить к нему.

Сколько времени тратить на планирование? Столько, сколько вам потребуется, что бы разрешить все противоречия. Каждая ваша задача хочет, чтобы вы её сделали, и все хотят, чтобы их сделали именно сегодня. Но ваше время ограничено. Поэтому нужно четко определить приорететы для задач и поставить их в очередь — тогда задачи перестанут толпиться и давить на вас. В каждый момент времени — только одна задача, текущая, остальные — после её выполнения. Чтобы разработать такую очередь, возможно вам потребуется 15 минут, возможно на это уйдёт целый час. Не бойтесь потратить даже полтора часа на планирование — это сэкономит вам время во время работы. Например, вы решили запланировать ваш 8-часовой рабочий день, оставив неорганизованной деятельность до и после работы. Не будем сейчас обсуждать необходимость организовывать свою нерабочую деятельность, примем задачу как есть. Вы пришли на работу и у вас впереди 8 часов. Ответ на то, сколько вы сэкономите, если будете тратить на планирование час по сравнению с тем, если вы будете тратить 5 минут, знаете только вы сами. По себе знаю, 10 минут планирования способны избавить от лишних раздумий по выбору следующей задачи, однако эффективность дня будет далеко не наилучшей. Оптимально получается 35 минут. Вы всегда почувствуете когда остановиться. Главное начать.

Оперативное планирование — это навык. Им либо обладают, либо нет. Каждый в состоянии его приобрести. Нет людей, которые привержены планированию с рождения, и тех, для кого планирование противопоказано. Если вы никогда не пробовали регулярно планировать, хотя бы 21 день подряд, вы не имеете права говорить, что планирование — это не для вас. Если кто-то вам скажет — не верьте ему, он просто ленится.

Я избегал планирования, когда оно у меня ассоциировалось с жестким расписанием дел — когда и что делать. Это далеко не так. Любой из следующих способов является оперативным планированием — методом повышения личной эффективности:

1. составление списка задач, которые необходимо сделать, на бумаге с последующим вычеркиванием;
2. метод 1 + расстановка приоритетов к задачам, например «очень важные», «важные» и «неплохо бы сделать»;
3. представление идеальной картины завтрашнего дня в воображении;
4. контекстное планирование;
5. и это далеко не все…

Экспериментируйте, ищите методы, наиболее подходящие для вас и для вашей деятельности, создавайте свои методы. Эффективности можно и нужно учиться. Оперативное планирование — важный элемент в фундаменте вашего строения, под названием эффективная жизнь.

Приходилось ли вам ждать когда-нибудь? Терять время в ожидании транспорта или другого человека. Он опаздывает, время встречи откладывается, а вы ждёте. Ждете 10 минут, 30, час. Если вы ничем не занимаетесь в этот момент, то это время можно смело вычеркнуть из вашей жизни. Если это происходит примерно в течение часа ежедневно, то каждая неделя жизни сокращается на 7 часов. Знаете ли вы, куда уходят ваши 168 часов каждую неделю? Пускай 30 часов на работу, 56 на сон, а что с остальными 112-ю часами? Кто знает ответы на эти вопросы, тот хорошо представляет себе, как проходит его жизнь.

Стоит ли беспокоиться по поводу потерянного времени? Я считаю беспокойство о потерянном времени вредным занятием, вступлением в гильдию хронолюдей. Что действительно можно сделать, так это вернуть его, заполнив полезным/приятным/интересным делом. Сегодня более получаса я провёл в ожидании, в итоге выполнение задачи, ради которой я ждал, стало невозможным вообще. Если ещё прибавить дорогу к месту встречи и обратно, то получается полтора часа. Сожалею ли я о потерянном времени? Ничуть. С собой у меня была книга, поэтому вместо нервного поглядывания на часы я насладился чтением «Голоса тишины» Экхарта Толле. По дороге туда и обратно я слушал и наблюдал происходящее вокруг меня, наслаждался весенней солнечной атмосферой.

Жить и наслаждаться каждым моментом нужно не торопясь. В момент переключения между задачами, остановитесь и сделайте осознанный выбор того дела, которое является самым лучшим из всех, что мы можем выполнить. Это исключительно наше решение, примите его, оценив текущую обстановку и внутреннее состояние. И сразу же приступайте!

Почти каждый рабочий день я составляю приоритизированный список задач на день. Несмотря на то, что в основном задачи выполняются в указанном продуманном заранее порядке, бывает удобно нарушить порядок и выполнить какое-то дело из середины или конца списка прямо сейчас, так как возникла удобная возможность. Часто это 5-10 минутное дело. Такое удобное, подходящее время для совершения каких-либо действий называется «кайрос», в отличие от «хроноса» — линейного и измеримого, запланированного времени. Возникновение кайросов обычно не сильно влияет на ход выполнения запланированных на данный момент задач, однако суммарный список выполненных дел становиться гораздо внушительнее.

Приятно, когда каждый миг жизни наполнен смыслом. Как изрёк Гораций, «Carpe diem» — лови момент, не упускай возможности. Живи сейчас! Лови момент!

Знаете ли вы, кем вы будете через 10 лет? Кем бы вы хотели стать? Правда в том, как только вы начали думать о будущем, оно начинает превращаться в настоящее. Мы те, кем посмели стать.

Думайте о будущем. Прежде, чем сделать какой-либо шаг, подумайте, а каким будет следующий. Куда двигаться дальше? К чему приведёт выполнение данной задачи? Через сколько дней, месяцев, лет выполнение задачи перестанет иметь смысл?

Продумывая будущее заранее можно построить настоящее полностью соответствующее вашим желанием. Результат ваших усилий будет приумножаться как сумма в банке на накопительном вкладе.

Продумывайте всегда следующий шаг. Будет ли он? Что вы делаете, что может иметь смысл через 10, 100, 1000 лет? Если таких дел нет вообще, значит, текучка поглощает все ваше время, и это очень печально. Если делать ежедневно хотя бы одно дело на будущее, всегда можно будет с уверенностью сказать, день прошёл не зря.

В течение нескольких месяцев я определял приоритет своих каждодневных задач по двум критериям: их значимость в продвижении к жизненным целям и долгосрочный эффект. Скажу, что в этот период не было неудачных дней – каждый из них привносил смысл. Ежедневно выполнялась хотя бы одна задача, которая непосредственно продвигала к моим жизненным целям, причем результат её выполнения будет иметь смысл в течение как минимум 5-ти лет. Иногда это делалось в ущерб текучке – срочным задачам, которые так часто поглощают все наше внимания, что мы начинаем ассоциировать срочность с важностью, хотя это совершенно разные критерии оценки. Определённо, если текучка занимает более 80 % вашего рабочего времени, сложно будет резко сказать «НЕТ!». Однако ничего страшного не происходит, если уменьшить её размер до 70%, при этом поработав полчаса на будущее. Формируя будущее сейчас, вы постепенно меняете свою жизнь к лучшему, делая её значимой, наполненной смыслом, вы получаете все большую свободу в действиях и все большее удовлетворение.

Прежде чем бросаться начинать сегодня, продумайте идеальный день, которой только мог бы быть. Рассмотрите все дела, которые вы хотели бы видеть сделанными сегодня, определите, сколько времени вы сегодня будете работать, сколько отдыхать, сколько посвятите хобби, семье, друзьям. Представьте свой день таким, каким вы хотите его видеть, прокручивая его как фильм. Если вам не нравятся какие-то моменты, – перемотайте, вырежьте или отредактируйте их. День пока ещё не начался, вы вправе запланировать все, что угодно. Закончив с этим, «сохраните» получившееся произведение и начинайте его реализовывать.

Наиболее удачный день на этой неделе был вторник, причем в этот день я потратил времени на планирование в общей сложности 63 минуты. Может показаться, зачем же тратить на планирование одного дня целый час, ведь можно выполнить ещё одну задачу за это время. Однако 8 часов, потраченные на «случайные», незапланированные дела могут принести такой же результат, сколько принесут 2 часа самых значимых дел, имеющих долгосрочный эффект. При 8 часовом рабочем дне, уделяя час планированию, можно выполнить работу 3-4 неорганизованных дней. Это значит, вы увеличиваете свою личную эффективность в 3-4 раза.

В процессе выполнения плана обязательно возникнут непредвиденные обстоятельства, это обычное явление, главное, что вы в каждый момент знаете, куда вам нужно двигаться. Скорее всего день будет отличаться от идеального процентов на 70, но в любом случае день будет прожит гораздо лучше, чем если бы вы его не планировали вообще. Цель планирования – не предсказывание будущего, а превращение желаемого будущего в настоящее. Более того, если тщательно планировать свой день ежедневно, с каждым разом настоящее будет все больше приближено к желаемому будущему, вы все лучше и лучше управляете своим временем и своей жизнью. Звучит неплохо? А ведь так и есть.

Одна из причин промедления в отношении больших и крупных дел в том, что они кажутся слишком объёмными и необъятными, так что только мысль о выполнении может вызывать неприятное чувство. Как же сделать большое дело, которое, безусловно, важно для вас?

Любую задачу можно разбить на логические этапы. Нужно предварительно подготовиться и разбить огромную задачу на более мелкие кусочки. Таким образом, можно взять первый кусочек и приступить к его реализации. Выполнив его, вы получите удовлетворение от завершения куска работы. Можно приступить к следующему. Приготовление годового отчета, равно как и приготовление званного ужина, можно разбить на такие кусочки – создание структуры, введение, первый раздел, либо почистить картошку, налить воды в кастрюлю, поставить на газ, и далее в том же духе. Легко работать над одним таким кусочком и выполнять его за раз.

Однако, некоторые большие дела сложно разбить на этапы, так как это ново для вас, и какие будут этапы, сложно предсказать. В этом случае начните с чего-нибудь. С любой деятельности, которая, по вашему мнению, поможет достижению конечной цели. Это может быть добыча дополнительной информации из интернета или книг, эксперименты, подготовка материала, разговор со знающим человеком, либо другие мелкие дела, которые вы знаете, как делать и интуитивно чувствуете, что это поможет. В результате вы продвинетесь в выполнении задачи и узнаете больше о ней. Эта информация поможет вам увидеть новые кусочки работы, которые можно сделать за один присест. Может выйти так, что в определённый момент вы уже сможете представить весь путь к достижению результата и выделить логические этапы.

Для неустанного продвижения к достижению великой цели превосходно помогает выделение сегментов времени. В определённое время дня вы работаете только над данной задачей. Делайте это ежедневно и ограничивайте время на выполнение. Если сложно выделить конкретное время, то пусть это будет любое время, но не менее, например, часа ежедневно. Важно не позволять внешнему миру отвлечь вас от вашего дела в это время. Эффект – потрясающий. За месяц такого режима работы можно продвинуться к завершению задачи настолько, что об этом можно только мечтать. Ключ в этом подходе в регулярности.

Используя вышеописанные три подхода можно достичь любой цели, выполнить любое дело, которое вы захотите. Возможно, вы знаете либо придумаете в процессе другие методы. Есть желание – найдётся и способ.