Метка: личная эффективность

Время субъективно. Хотим мы этого или нет, часы не дают реальной картины, что сейчас происходит с нашей продуктивностью. А она тем выше, чем больше мы погружены в контекст задачи. Соответственно, добавление дополнительной пятиминутки в начале работы над задачей с точки зрения эффективности не равнозначны добавлению через 15 минут после работы над задачей.

Каждое дополнительное добавление даёт существенный прогресс в результативности. Поэтому, чем дольше мы можем продолжать работать над текущей задачей, тем лучше. В какой-то момент нам нужно будет-таки сменить контекст и переключиться на работу в другом направлении, но чем позже это произойдёт – тем выше наша продуктивность.

Но что делать, если мы не можем продолжать долго работать ввиду психологической неготовности? Ощущение неприязни к задаче, её неясность или возможные осложнения, которые потенциально откроет старт по ней, может отодвинуть желание работать над ней долго. Что может решить не в пользу старта важной, но сложной задачи, а в пользу менее важной, но лёгкой и понятной.

Как следствие, идеальная система тайм-менеджмента должна:

• Поощрять продолжать начатое, помогать входить в состояние потока, сфокусировавшись над одной задачей.
• Гарантировать возможность стартовать новые задачи налегке, без обязанности работать над ними долго.

Главное начать. Старт должен занимать минимальное количество времени, решение продолжать ли дальше стоит принимать после этого промежутка.

Техника Pomodoro была призвана решить этот компромисс между вовлечённостью и психологической готовностью, но на практике неминуемо сталкиваешься со следующими ограничениями:

• Иногда хотелось бы работать дольше, чем рекомендуемые 25 минут, позволяя более глубокое и, как следствие, эффективное погружение.
• Существуют сложные задачи, по которым психологическая готовность не позволяет уговорить себя уделить им 25 минут.
• Физическая и эмоциональная усталость могут динамически менять минимальный барьер времени для старта новых задач.

Что если бы существовал способ сохранить преимущества выделенных временных промежутков от техники Pomodoro, но без ограничений свыше. Техника, которая бы помогала и в состояние потока входить, испытывая радость от работы, и стартовать работу по Большим Волосатым и Амбициозным Проектам, за которые страшно браться? Есть решение, и название этой технике… а, впрочем, не всё сразу, опишу её подробно в следующей статье.

Как бы изменилась твоя жизнь, если бы ты владел этой техникой?

Человеческий организм умеет адаптироваться к тем условиям, в которые попадает. Помещаешь его в условия отбоя в 1 час ночи и подъёма в 7 — и через  3 дня ты высыпаешься и чувствуешь себя прекрасно. При этом нужно понимать, что организм именно так и работает.

Если ты не веришь в это, то организм сделает всё возможное, чтобы удовлетворить твоим ожиданием, доставить тебе те ощущения, которые будут соответствовать твоему взгляду на полноценный сон. Считаешь что 6 часов мало — получишь утро с туманным сознанием. Считаешь, что и 4х достаточно — не удивительно будет проснуться через 4е часа после засыпания.

Лучшее, что ты можешь сделать для себя — определить для себя стандарт — будь то 10, 9, 8, 7, 6, 5, или 4 часа сна и следовать ему. Какая-то цифра покажется тратой времени. Какая-то будет привлекательна, но в неё будет сложно поверить. Выбери то, во что ты веришь и то, на что ты готов настроить свой организм. Статистика о необходимом сне для среднестатистических людей — бесполезные цифры для тебя. До тех пор, пока ты не начинаешь в них безоговорочно верить.

Умение высыпаться за определённое время — это твоя мышца сна, она готова тренироваться. Организм будет успевать делать полную процедуру восстановления физических и ментальных сил за отведённое для этого время.
Поэтому секрет счастливых отношений со сном можно заключить в следующем алгоритме:

1. Определи, к которому часу ты намерен выспаться, например, к 7ти утра.
2. Выбери количество часов необходимых для тебя в удобном диапазоне, например, 5-8.
3. Иди спать в расчётное время или раньше, если хочется, в приведённом примере, до полуночи, в крайнем случае до часу-двух.
4. Запланируй активности первого часа, например, выпить воды, побриться, умыться, пробежаться, проанализировать прожитый день в дневнике, позавтракать, одеться.
5. Вставай в запланированное время и начинай свой продуктивный день по обозначенному плану.

Правда ли то, что ежедневная визуализация реально помогает достигать целей быстрее? Не станет ли цель скучной, если регулярно представлять себя в момент, когда цель уже достигнута? Что будет с мотивацией после продолжительного периода визуализации — будет она подниматься или наоборот, падать ввиду пропадания «Вау!» эффекта?

Сложно в это поверить, но запал к достижению действительно может угасать после продолжительной визуализации или серии упражнений на аффирмацию ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕННОЙ КАТЕГОРИИ ЦЕЛЕЙ. Это те цели, по которым первоначально не было полной ясности. Регулярная визуализация очень помогает прояснить истинную мотивацию. Зачем именно мне нужна эта цель? Что координально измениться? Станет ли жизнь действительно лучше после ещё достижения? Будет ли приносить радость сам процесс достижения? Как измениться мой характер, если я её достигну?

В этом плане визуализация — прекрасный инструмент, чтобы внести ясность и корректировку, какова наша Цель. Что следует изменить в ней, чтобы повысить её привлекательность. Или может вообще сосредоточиться на другом направлении.

Такое часто происходит с материалистическими целями, желании завладеть каким-то предметом роскоши или выйти на определённый уровень компенсации. Все эти цели не будут и не могут постоянно зажигать огонь в наших глазах, если нет чёткого ответа на вопрос «Зачем?». Первоначальная мотивация может быть высокой из-за внешних факторов — влияния маркетинга, блеска в глазах тех, кому эта цель действительно важна. Таким образом, визуализация проясняет твою реальную мотивацию, а не убивает её.

Нельзя убить мотивацию к достижению того, что можно назвать Достойной Целью. Цель, достижение которой очень важно именно для тебя. Ты знаешь зачем. Ты готов к ней двигаться день и ночь. Ты можешь её корректировать, но суть не меняется. Визуализация мотивирует на действие.

И тут мы должны вспомнить, что действие, конкретные шаги к достижению цели никто не отменял. Визуализация цели помогает с ясностью, помогает выбрать следующий шаг. И его важно сделать! А если не сделать раз, два, три — тут может запал пропасть по другой причине — нет выхода энергии. А нашему мозгу не нужны лишние негативные эмоции, соответственно и мотивация без действия будет угасать. Обязательно чтобы оба упражнения шли бок о бок — визуализация и конкретные шаги к достижению цели.

Так что смело выбирай цель, визуализируй и действуй. Падает мотивация, проверяй, насколько непоколебима уверенность в необходимости её достижения. И проверяй, что ты делаешь всё, и чуть больше возможного для движения к цели. Корректируй цель, если это не так. Как молот Тора знает, кто достоен его или нет, так и ты со временем будешь лучше чувствовать, достойная цель перед тобой или нет.

Careful what you wish you may regret it
Careful what you wish you just might get it

«King Nothing», Metallica

Убить чувства логикой — печальное убийство, к сожалению, так характерное для мужчин. К тебе обращается близкий человек с проблемами и за сочувствием — а ты холодной логикой скидываешь с себя ответственность сопереживания и начинаешь советовать исходя из здравого смысла.

Логика и здравый смысл не должны убивать чувства. Сосуществование в гармонии — вот в чём смысл.

Как тут быть? Стоит чуть с большим вниманием относится к тем, кто тебе доверяет. Выслушать. Прислушиваться. Понять. Советоваться. Позвонить в конце концов. Обсудить. Встретиться.

Даже если чистая логика говорит, что ничего нельзя сделать — всё равно попытаться. Быть рядом, быть на одной стороне — иногда этого достаточно.

Что для этого тебе нужно делать? Желать счастья и действовать. Слушать и понимать в первую очередь, не спешить с советом и решением. Задача номер один — удостовериться что ты понял и что другой человек видит, что ты его понял. Что ты понимаешь чувства.

Сначала чувства, потом логика, потом действия. Так работает наш мозг. Так работают наши отношения. Так мы достигаем целостности и человечности нашими поступками.

Чувства и сразу действия — глупый импульсивный поступок.

Чувства и потом логика без действия — сопереживание без помощи.

Логика, игнорируя чувства, с последующей реализацией — холодный безжизненный роботоподобный поступок, так логика убивает чувства.

Возвращаемся мы из отпуска, открываем почтовый клиент, а там — 100500 входящих сообщений. С чего начать? Читать всё по порядку? Начать с самого свежего? Почитать то, что за прошедший день только пришло? А может — всё выделить да удалить, в надежде что кому очень нужно — напомнит?

Если начать читать с самых свежих, то самое актуальное будет в фокусе внимания. Сюда попадут как срочные и важные, так и срочные не важные — придётся разбираться по ходу. Но в любом случае срочные не останутся без внимания.

С точки зрения управления собственной энергии — это будет также самым эффективным подходом. Ты разбираешься с актуальными проблемами. Работая с новой информацией в первую очередь — мы находимся на гребне волны того, что сейчас беспокоит ещё кого-то, кроме нас. Ну а если нас не беспокоит что-то — понятное дело, удаляем это сообщение сразу.

Ещё момент — некоторые просьбы, запросы теряют свою актуальность, если вовремя на них не обратили внимание. Иногда меняются приоритеты. Иногда находится другой, более свободный или компетентный исполнитель. Не даром, существует полушуточное правило трёх гвоздей.

Вдобавок к этому ты получаешь моральное право в любой момент выделить всё оставшееся и удалить. Либо игнорировать. Конечно, когда уже потрачено разумное время на разборку входящих. Какое это время — тебе решать, отсюда дополнительная гибкость в управлении своим временем.

Люди, от которых зависит твоя деятельность, заметят высокую скорость реагирования. Это очень важно в бизнесе — возможно, как раз решается, работать с тобой или с кем-то другим, кто более доступен и способен решить его проблему быстро.

И самое важное — всё вышеперечисленное является причиной повышения самомотивации к работе. Так как ты работаешь в живом потоке, ты получаешь удовольствие. Тебе интересно и время проходит незаметно.

Когда же нужен обратный подход? Разбирать входящие по порядку их возникновения имеет смысл только если тебе действительно необходимо прочитать и принять решение по каждому сообщению. А это редко является правдой жизни. К тому же, если уж очень хочется и время позволяет, то и при подходе «от нового к старому» ты всё просмотришь, так что ничего не теряется.

Таким образом, подход от нового к старому при разборе входящих, работает лучше. Чтобы он работал максимально эффективно, важно помнить о следующих нюансах:

1. Делай сразу, если нужно действие от тебя. Особенно то, что занимает несколько минут. Если дело важное — то и больше можно потратить. Если к тому же и срочное — так ещё и нет причин от него отвлекаться — всё равно придётся делать, ведь важные и срочные — это всегда высокий приоритет и высокая эффективность от результата выполнения. Нужно будет ещё вернуться к нему попозже — добавили в свой список дел.
2. Лимитируй время. Таки стоит вовремя остановится, ведь не всё же время обрабатывать входящие, нужно когда-то и важную работу делать. Понятно, что часть важной и срочной работы будет сделана в процессе — это поощряется. Но не о всём важном и не срочном тебе напомнят, личные цели, определённые тобой, требуют личного внимания.
3. Смело расставайся с прошлым. До каких-то старых сообщений таки руки не дойдут. В мире постоянно увеличивающегося потока информации — это нормально. Контекст есть, и он вверху твоего списка входящих, именно он самый свежий и правильный.
4. Применяй к месту. Почта, заметки сделанные в дороге, статьи блогов, ролики на ютубе, сообщения в соцсетях — это всё хорошие кандидаты, где свежее стоит в первую очередь смотреть. А вот где лучше работать со списками сверху вниз, от первой заметки к последней — это наши TODO, списки задач. Собственно, там мы найдём наши важные и не срочные задачи. Для них лучше подойдёт простой, но суперэффективный метод Final Version Perfected или чуть более комплексный Метод Двух Страниц.

Если так раньше не приходилось работать — рекомендую перевернуть сортировку и сделать так, чтобы новое появлялось в топе. Интересной и продуктивной тебе жизни на гребне волны!

По прошествии 15+ лет своей профессиональной деятельности, я бы хотел поделиться уроками продуктивности, которые помогают мне работать эффективнее с каждым днём. Уверен, многое из этого можно внедрить в свою ежедневную практику управления рабочим процессом, достигая всё больших высот в любой сфере деятельности.

Урок №1

Выбрав дело и приступив к нему, наилучшая стратегия высокой продуктивности — продолжать быть вовлечённым в это дело и относящийся к нему проект. Пока ты в теме, ты можешь сделать больше, чем пытаясь работать урывками над несколькими проектами сразу. Иногда приходится переключаться. Иногда приходится часто. Но когда у тебя есть выбор — продолжить или переключиться — продолжай как можно дольше.

Урок №2

Если есть проект, к которому больше лежит сердце и есть хоть малейший шанс к нему приступить — стоит приступать. Мотивация, вдохновение — явление не постоянное, так что пока есть — лови волну. Это лучше, чем пытаться переключаться между разными проектами просто потому что они дольше лежат в списке дел. На волне вдохновения можно сделать больше, а через месяцы или годы врядли будет иметь значение насколько прилежно ты переключался между множеством срочных дел, притупляя каждый раз естественную мотивацию. Хочется приступить к работе над проектом и есть возможность — приступай.

Урок №3

Если сложно принять решение, какое же дело наиболее приоритетно на данный момент, начинай с первого. Для этого понадобится список, надеюсь он уже есть, или запиши всё что тревожит. Делаем первое. Что-то подсказывает, что перед ним нужно сделать другое — делаем другое. В этом принцип самой простой и самой эффективной системы приоритезации дел — Final Version Perfected.

Урок №4

Есть дела требующие значительного количества времени, чтобы их завершить. Даже если у тебя нет энергии для этого, начни с малого, поставь таймер на минимальное количество минут, на которое у тебя энергии хватит, пусть это даже будет 2 минуты. Рассматривай как микроцель не завершение всего дела или проекта, а погружение в контекст задачи, снижение психологического сопротивления к выполнению этого дела. По завершению времени, можешь переключиться на следующую задачу или засечь ещё время, тот же период или слегка больший. Числа Фиббоначи прекрасно подходят для этого — 2, 3, 5, 8, 13, 21, 35 минут — выбираешь наименьшее, на которое физически и эмоционально готов.

Урок №5

День — слишком короткий промежуток для планирования, и это нормально что весь твой список дел не может влезть в него. Тем не менее он может и должен влезть в больший промежуток, например, в неделю. Всё что не влазит — можно вычеркнуть и ему не место сейчас в списке активных дел. Поэтому рассчитывай что у тебя есть неделя на завершение всего, отсюда возможность глубже погрузиться в текущую задачу. Один завершённый проект стоит 5ти завершённых наполовину. Просто потому что последние 20% перед завершением требует столько же усилий сколько и первые 80%. Не всегда, но часто. В 80% случаев. Поэтому оставайся в деле как можно дольше, учитывая недельный горизонт планирования.

Урок №6

В завершении дня полезно помечтать, каким мог бы выглядять продуктивный день завтра. Какие героические сверхусилия ты бы мог предпринять завтра. Не факт, что хватит энергии, но помечтать очень полезно. Выйди за рамки того, что выглядит реальным сегодня, мечтай о большем. Это поможет подсознанию найти способы преодолеть рамки былой продуктивности и достичь новых высот. Пусть и не всех. Но даже один успех, одно достижение того, что считалось сверхдостижением вчера — это подвиг.

Урок №7

Начинай с развития. Нам всем полезно заточить топор, чтобы дальше рубить дела налево и направо эффективнее. И это стоит делать прежде чем бросаться в работу. Пусть первые часы каждого рабочего дня у тебя будут направлены на развитие. Не можешь позволить часы — позволь час, не можешь час — найди полчаса. Сложно и это — начни с малого, пусть это будет даже 10-15 минут сфокусированных усилий, направленных на развитие твоих навыков. Это залог ежедневно возрастающей продуктивности. Не всё заметно сразу, но со временем эти усилия как снежный ком выведут тебя на более высокий уровень результатов твоей работы.

Говорят что жизненные уроки хорошо усваиваются только на собственном опыте. Что ж, тогда вперёд, внедряй идеи в свой рабочий процесс и превращай их в свой опыт. 7 уроков продуктивности вкратце:

1. Фокусируйся на одном проекте как можно дольше.
2. Пользуйся моментами вдохновения.
3. При неопределённости приступай к первому делу в списке сразу.
4. Главное начать.
5. Минимальный горизонт планирования — неделя.
6. Мечтай о сверхдостижениях.
7. Начинай с развития.

Представим себе такую картину: приходишь домой после работы, уставший, хочешь расслабиться, отдохнуть, пообщаться с семьёй. А у тебя в нагрузку — непомытая посуда, неразвешенное бельё, беспорядок в комнате, перегоревшие лампочки, переполненная с горкой мусорка, да и ещё несколько требующих твоего внимания дел, о которых и вспоминать не хочется. Ни энергии, ни мотивации. Но время как будто бы есть. Не на всё, но на что-то точно. Время всегда есть, никуда не девается. Что делать?

А ведь так и подмывает просто поужинать и посмотреть продолжение интересного фильма или сериала, полазить в ютюбе или поиграть на телефоне в бездумную, но, безусловно, интересную игрушку. И возможно ты уже там, и так вечер и прошёл, может что-то и сделал, но таким же усталым и с чувством невыполненного долга лёг спать. И так несколько дней подряд повторил. А может и недель. Есть ли лучшая альтернатива?

Нет. Вечер для отдыха. Как мини-отпуск. Всё остальное — бонус. Так что расслабся. Если на расслабоне в состоянии что-то сделать — супер, только так и стоит. Сильно напрягает беспорядок — убери, сними напряжение. Мини-отпуск для того, чтобы снимать напряжение.

Хочется себя порадовать чем-то? Впервую очередь ищи дела, которыми ты сможешь порадовать кого-то другого — это принесёт и тебе радость, гораздо большую и долгоиграющую, чем радость направленная сугубо на себя.

Так что пока дома — создавай условия для отдыха близких и отдыхай сам, помогай другим радоваться жизни и радуйся сам. Способствуй счастью близких и будь счастлив сам.

Бывает такое, что просыпаешься утром, а ничего делать не хочется, чувствуешь себя полным валенком. Все вечерние обещания, планы на утро кажутся такими далёкими и абстрактными, как будто это не мы их себе составляли, а какая-то идеальная бесчувственная модель-робот. Робот, которому невдомёк, что сейчас понедельник, 7 утра, на улице темно и туман, и вечером заснул около 2х, да и всю предыдущую неделю не очень то много спал. Ну и какая тут бодрость, пробежка и самоанализ в дневнике, да ещё и завтрак, и выйти в 8 уже из дому нужно? Может просто поваляться и потупить до завтрака и хватит на сегодня, в таких-то чрезвычайных обстоятельствах? Или всё же заставить себя действовать по плану?

Решение конечно действовать по плану. Просто потому что утренним мыслям доверять нельзя — не проснулся ещё мозг, не загрузил полный контекст о наших целях, намерениях и ценностях. Поэтому первый час лучше действовать по пошаговому алгоритму идеального утра. Что ты делаешь и в какой последовательности. Желательно без развлетвлений вида «если …, то …». Например: встаю, одеваюсь, пью воду, иду в туалет, бреюсь, одеваюсь мастерку и кросовки, беру ключи и наушники, включаю подскаст и выбегаю, пробежав по стандартному маршруту, возвращаюсь, умываюсь, пишу в дневнике, завтракаю, чищу зубы, одеваюсь на работу, выхожу.

Картинку стоит прокрутить в голове с вечера, со временем она закрепиться в хорошие удачно-солнечно-бодрые дни. Кстати, лучше детали добавлять по одной, для начала одного полезного дела хватит. Когда просыпаемся в состоянии валенка и не хочется действовать, используем правило 5-ти секунд — представляем, какой сейчас следующий шаг, считаем про себя — 5 — 4 — 3 — 2 — 1 — Go! — и выполняем его. Без предательских мыслей непроснувшегося полностью мозга — отсчёт блокирует все мысли.

Натренировав это, можно расширить картину идеального утра элементами идельного дня. Например, добавив ещё элементы, что-то связанное с первой активностью на работе, приносящей максимальный долгосрочный результат.

Состояние валенка утром — это не показатель ленивого характера, это то, что случается с каждым, и причину не всегда можно предсказать — перепад атмосферного давления, вспышки на солнце, сериалы, от которых не оторваться ;). Успешный человек не тот, кто постоянно мотивирован, бодр и жизнерадосен, а тот, кто способен достигать результата независимо от обстоятельств.

Теперь ты знаешь, что делать если проснулся валенком? А может есть ещё рабочие секреты, которые помогают быть эффективным утром даже в сонном состоянии — поделись с другими в комментах!

Характер и его черты меняются, но не сильно. Даже если нам заметны какие-то улучшения в себе, не факт, что окружающие это замечают. Мы привыкли определять людей по их поступкам, сумма того, что сейчас для нас представляет человек — это итог наблюдаемых нами поступков этого человека. Соответственно, даже если человек полностью перестроил себя изнутри, изменил свои ценности, и исходя из них совершил поступок, нехарактерный для него, вполне вероятно что мы не заметим этих изменений, так как есть тысяча способов как пояснить этот поступок, либо исходя из прошлых представлений о человеке, либо дополнив существующую картину, обосновывая новые нюансы поведения изменёнными обстоятельствами нежели изменённым или улучшенным характером человека.

Но это случай кардинальной перестройки, а мы всё же имеем тенденцию если меняться, то меняться постепенно, шаг за шагом. Поэтому не удивляйтесь, что все ваши попытки стать лучше, не заметны для окружающих. То, на что нам достаточно месяц для перестройки, например, выработки новой привычки, которая становится неотъемлемой частью нашего характера, для окружающих на это нужно от 3х до 5ти лет, прежде чем они также как мы станут воспринимать новое поведения как неотъемлемую черту нового характера. При этом такая задержка в восприятии чаще всего имеет право на жизнь. Восприятие изменения характера, как временное, обоснованно ещё и тем фактом, что человек имеет тенденцию возвращаться к старому, привычному поведению, если не проявлено намеренное упорство в закреплении новых привычек. Зачастую необходимо серьёзное намерение и дисциплина чтобы изменить себя и улучшить свой характер.

На самом деле изменения, которые приживаются, уже присутствуют в нас в том или ином виде. Не способны мы принять полностью чуждые нам ценности, которые ни разу раньше в нас не проявлялись — и это очень хорошо. Наше развитие связано зачастую через большее проявление тех черт, которые в нас уже присутствуют, таким образом, что наше личное развитие становится ничем иным как большим проявлением нас самих. Мы становимся более целостными личностями, усиливая те черты характера, которые помогают нам жить эффективно, интересно и счастливо. Те черты, которые проявив в себе однажды, а может и несколько раз, уже привели к интересному и привлекательному для нас результату.

Поэтому ценным упражнением на развитие своей личности будет оглянуться назад и посмотреть, за что мы можем себя уже похвалить, каких успехов мы достигли и благодаря проявлению каких черт характера. Наши большие успехи — это наши подвиги, совершая которые, мы проявляем себя с лучшей стороны. Но те же черты характера, проявляемые во время наши лучших достижений, могут быть проявлены и проявляются в нашей ежедневной деятельности. Соответственно, акцентируя на эти черты наше внимание, задумавшись, как мы можем их проявить здесь и сейчас, мы становимся более цельными личностями, людьми, обладающими сильным характером. Ведь сильный характер не что иное как набор характеристик личности, которые проявляются часто — и это может быть очень разная комбинация этих характеристик, она и определяет нашу индивидуальность. Личность, обладающую сильным характером.

При этом зачастую выполняя свою работу, решая проблемы, создавая что-то, проявляя инициативу, мы не знаем наперёд, к какому результату это приведёт. Сказать, что является самым большим успехом для нас, мы можем только в ретроспективе, анализируя прошлое, наблюдая результат, который очень редко бывает мгновенно видимым. Поэтому именно через ежедневную работу и осознанный акцент на те ценности, которые являются для нас самыми важными, мы пересоздаём не только себя, но создаём наш будущий успех. Не важно, сколько времени уйдёт у окружающих, чтобы заметить нашу трансформацию, важно то, что мы живём своей жизнью, которую мы считаем правильной.

Какой успех тебе удалось уже создать в своей жизни? Благодаря каким чертам характера, каким ценностям это тебе удалось? Как ты можешь проявить свои лучшие характеристики в своей деятельности сегодня?