Эффективная, интересная и счастливая жизнь
Как стать профессионалом своего дела?
Продолжаем серию про привычки, которые реально приносят пользу и могут стать частью вашей эффективной и счастливой жизни надолго. Речь пойдёт о разборе корзинок, практики описанной в системе Getting Things Done, да и в целом общеизвестной практике из тайм-менеджмента и самоорганизации. Эта привычка со мною уже с десяток лет, в той или иной модификации. Альтернативные названия привычки — разбор почты, разбор входящих. Хотя речь не только про почту, а про все потоки информации и документов извне. И изнутри (из собственной головы) в том числе.
Я делаю разбор корзинок каждый рабочий день. По выходным намеренно не делаю, но спонтанно может быть. Основные корзинки — это evernote и рабочая почта. Дополнительная — это личная почта и папка физических документов (и не только документов).
Как происходит разбор? Всё, что попало в inbox подвергается преобразованию во что-то стоящее:
или просто удаляется. Evernote используется как универсальный инбокс для заметок, идей, полезной информации на будущее — всего того, на что ещё раз надо посмотреть, что может пригодиться.
Когда я занимаюсь разбором корзинок? Это у меня ежедневная рабочая задача. Не привязана к какому-то времени, но это то, что обязательно нужно завершить до конца дня. Время от 5 до 15 минут. Если занимает больше — стараюсь делать оставшийся разбор в блиц режиме. В крайнем случае — закрываю важное и создаю отдельную задачу на завершение разбора, в пользу остальных задач.
Идея в том, что ежедневный разбор входящих, особенно своих же заметок — процесс важный, чтобы было доверие своей системе. Т.е. если я где-то по дороге сделаю запись в свой inbox — то я уверен, что не позже чем завтра к вечеру за рабочим столом я вернусь к этой заметке, увижу ещё и обработаю.
Тем не менее, время на разбор корзинок строго ограничено, потому что любая другая сформулированная задача более важна. Готовая задача — это то, что уже можно брать и делать. Корзинки — идеи того, что ещё нужно или можно сделать. Поэтому разбор корзинок — хоть и ежедневная и в какой-то степени важная задача — она всё же попадает в 3й квадрант (срочное и не важное), так как срочное и важное — это задачи на неделю, привязанные к выбранным на еженедельном планировании целям.
Какую я вижу пользу от этой привычки?
Две другие корзинки — личная почта и папка физических вещей и документов имеют свой приоритет и регулярность разбора. Рассмотрим каждую из них.
Личной почтой пользуюсь гораздо реже. Поэтому её не трогаю без лишней необходимости. Просто она идёт 3м приоритетом и на неё может время и не остаться. Поэтому это ок, если там что-то остаётся висеть до следующего пересмотра.
Что с разбором физических вещей? На рабочем столе есть фолдер, в который я складываю документы, которые надо просмотреть и что-то с ними сделать, вещи, которые нужно починить, а также те, которым нужно найти хорошее место для хранения, когда это не очевидно сразу. Это такая зона ограниченного хаоса — бардак из вещей-поломашек и потеряшек и документов, аккуратно живущий на рабочем столе в строго физически ограниченном фолдере до следующего разбора.
Разбираю под настроение, зачастую нет особой пользы от ежедневного разбора, хотя, возможно я к этому приду когда-то — всё же, приятно иметь весь рабочий стол в порядке. На данный момент как начинает напрягать — разбираю в перерывах между работой, а если накапливается — создаю отдельную задачу на разбор рабочего стола.
Наверное пару слов нужно сказать ещё про Evernote, который является как системой сбора заметок, так и системой последующего хранения важного. По сути это две папки — inbox и info. Есть ещё парочку индивидуальных папок для специфических заметок, вроде идей статей, продуктов на разработку и чеклистов. И несколько заметок в закладках, вроде формулировки миссии, плана на квартал, аффирмаций и плана проекта в фокусе. Всё что в инбокс попадает — разбирается и разлетается по другим папкам или удаляется, превратившись или не превратившись в задачу в отдельной системе хранения задач (на сегодняшний день это Outlook для рабочих и Microsoft To-Do для личных).
А у тебя есть подобный ритуал? Есть идеи как внедрить или повысить эффективность?
Удачи в личном развитии!
Существует n-е количество идей хороших привычек. О них пишут книги, упоминают в разных источниках. Мы предполагаем, что они есть у кого-то успешного. Но часто сомневаемся, так ли это и вообще сможем ли мы сами их выработать.
Эксперименты с выработкой привычек я начал уже давно, наверное ещё в первый год создания lifeidea.org. Какие-то удалось реально выработать, какие-то продолжаю периодически выработать, а какие-то очень хочется выработать, но так в серьёз этим занятся и не получилось по неизвестным до конца мне причинам. Но очень интересно разобраться.
Поэтому я бы хотел поделится своими наработками. Речь пойдёт о таких привычках, как:
Практически все привычки — ежедневные, но есть место и еженедельным и более редким привычкам.
По каждой привычке, которая работает на меня годами, хотелось бы пояснить какую пользу она мне приносит, как и когда я делаю это, что помогло выработать, что помогает не забросить, сколько времени отнимает, сколько экономит.
Начнём с привычки, которая у меня на службе уже с десяток лет. Звучит страшно, но это так. Писать в дневнике. Каждый вечер я достаю свой бумажный дневник и в течение 3-10 минут описываю, что сегодня произошло, какие успехи дня, что сегодня получилось сделать впервые. Иногда добавляются дополнительные идеи и мысли, что хорошо было бы начать делать, какие-то решения на будущее.
Мне нравится это делать именно на бумажном носителе, так как практически целый день провожу за компьютером. Плюс это возможность отдохнуть от экрана и сосредоточится именно на записи — ничто не отвлекает. Каждая запись датируется, что даёт время от времени полистать прошлые записи, почитать о чём я думал и что делал год или два назад, понять, где я зацикливаюсь, а где достиг реально прогресса, который может и не заметил в ежедневной рутине. Полезно даже бывает перечитать последние дня 3-4, чтобы вспомнить как я сейчас двигаюсь. Есть какое чувство удовлетворения в этом.
Ещё одна из причин, почему эта привычка прижилась и почему она для меня так важна — придание значимости каждому дню жизни. Понимая, что у меня есть дневник, который я могу полистать, выбрать любую дату и найти там какие-то микроуспехи, микродостижения, а может просто события, придаёт больше ценности этим дням. Каждый день — важен, будь он мега успешным или наоборот, очень сложным, а может и скучным. Но что-то в нём было.
Не каждый день позволяет удобно перед сном сесть за стол, открыть дневник и записать успехи дня. Иногда я это делаю на утро, перед началом рабочего дня. Иногда после бурных выходных или сумбурных будней я возвращаюсь к дневнику только через 2-3 дня. Но тем не менее, я заставляю себя вспомнить ключевые моменты этих дней и сделать ретроспективные записи. Это сложнее, чем делать записи день в день. Но это полезно. И мотивирует не откладывать в будущем.
Когда дневник заканчивается, я завожу новый и сохраняю архивы для возможности пересмотра. Хотя вот после переезда это прямо хороший вопрос — где они сейчас, повод поискать:).
Чтобы дневник всегда был под рукой, держу его в рюкзаке вместе с ручкой. Это позволяет во время поездок, близких и дальних, кратко и долгосрочных, продолжать быть с ним в контакте. Так как рюкзак с ноутом тоже всегда со мной.
Временную ценность этой привычки я исчисляю годами. Просто вот прямо взять и вспомнить, куда ушли мои последние 20 лет взрослой жизни — нереально, такой способностью моё сознание не обладает. Но я всегда могу вспомнить, совершить путешествие в личное прошлое с помощью дневника. В этом ценность привычки просто ошеломляющая. И это мотивирует меня продолжать с ней.
Когда я сажусь уставший и в состоянии в котором сложно сосредоточится, у меня есть простой вопрос, на который я пытаюсь ответить каждый день в дневнике. Какие топ 5 успехов я могу записать за сегодня? Я пишу «Успехи дня:» и дальше следует список. Пока не записал 5 — не прерываюсь. Это могут быть больше успехи, достижения недели, месяца, квартала или года, а может быть и микро-успехи, вроде закрытия всех срочных дел или вызов улыбки у ребёнка. Если получается вспомнить что-то, что я сегодня сделал впервые — это тоже хороший успех для записи.
Сколько писать — сильных ограничений нет. Во время ретроспективных записей это может быть и 2 строчки — не позволяю себе иметь меньше 2-хстрочек:). По возможности, чтобы было чуть больше, чем вчера. В идеале — страница. По факту — где-то около 7-8 строчек в среднем получается.
Вот такая привычка, которая работает. У вас есть такая? Хочется выработать? О других привычках, которые у меня работают поговорим в следующих статьях.
Успехов в личном развитии!
Еженедельное планирование – это мощный инструмент, который помогает поддерживать сосредоточенность, продуктивность и обеспечивает более глубокий контроль над твоим временем. В этой статье я бы хотел поделится своим опытом, как можно сделать этот процесс максимально эффективным.
Важным пунктом еженедельного пересмотра является анализ прошедшей недели и установка целей для следующей. Определи, что было сделано и на чём ты хочешь сфокусироваться в ближайшее время.
В продолжение дополни список задач, которые помогут начать достигать поставленные цели уже в понедельник. Обнови свой календарь, добавив туда необходимые активности, блоки непрерывной работы для фокусировки на важных задачах. При необходимости, скорректируй уже существующие встречи, и, возможно, сами цели, чтобы они были реализуемы в текущих условиях. Цели должны вдохновлять, мотивировать, зажигать, но при этом они должны быть реалистично реализуемы в рамках предстоящей рабочей недели.
Сессия планирования не должна занимать много времени. Достаточно всего лишь 25-30 минут. Удобно использовать технику Pomodoro или Fibonado для эффективного использования времени. Если удалось справиться раньше, можно в дополнение выбрать одну привычку для выработки в течение следующей недели — что-то, что поможет тебе достичь выбранных целей.
На самом деле мой список того, что можно сделать в рамках еженедельного планирования содержит пунктов 15-20, но он приоритезирован, поэтому успеваю сделать основные (описанные выше) 3-4. Но иногда находит вдохновение сделать что-то дополнительно — например, выбрать книгу на прослушивание, посмотреть метрики развития, пролистать случайные заметки из архива, и т.д.
Если назначенное время планирования ушло, попробуй сделать это в ближайшее удобное время — будь то вечер пятницы, выходные или утро понедельника. Если вообще катастрофически не хватает времени, сократи время планирования до 15 или даже 5 минут.
Еженедельное планирование позволяет анализировать свои успехи и заранее продумывать, чего ты хочешь достичь, на чём сфокусироваться в потоке дел. Оно позволяет выделить наиболее важные задачи из большого списка дел, помогает разделить срочные и важные задачи, и дает возможность продвигаться по важным, но не срочным делам, добавив им искусственный дедлайн — неделя.
Минимальное количество целей на неделю — одна, максимальное — столько, сколько сможешь осуществить. Со временем, выполняя планирование недели за неделей, ты сможешь лучше понять свои возможности.
Одним из эффективных подходов может быть установка по одной цели из каждой важной для тебя области жизни. Если ты еще не определил для себя эти области, начни с простого — работа, дом/семья, развитие.
Если ты пропустил и пятницу, и выходные, и понедельник, планируй в тот день, когда заметил. Если прошло более 7 дней без пересмотра недели, это сигнал к действию.
В заключение, еженедельное планирование — это не только практический инструмент для управления временем, но и возможность стать более осознанным, продуктивным и даже счастливым. Это тот еженедельный ритуал, который прочно прижился в моём лайф-менедженте. Попробуй внедрить его в свою жизнь, и увидишь разницу!
Если остались вопросы — буду рад ответить — пиши в комментариях! Или может у тебя есть интересный индивидуальный рецепт эффективного еженедельного планирования?
Есть мнение, что очищать свой разум через интуитивное письмо — полезно. Просыпаемся утром, размялись, раскачались и пишем, что в голову придёт. Страницы этак 3 без остановки. Пишем всё, даже бред, очищая сознание от мусора, как можно быстрее. Другое название такой практики — утренние страницы.
Чем-то похоже на ежедневный блог — но это другое. В блоге мы делимся с окружающим миром, отсюда вытекает чуть большая завершённость мысли, чуть больше цензуры, чуть меньше личного и сокровенного.
А вот если говорить про сокровенное и лично, то тут приходит в голову ещё один инструмент — личный дневник. И ведь тоже можно писать всякое, можно очищать разум. Можно выплеснуть поток сознания. А также можно записывать свои успехи и важные события, пересматривать в будущем, учиться на своих ошибках.
Выходит, что нужны все три инструмента — утренние страницы, публичный блог и личный дневник — или можно что-то убрать? А может есть универсальный? С чего начать, если пока не освоил ещё ничего? Как бы хочется всё же получить максимальный результат и пользу для личного развития за минимальное время, ибо писать в разных местах с утра до вечера никакой жизни не хватит, даже если она эффективная, интересная и счастливая.
По сути — это инструменты, которые помогают решать конкретные задачи. Все так или иначе являются реализацией совета — «Думай на бумаге«. Если несколько инструментов подходит для одной задачи — это прекрасно, используем наиболее доступный. Вот наиболее очевидные задачи, которые мы пытаемся решить через писательство:
Вот наверное и все основные задачи, если что-то упустил — пишите в комментариях, разберём вместе. Мои личные предпочтения по инструментам на май 2023го:
Информация — Evernote. Универсальный, кроссплатформенный для хранения разного рода заметок, идей, доступный на всех девайсах которыми я пользуюсь — телефон на Android, рабочий ноут на Windows, домашний ноут на MacOS. Заметки ведутся по мере необходимости. Имеет привязанный к нему ежедневный (по рабочим дням) ритуал пересмотра того, что попадает в папку inbox — разбор входящих. Оттуда заметка или удаляется, или превращается в задачу или переносится в папку info для долгосрочного хранения и пересмотра в случае необходимости.
Задачи — Outlook tasks и Microsoft To Do. Собственно, для ежедневной работы с рабочими и домашними задачами. Последний очень удобен ввиду минимализма, мультиплатформенности (Android, Windows, MacOS) и абсолютной бесплатности, первый благодаря интеграции с рабочей почтой.
Дневник — бумажный блокнот, A5, в клеточку. Веду уже лет 10 ежедневно. Это уже наверное 5й блокнот. Обычно по вечерам, частенько догоняю за несколько прошлых дней, но ни одна дата не пропускается. В основном туда попадают ключевые успехи, важные события и инсайты. Иногда размышления.
Наверное, на этом можно было бы и остановиться — это минимальный набор инструментария для всех случаев жизни, от которого сложно отказаться, упрощают многое в жизни, как рабочей, так и личной. Но, тем не менее, пишу также и на других сайтах/приложениях время от времени. Например:
Утренние страницы/интуитивное письмо/личный психолог — 750words.com. Прекрасный инструмент для того, чтобы выйти из ментального ступора, выплеснуть эмоции, мысли, сгенерировать что-то. Привлекает абсолютная приватность и стимуляция процесса писательства — считает слова, пока не достигнешь заветной нормы в день — 750 что ~3 страницы на английском и под 4 на русском. Иногда полезно даже пару предложений написать, чтобы навести порядок в голове. Использую по необходимости. Прекрасный инструмент для творчества.
Блог — lifeidea.org, 3kgm.ru, instagram, facebook, twitter, vk. Когда есть чем поделиться с миром, завершённые эксперименты, наблюдения, полезные советы и лайфхаки. Обычно что-то, что бы с удовольствием и сам перечитал в случае необходимости. А иногда просто, just for fun. Надеюсь, получится выйти на регулярность, но пока спонтанность превалирует.
А как у тебя, с писательством?:)
Существует пять степеней инициативности, которую ты можешь проявлять, как проактивный профессионал, работающий со своим руководителем над достижением целей своей организации:
Чем выше уровень инициативы — тем меньше потери времени и быстрее внедрение ценных изменений. При этом сохраняется видимость и возможность корректировки. Но только при необходимости.
Упражнение на улучшение своей инициативности:
Короткая ссылка — https://lifeidea.org/init
Будь энергичным, но не резким. Мирная энергия — это энергия, с которой выполняется полезная работа.
Мирная энергия — это устойчивая энергия. Мирная энергия — это разумная, целенаправленная энергия.
Не нужно подходить к работе с чувством страха или беспокойства. Подойди к ней с чувством радости и позитивных ожиданий.
Будь благодарен за работу, которую тебе предстоит сделать. Благодари вселенную за возможность сделать мир лучше.
Если собираешься приложить усилия, ты можешь сделать это приятно и продуктивно. Вместо того, чтобы сжимать челюсти и напрягаться, расслабься и искренне улыбнись.
Придай своим усилиям мирную энергию. И из них выйдет много хорошего.
Цель творчества — не обретение популярности. А также и не наивное самооправдание что это творчество ради творчества. Да, это самовыражение, но не ради самого процесса, а для создания чего-то ценного для людей.
Цель творчества — не гнаться за популярностью, просто неустанно генерировать пользу, позволяя самому обществу решать, нужно это ему или нет. Популярность — один из способов обратной связи о ценности, но не прямо пропорциональна ей.
В момент, когда мы начинаем считать количество подписчиков / лайков / комментариев / дохода — мы забываем о сути. Это можно рассматривать как вознаграждение, но не как самоцель. Общество может недооценить созданное. А может и переоценить. Это может сбить с пути, забыть о цели творчества — создание пользы через самовыражение.
Заниматься любимым делом. Генерировать пользу. Быть частью важного. Учитывать внешнюю обратную связь. Учитывать и внутреннюю обратную связь — то, что подсказывает сердце, интуиция или логическое, глубокое понимание проблемы, которую мы решаем. В случае противоречий, внутренняя обратная связь — важнее.
Как быть, если все усилия направленные на то, чтобы оставаться продуктивным, рушатся как карточный домик от одного дуновения новых обстоятельств? Как быть, если подъём энергии и мотивации заменяется на следующий день ленью и отсутствием мотивации что-либо делать?
Наша продуктивность неминуемо будет варьироваться в зависимости от времени суток, дня недели, погоды, физического состояния и череды других, не всегда предсказуемых факторов.
Понимание того, что мы не всегда будем на подъёме является важным ключом к результативности.
Не столько продуктивность, сколько результативность является важным критерием для определения, как хорошо мы поработали сегодня, на неделе, в этом месяце, квартале или году. Усилия и необходимый уровень энергии не так уж крепко фиксируются в памяти, как результат наших действий.
Если результат является ключом эффективности наших усилий, имеет смысл его определить и зафиксировать. На том периоде, на котором можно это определить.
Не всегда реально двигаться сверху вниз, определив желаемый результат всей своей жизни и дальше разделяя это на более мелкие промежуточные шаги. Двигаться от контекста — вполне рабочий вариант. Прояснить и скорректировать путь можно по ходу движения.
Тем не менее, стремиться расширить горизонт планирования стоит. Иногда это даже возможно выйдя за горизонт собственной жизни, особенно если в достижение этой миссии есть возможность вовлекать других людей, разделяющие подобные стремления и ценности.
Что касается удовольствия от процесса достижения — это важная составляющая. Есть тысячи способов как прийти к одному и тому же результату, так что это вопрос выбора. Тем не менее, определение результата идёт на первый план — любой процесс вдвойне приятен, когда ты понимаешь зачем от исполняется.
Если желаемый результат зафиксирован, то не важно, насколько сложна или скучна или непонятна задача на первый взгляд, человеческий разум способен придумать подходящий способ её реализации. Например, главным критерием может стать интересность задачи, подключив силу любопытства на усиление мотивации к старту.
Наличие альтернативных результатов, целей, достижение которых также желаемо, но с более низким приоритетом, позволяет разуму находить доступные текущему уровню энергии и мотивации интересные задачи. При этом мы чётко должны понимать иерархию целей по важности, и при этом мы принимаем, что в данный момент времени допустимо работать и над вторым и третьим приоритетом. И именно тогда, когда попытка сформулировать интересную задачу для движения к основной цели уже была предпринята.
Такая система целей и способа достижения их позволяет иметь чёткий ответ на вопрос — чем стоит заняться прямо сейчас в обоих сценариях:
1) когда уровень энергии и мотивации достаточно высок и мы можем взять любую задачу на исполнение;
2) когда уровень энергии и мотивации достаточно низок и мы вынуждены искать задачу с высоким уровнем интересности для возвращения в продуктивное состояние.
При этом мы гарантируем исполнение основного критерия высокой эффективности — результативности.
В конечном итоге система представляет собой список дел, в котором задачи сформулированы так, чтобы их было интересно исполнять, поддерживаемые приоритезированным списком целей с конкретными зеротуанизированными результатами.
Возвращаемся мы из отпуска, открываем почтовый клиент, а там — 100500 входящих сообщений. С чего начать? Читать всё по порядку? Начать с самого свежего? Почитать то, что за прошедший день только пришло? А может — всё выделить да удалить, в надежде что кому очень нужно — напомнит?
Если начать читать с самых свежих, то самое актуальное будет в фокусе внимания. Сюда попадут как срочные и важные, так и срочные не важные — придётся разбираться по ходу. Но в любом случае срочные не останутся без внимания.
С точки зрения управления собственной энергии — это будет также самым эффективным подходом. Ты разбираешься с актуальными проблемами. Работая с новой информацией в первую очередь — мы находимся на гребне волны того, что сейчас беспокоит ещё кого-то, кроме нас. Ну а если нас не беспокоит что-то — понятное дело, удаляем это сообщение сразу.
Ещё момент — некоторые просьбы, запросы теряют свою актуальность, если вовремя на них не обратили внимание. Иногда меняются приоритеты. Иногда находится другой, более свободный или компетентный исполнитель. Не даром, существует полушуточное правило трёх гвоздей.
Вдобавок к этому ты получаешь моральное право в любой момент выделить всё оставшееся и удалить. Либо игнорировать. Конечно, когда уже потрачено разумное время на разборку входящих. Какое это время — тебе решать, отсюда дополнительная гибкость в управлении своим временем.
Люди, от которых зависит твоя деятельность, заметят высокую скорость реагирования. Это очень важно в бизнесе — возможно, как раз решается, работать с тобой или с кем-то другим, кто более доступен и способен решить его проблему быстро.
И самое важное — всё вышеперечисленное является причиной повышения самомотивации к работе. Так как ты работаешь в живом потоке, ты получаешь удовольствие. Тебе интересно и время проходит незаметно.
Когда же нужен обратный подход? Разбирать входящие по порядку их возникновения имеет смысл только если тебе действительно необходимо прочитать и принять решение по каждому сообщению. А это редко является правдой жизни. К тому же, если уж очень хочется и время позволяет, то и при подходе «от нового к старому» ты всё просмотришь, так что ничего не теряется.
Таким образом, подход от нового к старому при разборе входящих, работает лучше. Чтобы он работал максимально эффективно, важно помнить о следующих нюансах:
Если так раньше не приходилось работать — рекомендую перевернуть сортировку и сделать так, чтобы новое появлялось в топе. Интересной и продуктивной тебе жизни на гребне волны!