Метка: профессионализм

Продолжаем серию про привычки, которые реально приносят пользу и могут стать частью вашей эффективной и счастливой жизни надолго. Речь пойдёт о разборе корзинок, практики описанной в системе Getting Things Done, да и в целом общеизвестной практике из тайм-менеджмента и самоорганизации. Эта привычка со мною уже с десяток лет, в той или иной модификации. Альтернативные названия привычки — разбор почты, разбор входящих. Хотя речь не только про почту, а про все потоки информации и документов извне. И изнутри (из собственной головы) в том числе.

Я делаю разбор корзинок каждый рабочий день. По выходным намеренно не делаю, но спонтанно может быть. Основные корзинки — это evernote и рабочая почта. Дополнительная — это личная почта и папка физических документов (и не только документов).

Как происходит разбор? Всё, что попало в inbox подвергается преобразованию во что-то стоящее:

• задачу в системе хранения задач,
• информации в системе хранения информации,
• действию, если что-то быстро можно сделать (~2 минут) ,

или просто удаляется. Evernote используется как универсальный инбокс для заметок, идей, полезной информации на будущее — всего того, на что ещё раз надо посмотреть, что может пригодиться.

Когда я занимаюсь разбором корзинок? Это у меня ежедневная рабочая задача. Не привязана к какому-то времени, но это то, что обязательно нужно завершить до конца дня. Время от 5 до 15 минут. Если занимает больше — стараюсь делать оставшийся разбор в блиц режиме. В крайнем случае — закрываю важное и создаю отдельную задачу на завершение разбора, в пользу остальных задач.

Идея в том, что ежедневный разбор входящих, особенно своих же заметок — процесс важный, чтобы было доверие своей системе. Т.е. если я где-то по дороге сделаю запись в свой inbox — то я уверен, что не позже чем завтра к вечеру за рабочим столом я вернусь к этой заметке, увижу ещё и обработаю.

Тем не менее, время на разбор корзинок строго ограничено, потому что любая другая сформулированная задача более важна. Готовая задача — это то, что уже можно брать и делать. Корзинки — идеи того, что ещё нужно или можно сделать. Поэтому разбор корзинок — хоть и ежедневная и в какой-то степени важная задача — она всё же попадает в 3й квадрант (срочное и не важное), так как срочное и важное — это задачи на неделю, привязанные к выбранным на еженедельном планировании целям.

Какую я вижу пользу от этой привычки?

1. Всегда в курсе событий
2. Пустой инбокс не отвлекает и не забирает внимание.
3. Нет необходимости пересмотривать по несколько раз одни и те же письма.
4. Единоразовое решение что с каждым элементом делать
5. Уверенность, что все идеи найдут свой ход и способ реализации, вне зависимости от обстоятельств в которых они возникли первоначально.
6. Свобода формы сбора в пользу скорости фиксации — текст, картинка, аудио, ссылка — язык и размер не имеют значения.

Две другие корзинки — личная почта и папка физических вещей и документов имеют свой приоритет и регулярность разбора. Рассмотрим каждую из них.

Личной почтой пользуюсь гораздо реже. Поэтому её не трогаю без лишней необходимости. Просто она идёт 3м приоритетом и на неё может время и не остаться. Поэтому это ок, если там что-то остаётся висеть до следующего пересмотра.

Что с разбором физических вещей? На рабочем столе есть фолдер, в который я складываю документы, которые надо просмотреть и что-то с ними сделать, вещи, которые нужно починить, а также те, которым нужно найти хорошее место для хранения, когда это не очевидно сразу. Это такая зона ограниченного хаоса — бардак из вещей-поломашек и потеряшек и документов, аккуратно живущий на рабочем столе в строго физически ограниченном фолдере до следующего разбора.

Разбираю под настроение, зачастую нет особой пользы от ежедневного разбора, хотя, возможно я к этому приду когда-то — всё же, приятно иметь весь рабочий стол в порядке. На данный момент как начинает напрягать — разбираю в перерывах между работой, а если накапливается — создаю отдельную задачу на разбор рабочего стола.

Наверное пару слов нужно сказать ещё про Evernote, который является как системой сбора заметок, так и системой последующего хранения важного. По сути это две папки — inbox и info. Есть ещё парочку индивидуальных папок для специфических заметок, вроде идей статей, продуктов на разработку и чеклистов. И несколько заметок в закладках, вроде формулировки миссии, плана на квартал, аффирмаций и плана проекта в фокусе. Всё что в инбокс попадает — разбирается и разлетается по другим папкам или удаляется, превратившись или не превратившись в задачу в отдельной системе хранения задач (на сегодняшний день это Outlook для рабочих и Microsoft To-Do для личных).

А у тебя есть подобный ритуал? Есть идеи как внедрить или повысить эффективность?

Удачи в личном развитии!

Существует n-е количество идей хороших привычек. О них пишут книги, упоминают в разных источниках. Мы предполагаем, что они есть у кого-то успешного. Но часто сомневаемся, так ли это и вообще сможем ли мы сами их выработать.

Эксперименты с выработкой привычек я начал уже давно, наверное ещё в первый год создания lifeidea.org. Какие-то удалось реально выработать, какие-то продолжаю периодически выработать, а какие-то очень хочется выработать, но так в серьёз этим занятся и не получилось по неизвестным до конца мне причинам. Но очень интересно разобраться.

Поэтому я бы хотел поделится своими наработками. Речь пойдёт о таких привычках, как:

• разбор корзинок
• планирование недели и квартала
• бегание по утрам
• утренние страницы
• дневник
• вегетарианство
• обучение
• чтение/прослушивание аудиокниг
• дневной сон
• медитация
• визуализация
• аффирмации
• занятие спортом
• шлифовка срочных дел
• пересмотр миссии
• утренняя зарядка
• пить воду после пробуждения

Практически все привычки — ежедневные, но есть место и еженедельным и более редким привычкам.

По каждой привычке, которая работает на меня годами, хотелось бы пояснить какую пользу она мне приносит, как и когда я делаю это, что помогло выработать, что помогает не забросить, сколько времени отнимает, сколько экономит.

Дневник

Начнём с привычки, которая у меня на службе уже с десяток лет. Звучит страшно, но это так. Писать в дневнике. Каждый вечер я достаю свой бумажный дневник и в течение 3-10 минут описываю, что сегодня произошло, какие успехи дня, что сегодня получилось сделать впервые. Иногда добавляются дополнительные идеи и мысли, что хорошо было бы начать делать, какие-то решения на будущее.

Мне нравится это делать именно на бумажном носителе, так как практически целый день провожу за компьютером. Плюс это возможность отдохнуть от экрана и сосредоточится именно на записи — ничто не отвлекает. Каждая запись датируется, что даёт время от времени полистать прошлые записи, почитать о чём я думал и что делал год или два назад, понять, где я зацикливаюсь, а где достиг реально прогресса, который может и не заметил в ежедневной рутине. Полезно даже бывает перечитать последние дня 3-4, чтобы вспомнить как я сейчас двигаюсь. Есть какое чувство удовлетворения в этом.

Ещё одна из причин, почему эта привычка прижилась и почему она для меня так важна — придание значимости каждому дню жизни. Понимая, что у меня есть дневник, который я могу полистать, выбрать любую дату и найти там какие-то микроуспехи, микродостижения, а может просто события, придаёт больше ценности этим дням. Каждый день — важен, будь он мега успешным или наоборот, очень сложным, а может и скучным. Но что-то в нём было.

Не каждый день позволяет удобно перед сном сесть за стол, открыть дневник и записать успехи дня. Иногда я это делаю на утро, перед началом рабочего дня. Иногда после бурных выходных или сумбурных будней я возвращаюсь к дневнику только через 2-3 дня. Но тем не менее, я заставляю себя вспомнить ключевые моменты этих дней и сделать ретроспективные записи. Это сложнее, чем делать записи день в день. Но это полезно. И мотивирует не откладывать в будущем.

Когда дневник заканчивается, я завожу новый и сохраняю архивы для возможности пересмотра. Хотя вот после переезда это прямо хороший вопрос — где они сейчас, повод поискать:).

Чтобы дневник всегда был под рукой, держу его в рюкзаке вместе с ручкой. Это позволяет во время поездок, близких и дальних, кратко и долгосрочных, продолжать быть с ним в контакте. Так как рюкзак с ноутом тоже всегда со мной.

Временную ценность этой привычки я исчисляю годами. Просто вот прямо взять и вспомнить, куда ушли мои последние 20 лет взрослой жизни — нереально, такой способностью моё сознание не обладает. Но я всегда могу вспомнить, совершить путешествие в личное прошлое с помощью дневника. В этом ценность привычки просто ошеломляющая. И это мотивирует меня продолжать с ней.

Когда я сажусь уставший и в состоянии в котором сложно сосредоточится, у меня есть простой вопрос, на который я пытаюсь ответить каждый день в дневнике. Какие топ 5 успехов я могу записать за сегодня? Я пишу «Успехи дня:» и дальше следует список. Пока не записал 5 — не прерываюсь. Это могут быть больше успехи, достижения недели, месяца, квартала или года, а может быть и микро-успехи, вроде закрытия всех срочных дел или вызов улыбки у ребёнка. Если получается вспомнить что-то, что я сегодня сделал впервые — это тоже хороший успех для записи.

Сколько писать — сильных ограничений нет. Во время ретроспективных записей это может быть и 2 строчки — не позволяю себе иметь меньше 2-хстрочек:). По возможности, чтобы было чуть больше, чем вчера. В идеале — страница. По факту — где-то около 7-8 строчек в среднем получается.

Вот такая привычка, которая работает. У вас есть такая? Хочется выработать? О других привычках, которые у меня работают поговорим в следующих статьях.

Успехов в личном развитии!

Еженедельное планирование – это мощный инструмент, который помогает поддерживать сосредоточенность, продуктивность и обеспечивает более глубокий контроль над твоим временем. В этой статье я бы хотел поделится своим опытом, как можно сделать этот процесс максимально эффективным.

Что делать в рамках еженедельного планирования?

Важным пунктом еженедельного пересмотра является анализ прошедшей недели и установка целей для следующей. Определи, что было сделано и на чём ты хочешь сфокусироваться в ближайшее время.

В продолжение дополни список задач, которые помогут начать достигать поставленные цели уже в понедельник. Обнови свой календарь, добавив туда необходимые активности, блоки непрерывной работы для фокусировки на важных задачах. При необходимости, скорректируй уже существующие встречи, и, возможно, сами цели, чтобы они были реализуемы в текущих условиях. Цели должны вдохновлять, мотивировать, зажигать, но при этом они должны быть реалистично реализуемы в рамках предстоящей рабочей недели.

Сколько времени уделять еженедельному планированию?

Сессия планирования не должна занимать много времени. Достаточно всего лишь 25-30 минут. Удобно использовать технику Pomodoro или Fibonado для эффективного использования времени. Если удалось справиться раньше, можно в дополнение выбрать одну привычку для выработки в течение следующей недели — что-то, что поможет тебе достичь выбранных целей.

На самом деле мой список того, что можно сделать в рамках еженедельного планирования содержит пунктов 15-20, но он приоритезирован, поэтому успеваю сделать основные (описанные выше) 3-4. Но иногда находит вдохновение сделать что-то дополнительно — например, выбрать книгу на прослушивание, посмотреть метрики развития, пролистать случайные заметки из архива, и т.д.

Что делать, если пропустил время планирования?

Если назначенное время планирования ушло, попробуй сделать это в ближайшее удобное время — будь то вечер пятницы, выходные или утро понедельника. Если вообще катастрофически не хватает времени, сократи время планирования до 15 или даже 5 минут.

Зачем все это нужно?

Еженедельное планирование позволяет анализировать свои успехи и заранее продумывать, чего ты хочешь достичь, на чём сфокусироваться в потоке дел. Оно позволяет выделить наиболее важные задачи из большого списка дел, помогает разделить срочные и важные задачи, и дает возможность продвигаться по важным, но не срочным делам, добавив им искусственный дедлайн — неделя.

Сколько целей должно быть на неделю?

Минимальное количество целей на неделю — одна, максимальное — столько, сколько сможешь осуществить. Со временем, выполняя планирование недели за неделей, ты сможешь лучше понять свои возможности.

Одним из эффективных подходов может быть установка по одной цели из каждой важной для тебя области жизни. Если ты еще не определил для себя эти области, начни с простого — работа, дом/семья, развитие.

Что делать, если пропустил планирование несколько дней подряд?

Если ты пропустил и пятницу, и выходные, и понедельник, планируй в тот день, когда заметил. Если прошло более 7 дней без пересмотра недели, это сигнал к действию.

В заключение, еженедельное планирование — это не только практический инструмент для управления временем, но и возможность стать более осознанным, продуктивным и даже счастливым. Это тот еженедельный ритуал, который прочно прижился в моём лайф-менедженте. Попробуй внедрить его в свою жизнь, и увидишь разницу!

Если остались вопросы — буду рад ответить — пиши в комментариях! Или может у тебя есть интересный индивидуальный рецепт эффективного еженедельного планирования?

Есть мнение, что очищать свой разум через интуитивное письмо — полезно. Просыпаемся утром, размялись, раскачались и пишем, что в голову придёт. Страницы этак 3 без остановки. Пишем всё, даже бред, очищая сознание от мусора, как можно быстрее. Другое название такой практики — утренние страницы.

Чем-то похоже на ежедневный блог — но это другое. В блоге мы делимся с окружающим миром, отсюда вытекает чуть большая завершённость мысли, чуть больше цензуры, чуть меньше личного и сокровенного.

А вот если говорить про сокровенное и лично, то тут приходит в голову ещё один инструмент — личный дневник. И ведь тоже можно писать всякое, можно очищать разум. Можно выплеснуть поток сознания. А также можно записывать свои успехи и важные события, пересматривать в будущем, учиться на своих ошибках.

Выходит, что нужны все три инструмента — утренние страницы, публичный блог и личный дневник — или можно что-то убрать? А может есть универсальный? С чего начать, если пока не освоил ещё ничего? Как бы хочется всё же получить максимальный результат и пользу для личного развития за минимальное время, ибо писать в разных местах с утра до вечера никакой жизни не хватит, даже если она эффективная, интересная и счастливая.

По сути — это инструменты, которые помогают решать конкретные задачи. Все так или иначе являются реализацией совета — «Думай на бумаге«. Если несколько инструментов подходит для одной задачи — это прекрасно, используем наиболее доступный. Вот наиболее очевидные задачи, которые мы пытаемся решить через писательство:

1. Анализ прожитого дня. Утренние страницы и дневник подходят прекрасно. Блог допустим, но не для слабонервных, ибо не каждым опытом все готовы поделиться с внешним миром, частенько нужно личное пространство для глубокого и эффективного анализа. А уже потом тезисно поделиться.
2. Запись важных событий для последующего пересмотра. Здесь блог и дневник лучше подходят, так как здесь проще вернуться на дату и пересмотреть. При этом я бы отдал предпочтение дневнику, который гарантированно привязан к конкретной дате. Что касательно утренних страниц, то там может быть много мусора, для пересмотра в будущем не эффективно.
3. Генерация идей. Утренние страницы подходят лучше всего ввиду отсутствия какой-либо цензуры. Дневник — допустимо, но видимо даже будет уступать обычному листику, который после завершения процесса и вычленения сути можно безропотно выкинуть. Что опять же приводит к формату утренних страниц или других специализированных инструментов таких как онлайн борды, карты памяти и подобного. Черновая запись в блоге тоже может быть местом для генерации идей, если цель потом это оформить в виде завершенного результата в публичной записи.
4. Сохранение важной текстовой информации. Как правило, для того чтобы в будущем её быстро найти и воспользоваться. Может это новая идея. Может расписание работы нужного сервиса. Может список того что надо взять в отпуск. Может ещё что-то, что вероятно понадобиться. Вот такая задача не решается эффективно ни утренними страницами, ни дневником, ни блогом. Нужен совершенно другой инструментарий, а именно тот, который для сохранения информации, как в текстовом виде, так и в виде картинок и видеозаписей. OneNote, Evernote или что-то подобное (заметки в Viber?), что всегда доступно под рукой. Да, ещё один инструмент. Но благо нужен только по необходимости, к ежедневным ритуалам не обязывает.
5. Задачи, которые нужно сделать. Напрашивается также отдельный инструмент для управления задач, один из многочисленных To-Do листов. В дневнике тоже можно набросать, но скорее это для того, чтобы потом вернуться и посмотреть, чего удалось достичь, а чего нет, т.е. больше про цели недели/месяца/квартала/года или ещё более долгосрочных.
6. Быстрая заметка. Иногда возникает идея и хочется что-то быстро записать — будь то мудрая (или не очень) мысль, задача, информация, будущий проект, идея статьи. Что это — разберёмся попозже, сейчас некогда, но потерять точно не хотелось бы. Дневника обычно под рукой в такие моменты нет, утренние страницы не то, да и блог тут не в тему. Похоже на пункт 4 — важная информация, но это черновая информация — входящие, как email — может прочитаем и удалим, может превратим в задачу, может заархивируем для информации на будущее. Поэтому можно использовать тот же инструмент, только поместив это в папку inbox для дальнейшего пересмотра.

Вот наверное и все основные задачи, если что-то упустил — пишите в комментариях, разберём вместе. Мои личные предпочтения по инструментам на май 2023го:

Информация — Evernote. Универсальный, кроссплатформенный для хранения разного рода заметок, идей, доступный на всех девайсах которыми я пользуюсь — телефон на Android, рабочий ноут на Windows, домашний ноут на MacOS. Заметки ведутся по мере необходимости. Имеет привязанный к нему ежедневный (по рабочим дням) ритуал пересмотра того, что попадает в папку inbox — разбор входящих. Оттуда заметка или удаляется, или превращается в задачу или переносится в папку info для долгосрочного хранения и пересмотра в случае необходимости.

Задачи — Outlook tasks и Microsoft To Do. Собственно, для ежедневной работы с рабочими и домашними задачами. Последний очень удобен ввиду минимализма, мультиплатформенности (Android, Windows, MacOS) и абсолютной бесплатности, первый благодаря интеграции с рабочей почтой.

Дневник — бумажный блокнот, A5, в клеточку. Веду уже лет 10 ежедневно. Это уже наверное 5й блокнот. Обычно по вечерам, частенько догоняю за несколько прошлых дней, но ни одна дата не пропускается. В основном туда попадают ключевые успехи, важные события и инсайты. Иногда размышления.

Наверное, на этом можно было бы и остановиться — это минимальный набор инструментария для всех случаев жизни, от которого сложно отказаться, упрощают многое в жизни, как рабочей, так и личной. Но, тем не менее, пишу также и на других сайтах/приложениях время от времени. Например:

Утренние страницы/интуитивное письмо/личный психолог — 750words.com. Прекрасный инструмент для того, чтобы выйти из ментального ступора, выплеснуть эмоции, мысли, сгенерировать что-то. Привлекает абсолютная приватность и стимуляция процесса писательства — считает слова, пока не достигнешь заветной нормы в день — 750 что ~3 страницы на английском и под 4 на русском. Иногда полезно даже пару предложений написать, чтобы навести порядок в голове. Использую по необходимости. Прекрасный инструмент для творчества.

Блог — lifeidea.org, 3kgm.ru, instagram, facebook, twitter, vk. Когда есть чем поделиться с миром, завершённые эксперименты, наблюдения, полезные советы и лайфхаки. Обычно что-то, что бы с удовольствием и сам перечитал в случае необходимости. А иногда просто, just for fun. Надеюсь, получится выйти на регулярность, но пока спонтанность превалирует.

А как у тебя, с писательством?:)

Существует пять степеней инициативности, которую ты можешь проявлять, как проактивный профессионал, работающий со своим руководителем над достижением целей своей организации:

1. ждать, пока не скажут (самая низкая инициатива);
2. спросить, что делать;
3. предложить, а затем делать;
4. делать, но прежде посоветоваться;
5. действовать самостоятельно, а затем регулярно докладывать о прогрессе и результатах (высшая инициатива).

Чем выше уровень инициативы — тем меньше потери времени и быстрее внедрение ценных изменений. При этом сохраняется видимость и возможность корректировки. Но только при необходимости.

Упражнение на улучшение своей инициативности:

• какая из 5ти ступеней наиболее характерна в твоём поведении последнее время?
• что ты готов изменить прямо сейчас для повышения своей инициативности?
• с кем из своих коллег ты бы хотел поделиться этой статьей?

Короткая ссылка — https://lifeidea.org/init