Метка: продуктивность

В тайм-менеджменте много времени уделяется постановке целей и их достижению. При этом цель — это что-то значимое, более ассоциирующееся со сроком на год и более. Уделяется внимание и кратко- и средне-срочным целям, но и здесь речь идёт скорее месяц или более.

Когда пытаешься воплотить в жизнь какую-то цель, начинаешь планировать, вырисовываются конкретные шаги, действия. Выполнение ближайших действий ведущих к достижению важных для тебя целей может стать фокусом на неделю или конкретный день. Тем не менее, если мы говорим про рабочий день, но он в любом случае наполнен не целями, а конкретными шагами. В течение дня работаем с обычным списком TODO, например, по технике FVP.

И хочется иногда внести какой-то уровень игры в обычный рабочий день. А может даже и в выходной. Чтобы было интереснее.

Придать перцу, влить интерес в обычный день можно добавив понятие достижений дня. Т.е. что-то, достижение чего будет для тебя будет небольшим, но событием. Может и большим конечно, но может быть и маленьким. И, безусловно, достижением дня.

Достижение каждой цели — само по себе достижение, тут ничего придумывать не надо. Но не каждое действие ты воспринимаешь достижением. Плюс иногда просто нужно делать, и каких-то значимых результатов за день может и не получится. Но сам факт неустанного движения важен и достоин поощрения. Вот здесь достижение дня, нацеленное на поощрение процесса, может быть хорошим мотиватором.

Например, выполнить какое-то количество pomodoro — непрерывных 25-ти минуток работы, может быть таким достижением дня. Достижением может быть количество часов, проведённых за работой. Может быть количество закрытых задач. Может быть закрытие срочных задач. Может быть количество выполненных задач, которые двигают к цели. Как бы варианты есть.

Можно представить, за какое достижение вы бы хотели получить бедж, значок, ачивку, орден, грамоту:).

Важный аспект — это наличие как достижений связанных с результатом, так и достижений, связанных с приверженностью к процессу.

Подобный аспект можно заметить в компьютерных играх, особенно в телефонных кликалках. Мы получаем достижения и за то, что чего-то добиваемся в игре, и за то, что просто проводим в игре какое-то время, и даже просто за то, что что-то пытаемся делать, но не обязательно достигаем. В любом случае есть поощрение — в виде монет, ресурсов, кубков и открытых достижений.

И нам этого очень не хватает в реальной жизни — поощрения за то, что мы просто живём. Не зависимо от того, получилось у нас чего-то достичь или нет.

В играх с нулевой суммой, когда если кто-то победил, то другой проиграл (например, шахматы), тоже можно ставить подобные цели, хотя вроде как поражением ты особо ничего не достигаешь. При этом даже теряешь рейтинг. Но что неизменно у тебя увеличивается, это опыт. Опыт, который тоже можно измерить количеством сыгранных партий.

Если речь идёт о тренировках, например, решении задач, то здесь тоже можно мерять и поощрять себя за рост рейтинга в задачах и за количество решённых задач. Важно и то и другое. И результат, и процесс. В любом случае — ачивка, достижение.

Как выдавать себе такие «ордена» на практике? Я использую обычную тетрадь в клеточку (или точечку), каждый день — отдельная чистая страница. Левая часть страницы для заметок или локального To Do, если работа не за компьютером, а вот правая — область для ачивок. Например, закрыть 5 самых старых задач.

Вот так могут выглядеть ваши достижения в начале дня, задавая интерес и мотивацию.

При достижении соответствующий кружок закрашиваем. Например, это может выглядеть так:

Ну или чуть более красиво и красочно при наличии чуть более продвинутого чувства прекрасного:).

Достигай задуманного и живи с удовольствием!

Как быть, если все усилия направленные на то, чтобы оставаться продуктивным, рушатся как карточный домик от одного дуновения новых обстоятельств? Как быть, если подъём энергии и мотивации заменяется на следующий день ленью и отсутствием мотивации что-либо делать?

Наша продуктивность неминуемо будет варьироваться в зависимости от времени суток, дня недели, погоды, физического состояния и череды других, не всегда предсказуемых факторов.

Понимание того, что мы не всегда будем на подъёме является важным ключом к результативности.

Не столько продуктивность, сколько результативность является важным критерием для определения, как хорошо мы поработали сегодня, на неделе, в этом месяце, квартале или году. Усилия и необходимый уровень энергии не так уж крепко фиксируются в памяти, как результат наших действий.

Если результат является ключом эффективности наших усилий, имеет смысл его определить и зафиксировать. На том периоде, на котором можно это определить.

Не всегда реально двигаться сверху вниз, определив желаемый результат всей своей жизни и дальше разделяя это на более мелкие промежуточные шаги. Двигаться от контекста — вполне рабочий вариант. Прояснить и скорректировать путь можно по ходу движения.

Тем не менее, стремиться расширить горизонт планирования стоит. Иногда это даже возможно выйдя за горизонт собственной жизни, особенно если в достижение этой миссии есть возможность вовлекать других людей, разделяющие подобные стремления и ценности.

Что касается удовольствия от процесса достижения — это важная составляющая. Есть тысячи способов как прийти к одному и тому же результату, так что это вопрос выбора. Тем не менее, определение результата идёт на первый план — любой процесс вдвойне приятен, когда ты понимаешь зачем от исполняется.

Если желаемый результат зафиксирован, то не важно, насколько сложна или скучна или непонятна задача на первый взгляд, человеческий разум способен придумать подходящий способ её реализации. Например, главным критерием может стать интересность задачи, подключив силу любопытства на усиление мотивации к старту.

Наличие альтернативных результатов, целей, достижение которых также желаемо, но с более низким приоритетом, позволяет разуму находить доступные текущему уровню энергии и мотивации интересные задачи. При этом мы чётко должны понимать иерархию целей по важности, и при этом мы принимаем, что в данный момент времени допустимо работать и над вторым и третьим приоритетом. И именно тогда, когда попытка сформулировать интересную задачу для движения к основной цели уже была предпринята.

Такая система целей и способа достижения их позволяет иметь чёткий ответ на вопрос — чем стоит заняться прямо сейчас в обоих сценариях:
1) когда уровень энергии и мотивации достаточно высок и мы можем взять любую задачу на исполнение;
2) когда уровень энергии и мотивации достаточно низок и мы вынуждены искать задачу с высоким уровнем интересности для возвращения в продуктивное состояние.

При этом мы гарантируем исполнение основного критерия высокой эффективности — результативности.

В конечном итоге система представляет собой список дел, в котором задачи сформулированы так, чтобы их было интересно исполнять, поддерживаемые приоритезированным списком целей с конкретными зеротуанизированными результатами.

Время субъективно. Хотим мы этого или нет, часы не дают реальной картины, что сейчас происходит с нашей продуктивностью. А она тем выше, чем больше мы погружены в контекст задачи. Соответственно, добавление дополнительной пятиминутки в начале работы над задачей с точки зрения эффективности не равнозначны добавлению через 15 минут после работы над задачей.

Каждое дополнительное добавление даёт существенный прогресс в результативности. Поэтому, чем дольше мы можем продолжать работать над текущей задачей, тем лучше. В какой-то момент нам нужно будет-таки сменить контекст и переключиться на работу в другом направлении, но чем позже это произойдёт – тем выше наша продуктивность.

Но что делать, если мы не можем продолжать долго работать ввиду психологической неготовности? Ощущение неприязни к задаче, её неясность или возможные осложнения, которые потенциально откроет старт по ней, может отодвинуть желание работать над ней долго. Что может решить не в пользу старта важной, но сложной задачи, а в пользу менее важной, но лёгкой и понятной.

Как следствие, идеальная система тайм-менеджмента должна:

• Поощрять продолжать начатое, помогать входить в состояние потока, сфокусировавшись над одной задачей.
• Гарантировать возможность стартовать новые задачи налегке, без обязанности работать над ними долго.

Главное начать. Старт должен занимать минимальное количество времени, решение продолжать ли дальше стоит принимать после этого промежутка.

Техника Pomodoro была призвана решить этот компромисс между вовлечённостью и психологической готовностью, но на практике неминуемо сталкиваешься со следующими ограничениями:

• Иногда хотелось бы работать дольше, чем рекомендуемые 25 минут, позволяя более глубокое и, как следствие, эффективное погружение.
• Существуют сложные задачи, по которым психологическая готовность не позволяет уговорить себя уделить им 25 минут.
• Физическая и эмоциональная усталость могут динамически менять минимальный барьер времени для старта новых задач.

Что если бы существовал способ сохранить преимущества выделенных временных промежутков от техники Pomodoro, но без ограничений свыше. Техника, которая бы помогала и в состояние потока входить, испытывая радость от работы, и стартовать работу по Большим Волосатым и Амбициозным Проектам, за которые страшно браться? Есть решение, и название этой технике… а, впрочем, не всё сразу, опишу её подробно в следующей статье.

Как бы изменилась твоя жизнь, если бы ты владел этой техникой?

Проснулся раньше, чем планировал. Что делать — досыпать или подниматься? Наверняка есть свои за и против — ведь не зря ты в планах имел другое время подъёма — а тут раз и проснулся раньше? А может это возможность сделать чуть больше полезного сегодня? Рассмотрим в деталях.

За досыпать, против подниматься:

• честно говоря ничего не придумал. Если что-то всё же упустил — напиши в комментах, плиз.

За подниматься, против досыпать:

• больше опыта саморазвития
• хорошая привычка, задел на завтра
• возможность больше позаниматься любимым делом
• возможность создать больше
• впервые попробовать сделать то, что никогда не делал

Теперь точно можно сделать взвешенное решение, учитывая все за и против:). Кстати, очень рекомендую книгу Хэла Элрода Магия утра. С добрым утром!

Возвращаемся мы из отпуска, открываем почтовый клиент, а там — 100500 входящих сообщений. С чего начать? Читать всё по порядку? Начать с самого свежего? Почитать то, что за прошедший день только пришло? А может — всё выделить да удалить, в надежде что кому очень нужно — напомнит?

Если начать читать с самых свежих, то самое актуальное будет в фокусе внимания. Сюда попадут как срочные и важные, так и срочные не важные — придётся разбираться по ходу. Но в любом случае срочные не останутся без внимания.

С точки зрения управления собственной энергии — это будет также самым эффективным подходом. Ты разбираешься с актуальными проблемами. Работая с новой информацией в первую очередь — мы находимся на гребне волны того, что сейчас беспокоит ещё кого-то, кроме нас. Ну а если нас не беспокоит что-то — понятное дело, удаляем это сообщение сразу.

Ещё момент — некоторые просьбы, запросы теряют свою актуальность, если вовремя на них не обратили внимание. Иногда меняются приоритеты. Иногда находится другой, более свободный или компетентный исполнитель. Не даром, существует полушуточное правило трёх гвоздей.

Вдобавок к этому ты получаешь моральное право в любой момент выделить всё оставшееся и удалить. Либо игнорировать. Конечно, когда уже потрачено разумное время на разборку входящих. Какое это время — тебе решать, отсюда дополнительная гибкость в управлении своим временем.

Люди, от которых зависит твоя деятельность, заметят высокую скорость реагирования. Это очень важно в бизнесе — возможно, как раз решается, работать с тобой или с кем-то другим, кто более доступен и способен решить его проблему быстро.

И самое важное — всё вышеперечисленное является причиной повышения самомотивации к работе. Так как ты работаешь в живом потоке, ты получаешь удовольствие. Тебе интересно и время проходит незаметно.

Когда же нужен обратный подход? Разбирать входящие по порядку их возникновения имеет смысл только если тебе действительно необходимо прочитать и принять решение по каждому сообщению. А это редко является правдой жизни. К тому же, если уж очень хочется и время позволяет, то и при подходе «от нового к старому» ты всё просмотришь, так что ничего не теряется.

Таким образом, подход от нового к старому при разборе входящих, работает лучше. Чтобы он работал максимально эффективно, важно помнить о следующих нюансах:

1. Делай сразу, если нужно действие от тебя. Особенно то, что занимает несколько минут. Если дело важное — то и больше можно потратить. Если к тому же и срочное — так ещё и нет причин от него отвлекаться — всё равно придётся делать, ведь важные и срочные — это всегда высокий приоритет и высокая эффективность от результата выполнения. Нужно будет ещё вернуться к нему попозже — добавили в свой список дел.
2. Лимитируй время. Таки стоит вовремя остановится, ведь не всё же время обрабатывать входящие, нужно когда-то и важную работу делать. Понятно, что часть важной и срочной работы будет сделана в процессе — это поощряется. Но не о всём важном и не срочном тебе напомнят, личные цели, определённые тобой, требуют личного внимания.
3. Смело расставайся с прошлым. До каких-то старых сообщений таки руки не дойдут. В мире постоянно увеличивающегося потока информации — это нормально. Контекст есть, и он вверху твоего списка входящих, именно он самый свежий и правильный.
4. Применяй к месту. Почта, заметки сделанные в дороге, статьи блогов, ролики на ютубе, сообщения в соцсетях — это всё хорошие кандидаты, где свежее стоит в первую очередь смотреть. А вот где лучше работать со списками сверху вниз, от первой заметки к последней — это наши TODO, списки задач. Собственно, там мы найдём наши важные и не срочные задачи. Для них лучше подойдёт простой, но суперэффективный метод Final Version Perfected или чуть более комплексный Метод Двух Страниц.

Если так раньше не приходилось работать — рекомендую перевернуть сортировку и сделать так, чтобы новое появлялось в топе. Интересной и продуктивной тебе жизни на гребне волны!

Есть цель, как достигнуть её наиэффективнейшим способом? Т. е. с минимальными затратами энергии.

Препятствием может стать наш собственный мозг — 5 препятствий на пути к цели (и как их преодолеть). Вкратце, основными препятствиями являются:

1. Сомнение в себе
2. Прокрастинация
3. Многозадачность
4. Негибкость
5. Перфекционизм

Хорошие новости — что все барьеры преодолимы благодаря двум составляющим — развитие уверенности в себе и применение экстраусилий для достижения цели. Отсюда следует, что развитие 2-х привычек поможет превратить любую цель в достижимую цель.

Внимание: на достижение некоторых невероятных целей может уйти вся жизнь или чуть больше, но таких не так уж и много. При этом всё, что было достигнуто другими людьми, выпадает из определения невероятных целей.

Итак, привычка номер один: ежедневная визуализация цели. Это значит представление себя в ситуации когда уже цель достигнута, в деталях, где это происходит, кто рядом, что ты чувствуешь, чем занимаешься и т. д. Как можно больше деталей, как можно больше позитивных эмоций, как можно больше представлений о позитивном влиянии на других благодаря этому достижению.

Ежедневная визуализация цели помогает развить веру в себя, повышает мотивацию к действию, напоминает насколько эта цель для тебя важна. Конкретное представление чем является результат достижения позволяет избежать излишнего перфекционизма.

Привычка номер два: ежедневный шаг по направлению к цели. Самый важный шаг, который приближает тебя к достижению, желательно самым первым делом после утренней загрузки и ежедневной визуализации. Какой бы ни была огромной цель, всегда можно определить какой шаг приближает тебя к ней, и его стоит делать ежедневно, разумным исключением могут быть выходные и отпуск. Из возможных шагов, стоит выбирать тот, который будет для тебя достижимым экстра усилием на сегодня.

Ежедневный шаг к цели ещё больше укрепляет уверенность в достижении её, гарантирует что движение к цели будет присутствовать независимо от количества внешних раздражителей и обстоятельств. Ежедневный осознанный выбор шага развивает гибкость вы выборе пути достижения.

Осталось только выбрать цель. Одну, самую важную. Можно и другие цели ставить параллельно, но важно понимать какая Самая Важная на данном этапе саморазвития. 2 простые, но суперэффективные привычки помогут тебе её достичь и никакие препятствия не смогут тебя остановить.

По прошествии 15+ лет своей профессиональной деятельности, я бы хотел поделиться уроками продуктивности, которые помогают мне работать эффективнее с каждым днём. Уверен, многое из этого можно внедрить в свою ежедневную практику управления рабочим процессом, достигая всё больших высот в любой сфере деятельности.

Урок №1

Выбрав дело и приступив к нему, наилучшая стратегия высокой продуктивности — продолжать быть вовлечённым в это дело и относящийся к нему проект. Пока ты в теме, ты можешь сделать больше, чем пытаясь работать урывками над несколькими проектами сразу. Иногда приходится переключаться. Иногда приходится часто. Но когда у тебя есть выбор — продолжить или переключиться — продолжай как можно дольше.

Урок №2

Если есть проект, к которому больше лежит сердце и есть хоть малейший шанс к нему приступить — стоит приступать. Мотивация, вдохновение — явление не постоянное, так что пока есть — лови волну. Это лучше, чем пытаться переключаться между разными проектами просто потому что они дольше лежат в списке дел. На волне вдохновения можно сделать больше, а через месяцы или годы врядли будет иметь значение насколько прилежно ты переключался между множеством срочных дел, притупляя каждый раз естественную мотивацию. Хочется приступить к работе над проектом и есть возможность — приступай.

Урок №3

Если сложно принять решение, какое же дело наиболее приоритетно на данный момент, начинай с первого. Для этого понадобится список, надеюсь он уже есть, или запиши всё что тревожит. Делаем первое. Что-то подсказывает, что перед ним нужно сделать другое — делаем другое. В этом принцип самой простой и самой эффективной системы приоритезации дел — Final Version Perfected.

Урок №4

Есть дела требующие значительного количества времени, чтобы их завершить. Даже если у тебя нет энергии для этого, начни с малого, поставь таймер на минимальное количество минут, на которое у тебя энергии хватит, пусть это даже будет 2 минуты. Рассматривай как микроцель не завершение всего дела или проекта, а погружение в контекст задачи, снижение психологического сопротивления к выполнению этого дела. По завершению времени, можешь переключиться на следующую задачу или засечь ещё время, тот же период или слегка больший. Числа Фиббоначи прекрасно подходят для этого — 2, 3, 5, 8, 13, 21, 35 минут — выбираешь наименьшее, на которое физически и эмоционально готов.

Урок №5

День — слишком короткий промежуток для планирования, и это нормально что весь твой список дел не может влезть в него. Тем не менее он может и должен влезть в больший промежуток, например, в неделю. Всё что не влазит — можно вычеркнуть и ему не место сейчас в списке активных дел. Поэтому рассчитывай что у тебя есть неделя на завершение всего, отсюда возможность глубже погрузиться в текущую задачу. Один завершённый проект стоит 5ти завершённых наполовину. Просто потому что последние 20% перед завершением требует столько же усилий сколько и первые 80%. Не всегда, но часто. В 80% случаев. Поэтому оставайся в деле как можно дольше, учитывая недельный горизонт планирования.

Урок №6

В завершении дня полезно помечтать, каким мог бы выглядять продуктивный день завтра. Какие героические сверхусилия ты бы мог предпринять завтра. Не факт, что хватит энергии, но помечтать очень полезно. Выйди за рамки того, что выглядит реальным сегодня, мечтай о большем. Это поможет подсознанию найти способы преодолеть рамки былой продуктивности и достичь новых высот. Пусть и не всех. Но даже один успех, одно достижение того, что считалось сверхдостижением вчера — это подвиг.

Урок №7

Начинай с развития. Нам всем полезно заточить топор, чтобы дальше рубить дела налево и направо эффективнее. И это стоит делать прежде чем бросаться в работу. Пусть первые часы каждого рабочего дня у тебя будут направлены на развитие. Не можешь позволить часы — позволь час, не можешь час — найди полчаса. Сложно и это — начни с малого, пусть это будет даже 10-15 минут сфокусированных усилий, направленных на развитие твоих навыков. Это залог ежедневно возрастающей продуктивности. Не всё заметно сразу, но со временем эти усилия как снежный ком выведут тебя на более высокий уровень результатов твоей работы.

Говорят что жизненные уроки хорошо усваиваются только на собственном опыте. Что ж, тогда вперёд, внедряй идеи в свой рабочий процесс и превращай их в свой опыт. 7 уроков продуктивности вкратце:

1. Фокусируйся на одном проекте как можно дольше.
2. Пользуйся моментами вдохновения.
3. При неопределённости приступай к первому делу в списке сразу.
4. Главное начать.
5. Минимальный горизонт планирования — неделя.
6. Мечтай о сверхдостижениях.
7. Начинай с развития.