Рубрика: Статьи

Представим ситуацию — ты хочешь делегировать задачу, но не знаешь, кому именно. Может быть никто не подходит для этой роли. Может быть подходят сразу несколько людей и не ясно кто лучше. В любом случае ты готов отдать задачу или даже целый комплекс задач (делегировать ответственность), и весь вопрос — кому делегировать. Оптимально было бы доверить вопрос интуиции, но если она молчит, хотелось бы иметь простой и логичный способ выбора исполнителя для делегирования.

Прежде всего было бы логично делегировать тому, кто наиболее компетентен в выполнении поставленной задачи. При этом хотелось бы учесть мотивацию человека — насколько ему эта задача будет интересная. Даже при недостаточной компетенции, человек, который получает большее удовольствие при выполнении задачи может справиться лучше. Навыки всегда можно развить. А это подсказывает ещё один критерий — для кого выполнение этой задачи поможет лучше развиться. И напоследок, все эти размышления будут полезны в том случае, если у человека есть физическая возможность выполнить эту задачу — его текущая загрузка позволяет взять её.

Получается следующая матрица:

Открыть таблицу для копирования/скачивания в Google Drive.

Ответив на 9 вопросов цифрами по каждому из кандидатов получаем ясную картину — кто суммарно набрал больше, тот и лучше подходит. В этот момент может проснуться спящая интуиция и подсказать, что всё же подходит другой человек, просто нужно цифры подправить. Слушай её и подправляй! Так как интуитивно ты можешь принять во внимание большее количество едва значимых нюансов.

Теперь весь вопрос за самим делегированием — описанием задачи, установкой точек контроля.

Делегируй!

Бывали ли у тебя дни, когда срочных дел было настолько много, что выполнить их вовремя было просто нереально? Часть из них должна быть сделана сегодня, а часть ещё вчера… Не очень приятное состояние, не правда ли? Я не люблю такое состояние, оно давит. Тяжело сконцентрироваться на какой-либо задаче, понимая, что другие срочные задачи ждут тебя. Хочется избавится от этих срочных дел побыстрее, чтобы перейти в режим контроля, когда можно самому выбирать, какую задачу сделать следующей.

И всё же бывают моменты, когда удаётся закрыть все вчерашние и сегодняшние дела. И, казалось бы, давай, теперь работай на будущее, чтобы избежать в дальнейшем атаки срочных дел. Но, разобрав всю горячку, неосознанно хочется расслабиться и заниматься случайными делами, пока не наступит завтра со своим потоком срочных дел. Это явно неэффективно. Похоже это происходит из-за нашего представления о времени, где «сегодня» находится по середине между прошлым и будущим. Если это изобразить на графике, добавив ещё ось важности, получается следующее:

В центре — дела с крайним сроком «сегодня», средней важности. Глядя на этот график, понятно, почему выполнив все вчерашние и срочные дела, пускай даже незначительные, наступает ложное чувство, что большая часть работы уже проделана, где-то 2/3 от всего того, что можно было бы вообще когда-либо сделать (зона внутри серой рамки):

Если мы хотим, чтобы основной фокус внимания был на важные задачи будущего, а не на срочные и неважные, то центр координат должен сместиться вправо и вверх. Для наглядности сделаем больше пометок на каждой из осей. Что из себя представляют важные задачи? Это задачи, связанные с нашими актуальными целями, долгосрочными и будущими целями и задачи на развитие. Кроме сроков «вчера», «сегодня», «завтра», добавим «неделя» и «когда-нибудь/в любое доступное время». Со смещённым центром получается следующий график:

В центре графика — задачи с крайним сроком на завтра, связанные с фокусными целями. Задачи со сроком «сегодня» и «вчера», а также регулярные задачи находятся в левой нижней части, что предполагает необходимость избавится от них побыстрее, да и визуально занимают они меньше 1/4. Как избавится от задач побыстрее? Я знаю 4 хороших способа и один плохой:

1. Ограничение времени. Определить для себя время, за которое хочется разделаться со всеми срочными задачами. Для большей эффективности рекомендую сокращать его до абсурда, например, ввести ограничение в 20 минут. Это стимулирует активнее использовать один из вариантов ниже.
2. Вычеркнуть. Идентифицировав задачу, как менее важную, чем остальные, проанализировав, что изменится в жизни (т.е. ничего:)), если задачу сделать/не сделать — можно принять смелое решение и одним движением руки убрать из списка. Серьёзно! Половину дел можно действительно вычеркнуть и пользы будет гораздо больше, если сфокусировать свою энергию на более важные задачи.
3. Делегировать. Отдать задачу тому, для кого она будет в зоне его ближайшего роста, тому, кто получит большее удовольствие от неё, кто достаточно компетентен, чтобы за её взяться (не обязательно больше, чем ты сам!). Иногда делегирование требует больше затрат времени с учётом необходимости обучения, контроля, корректировки. Но тем не менее, этот способ позволяет разделаться не только с одной срочной задачей, а также с целой серией или комплексом задач. Целесообразно рассматривать делегирование ответственности и полномочий, нежели одной точечной задачи. А начинать можно и с одной.
4. Сделать быстро. Раз уж задача попала в список с пометкой «вчера» или «сегодня», чего в идеале быть не должно (см. график — фокусируемся на завтрашних задачах!), нужно найти способ сделать максимально быстро. Сделать минимальную часть, остальную договориться (с другими заинтересованными или с собой) сделать завтра (и потом таки сделать сегодня, но с чистой совестью рассматривая её как завтрашнюю!). Или просто откинуть в сторону излишний перфекционизм, так как 20 минут подходят к концу :).
5. Сделать. Just do it now! Если ничего не остаётся, просто сделать и переходить к следующей. В идеале проанализировать, почему она стала срочной, чтобы избежать этого в дальнейшем.

Избавившись от гнёта срочных дел таким образом, можно прийти к ситуации, когда придётся делать несрочные дела срочными принудительно. Абсурд? Для того, чтобы разобраться зачем это нужно делать, нужно сперва разобраться, откуда вообще берутся срочные дела.

Откуда берутся срочные дела

Согласись, у Робинзона Крузо не слишком много было срочных дел, если таковы были вообще. Да, нужно что-то было сделать быстро, чтобы выжить. Но был ли «дэдлайн» — крайний срок, после которого выполнение задачи теряло всякий смысл? Дело в том, что сроки — это искусственный способ организовывать работу, когда есть взаимодействие с другими людьми, способ введения полезных для сотрудничества взаимозависимостей. А на сотрудничестве и взаимодействии построен любой бизнес. Поэтому от срочности никуда не убежишь, она должна быть, это жизнь. И очень хорошо, что сроки есть. Если нет сроков — значит твоя работа никому сейчас не нужна. Может быть в будущем. Но даже если в будущем, нужно осознавать необходимость делать её сейчас, иначе она никогда и не будет сделана. А значит и желаемое будущее не наступит. Вот это и есть случай, когда самому нужно ставить сроки.

Если у тебя есть цель в фокусе — то важно делать ежедневные шаги для её достижения — это и есть те срочные дела. Поэтому заглянув в список дел утром, ты обязательно должен увидеть срочные дела, по крайней мере с пометкой «к завтра» или «на этой неделе». Если таковых нет и даже не подразумеваются — это сигнал, что нужно выделить фокусную цель, определить следующий шаг и назначить крайний желаемый срок его исполнения. Это и есть настоящая свобода от срочности — не обстоятельства, а ты сам решаешь, что ты будешь делать сегодня.

Когда мы были детьми, мы росли каждый день, это было просто как факт. Изменение количества прожитых дней автоматически подразумевало рост. Возможно, это не до конца правильно, но в общем случае верно. Если тебе исполнилось 21, то нужны более точные индикаторы роста, чем возраст, так как здесь уже может наблюдаться и деградация. Являешься ли ты более умным и сильным человеком, чем месяц назад? Возможно, в профессиональной сфере это так. А что насчёт физического, эмоционального, духовного развития? Есть много направлений развития, и комплексное развитие делает нашу жизнь счастливее.

Можно выделить несколько категорий индикаторов личного развития с особенностями измерения:

• нормативы
• ежедневные привычки
• плохие привычки

Нормативы — показатель который периодически нужно измерять, например, раз в месяц. Пример: количество отжиманий, вес. Предполагается, что есть норма — оптимальное значение, которое следует удерживать или максимально приближаться, если норма ещё ни разу не была достигнута.

Ежедневные привычки —  что-то, что хочется делать регулярно, и что потенциально повысит качество жизни. Пример: подъём в 5 утра, утренняя зарядка, душ перед сном, ложиться спать до 23-х, и т.п. Баллы начисляются согласно пройденным этапам вырабатывания привычки, т.е. 1 раз сделал — 1 балл, 2 дня подряд — 2 балла, неделю подряд — 3 и т.д., вот таблица для наглядности:

Плохие привычки — что-то, что не хочется делать и заменить это хорошей привычкой. Пример: неупотребление алкоголя, кофеина, сигарет, мяса, не кричать для убеждения, не жаловаться и не критиковать без конструктива. Баллы начисляются согласно пройденным этапам с момента последнего срыва. Хорошо мотивируют дробные числа, когда уже за непроявление нескольких минут плохой привычки можно видеть несколько десятых или сотых начисленных баллов.

Каждый тип индикаторов  в виду своей особенности требует своего способа измерения. Если завести таблицу в Google Doc, то можно получать актуальный статус по суммарным баллам в любой момент, так как это будет доступно и с компьютера и с мобильника. Каждая из 3-х категорий и спользует свою формулу подсчёта баллов, далее это всё суммируется и получаем уникальное число — цифровой индикатор личного развития. Если измеримые показатели тебя хоть как-то мотивируют, то ты получаешь мощный мотиватор личного развития, так как изменения числа показывает, растёшь ты, деградируешь или топчешься на месте.

На основе своего документа я создал пример со случайными значениями и индикаторами, который можно скопировать и создать для себя — каждый выбирает те индикаторы, которые ему важны и которые он в состоянии измерять.

Пример отслеживания индикаторов личного развития

Рекомендации

• В начале каждого месяца нормативы обнуляются (нужно изменить ссылку в ячейке A3 колонки «Нормативы» на сумму нормативов следующего месяца). Следует выделить первые несколько дней месяца для выполнения нормативов, дальше работать над их повышением.
• Как только произошёл срыв по плохим привычкам, стоит тут же отмечать время срыва в таблице. Для этого хорошо подойдёт мобильная версия Google Диск.
• Начинай с простых индикаторов, почувствуй вкус роста. Первая привычка — привыкнуть отслеживать привычки.

Попробуй и пиши о своих результатах! Короткая сылка на эту страницу — http://lifeidea.org/indicators.

Тонкий и ценный совет от ангелов-хранителей Эрин Павлины, как помочь своим желаниям быстрее осуществиться:

Если вы хотите, чтобы желание осуществилось — не надейтесь на это — ожидаете! Когда вы заказываете еду в ресторане, вы надеетесь, что получите то, что заказали, или ожидаете? Эта энергия, это ожидание, поможет осуществить ваше желание быстрее, чем просто надежда. Надежда укрепляет вселенную мыслью что у вас нет того, что вы хотите, и в итоге вы получаете больше того же, что и имеете.

Ведь действительно! Ожидание осуществления — это знание того, что это произойдёт. Я попробовал на своей долгосрочной цели этот приём, чтобы сравнить эти два состояния разума — ожидание и надежду. Надежда напомнила о цели, как о чём-то красивом, но недостижимом. А вот ожидание… наполнило энергией и тут же замотивировало сделать ближайший шаг к осуществлению этой цели и я его сделал!

Ожидайте, зная, что это обязательно произойдёт, не надейтесь!

Любую погоду стоит ценить. И мороз, и дождь, и солнце. Это твоя природа. И из каждой погоды можно взять пользу. Твоя география позволяет тебе более тонко чувствовать местную погоду и подстраиваться под неё. Ты ведь здесь родился, именно в таких условиях, и они наиболее благоприятны для твоего существования.

Возможно, если слегка улучшить своё место проживания, тогда будешь чувствовать себя счастливым всю жизнь. Это произошло со мной и с Танюшкой. Мы жили в маленьких городках и переселились в Минск, построили шикарную квартиру и живём в ней и радуемся. У нас хороший доход, двое детей и мы растём. Есть здоровье, чтобы работать и трудиться. Спасибо, Беларусь, тебе за это! Чего желать ещё больше! Просто расти дальше и творить. Всё вокруг вдохновляет на это. И даже снег, который пролежал весь март и ещё прибавился 9-го апреля, и очень приятно скрипел под ногами по дороге на работу, в то время как солнышко светило и пригревало. Именно такая погода и вдохновила меня на статью после долгого перерыва.

Желаю тебе хорошей душевной погоды!

В последний день года хочу поздравить тебя с наступающим, пожелать успехов в достижении своих целей и прорывов в личном развитии!

Какую главную цель ты хочешь выбрать для себя на следующий год? Запиши 7 вариантов, прогони их по SMART-критериям, проверив, чтобы каждая из этих целей была:

• конкретной: было понятно, что именно необходимо достигнуть. Например, «увеличить количество клиентов»
• измеримой: очевидно, чем будет измеряться результат, однозначная трактовка достиг или нет. Например, «увеличить количество клиентов до 30 в год»;
• достижимой: есть понимание, за счёт чего планируется достичь цели. И возможно ли её достигнуть вообще? Например, «увеличить количество клиентов до 30 в год за счёт активной рекламы для целевой аудитории».
• актуальной: насколько эта цель истинная и её необходимо достичь? Какой более глобальной цели хочется достичь благодаря этой? Если ли более простой способ? Можно ли достичь цели более приятным путём? Возможно, более предпочтительно было бы не количество клиентов увеличивать, а качество и цену предоставляемых услуг уже существующим клиентам?
• ограниченной по времени: определение конкретного срока, к которому должна быть достигнута цель. Например, для годовой цели это может быть 30 ноября, оставив декабрь на подведение итогов, анализ, подчистку и планирование следующего года.

Далее выбери из 7-ми самую привлекательную и установи её в фокусе твоего внимание в следующем году, напоминай себе о ней каждый день и делай хотя бы один шаг на пути к её достижению. Выбирая цель помни, что привлекательным должен быть не только результат, но и сам процесс достижения цели, так как это твоя жизнь — не только эффективная, но ещё и интересная и счастливая!

Очень рекомендую выбрать цель на результат и отдельно цель на личное развитие. Какое направление хотелось бы улучшить:

• здоровье
• финансы
• развлечения
• эмоции
• общение
• отношения
• семья
• характер
• интеллект
• карьера
• духовность
• служение

Секрет эффективной и счастливой жизни в гармоничном развитии, поэтому выбери ту область, которая отстаёт на данный момент, проставив оценку от 1 до 4 по каждой из них:

1. область плохо развита, нужны существенные улучшения.
2. область на приемлемом уровне, но ниже того, что хотелось бы.
3. область на хорошем уровне.
4. идеал, лучше не представишь.

Для удобства, можно воспользоваться следующей формой:

Успехов в Новом Году!

Сейчас всё больше появляется разных устройств, с которых можно читать книги. Каждое имеет свои особенности: у одного экран больше, второе в кармане помещается, третье работает быстрее, у четвёртого картинка чётче, на пятое проще книгу закачать, шестое всегда под рукой, и так далее. Вопрос – какое электронное устройство лучше подходит для чтения, а ещё лучше – для фоточтения?

Мы рассмотрим несколько видов устройств, описав преимущества и недостатки каждого из них. Не всегда есть возможность выбирать, и, пожалуй, самый правильный совет – это максимально эффективно использовать те инструменты, что есть под рукой. Однако если читаешь много, хочется максимизировать эту эффективность.

От устройства к устройству характеристики могут варьироваться, но в целом тенденция примерно такая, по крайней мере, выбирая устройство, можно посмотреть, как максимизировать его характеристики. Возможности смартфона и планшета можно максимизировать, подобрав нужные приложения.

Моим предпочтением является комбинация двух устройств:

1. Ноутбук – который выигрывает по всем параметрам, кроме удобства перемещения.
2. Смартфон – лидер по удобству перемещения, гармонично дополняя ноубук в любой ситуации.

Кстати, недостатки смартфона я вижу как временные – скорость работы становится выше, экраны больше, приложения – умнее.

А какие электронные устройства для чтения используешь ты и почему?

Любое дело можно рассматривать с точки зрения предоставления сервиса кому-нибудь. Какие-то дела более личные, какие-то — более внешние. По внешним делам люди судят, насколько мы продуктивны. Внутренние дела помогают повышать эффективность внешних дел. И те, и другие предоставляют разную степень полезности. Следующий подход позволит распределить дела по степени предоставляемого внешнего сервиса, и сконцентрироваться в первую очередь на предоставляющих максимальный сервис.

Данный инструмент локального тайм-менеджмента является усилением инструмента СС (Срочно-Страшный). Колонки вчера, сегодня и завтра (+ важные, если в первых 3-х задач недостаточно на день) делятся на две подколонки:

1. Внешние задачи — те, выполнения которых кто-то ждёт, которые влияют на работу других. Если их не сделать — кто-то расстроиться.

2. Внутренние задачи — те, которые нам хочется сделать по своей инициативе, обязательства перед самим собой. Если их не сделать — никто не узнает.

К каждой из 6-ти полученных колонок применяем принцип нумерации по их «страшности», описанный в статье про Строчно-Страшный инструмент. Сначала рассматриваем все колонки с «внутренними» задачами, потом с «внешними». В итоге задача под номером 1 будет просроченная очень неприятная задача, которую кто-то ждёт. Однако что это за задача мы узнаем только по завершении нумерации, так что «запрятать» её не удастся. Что приятно, так это то, что любая другая задача после 25-тиминутной работы над этой, покажется гораздо проще. И ещё, возможно, почувствуешь себя немного героем :).

Преимущество такого инструмента — его повышенная экологичность. Задача, которую ждут сегодня, более важна, чем задача, которую никто, кроме тебя, не ждал вчера. Мы выполняем все внешние обязательства, прежде чем приступаем к выполнению личных. Очень чёткое разделение 1-го квадранта, 2-го и 3-го.

Очень высокая ценность у такого подхода к приоритезации дел в случае аврала, когда физически выполнить все обязательства нет возможности.

Недостаток — необходимость в подготовке перед началом рабочего дня — 10-20 минут на ~15-30 дел. Но всегда можно ускориться ;). На самом деле, распределение задач по колонкам происходит быстро, и в любом случае – это полезная работа – пересмотр существующего объёма, подсознательная настройка на выполнение.

При дополнительных входящих задачах, имеет смысл их тут же добавлять в подходящую колонку (наверняка это будет колонка сегодня или завтра, а уж внешняя или внутренняя — определить будет легко по источнику). Из колонки выходим только, если в ней ничего не осталось, выполняя задачи в строгой очерёдности, за исключением случаем вынужденного переключения.

Рекомендую попробовать, заодно узнать, в какой пропорции тебе приходят в голову идеи сделать что-то для других или по своей инициативе.

Берём блокнот, страницу разделяем на две колонки. В правую колонку выписываем все срочные задачи, в левую — оставшиеся важные. Если страница закончилась — создаём следующую страницу и выписываем задачи на ней.

Алгоритм выбора следующей задачи на исполнение:

1. Просматриваем первую страницу с актуальными задачами, прочитываем их всех. Выбираем ту, над которой готовы поработать прямо сейчас и работаем над ней столько, сколько хочется (например, по технике Pomodoro).

2. После работы над задачей она вычёркивается. Если она не закончена, записываем её в правую колонку на следующей странице. Таким образом, стимулируется завершение уже начатых задач.

3. Продолжаем работать на текущей странице, пока не закончатся все задачи из правой колонки и не останется задач в левой колонке, к которым можно приступить сейчас.

4. Переходим на следующую страницу и работаем над ней. Если страницы закончились, возвращаемся к первой странице, на которой ещё остались задачи.

5. Если при работе со страницей не было вычеркнуто ни одной задачи, все задачи помечаются маркером (НЕ вычёркиваются) — это отменённые задачи, кандидаты на удаление. В правую колонку следующей страницы добавляется задача «пересмотреть отменённые». Правило не применяется к последней странице, так как в неё ещё могут поступать новые задачи. После этого помечаем в правом верхнем углу страницу крестиком. Если до неё все страницы с крестиком, обводим крестик в кружок. На страницы с крестиком новые задачи не добавляются.

6. Во время пересмотра отменённых задач, выясняется причина, почему мы к ним не приступили. В результате каждая задача вычёркивается с этой страницы и добавляется в изменённой формулировке в конец левой колонки ближайшей страницы, где есть место.

7. На страницах, на которых отсутствуют невыполненные задачи и все отменённые вычеркнуты, кружок с крестиком закрашивается — к ним мы больше не обращаемся.

8. Все новые входящие срочные задачи записываются на той странице, на которой  мы сейчас работаем (теоретически может быть как первая, так и последняя или любая страница между ними, правила перехода между страницами — смотри выше). Всё новые важные не срочные задачи записываем в конец левой колонки последней страницы.

Система придумана Марком Фостером, оригинальное описание можно найти здесь на английском — http://www.markforster.net/blog/2011/2/10/rules-for-superfocus.html, русский дословный перевод здесь — http://demokrito.wordpress.com/2011/02/19/superfocus/.

Преимущество такой системы:

1. Использует интуитивный подход для определения приоритетов, основанный на текущем контексте, который на практике оказывается самым оптимальным.

2. Помогает разобраться быстрее со срочными задачами – не перейдёшь на следующую страницу, пока не очистишь правую колонку.

3. Заставляет избавиться от старых задач, т.е. все задачи будут рассмотрены и в результате выполнены, начаты, уточнены или вычеркнуты.

4. Позволяет использовать задачи любой гранулярности — от минутных, до проектов, а также те, которые являются пока смутными мыслями и идеями — в любом случае система поможет разобраться с ними.

5. Легка в техническом применении – нужен всего блокнот и ручка.

6. Может использоваться как полноценная система организации дел.

Если суперфокус рассматривать именно как полноценную систему организации дел, то есть недостатки из-за отсутствия управления по проектам, целям, задачам с крайними или начальными сроками в будущем и будущими напоминаниями. Однако если учесть её простоту внедрения и применения, то может служить отличной конкуренций GTD. Что замечательно, так это то, что она объединяет в себе как список активных задач, так и списки проектов, корзинку входящих задач и идей, напоминания о текущих срочных.

Как система локального тайм-менеджмента, суперфокус, на мой взгляд, идеальна. Например, после еженедельного пересмотра по GTD, выписать в суперфокус все задачи, к которым хотелось бы приступить на этой неделе и дальше работать только по суперфокусу до следующего пересмотра, где будет происходит следующая синхронизация. При этом ежедневно подсматривать появились ли новые срочные задачи, и дописывать их в правую колонку.

Для фиксации текущей задачи, можно поставить точку рядом с ней + использовать технику Pomodoro. Количество законченных страниц в неделю с закрашенными крестиками в кружочках можно рассматривать как метрику личной продуктивности.