500+ входящих — с чего начать?

Возвращаемся мы из отпуска, открываем почтовый клиент, а там — 100500 входящих сообщений. С чего начать? Читать всё по порядку? Начать с самого свежего? Почитать то, что за прошедший день только пришло? А может — всё выделить да удалить, в надежде что кому очень нужно — напомнит?

Если начать читать с самых свежих, то самое актуальное будет в фокусе внимания. Сюда попадут как срочные и важные, так и срочные не важные — придётся разбираться по ходу. Но в любом случае срочные не останутся без внимания.

С точки зрения управления собственной энергии — это будет также самым эффективным подходом. Ты разбираешься с актуальными проблемами. Работая с новой информацией в первую очередь — мы находимся на гребне волны того, что сейчас беспокоит ещё кого-то, кроме нас. Ну а если нас не беспокоит что-то — понятное дело, удаляем это сообщение сразу.

Ещё момент — некоторые просьбы, запросы теряют свою актуальность, если вовремя на них не обратили внимание. Иногда меняются приоритеты. Иногда находится другой, более свободный или компетентный исполнитель. Не даром, существует полушуточное правило трёх гвоздей.

Вдобавок к этому ты получаешь моральное право в любой момент выделить всё оставшееся и удалить. Либо игнорировать. Конечно, когда уже потрачено разумное время на разборку входящих. Какое это время — тебе решать, отсюда дополнительная гибкость в управлении своим временем.

Люди, от которых зависит твоя деятельность, заметят высокую скорость реагирования. Это очень важно в бизнесе — возможно, как раз решается, работать с тобой или с кем-то другим, кто более доступен и способен решить его проблему быстро.

И самое важное — всё вышеперечисленное является причиной повышения самомотивации к работе. Так как ты работаешь в живом потоке, ты получаешь удовольствие. Тебе интересно и время проходит незаметно.

Когда же нужен обратный подход? Разбирать входящие по порядку их возникновения имеет смысл только если тебе действительно необходимо прочитать и принять решение по каждому сообщению. А это редко является правдой жизни. К тому же, если уж очень хочется и время позволяет, то и при подходе «от нового к старому» ты всё просмотришь, так что ничего не теряется.

Таким образом, подход от нового к старому при разборе входящих, работает лучше. Чтобы он работал максимально эффективно, важно помнить о следующих нюансах:

  1. Делай сразу, если нужно действие от тебя. Особенно то, что занимает несколько минут. Если дело важное — то и больше можно потратить. Если к тому же и срочное — так ещё и нет причин от него отвлекаться — всё равно придётся делать, ведь важные и срочные — это всегда высокий приоритет и высокая эффективность от результата выполнения. Нужно будет ещё вернуться к нему попозже — добавили в свой список дел.
  2. Лимитируй время. Таки стоит вовремя остановится, ведь не всё же время обрабатывать входящие, нужно когда-то и важную работу делать. Понятно, что часть важной и срочной работы будет сделана в процессе — это поощряется. Но не о всём важном и не срочном тебе напомнят, личные цели, определённые тобой, требуют личного внимания.
  3. Смело расставайся с прошлым. До каких-то старых сообщений таки руки не дойдут. В мире постоянно увеличивающегося потока информации — это нормально. Контекст есть, и он вверху твоего списка входящих, именно он самый свежий и правильный.
  4. Применяй к месту. Почта, заметки сделанные в дороге, статьи блогов, ролики на ютубе, сообщения в соцсетях — это всё хорошие кандидаты, где свежее стоит в первую очередь смотреть. А вот где лучше работать со списками сверху вниз, от первой заметки к последней — это наши TODO, списки задач. Собственно, там мы найдём наши важные и не срочные задачи. Для них лучше подойдёт простой, но суперэффективный метод Final Version Perfected или чуть более комплексный Метод Двух Страниц.

Если так раньше не приходилось работать — рекомендую перевернуть сортировку и сделать так, чтобы новое появлялось в топе. Интересной и продуктивной тебе жизни на гребне волны!

Уроки продуктивности

По прошествии 15+ лет своей профессиональной деятельности, я бы хотел поделиться уроками продуктивности, которые помогают мне работать эффективнее с каждым днём. Уверен, многое из этого можно внедрить в свою ежедневную практику управления рабочим процессом, достигая всё больших высот в любой сфере деятельности.

Урок №1

Выбрав дело и приступив к нему, наилучшая стратегия высокой продуктивности — продолжать быть вовлечённым в это дело и относящийся к нему проект. Пока ты в теме, ты можешь сделать больше, чем пытаясь работать урывками над несколькими проектами сразу. Иногда приходится переключаться. Иногда приходится часто. Но когда у тебя есть выбор — продолжить или переключиться — продолжай как можно дольше.

Урок №2

Если есть проект, к которому больше лежит сердце и есть хоть малейший шанс к нему приступить — стоит приступать. Мотивация, вдохновение — явление не постоянное, так что пока есть — лови волну. Это лучше, чем пытаться переключаться между разными проектами просто потому что они дольше лежат в списке дел. На волне вдохновения можно сделать больше, а через месяцы или годы врядли будет иметь значение насколько прилежно ты переключался между множеством срочных дел, притупляя каждый раз естественную мотивацию. Хочется приступить к работе над проектом и есть возможность — приступай.

Урок №3

Если сложно принять решение, какое же дело наиболее приоритетно на данный момент, начинай с первого. Для этого понадобится список, надеюсь он уже есть, или запиши всё что тревожит. Делаем первое. Что-то подсказывает, что перед ним нужно сделать другое — делаем другое. В этом принцип самой простой и самой эффективной системы приоритезации дел — Final Version Perfected.

Урок №4

Есть дела требующие значительного количества времени, чтобы их завершить. Даже если у тебя нет энергии для этого, начни с малого, поставь таймер на минимальное количество минут, на которое у тебя энергии хватит, пусть это даже будет 2 минуты. Рассматривай как микроцель не завершение всего дела или проекта, а погружение в контекст задачи, снижение психологического сопротивления к выполнению этого дела. По завершению времени, можешь переключиться на следующую задачу или засечь ещё время, тот же период или слегка больший. Числа Фиббоначи прекрасно подходят для этого — 2, 3, 5, 8, 13, 21, 35 минут — выбираешь наименьшее, на которое физически и эмоционально готов.

Урок №5

День — слишком короткий промежуток для планирования, и это нормально что весь твой список дел не может влезть в него. Тем не менее он может и должен влезть в больший промежуток, например, в неделю. Всё что не влазит — можно вычеркнуть и ему не место сейчас в списке активных дел. Поэтому рассчитывай что у тебя есть неделя на завершение всего, отсюда возможность глубже погрузиться в текущую задачу. Один завершённый проект стоит 5ти завершённых наполовину. Просто потому что последние 20% перед завершением требует столько же усилий сколько и первые 80%. Не всегда, но часто. В 80% случаев. Поэтому оставайся в деле как можно дольше, учитывая недельный горизонт планирования.

Урок №6

В завершении дня полезно помечтать, каким мог бы выглядять продуктивный день завтра. Какие героические сверхусилия ты бы мог предпринять завтра. Не факт, что хватит энергии, но помечтать очень полезно. Выйди за рамки того, что выглядит реальным сегодня, мечтай о большем. Это поможет подсознанию найти способы преодолеть рамки былой продуктивности и достичь новых высот. Пусть и не всех. Но даже один успех, одно достижение того, что считалось сверхдостижением вчера — это подвиг.

Урок №7

Начинай с развития. Нам всем полезно заточить топор, чтобы дальше рубить дела налево и направо эффективнее. И это стоит делать прежде чем бросаться в работу. Пусть первые часы каждого рабочего дня у тебя будут направлены на развитие. Не можешь позволить часы — позволь час, не можешь час — найди полчаса. Сложно и это — начни с малого, пусть это будет даже 10-15 минут сфокусированных усилий, направленных на развитие твоих навыков. Это залог ежедневно возрастающей продуктивности. Не всё заметно сразу, но со временем эти усилия как снежный ком выведут тебя на более высокий уровень результатов твоей работы.

Говорят что жизненные уроки хорошо усваиваются только на собственном опыте. Что ж, тогда вперёд, внедряй идеи в свой рабочий процесс и превращай их в свой опыт. 7 уроков продуктивности вкратце:

  1. Фокусируйся на одном проекте как можно дольше.
  2. Пользуйся моментами вдохновения.
  3. При неопределённости приступай к первому делу в списке сразу.
  4. Главное начать.
  5. Минимальный горизонт планирования — неделя.
  6. Мечтай о сверхдостижениях.
  7. Начинай с развития.

Как ускорить своё обучение?

Ты развиваешься, постоянно приобретаешь новые навыки, но хотелось бы быстрее? Есть как минимум 5 прекрасных способов как этого достичь без дополительных трат времени.

Как ускорить своё обучение

Помогает? Поделись с друзьями!

Максимум. Как достичь личного совершенства с помощью современных научных открытий

Максимум. Как достичь личного совершенства с помощью современных научных открытий

Книга пришлась как раз кстати, когда я начал задаваться вопросом — какая практика наиболее эффективно может помочь в развитии навыков? То, что это именно должна быть практика, а не теория, опыт прекрасно уже доказал. Но что если путь в развитии достаточно долог и тернист, любая ли практика одинаково помогает самосовершенствоваться? Что если есть способы сделать это быстрее, с большим удовольствием, с большим пониманием где ты сейчас и на что обратить внимание на следующем шаге в развитии?

Автор прекрасно раскладывает по полочкам, что такое deliberate practice (в переводе на мой взгляд это должно звучать как «осознанная, целенаправленная практика», читал на английском), каковы её характеристики. Особенно интересны жизненные примеры из области развития памяти, совершенствования в шахматах, балете, владении музыкальными инструментами. В книге идёт пояснение, что означают те 10 тысяч часов практики на самом деле, которые могут помочь любому стать мировым экспертом в избранной области, когда это может быть больше или меньше.

Рекомендую всем, кто хочет продолжать свой путь самосовершенствования, независимо от того, в какой области работает. Возможно это подстегнёт к смелым шагам в освоении новых навыков, о которых всегда мечтали, но страшно было браться. Как бы быстро не растягивалась резинка, улитка непрерывно ползущая по ней, сможет достигнуть цели.

Ознакомиться подробнее можно на: Ozon.ru, OZ.by.

MT-цель

Существует избитая временем методика для постановки и формулировки цели под названием SMART. Я его не использую и не рекомендую ввиду её тяжеловестности и  избыточности. Для формулировки чёткой цели я рекомендую использовать упрощённый вариант технологии SMART, оставив из неё буквы MT. Как правило, применяя только их, автоматически удаётся достичь и остальных критериев. Характеристики MT-цели:

M — measurable, измеримая. В любой момент можно сказать, достиг уже цели или нет. Это очень важно для мотивации и отслеживания прогресса.

T — timebound, со сроком. Записана дата, к которой нужно достигнуть цель.

Почему остальные критерии SMART не обязательны? Давай рассмотрим:

S — specific, конкретная. Автоматически достигается, если удалось цель сделать измеримой.

A — attainable — достижимая. Если что-то можно представить, значит это можно и сделать. Иногда мы ставим себе такие цели, в которые никто не верит, да и мы сами можем сомневаться. Но это не должно останавливать от того, чтобы выбирать такую цель. На самом деле хорошо мотивирующая цель как раз и находится на гране реальности и не реальности. Весь вопрос в границе. А границу мы определили используя M-критерий.

R — два варианта, related — связанная с другими, и relevant — имеющая значение, смысл. Важные характеристики цели, но они относятся скорее к её окружению, а не к процессу её формулировки.

Таким образом, использование только критерием MT обеспечивает хорошую формулировку цели, над достижением которой можно работать. Попробуй использовать эти критерии — измеримость и наличие конечного срока — при постановке своих целей.

Важнейший навык в управлении временем

Навык №1. Фокус на главном.

Отсутствие навыка приводит к выполнению случайного дела. Навык доводит до автоматизма вопрос — Что я хочу сделать до того, как сделаю Х? Когда ответ «Ничего», делаем Х, иначе повторяем вопрос к полученному ответу.

Всё, прекращаем читать, и сегодня целый день тренируемся, оттачиваем важнейший навык в управлении временем.

Вовлечение => Удовольствие

Выбрав задачу или проект для работы, нужно установить период времени, когда ты будешь делать только её. Не нужно отвлекаться. Ибо отвлечение не даёт в полной мере сделать ощутимый вклад. Для борьбы с отвлечением существуют способы сбора входящих запросов в корзинки, которые можно потом за раз обработать. Опять же — с полным вовлечением в этот процесс.

А вовлечение даёт удовольствие. Нельзя испытать удовольствие без вовлечения. Представь себе человека, который занимается одним делом, а в это время думает о другом деле. Получает он удовольствие? Нет. Любое дело, чтобы делать его с любовью, требует вовлечения.

Как не отвлекаться? Повесить знак кирпич на всех входящих потоках. Грубо и неэффективно? Возможно, тогда знак объезд будет в самый раз. Который будет перенаправлять поток на кого-то другого, кто сейчас занят обработкой входящих. Эту роль прекрасно может играть почтовый ящик, чат, голосовая почта. Накопилось — разбираешь.

Стремиться к максимальному вовлечению очень важно. И не только рад погони за удовольствием. Вовлечение — это эффективность. Вовлечение — это качество жизни. Что бы ты хотел знать вечером, после трудового дня: то, что ты существенно продвинулся, или даже возможно закрыл 3 проекта, или сделал 25 мелких дел, о которых с трудом можешь и упомнить?

И даже если не учитывать эффективность и результаты, всегда остаётся оно — приятное, ведущее к состоянию потока, удовольствие от работы! Хотя бы ради него стоит создать себе условия для максимально вовлечения.

 

Как научиться правильно парковаться

Если ты водишь машину некоторое время, то наверняка чувствуешь себя мастером диагонально парковки. Нет, не чувствуешь?:) Вне зависимости от чувств, всегда есть способ взглянуть на парковку по-новому. Например так, чтобы раз и навсегда избавиться от вопроса — как подъехать, когда начать выворачивать руль, и вообще, можно в эту дырку влезть или нет. Подозреваю, что всё это несколько десятков раз рассказывалось в автошколе. Только вот к сожалению во дворе как-то всё не так, как на тренировочной площадке. Да и после нескольких лет вождения хорошо было бы освежить теорию.

Хочешь знать простой и доходчивый алгоритм парковки? Читай здесь. Ну а не хочешь, всё равно глянь, там прикольное видео в конце есть:).

Работа, развитие, отдых

Если задуматься о том, как можно повысить эффективность жизни, то приходишь к тому что все активности должны максимально попадать в одну из категорий:

  1. Работа.
  2. Развитие.
  3. Отдых.

Всё остальное — является подкатегорией или работы, или развития или отдыха, либо сочетанием нескольких из них. Например, сон — разновидность отдыха. Просмотр фильма — неэффективное времяпрепровождение, так как может рассматриваться как отдых только отчасти, глаза всё же напрягаются и сон — гораздо эффективнее. Если фильм чему-то обучает (ну вдруг:), например, английскому языку если смотришь в оригинале) — тогда развитие. Общение -> бесполезное или развитие, или работа, или отдых — в зависимости от темы обсуждения и компетентности собеседника.

Модель работа/развитие/отдых, конечно, упрощённая, но в этом её и ценность — позволяет быстро сравнить ценность альтернативных занятий. Если одно дело подпадает под работу, а второе под развитие — приоритет первому, при условии то какое-то развитие сегодня у тебя было. Адекватное отношение работы к развитию, на мой взгляд, где-то 7 к 1, хотя достаточно просто интуитивного понимания, что для тебя сейчас лучше. Попробуй определить: что лучше сейчас сделать: почитать книгу, поиграть на телефоне или посмотреть фильм? Потренировать TDD Kata, проверить почту, определить цель на следующий год? Твой выбор с учётом модели и сравнительного вклада в работу, развитие и отдых?

Под работу/развитие/отдых тяжело отнести базовые потребности, которые вынуждают нас принимать пищу, заниматься сексом, и поддерживать связь с племенем, но, благо, когда потребность актуализируется все альтернативные занятия уходят на другой план. Так что потребности (если это действительно потребности, а не пресыщение) перекрывают по приоритету все категории модели.

Ну а сейчас самое время работать, так как с развитием статья (возможно) слегка помогла и, надеюсь, не сильно утомила, поэтому отдых не требуется!:).