Оперативное планирование: как эффективнее?

Вы когда-нибудь занимались планированием? Я имею ввиду ежедневное планирование. Может, думаете, что планирование вам не нужно? Если вы так думаете, то, пожалуй, вы правы, и вам не зачем тратить время на дальнейшее чтение — статья для тех, кто осознал, что планирование поможет ему стать полноправным хозяином своей жизни. Полезна будет так же для тех, кто уже занимается планированием, но хотел бы делать это эффективнее.

Под оперативным планированием будем понимать представление желаемого грядущего дня, того, что вы будете делать и когда вы будете это делать. Планированием можно заниматься с утра либо с вечера.

Если вы не выработали привычку планировать свои дневные дела, не имеет значения, когда вы будете это делать — или в самом начале дня, когда ещё не успели ничего сделать, или в самом конце, когда уже все сделано.

На мой взгляд, лучше планировать идеальный завтрашний день с вечера. Вечером человек накапливает огромное количество информации, на основе которой можно сделать правильное решение, как сделать завтрашний день ещё лучше. Также мы помним о том, что не сделали, но следовало бы сделать. Вся эта информация загружена в нашу оперативную память, доступна нашему сознанию, и пока это так, запланировать следующий день можно более эффективно. Кроме этого, можно всегда поменять картину грядущего дня, если что-то не нравиться — ведь день то ещё не начался! И представить на бумаге идеальный день — самый лучший, который мы можете себе представить на данный момент.

Ночью во время вашего сна информация из оперативной памяти анализируется, сжимается и архивируется в подсознании. Во время этой операции возможны искажения и потери данных. И это хорошо — если бы мы запоминали все, что происходило за всю нашу жизнь, мозг каждого человека был бы размером с Эйфелеву башню :).

Утром мы просыпаемся с чистой головой. Сознание похоже на операционную систему, которую только что загрузили. Ни тебе лишних программ, ни утечек памяти — только садись и работай. Отлично, если план работ уже есть. Однако, что делать, если это не так? Хорошо, если мы сразу сели и до того, как что-либо предпринять, составили план на день. Однако, если мы этого не сделали, то любое внешнее раздражение способно вывести из колеи — мы будем делать не то, что по-настоящему хотели, а то, что нас попросили, либо просто случайные дела с сомнительной полезностью.

Пример из личной практики. Прихожу на работу — и у меня нет плана. Начинаю на автомате читать почту, и обнаруживаю, что есть несколько достаточно важных писем, на которые нужно отреагировать. Тут подбегает коллега, и просит помочь решить проблемы со своим заданием. Отвлекаюсь, помогаю, возвращаюсь к письмам. Прошло три часа, наконец-таки возвращаюсь к списку важных, СВОИХ, дел. Что-то делаю, а тут уже и обед. Осталось всего навсего 4 часа на проактивную деятельность :(. Причина — не потратил 15-30 минут на преждевременное планирование, результат — 3 часа в пустую (предположим что за час из 4-х я все же успел сделать что-то полезное :)).

Правда в том, что мы никогда не в состоянии сделать все свои дела. Однако мы всегда в состоянии сделать самые важные из них. С помощью предварительного планирования можно определить, какие же из них важнее.

Не отрицаю, что для кого-то утреннее планирование будет удобнее. Когда оперативное планирование вошло в привычку, рекомендую поэкспериментировать с каждым из способов. Сам пробовал и то и другое — вечернее планирование оказалось наиболее эффективным. Однако, когда сам внедрял оперативное планирование, занимался этим с утра, с вечера было просто лень ;). Хотя можно и совсем не планировать, тем самым позволив другим полностью получить контроль над вашей жизнью.

Если вы решили планировать с утра, дайте сознанию прийти в порядок после сна. Если вы счастливчик, который просыпается утром и способен за 7 секунд дать ответ, сколько будет 27*64, можете пропустить этот абзац. Лично мне нужно некоторое время, минут 15, перед тем как приступить к деятельности, требующей участия мозга. Во время вырабатывания привычки подниматься в 5 утра, это время было ещё больше — иногда до часа. В это время заниматься планированием неэффективно, вы можете потратить вдвое, а то и втрое больше времени, чем если бы вы это сделали в бодром и сознательном состоянии. Когда я просыпаюсь, я умываюсь, выпиваю стакан воды, иногда занимаюсь йогой, включаю компьютер и читаю блоги или комментарии к ним. Момент, когда находится что прокомментировать самому, можно считать моментом полного пробуждения. Самое время планировать. Выбрать самое важное дело и приступить к нему.

Сколько времени тратить на планирование? Столько, сколько вам потребуется, что бы разрешить все противоречия. Каждая ваша задача хочет, чтобы вы её сделали, и все хотят, чтобы их сделали именно сегодня. Но ваше время ограничено. Поэтому нужно четко определить приорететы для задач и поставить их в очередь — тогда задачи перестанут толпиться и давить на вас. В каждый момент времени — только одна задача, текущая, остальные — после её выполнения. Чтобы разработать такую очередь, возможно вам потребуется 15 минут, возможно на это уйдёт целый час. Не бойтесь потратить даже полтора часа на планирование — это сэкономит вам время во время работы. Например, вы решили запланировать ваш 8-часовой рабочий день, оставив неорганизованной деятельность до и после работы. Не будем сейчас обсуждать необходимость организовывать свою нерабочую деятельность, примем задачу как есть. Вы пришли на работу и у вас впереди 8 часов. Ответ на то, сколько вы сэкономите, если будете тратить на планирование час по сравнению с тем, если вы будете тратить 5 минут, знаете только вы сами. По себе знаю, 10 минут планирования способны избавить от лишних раздумий по выбору следующей задачи, однако эффективность дня будет далеко не наилучшей. Оптимально получается 35 минут. Вы всегда почувствуете когда остановиться. Главное начать.

Оперативное планирование — это навык. Им либо обладают, либо нет. Каждый в состоянии его приобрести. Нет людей, которые привержены планированию с рождения, и тех, для кого планирование противопоказано. Если вы никогда не пробовали регулярно планировать, хотя бы 21 день подряд, вы не имеете права говорить, что планирование — это не для вас. Если кто-то вам скажет — не верьте ему, он просто ленится.

Я избегал планирования, когда оно у меня ассоциировалось с жестким расписанием дел — когда и что делать. Это далеко не так. Любой из следующих способов является оперативным планированием — методом повышения личной эффективности:

1. составление списка задач, которые необходимо сделать, на бумаге с последующим вычеркиванием;
2. метод 1 + расстановка приоритетов к задачам, например «очень важные», «важные» и «неплохо бы сделать»;
3. представление идеальной картины завтрашнего дня в воображении;
4. контекстное планирование;
5. и это далеко не все…

Экспериментируйте, ищите методы, наиболее подходящие для вас и для вашей деятельности, создавайте свои методы. Эффективности можно и нужно учиться. Оперативное планирование — важный элемент в фундаменте вашего строения, под названием эффективная жизнь.