Иногда, оглядываясь на прошедший день, мы чувствуем неприятно чувство невыполненного долга. Усталость валит с ног, но трудно сказать, что было сделано много полезного. Да, было много писем прочитано, не успели сходить на обед, все время были заняты чем-то, – а ощутимого результата нет.
Правда, бывают и другие дни: много общения с друзьями, переписки, интересные статьи, захватывающие беседы в курилке. Правда, при этом пострадало важное дело, которое не было сделано.
И в том и другом случае мы сознаемся, что день не удался, так как время было потрачено не эффективно. Выше описанные примеры из моей рабочей практики в 2004-м году. Теперь таких дней не бывает. Если вам интересно, как убрать неудачные дни из своей жизни – читайте дальше.
Лог времени: что это и зачем это
Вести лог времени, вести хронометраж, – значит, фиксировать информацию, когда и что делалось. Целью хронометража является получение фотоснимка дня. По фото можно определить, на что и сколько тратилось времени. Как правило, существуют дела, на которые тратиться больше времени, чем хотелось бы. Такие дела поглощают время, не позволяя уделять его другим более важным для вас делам. Кроме того, обязательно найдутся дела, которым уделялось меньше времени, чем следовало. На первом этапе хронометража обязательно найдутся дела, которые совершенно не важные и к тому же совсем не интересные. Не верите? Стоит попробовать, очень интересно! Все, кто видел впервые свой лог, были очень удивлены результатами. Я был шокирован, когда узнал, что работаю я всего-то 40 % времени. Это означало, что только за эти 40 % своего рабочего время я достигаю каких-то результатов. Мне платили премию только за 16 часов из 40 проведённых на работе.
Лог времени честно и почти беспристрастно предоставит вам достаточно информации для анализа, на основе которой вы сможете самостоятельно сделать выводы и принять меры (конечно в том случае, если вы хотите достигать большего, напрягаясь меньше!).
Как вести лог времени?
Несколько советов по ведению лога времени, которые прекрасно показали себя на практике:
- Фиксируйте все переключения внимания, даже мелкие и незначительные.
- С особой тщательностью фиксируйте общение и корреспонденцию.
- Если вы вспомнили о том, что вы ведёте лог времени, только по прошествии долгого периода (2 часа, 5 часов а то и больше) – ничего страшного, главное что вы всё же вспомнили. Зафиксируйте потраченное время за прошедший период с той точностью, с которой вы это помните. Все, кого я знаю из начинающих вести лог времени, сталкивались с этой проблемой. На приобретение привычки фиксировать все переключения необходимо около 2-х недель. Главное – не бросать.
- На первом этапе лог может иметь и более простой вид – например, вы фиксируете каждые 15 минут чем вы занимались в это время.
- Обязательно выделяйте время в конце дня либо в конце недели на анализ лога. Именно анализ позволяет найти ресурсы для повышения эффективности.
- Для ведения лога можно использовать Excel, блокнот с ручкой, LazyCure. Лично я пользуюсь LazyCure для ведения лога и получения простой статистики, Excel для более тщательного анализа лога, блокнот с ручкой, когда деятельность ведётся не на компьютере.
Что делать с логом времени?
Вот пример фотоснимка моего рабочего дня за 5-е апреля 2005 года:
| 10:00:11 | 1:22:00 | English |
| 11:25:46 | 0:01:14 | fill tj |
| 11:27:03 | 0:01:51 | ew |
| 11:28:56 | 0:12:08 | fill tj |
| 11:41:22 | 0:26:05 | ws testing summary creation |
| 12:07:48 | 0:10:00 | comm with AS |
| 12:29:59 | 0:11:07 | create a list of methods |
| 12:41:35 | 0:10:00 | testing CPRetriever |
| 12:53:32 | 0:10:00 | comm |
| 16:13:53 | 0:02:50 | ew |
| 16:16:49 | 0:00:54 | wm |
| 16:17:45 | 0:10:44 | corr |
| 16:28:32 | 0:01:18 | ew |
| 16:30:34 | 0:08:46 | corr |
| 16:39:26 | 0:02:17 | tea break |
| 16:41:52 | 0:08:45 | testing CPRetriever |
| 16:50:41 | 0:02:51 | WSK |
| 16:53:35 | 0:03:33 | testing CPRetriever |
| 16:57:11 | 0:01:27 | ew |
| 16:58:41 | 0:28:22 | testing CPRetriever |
| 17:28:38 | 0:00:02 | ew |
| 17:28:44 | 0:19:18 | testing CPRetriever |
| 17:48:10 | 0:10:29 | WSK: bug fixing |
| 17:58:41 | 0:07:49 | testing CPRetriever |
| 18:07:09 | 0:11:31 | verify bugs |
| 18:18:44 | 0:10:15 | testing CPRetriever |
| 18:28:13 | 0:08:00 | verify bugs |
| 18:37:39 | 0:01:33 | ew |
| 18:40:52 | 0:10:58 | sending Q&A |
| 18:52:42 | 0:01:31 | plan automation |
Я использую сокращения для часто повторяемых активностей, в данном случае: corr – проектная корреспонденция; ew – изучение английских слов с помощью Lingvo Tutor; wm – разные действия по упорядочению информации на рабочей машине; sending Q&A – написание и отправление письма со списком вопросов и ответов; WSK: bug fixing – исправление ошибок в программе тестирования веб-сервисов WSKeyword; comm – проектная вербальная коммуникация; fill tj – заполнение журнала рабочего времени.
Какую информацию можно получить из этого лога?
- Активность ew часто прерывает задачу, что отвлекает от задач, требующих сосредоточения внимания. Пострадали активности fill tj и testing CPRetriever.
- Я провёл на работе с 10:00 до 13:05, и с 16:15 до 18:55, что составляет 5ч45мин. Это значит, что 2ч15мин мне нужно будет отработать в другой день на этой неделе.
- С 13:05 до 16:15 я ездил на занятия в университет, это значит что примерно 3 часа необходимо для того что бы посетить одну пару. (То, что это было именно одна пара в университете, я помню и так, а вот то, что на это ушло 3 часа – я знаю только благодаря логу времени.). Эту информацию можно использовать следующий раз при принятии решения ехать на пару либо нет.
- Активность testing CPRetriever была бессовестно разбита другими мелкими активностями. В следующий раз лучше выделить час или полтора на это дело и не отвлекаться, а потом сделать перерыв.
На основе лога времени формируется другая таблица, которая называется Activities Summary:
| comm | 0:10:00 |
| comm with AS | 0:10:00 |
| corr | 0:19:30 |
| create a list of methods | 0:11:07 |
| English classes | 1:22:00 |
| ew | 0:09:01 |
| fill tj | 0:13:22 |
| plan automation | 0:01:31 |
| sending Q&A | 0:10:58 |
| tea break | 0:02:17 |
| testing CPRetriever | 1:28:02 |
| verify bugs | 0:19:31 |
| wm | 0:00:54 |
| ws testing summary creation | 0:26:05 |
| WSK | 0:02:51 |
| WSK: bug fixing | 0:13:20 |
Здесь мы видим, сколько времени тратилось в сумме за весь день на каждую активность. На основе этой таблицы можно также сделать интересные выводы:
- Всего за день на ew тратилось 9 минут. Если это так, то лучше осознанно заниматься изучением английских слов 3 минуты в начале дня, 3 в обед и 3 в конце дня, не прерываясь в течение работы на это. Даже, пожалуй, в конце дня можно и 5 минут потратить, это всё равно эффективней, потому что не прерываются другие активности.
- Заполнение журнала времени заняло 13 минут. Попробую вложиться в 12 мин в следующий день, так как я не много получаю удовольствия от этого занятия и хотел бы тратить меньше времени на это.
- Очень мало времени тратилось на plan automation.
- При отсылке Q&A надо использовать какую-нибудь заготовку для письма, чтобы не тратить на эту низко интеллектуальную работу 10 минут, 5-ти более чем достаточно.
- Пил чай 2минуты 17 секунд. Как-то маловато, пожалуй, надо увеличить это время завтра.
- Время потраченное на рабочие активности, а это comm, comm with AS, corr, create a list of methods, plan automation, sending Q&A, testing CPRetriever, verify bugs, ws testing summary creation, WSK, WSK: bug fixing, составляет 5ч20мин. Значит, в этот день моя эффективность 5ч20мин/5ч45мин(все рабочее время) и составляет 92,7% (довольно высокая, день прошёл удачно).
Необязательно делать так много выводов на основе анализа – здесь, в качестве примера я выжал все, что только можно из лога своего времени за 5-го апреля, оставив все, как есть. Обычно я делаю один – два вывода за один день. Стоит заметить, что логи времени — отличные источники информации для планирования будущих дел. Я уверен, что вы придумаете что-то ещё на основе своего лога. Стоит только попробовать и аппетит не заставит себя ждать.
«неудачные дни» зависят от лунных дней на прямую! но если знать в какой день как себя вести, все будет ок!