Блог

Нужны ли человеку привычки? Как выработать хорошую привычку? Как избавиться от надоедлевой? Попробуем разобраться.

Привычки помогают довести выполнение дел до автоматизма. Дело делается быстрее, чем если бы мы осознанно каждый момент перед его началом принимали решение о том, как его делать, зачем его делать и вообще что надо делать. Когда выработана привычка чистить зубы перед сном – мы делаем это незадумываясь и даже если случилось так, что уже легли спать, то ощущается чувство дискомфорта. Встаем, чистим зубы, ложимся – теперь норма. Привычка вставать в одно и то же время позволяет быстрее выйти из сонного состояния и начать день. Привычка ежедневно читать как минимум 15 минут поможет ускоренному профессиональному росту. Польза привычки – в экономии времени.

С другой стороны, привычки могут стать препятствием к дальнейшему развитию. Старые привычки тормозят, движут нас по инерции, мешая произвести качественный переход на новый уровень эффективности. Плохие привычки, возможно, были хорошими до определённого этапа в жизни, либо приобретены по неосмотрительности. Например, у кого-то в школьные годы выработалась привычка подниматься в 6:45. Вряд ли эта привычка сильно поможет студенту, скорее она будет только мешать ему вести полноценную студенческую жизнь. В будущем может снова возникнуть необходимость подниматься в постоянное время, например в 5 утра.

Лучше всего выбрать определённое время для регулярных ежедневных действий. Вам будет проще вспоминать о необходимости составить план дел на завтра, если ежедневно заниматься этим с 21:00 до 21:30. В будущем взглянув на часы и увидев там 21:00, вы тут же вспомните, что вы обычно делаете в это время.

Назначайте даты начала и окончания вырабатывания привычки. Временные рамки придают больше решительности и уверенности в успех этого мероприятия. По окончании срока вы можете всегда решить – оставить это вашей привычкой либо отбросить – и то и другое вам сделать будет легко. Намного сложнее на старте, когда вы сомневаетесь, принесёт эта привычка мне пользу либо нет, удасться мне её ввести в свою жизнь, или нет. Если есть надежда, что это вам пригодиться – установите месячный испытательный срок. После этого примите решения – оставить на работе или уволить.

Система выработки полезных привычек у меня выглядит в виде таблицы, у которой каждая строка – своя привычка, столбцы – дни месяца. Для каждого дела из списка стоит рекомендуемое время и длительность выполнения. Каждый день в соответствующем столбце я помечаю те дела, которые сегодня удалось совершить. Непомеченные ячейки в некоторых строчках напоминают, что завтра надо обратить на них особое внимание. По завершении месяца можно вычеркнуть регулярно выполняемые дела из списка и добавить новые. Внизу таблицы я веду список привычек, которые стоят на очереди, он пополняется по ходу возникновения новых идей. Дела из очереди попадают в активный список только после того, как одна из строчек будет вычеркнута, причем попадает только одно дело – самое полезное или интересное для меня. Активный список ограничен семи элементами.

Прежде чем превращать какое-либо действие в привычку, следует сделать осознанный выбор, определится зачем это вам. Если привычка действительно полезная – определите время суток и зафиксируйте сроки начала и окончания внедрения. Периодически, например, раз в месяц, пересматривайте существующие привычки – возможно их придётся ломать. Самый эффективный способ увольнения плохой привычки из вашей жизни – нанять на службу хорошую привычку, которая будет замещать прежнюю. Во время своего испытательного срока новая будет потихоньку заменять старую, пока не заменит совсем. Полезно иметь полезные привычки, и вредно – вредные.

Существует множество методов повышения эффективности. Их столько много, что прямо и не знаешь, за что взяться. В теории все звучит отлично, но как их всех релизовать на практике?

В процессе личного реинжиниринга важно найти индивидуальность, свой стиль. Тот способ, который будет максимально комфортен и удобен для вас, дающий максимальную эффективность. Используйте те инструменты, которые у вас есть под рукой, лучшие найдутся сами собой в процессе работы. Настраивайте инструменты и методы под себя, а не себя под инструменты.

Применяйте новые методы повышения эффективности постепенно. Взяв один – проработайте его хорошенько, внедрите его в вашу систему управления собой, и превратите использование этого метода в привычку. Это требует небольшой самодисциплины, но это не так уж и сложно – просто повторяйте изо дня в день в течение месяца. И только внедрив один из методов приступайте к следующему. Делайте шаг за шагом.

Мой список задач на день постепенно эволюционировал в течение года. Если в начале это был список из трёх-пяти смутно-описанных задач в MS Excel, которые я хотел бы выполнить сегодня, то сейчас список состоит из 12-16 удобных для выполнения и вычёркивания элементов, для каждого из них определена планируемая длительность, реальная длительность, важность, долгосрочный эффект, приоритет, сетка времени выполнения. Безусловно, если бы я увидел мой нынешний лист из блокнота – я бы сказал, что его сложно использовать и вообще вряд ли это мне помогло в тот момент. Ежедневный список изменялся шаг за шагом, появлялись новые элементы, бесполезные и неудобные исчезали, оставались наиболее интересные и полезные.

Важно помнить, что Все Может Быть Усовершенствовано. Человеческие возможности поистинну неисчерпаемы. Немного желания, немного усилий, но планомерных, сконцентрированых на одном объекте – и вы удивитесь, как многого можно достигнуть.

Вы когда нибудь хотели достичь чего-нибудь, не зная толком как это сделать? Если цель является качественным прорывом, то, как правило, мы не знаем пока, как нам следует действовать для её достижения, какие ресурсы и знания нам потребуются. Подробности обычно узнаются по пути, знания и опыт приобретаются по ходу движения. Наступает крайний срок и мы обнаруживаем, что не выполнили до конца все, что хотели. Кажется, что вот если бы было чуть больше времени, если бы у нас было больше терпения, ресурсов, то все бы получилось. Почему так происходит и как можно избежать такого рода разочарований?

Сложно угадать, в чём лучше выйти на улицу, если дома нет окон, телевизора, интернета и домашнего синоптика. Есть большой шанс ошибиться с одеждой, особенно если это ваш первый выход на улицу. То же самое происходит, когда мы хотим достичь качественного изменения в одной из сфер жизни, в которой начинаем делать только первые шаги. Тяжело предугадать, какие усилия потребуются от нас, чтобы взобраться на вершину горы, у подножия которой мы ещё небывали никогда.

Итак, как бы вы оделись в нашей ситуации, чтобы подготовить себя к выходу на улицу? Вышли в том, в чем ходите по дому, либо тщательно приоделись? Ведь если на улице холодно, то второй подход позволит вам почувствовать себя комфортно и остаться там, столько, сколько вы захотите. Ежели будет тепло, вы сможете остаться на улице в любом случае. Даже если у вас будет лишняя одежда, её всегда можно снять, избавиться от неё, поделиться с другом, который по неопытности вышел вообще голышом, а то и продать при желании. Как бы то ни было, вы всегда можете продолжить свой путь, одев на себя, как говориться, «с запасом».

Взбираясь на вершину горы, на которой никогда раньше не были, вы возьмете минимум снаряжения, либо достаточно, чтобы иметь возможность взобраться на гору любой высоты? Ведь если вы взяли недостаточно, вам придётся повернуть обратно на половине пути. Второй вариант предпочтительнее. Поступайте так же при планировании своего пути к достижению цели. Подумайте, сколько потребуется усилий, денег, времени и других ресурсов для этого, и выделите в два раза больше. Пусть это будет сокрушительная победа, покорите вашу вершину и, если остались ресурсы, покорите ещё одну!

Составляя план самостоятельного изучения английского языка, я пришёл к выводу, что мне необходимо в каждый день недели, кроме воскресения, выделять по полчаса на домашние задания и дополнительную подготовку. Поразмышляв, я решил выделять по часу, так как знания английского были важны для меня и я точно не знал, сколько на это будет уходить времени. Цель была тщательно готовиться к занятиям, которые проходят пять раз в неделю. Я не знал, сколько будет уходить точно времени, так как раньше не было привычки делать домашние задания :). Оказалось что как раз около часа необходимо, чтобы проработать материал и хорошо подготовиться, в то время как за полчаса – моё первое «разумное» предположение – можно сделать только часть задания качественно.

Почему мы должны выделять ресурсов в два, в три, а то и в пять раз больше, чем этого по нашему мнению необходимо? Да потому что это вероятно как раз именно столько, сколько нужно! Просто в точке старта мы знаем, что есть финиш, но не видим всего пути к нему. Может казаться, что вот он круг — и все, финиш. А на самом деле до победы надо пробежать три круга. Исключение составляют бега на короткие дистанции, когда на старте видим всю беговую дорожку до финиша. Но перед забегами на длинные дистанции следует подготавливать себя к марафону – ведь возможно именно столько вам и придётся бежать. Ну а если финиш будет раньше – отлично, у нас остались ещё силы порадоваться золотой медали!

Во что верят по-настоящему великие руководители нашего мира?

1. Руководители верят, что люди по природе хорошие. Без этой основой веры в людей, великое руководство невозможно.
2. Руководители верят, что они не работают над людьми, а работают с людьми. Они в состоянии предоставлять возможности и давать полномочия людям.
3. Руководители верят, что полномочия приходят сами по себе, и могут больше сделать с самомотивацией и природным талантом, чем с признанием авторитета. Они берут энергию из человека, а не из задачи или процесса.
4. Руководители верят, что все люди имеют сильные качества, которые могут быть улучшены, и что все их слабости могут быть скомпенсированы таким образом, что станут незначительными.
5. Во время тренингов, великие руководители не верят, что они тренируют людей, они верят, что они тренируют навыки и предлагают дополнительные знания.
6. Руководители верят, что они подготавливают и наставляют людей и они любят делать так — не то чтобы просто им это нравиться делать — по-настоящему любят.
7. Руководители верят, что люди, которыми они руководят, более чем способны создавать будущее лучшим. Они искренне верят в четырёх-кратные человеческие способности касательно физических возможностей, интеллекта, эмоций и духовности.
8. Руководители верят в силу позитивного и положительного мышления, и они неуважают отрицательность. Они уверенные и неизменные оптимисты.
9. Руководители верят, что их работа убирать барьеры и препятствия, чтобы люди могли достичь уровня величия, к которому они предназначены. Они верят, что «нельзя» это временное состояние дел и что рано или поздно все становиться возможным, как только первый человек сделает это.
10. Руководители верят, что их наследие в других людях, которым они помогли достичь стоящих и значимых целей. Они верят, что успех измеряется в людях, которые преуспевают и процветают.

Данный список является переводом статьи The 10 Beliefs of Great Managers, английский оригинал можно найти здесь — http://www.lifehack.org/articles/management/the-10-beliefs-of-great-managers.html

Однажды я встал непривычно рано для меня — в 5 или в 6 утра. Моя будущая жена спала, я же стоял на кухне и встречал рассвет. Из окна было видно озеро, спортивный комплекс, лес, уходящий за горизонт. Справа виднелись Минские двадцатиэтажки и Национальная библиотека. Картина — потрясающая! Это обстановка навела меня на размышления о вечном.

Я задал себе такие вопросы — «Чего я хотел бы достичь за свою жизнь?» , «Чем бы я хотел запомниться своим родственникам, друзьям, человечеству в целом?» Тут же начали приходить в голову ответы: «стать профессионалом в своей области» — нет, не все оценят, только те же профессионалы; «стать миллионером» — хм, а зачем? нет, пожалуй не то; «написать книгу» — очень и очень привлекательно; «быть владельцем трехкомнатной квартиры в Минске» — да, пожалуй, не помешает, главное, чтобы вид из окна был живописный ;). Были и другие ответы, наиболее понравившиеся я зафиксировал. Постарался затронуть побольше различных аспектов жизни — профессию, отношения с друзьями, семейные отношения, здоровье, личное развитие… Это была своего рода эпитафия на счастливую и успешную жизнь.
Что было дальше? перечитав только что составленный список, я осознал что большинство пожеланий, а если постараться то и все можно реализовать в течение 5 следующих моих лет. Т.е. к 27 годам я могу достичь всего этого. Означает ли это, что если я реализую все свои мечты за 5 лет мне дальше не будет чем заняться? Нет, конечно! Я смогу к 60 годам прожить ещё как минимум 6 полноценных, счастливых и захватывающих «жизней»!!!

Следующая мысль была таковой: «Все, что я делаю сейчас, и то что не является реализацией моих желаний, не имеет смысла. Нет никакой разницы между тем, сделаю это или нет, если об этом ни я, ни кто-либо другой даже не вспомнит потом.» Значит я могу избавить себя от ответственности за последствия таких дел. Можно не беспокоиться и полностью расслабиться. У меня ведь вся жизнь впереди! Могу посмотреть телевизор, могу просто проваляться на диване, могу запустить любимую компьютерную игру. Все эти дела примерно равнозначны по ценности — они не имеют его вообще. А ещё я могу выделить сегодня пять минут и обсудить со спутницей жизни, в каком доме мы бы хотели жить. Это уже имеет значение и более интересно для меня.

Через год после этого взгляда на рассвет я полностью пересмотрел свои долгосрочные цели. Они стали конкретными, измеримыми, с датами выполнения и промежуточными «станциями». Я нашёл более значимые дела, которые мне хотелось бы сделать. Честно говоря, одна мысль, о том, что я этого достигну, придает мне огромный заряд энергии, хочеться двигаться и наслаждаться движением.

Если вы хотите чего-то и решили превратить своё желание в реальность — прежде всего идентифицируйте это «что-то» и затем сфокусируйте внимание на достижении конкретных, ясных и осязаемых целях. Если хочешь «чего-то», то и получаешь «кое-что». Поставьте по крайней мере одну чётко определённую цель в каждой важной для вас (именно для вас!) области деятельности и интересов вашей жизни. Устанавливайте ваши цели так, чтобы они непосредственно реализовавыли ваше предназначение в жизни. Создавайте цели достаточно высокие, чтобы они вдохновляли вас и подталкивали к действиям. Обязательно запишите все ваши цели с особой точностью и деталями. Всецело и безусловно будьте привержены к достижению каждой из поставленных целей. Поделитесь вашими целями с другими для совместного достижения. Составьте список связанных с целями задач на день, неделю и долгосрочных, для каждой укажите время старта и дату завершения. Находите 10 минут ежедневно чтобы представить, как это потрясающее, если ваши цели действительно реализуются. Делайте шаг к достижению хотя бы одной из ваших целей ежедневно.

Живите интересно, эффективно и счастливо!

В 1996 году мне пришла в голову забавная идея — а что если создать свою собственную систему подсчёта времени? Ведь не факт, что та система, которую используют все, является самой оптимальной? Я имею ввиду измерение времени секундами, минутами, часами, днями, неделями, месяцами, годами, веками и тысячелетиями. Удобно ли использовать цифры для обозначения времени, например, в таком виде — 10:12:35 08.02.2006?

Я решил обозначать время тремя латинскими буквами, например, так — cdm. Один «день»
по этой системе длится обычных 8 часов. Таким образом, пока остальные люди упевают прожить один день, по этой системе можно прожить три. И выходных, соответственно, три дня :). В то время я вел дневник и иногда было интересно вспоминать, как я прожил ame, что произошло в amf, как я проспал весь amg. 18 моих дней составляли мой месяц, что равно 6 нашим дням. 24 моих месяца формировали мой год. Таким образом, cdm — означает с-год, d-месяц, m-день. aaa — это 26 июля 1996 года с 0:00 до 8:00, aab — 26.07.96 8:00-16:00, aba — 1.08.96 16:00-24:00 и т.п.

Для более точных подсчётов были свои часы-минуты. Мой час составлял 20 минут, таким образом в дне было как и заведено 24 часа. В одном часе — 24 минуты, каждая по 50 секунд. Например, 1.08.96 16:22:30 обозначается как aba:bc.

Для чего все это было? Честно говоря, так мне было интереснее делать домашнее задания и вести дневник. Я выделял время на отдельные задачи в мои часах — 1t, 1.5t, 4t. Считать такие промежутки было гораздо легче, чем, например 20, 30, 80 (в минутах) или 0.33, 0.5, 1.33 (в часах). К тому же запись времени была более компактная.
Оглядываясь назад, полагаю что эту систему удобно использовать и при планировании — краткосрочном, среднесрочном и долгосрочном. 8 часов (рабочий день), 6 дней (рабочая неделя), 144 дня (чуть меньше полгода).

Для одного из участников TM-сообщества базовой единицей времени является 1 ют, равный обычным 5 минутам. Все время измеряется в ютах. Следующий уровень времени – 1 день, равный 288 ютам. Базовый период времени (самый главный) – 1 полумесяц (ПМ) равный 15 дням и 4320 ютам (полумесяцы начинаются 1-го и 16-го числа обычных месяцев, при этом почти все 31-е числа нигде не учитываются – это полные выходные, в которые можно делать все что угодно). Полумесяц – базовый отчетный период. 1 календарный год – это 24 полумесяца с 1 января по 31 декабря, как и в обычном календаре (но состоит из 360, а не 365 дней), 1 квартал – 8 полумесяцев. Пятилетка – 5 лет. Подробнее с этой системой можно познакомиться здесь — http://www.improvement.ru/zametki/anonym/

Ещё один подход к измерению времени — день, 30 дней и 90 дней. 30 дней — это тот промежуток, в течение которого обычно разработчики программного обеспечения позволяют использовать бесплатно свои платные программы, с целью попробовать (30-day trial). Этот промежуток также хорош для выработки новой привычки — если вы будете в течение 30 дней делать что-то ежедневно — вы выработаете привычку. 90 дней — это приличный кусок времени, за который можно много достигнуть, либо завершить значительный проект. Подробнее об использовании этих промежутков при планировании можно почитать в статье Стива Павлины More on Planning.

В итоге добавлю — каждый сам должен определить, как ему удобнее считать время. И надо ли вообще считать. Такие периоды, как день, неделя и год — являются «действительными» измерителями, поэтому их всегда удобно и целесообразно использовать. День и Год определены природой, поэтому мы их хорошо ощущаем. Неделя удобный промежуток, для тех, кто учится, работает и вообще имеет выходные раз в неделю.

Чтение корреспонденции может занимать много времени. Одно прочитанное письмо способно отвлечь от работы. Может потребоваться до15 минут, чтобы привести себя заново в то вовлечённое состояние, в котором вы были до открытия почтового клиента
Мой алгоритм чтения и реагирования на письма заключается в следующем. Я настроил MS Outlook таким образом, что как только приходит новое письмо, его тема и немного текста отображается в виде всплывающего и исчезающего окошка. Чтобы включить эту опцию, необходимо щелкнуть правой кнопкой по иконке в трэе и выбрать “Show New Mail Desktop Alert”. Уверен, что подобная опция есть во многих почтовых клиентах. Если письмо очень важное и требует немедленной реакции, я отвлекаюсь от текущей задачи и реагирую на письмо. Такого рода письма встречаются исключительно редко, обычно ничего страшного не происходит, если реакция на письмо последовала через час или день после его отправления. Некоторые письма, носящие информативный или уведомительный характер могут быть прочитаны даже через неделю, а то и вовсе удалены без прочтения.

После завершения логического куска работы, не чаще раза в час, открываю почтовый клиент и читаю всю корреспонденцию разом. Ненужная тут же удаляется, важную читаю и оставляю в архиве. Если требуется ответ, который может быть дан при текущей информации, – сразу же отвечаю на письмо. Очень важно отвечать сразу, иначе придётся возвращаться к прочтению позже, что является ни чем иным как пустой тратой времени. Нет смысла откладывать это сиюминутное дело. Хорошая привычка делать сразу 5-минутные дела, которые все равно когда-то придётся делать, и которые вы хотите видеть сделанными.
Этот простой подход к корреспонденции позволил сократить время на неё с 2 часов (весной 2005-го) до 15-30 минут (зима 2006-го) в день. Ежедневная экономия 1 час 30 минут, 7 часов 30 минут в неделю. Должен отметить, качество при этом не пострадало, а клиенты стали получать ответы быстрее, чем это было раньше, когда я откладывал это неприятное дело на «вечер» и, в результате, обращался к одному и тому же письму бессовестное число раз в день.

Часто пользуетесь электронной почтой — попробуйте несколько дней фиксировать время, которое тратиться на прочтение и написание писем. Если вы тратите слишком много времени и хотели бы потратить излишек на ваше хобби либо на другую приятную/результативную активность — попробуйте последовать вышеописанному принципу. Мне это помогло, почему же не поможет вам?

Все дела можно классифицировать по критериям срочности и важности. Ключ к успеху заключается в том, чтобы научиться разделять эти два понятия и умело распределять задачи в одну из четырёх категорий:

1. А. Важные и срочные
2. Б. Важные, но не срочные
3. В. Не важные, но срочные
4. Г. Не важные и, слава Богу, не срочные

Далее все просто – делайте сначала все задачи A, потом задачи Б, после этого задачи В и никогда не делайте задачи Г.

Я решил попробовать эту систему весной 2005 года, когда занимался тестирование веб-сервисов. Передо мной стояли две важные задачи: разработать инструмент для автоматического тестирования web-servicов а также продолжать узнавать о самих веб-сервисах продукта заказчика. Было принято решение создавать свой инструмент для автоматического тестирования веб-сервисов, который получил название WSKeyword. Когда первые версии инструмента были готовы, уже можно было заниматься непосредственным тестированием. Чтобы получить отдачу от инструмента в кратчайшие сроки, а также выявить ошибки на ранних стадиях, я занимался тестированием параллельно с разработкой. В это время также занимался подготовкой дипломной работы по теме «Система автоматизированного тестирования программных продуктов с использованием технологии data-driven». В течение дня приходилось решать много интересных задач, при этом необходимо было уложиться в отведеные 40 часов в неделю (работать больше не позволяла будущая жена и диплом).

Я поступал следующим образом: каждая задача, которой я решал заниматься, либо которая приходила извне, записывалась в колонку с задачами. Например, могла быть задача по реализации какой-то определённой функциональности в WSKeyword, тестирование веб-сервисов на определённом билде, верификация багов исправленных багов, прочтение главы спецификации по веб-сервисам на w3.org. Кроме этого для каждой задачи ставилось значение в поле важность от 1 до 3. 3 — очень важные задачи, которые продвигают меня к достижению моих целей. На тот момент у меня были цели подготовить достойно диплом и поставить на рельсы тестирование веб-сервисов. Сюда также попадали все стратегически важные задачи. Задачи с важностью 2 — это задачи с нормальной важностью, дополнительная работа по проекту, обучение, прочтение статей по тестированию и автоматизации. Важность 1 получали неважные задачи, имеющий сомнительный эффект, то через неделю даже и не вспомнишь, сделал ты это или нет. Сюда попадали также просмотр интересной информации в интернете, не связанной ни с профессиональной, ни с личной жизнью.

Когда цифра в колонке «Важность» была проставлена, я выбирал значение от 1 до 3 в колонке «Срочность» для задачи. 3 получали срочные задачи, которые необходимо было выполнить в течение дня, либо «ко вчера». 2 — задача на период больше одного дня. 1 получали задачи без определённого срока или со сроком от недели и более.

Далее по формуле (P = (I-1)*3+U, где P – priority, приоритет, I – importance, важность, U – urgency, срочность) вычислялся приоритет задачи (автоматически) таким образом, что наибольший приоритет получали более важные задачи, срочность распределяла приоритет среди задач одинаковой важности. Таким образом, каждая задача получала приоритет от 1 до 9. Сортировка задач по убыванию приоритетов давала мне ясную подсказку, за какую задачу следует делать сейчас (от 9 и до 1). По завершении задача помечалась сделанной, и это помогало мне сосредоточиться над следующей задачей.

Результат: в течение полутора месяцев был создан инструмент автоматического тестирования веб-сервисов, написано около 9 тестовых сценариев общей суммой содержащие около 200 тест кейсов, было обнаружено и исправлено около 40 дефектов в веб-сервисах, заказчик был очень доволен продуктом. Все это было сделано без овертаймов (сверхурочных), что также положительно повлияло на мою личную жизнь (в июне я защитил на отлично диплом и женился 😉 ).

Иногда, оглядываясь на прошедший день, мы чувствуем неприятно чувство невыполненного долга. Усталость валит с ног, но трудно сказать, что было сделано много полезного. Да, было много писем прочитано, не успели сходить на обед, все время были заняты чем-то, – а ощутимого результата нет.

Правда, бывают и другие дни: много общения с друзьями, переписки, интересные статьи, захватывающие беседы в курилке. Правда, при этом пострадало важное дело, которое не было сделано.

И в том и другом случае мы сознаемся, что день не удался, так как время было потрачено не эффективно. Выше описанные примеры из моей рабочей практики в 2004-м году. Теперь таких дней не бывает. Если вам интересно, как убрать неудачные дни из своей жизни – читайте дальше.

Лог времени: что это и зачем это

Вести лог времени, вести хронометраж, – значит, фиксировать информацию, когда и что делалось. Целью хронометража является получение фотоснимка дня. По фото можно определить, на что и сколько тратилось времени. Как правило, существуют дела, на которые тратиться больше времени, чем хотелось бы. Такие дела поглощают время, не позволяя уделять его другим более важным для вас делам. Кроме того, обязательно найдутся дела, которым уделялось меньше времени, чем следовало. На первом этапе хронометража обязательно найдутся дела, которые совершенно не важные и к тому же совсем не интересные. Не верите? Стоит попробовать, очень интересно! Все, кто видел впервые свой лог, были очень удивлены результатами. Я был шокирован, когда узнал, что работаю я всего-то 40 % времени. Это означало, что только за эти 40 % своего рабочего время я достигаю каких-то результатов. Мне платили премию только за 16 часов из 40 проведённых на работе.

Лог времени честно и почти беспристрастно предоставит вам достаточно информации для анализа, на основе которой вы сможете самостоятельно сделать выводы и принять меры (конечно в том случае, если вы хотите достигать большего, напрягаясь меньше!).

Как вести лог времени?

Несколько советов по ведению лога времени, которые прекрасно показали себя на практике:

• Фиксируйте все переключения внимания, даже мелкие и незначительные.
• С особой тщательностью фиксируйте общение и корреспонденцию.
• Если вы вспомнили о том, что вы ведёте лог времени, только по прошествии долгого периода (2 часа, 5 часов а то и больше) – ничего страшного, главное что вы всё же вспомнили. Зафиксируйте потраченное время за прошедший период с той точностью, с которой вы это помните. Все, кого я знаю из начинающих вести лог времени, сталкивались с этой проблемой. На приобретение привычки фиксировать все переключения необходимо около 2-х недель. Главное – не бросать.
• На первом этапе лог может иметь и более простой вид – например, вы фиксируете каждые 15 минут чем вы занимались в это время.
• Обязательно выделяйте время в конце дня либо в конце недели на анализ лога. Именно анализ позволяет найти ресурсы для повышения эффективности.
• Для ведения лога можно использовать Excel, блокнот с ручкой, LazyCure. Лично я пользуюсь LazyCure для ведения лога и получения простой статистики, Excel для более тщательного анализа лога, блокнот с ручкой, когда деятельность ведётся не на компьютере.

Что делать с логом времени?

Вот пример фотоснимка моего рабочего дня за 5-е апреля 2005 года:

10:00:11	1:22:00	English
11:25:46	0:01:14	fill tj
11:27:03	0:01:51	ew
11:28:56	0:12:08	fill tj
11:41:22	0:26:05	ws testing summary creation
12:07:48	0:10:00	comm with AS
12:29:59	0:11:07	create a list of methods
12:41:35	0:10:00	testing CPRetriever
12:53:32	0:10:00	comm
16:13:53	0:02:50	ew
16:16:49	0:00:54	wm
16:17:45	0:10:44	corr
16:28:32	0:01:18	ew
16:30:34	0:08:46	corr
16:39:26	0:02:17	tea break
16:41:52	0:08:45	testing CPRetriever
16:50:41	0:02:51	WSK
16:53:35	0:03:33	testing CPRetriever
16:57:11	0:01:27	ew
16:58:41	0:28:22	testing CPRetriever
17:28:38	0:00:02	ew
17:28:44	0:19:18	testing CPRetriever
17:48:10	0:10:29	WSK: bug fixing
17:58:41	0:07:49	testing CPRetriever
18:07:09	0:11:31	verify bugs
18:18:44	0:10:15	testing CPRetriever
18:28:13	0:08:00	verify bugs
18:37:39	0:01:33	ew
18:40:52	0:10:58	sending Q&A
18:52:42	0:01:31	plan automation

Я использую сокращения для часто повторяемых активностей, в данном случае: corr – проектная корреспонденция; ew – изучение английских слов с помощью Lingvo Tutor; wm – разные действия по упорядочению информации на рабочей машине; sending Q&A – написание и отправление письма со списком вопросов и ответов; WSK: bug fixing – исправление ошибок в программе тестирования веб-сервисов WSKeyword; comm – проектная вербальная коммуникация; fill tj – заполнение журнала рабочего времени.

Какую информацию можно получить из этого лога?

1. Активность ew часто прерывает задачу, что отвлекает от задач, требующих сосредоточения внимания. Пострадали активности fill tj и testing CPRetriever.
2. Я провёл на работе с 10:00 до 13:05, и с 16:15 до 18:55, что составляет 5ч45мин. Это значит, что 2ч15мин мне нужно будет отработать в другой день на этой неделе.
3. С 13:05 до 16:15 я ездил на занятия в университет, это значит что примерно 3 часа необходимо для того что бы посетить одну пару. (То, что это было именно одна пара в университете, я помню и так, а вот то, что на это ушло 3 часа – я знаю только благодаря логу времени.). Эту информацию можно использовать следующий раз при принятии решения ехать на пару либо нет.
4. Активность testing CPRetriever была бессовестно разбита другими мелкими активностями. В следующий раз лучше выделить час или полтора на это дело и не отвлекаться, а потом сделать перерыв.

На основе лога времени формируется другая таблица, которая называется Activities Summary:

comm	0:10:00
comm with AS	0:10:00
corr	0:19:30
create a list of methods	0:11:07
English classes	1:22:00
ew	0:09:01
fill tj	0:13:22
plan automation	0:01:31
sending Q&A	0:10:58
tea break	0:02:17
testing CPRetriever	1:28:02
verify bugs	0:19:31
wm	0:00:54
ws testing summary creation	0:26:05
WSK	0:02:51
WSK: bug fixing	0:13:20

Здесь мы видим, сколько времени тратилось в сумме за весь день на каждую активность. На основе этой таблицы можно также сделать интересные выводы:

• Всего за день на ew тратилось 9 минут. Если это так, то лучше осознанно заниматься изучением английских слов 3 минуты в начале дня, 3 в обед и 3 в конце дня, не прерываясь в течение работы на это. Даже, пожалуй, в конце дня можно и 5 минут потратить, это всё равно эффективней, потому что не прерываются другие активности.
• Заполнение журнала времени заняло 13 минут. Попробую вложиться в 12 мин в следующий день, так как я не много получаю удовольствия от этого занятия и хотел бы тратить меньше времени на это.
• Очень мало времени тратилось на plan automation.
• При отсылке Q&A надо использовать какую-нибудь заготовку для письма, чтобы не тратить на эту низко интеллектуальную работу 10 минут, 5-ти более чем достаточно.
• Пил чай 2минуты 17 секунд. Как-то маловато, пожалуй, надо увеличить это время завтра.
• Время потраченное на рабочие активности, а это comm, comm with AS, corr, create a list of methods, plan automation, sending Q&A, testing CPRetriever, verify bugs, ws testing summary creation, WSK, WSK: bug fixing, составляет 5ч20мин. Значит, в этот день моя эффективность 5ч20мин/5ч45мин(все рабочее время) и составляет 92,7% (довольно высокая, день прошёл удачно).

Необязательно делать так много выводов на основе анализа – здесь, в качестве примера я выжал все, что только можно из лога своего времени за 5-го апреля, оставив все, как есть. Обычно я делаю один – два вывода за один день. Стоит заметить, что логи времени — отличные источники информации для планирования будущих дел. Я уверен, что вы придумаете что-то ещё на основе своего лога. Стоит только попробовать и аппетит не заставит себя ждать.

Когда рисковать?

Любые перемены – это всегда риск. Может быть станет лучше, может быть хуже. Узнать правду можно только рискнув и попробовав. Чтобы получить качественные изменения – всегда приходиться ломать привычки, то что мы считали неприложной истиной многие годы. Чем чаще мы рискуем, тем больше шансов на качественные изменения. При этом важно осознавать, зачем мы рискуем, какого изменения мы хотели бы достичь. Определив это – действуем, доверяем своей интуиции. Мнимые страхи, которые могут сдерживать, должны быть идентифицированы и уничтожены.

Осознание причины

При принятии решения — рисковать или нет – важно осознать, что принесёт вам это риск. Почему вы хотите рискнуть? Какой положительный результат вы бы хотели получить? Можно ли получить результат другим способом? Будьте максимально честны с собой.

Однажды мне захотелось создать интернет-портал, посвящённый вопросам эффективности, на котором будут рождаться идеи, как сделать жизни максимально эффективной, счастливой и интересной. Чтобы сделать это – мне нужно было пойти на риск – заплатить за хостинг, домен, и позволить себе ежедневно тратить как минимум час времени на создание материала сайта. Я хотел создать портал, потому что это позволило бы мне реализовать мое предназначение — помогать людям обрести свой путь, создавать мир лучшим. Я видел положительный результат этого риска в том, что больше и больше людей станет более осознанно относиться к своим действиям, посещая и создавая материал сайта. Также я не видел более легкого способа получить тот же результат – разве что выступая публично перед огромной аудиторией, что на момент принятия решения мне казалось более сложным, чем создание портала, где одновременно миллионы людей могут ознакомиться с материалом, не выходя из дома или офиса.

В данном примере риск был не большой – в случае провала за год теряю всего лишь 58 долларов и час жизни ежедневно (365 часов, 2 месяца 40-часовых рабочих недель). Тем не менее определённые колебания были – ведь никто не заставляет тратить эти деньги и время. Но игра стоила свеч. Причина ясно определена, я точно знал, что мне это нужно.

Задавая себе вопросы о необходимости риска, фиксируйте свои ответы – на бумаге, компьютере – там, где можно вновь вернуться к этой мысли, пересмотреть её, исправить, при необходимости, ещё раз убедиться, что решение было принято правильно. Если возникла сложность с формулировкой ответа на вопрос «Зачем?» — вероятно, вам не стоит рисковать. Нет смысла.

Что вы хотели бы изменить? Зафиксируйте эту мысль.

Что для этого надо сделать? Зафиксируйте эту мысль.

Как достичь результата максимально эффективно? Примите риск.

Доверяйте себе

Нет на свете человека, который мог бы принимать решения, приемлемые для вас, лучше чем вы сами. Доверяя своей интуиции, вы всегда идёте на риск сделать ошибку. Но есть и другой вариант развития событий – вы получаете то, чего вы хотите, именно Вашим способом. Что бы ни случилось – вы получаете бесценный опыт. Используя принцип приготовился-выстрелил-прицелился, вы быстрее получите результат, чем используя принцип приготовился-прицелился-прицелился-прицелился-… Удовольствие от уверенности в собственных силах не сравнимо ни с чем. А нужно всего лишь доверять себе.

Случается, что в каких то областях вы являетесь некомпетентными. Не то, чтобы чувствуете себя некомпетентными, — это действительно так, вы знаете это, ибо раньше не сталкивались с этой областью. И это нормально – нельзя знать всего. В таком случае имеет смысл прислушаться к мнению специалистов в этой области. Поступайте так, пока не превратитесь из новичка в любителя. Далее – рискуйте, экспериментируйте, доверяйте собственной интуиции. Профессионалы построили Титаник, в то время как любители построили Ковчег.

В своё время передо мной возникла задача – построить систему автоматизированного тестирования, используя инструмент автоматического тестирования SilkTest. В тот момент я был любителем – знал, базовые концепции роботы инструмента, читал об успешных архитектурах систем подобного рода, но не имел опыта работы c SilkTest’ом и не знал интересных подробностей, о которых любят шептаться профессионалы друг с другом, заговорчески ухмыляясь. Однако было горящее желание создать свою систему, внедрить её использование в процесс тестирования, и сделать так, чтобы использование стало приносить результаты. Был выбор – положиться на методологию Segue, компании-разработчика SilkTest’a, либо создать собственную архитектуру. Первый вариант был более безопасный – над методологией работало целая туча специалистов с 1996 по 2005 годы. Второй вариант предполагал определённый риск, что созданная система будет не удобная в использовании, не будет удовлетворять поставленным задачам, либо вообще не сможет быть реализована в виду ограничений и особенностей SilkTest. Предпочел второй вариант, так как был уверен, что смогу с этим справиться. Я не ошибся.

Рискуя – доверяйте себе.

Смелость

Рисковать – означает бороться со страхами. Если страха нет, пусть даже мнимого, — врядли это риск, просто выбор и действие. Принять риск – значит ощутить сердцем страх. Это требует определённого мужества. Зачастую страхи прячуться где-то внутри нас, и мы стараемся избегать встречи с ними. В этом их тактика – создавать мнимую угрозу.

Что происходит, когда мы осознаем, чего мы реально боимся, что нам мешает сделать всего лишь шаг? Начать свой бизнес, бросить курить, применить новые методы в работе…Ведь ничего страшного не случиться на самом деле, если мы сделаем шаг, тем более если мы этого хотим, ведь правда? Конечно правда – «Что не убивает меня, то делает сильнее». Истина. Посмотрите в глаза своему страху, определите, почему вы избегаете сделать шаг к Вашей Мечте? Представьте все возможные варианты событий, включая самые крайние. Если в результате никто не умирает, пожалуй, стоит попробовать. Страха больше нет – вытащив его из укромного уголка вашего сознания он начинает расстворяться, пока не исчезает.

Некоторые бояться выступать на публике, они начинают нервничать при одной только мысли, что толпа людей будет ловить каждое их слово. Было это и со мной. Но стоило мне представить, чего я реально боюсь – и страх начал растворяться. По тихоньку из подсознания начали выползать вялые отговорки вроде «ты можешь сказать не то, что хотел», «ты можешь запнуться», ну и что из этого? Ерунда полная. Ничего страшного.

Идентифицируйте мнимые страхи, которые вам мешают, раздуйте их – и они лопнут!

Закрепление результата или новый риск

Поздравляю, вы сделали прорыв. Вы рискнули, получили результат. Довольны ли вы? Нравится ли вам то, чего вы достигли? Если сравнить два состояние – до и после, что вам больше нравится? От искреннего ответа на этот вопрос зависит, что вам разумнее делать дальше:

1. Eсли вы приобрели что-то полезное, закрепите результат дальшейшими «нерискованными» действиями.
2. Если вы совершили ошибку, приняв риск, поздравляю вас ещё раз – вы приобрели уникальный опыт. Хотите все же получить результат — попробуйте что-нибудь ещё! Не важно что, главное попробовать непромедляя.

Живите интересно и так, как вам это нравится!