Эта статья представляет собой описание моего рабочего процесса, такого, какой он есть в ноябре 2006-го года. Это один из реальных примеров применения системы организации рабочего процесса, предложенный Дэвидом Алленом в книге «Как разобраться с делами» (Getting Things Done).
В течение всего дня я собираю в корзинках приходящую информацию, что надо сделать, что хочеться сделать, что было бы неплохо сделать. Установлены следующие корзинки:
- блокнот — его я ношу всегда с собой вместе с карандашом, что позволяет делать заметки в любой обстановке и при любой температуре;
- электронные почтовые ящики — их у меня несколько, там информация собирается сама собой в виде приходящих писем;
- лоток для бумаг — там я складываю различные вещи и документы, по которым необходимо принять решение, например квитанции, треснутая кружка, порванная книжка, распечатка, которую надо прочитать или выкинуть. Здесь собирается всё, что лежит не на месте.
- выдвижная полка — те же функции, что и у лотка для бумаг, только в офисе.
Ежедневно в качестве утреннего ритуала я разбираю корзинки. По каждому элементу в корзинке принимается решение: что с этим можно делать? Здесь возможны 4 варианта:
- мусор (более не актуально);
- справочная информация (идёт в систему хранения информации);
- было бы хорошо сделать когда-нибудь, но не сейчас (записывается в список «Может быть/когда-нибудь»);
- дело, которое надо сделать.
Если это дело, которое надо сделать, то смотрю — является ли выполнение этого дела конечной целью. Если дело конечное и не требует подготовительных действий — идем дальше, если нет — открываю список проектов, нахожу или создаю соответствующий проект и определяю для проекта следующее физическое действие, которое я способен сделать.
Далее смотрю, займёт ли выполнение дела меньше 2 минут? Если да — выполняю его, если нет, смотрю, можно ли его перепоручить. Если можно, то определяю кто это должен сделать и сообщаю ему об этом или оставляю напоминание, если нельзя, то дело откладывается и делается запись либо в ежедневнике (если надо выполнить в определённый день/час), либо в списке следущих действий (выполнить как только, так сразу). Диаграмму процесса обработки корзинки можно найти во второй главе книги Дэвида Аллена «Как разобраться с делами».
Разобравшись с корзинками, приступаю к работе. Сначала заглядываю в ежедневник, есть ли дела, которые должны быть выполнены обязательно сегодня. Если есть — выполняю, пока не заканчиваются. Далее заглядываю в список следующих действий — он рассортирован по контекстам: что можно делать в офисе, дома, на улице, за рабочим столом, за компьютером, в интернете, где-угодно, не требующие больших затрат энергии. В зависимости от конекста в котором нахожусь, выбирается определённый список дел. Делаю то дело, которое является наиболее приоритетным для меня в данный момент (приоритет определяется интуитивно), а если сложно выделить приоритет — делаю то дело, которое появилось в списке раньше всех и следовательно связанному с ним проекту давно не уделялось времени.
Когда дело сделано, просматриваю проект, с которым дело связано и определяю следующее дело. Если энергии хватает, выполняю его сейчас же. Если нет, то записываю в список следующих действий следующее дело по проекту (указав контекст) и перехожу к другому делу согласно приоритетам и энергии.
В течение дня по необходимости повторяю процесс обработки корзинок.
Раз в неделю проходит обзор всей системы. Еженедельный обзор в себя включает:
- разбор корзинок
- просмотр списка следущих действий
- удаление завершённых дел
- разбиение или замена невыполнимых действий
- просмотр списка «ожидающие»
- просмотр списка активных проектов
- удаление законченных проектов
- каждый проект имеет описание идеального конечного результата
- каждый проект имеет следующее действие
- перенос неактивных проектов в список «Может быть/когда-нибудь»
- просмотр списка «может быть/когда-нибудь» на наличие проектов, которые можно было бы начать
- просмотр задач, которые должны быть завершены в течение следующей недели
- перенос потерянных документов — в корзинки
- размещение всех справочных материалов — в систему хранения
- составление списка приоритетных проектов и задач на следующую неделю
- расстановка задачам статуса LowEnergy
Физически списки проектов, следующих действий, «может быть/когда-нибудь», ежедневник реализованы в разделе «Задачи»(Tasks) в MS Outlook.
Для более полного представления о системе GTD рекомендую прочитать книгу Дэвида Аллена. На ветке форумов «Вопросы по методу GTD» обсуждаются более тонкие и детальные моменты. Там же можно задать уточняющие вопросы либо поделиться описанием своего рабочего процесса.