Метка: профессионализм

Скорость с которой появляется новая информация ошеломляет. Пытаться угнаться за ней бесполезно. Приоритезация решает. Сколько бы ни было информации, сколько бы ни было свободного времени чтобы её поглотить — если определён приоритет, всегда понятно что изучать в отведённое время.

Если чувствуешь перегруз входящий информацией — сядь на диету. Ограничь чтение за счёт определения приоритетных тем и источников.

Весь фокус в том, что тебе не нужно знать ВСЁ. Гугл знает всё. Тебе даже не нужно знать всё ПО определённой ТЕМЕ. Тебе нужно знать ЧТО-ТО, чтобы быть в состоянии найти остальное.

Но что это — ЧТО-ТО — выбор за тобой. И выбор должен быть конкретный. Не обязательно вечный, впоследствии ты можешь сменить приоритет. Определи в данный момент какую информацию ты хочешь получать, из каких источников и в какой дозировке. Остальное — приоритетом ниже. Есть время/энергия — пожалуйста. Нет — значит может быть потом как-нибудь.

Правда, есть одна тайна… Касательно того, что может наш мозг. Ты уже догадываешься о чём я, верно? Да, мозг может всё. И по сути перегруза как такового и быть не может. А может быть немного другое, что на западе любят называть «синдромом дефицита внимания». Не объём информации вызывает стресс, а борьба разных источников информации за твоё внимание. Пока ты пытаешься прочитать статью в блоге, тебе кто-то кидает ссылку в скайп. Ты переходишь на вконтактик, читаешь пост и в коментах замечаешь линк на ролик с ютюба. Просмотрев половину ролика вспоминаешь о важном письме, лезешь в почту и видишь новое интересное письмо… Сценарий конечно придуманный, но если ты чувствуешь перегруз информацией, то что-то похожее случается с тобой — быстрое переключение внимания.

Pomodoro решает.

Может это вообще не про нас? Нет никакого перегруза информацией?

Значит, определяем тему и идём накачиваться. А то вот там, за соседним столом, что-то читают уже)

Представим ситуацию — ты хочешь делегировать задачу, но не знаешь, кому именно. Может быть никто не подходит для этой роли. Может быть подходят сразу несколько людей и не ясно кто лучше. В любом случае ты готов отдать задачу или даже целый комплекс задач (делегировать ответственность), и весь вопрос — кому делегировать. Оптимально было бы доверить вопрос интуиции, но если она молчит, хотелось бы иметь простой и логичный способ выбора исполнителя для делегирования.

Прежде всего было бы логично делегировать тому, кто наиболее компетентен в выполнении поставленной задачи. При этом хотелось бы учесть мотивацию человека — насколько ему эта задача будет интересная. Даже при недостаточной компетенции, человек, который получает большее удовольствие при выполнении задачи может справиться лучше. Навыки всегда можно развить. А это подсказывает ещё один критерий — для кого выполнение этой задачи поможет лучше развиться. И напоследок, все эти размышления будут полезны в том случае, если у человека есть физическая возможность выполнить эту задачу — его текущая загрузка позволяет взять её.

Получается следующая матрица:

Открыть таблицу для копирования/скачивания в Google Drive.

Ответив на 9 вопросов цифрами по каждому из кандидатов получаем ясную картину — кто суммарно набрал больше, тот и лучше подходит. В этот момент может проснуться спящая интуиция и подсказать, что всё же подходит другой человек, просто нужно цифры подправить. Слушай её и подправляй! Так как интуитивно ты можешь принять во внимание большее количество едва значимых нюансов.

Теперь весь вопрос за самим делегированием — описанием задачи, установкой точек контроля.

Делегируй!

Любое дело можно рассматривать с точки зрения предоставления сервиса кому-нибудь. Какие-то дела более личные, какие-то — более внешние. По внешним делам люди судят, насколько мы продуктивны. Внутренние дела помогают повышать эффективность внешних дел. И те, и другие предоставляют разную степень полезности. Следующий подход позволит распределить дела по степени предоставляемого внешнего сервиса, и сконцентрироваться в первую очередь на предоставляющих максимальный сервис.

Данный инструмент локального тайм-менеджмента является усилением инструмента СС (Срочно-Страшный). Колонки вчера, сегодня и завтра (+ важные, если в первых 3-х задач недостаточно на день) делятся на две подколонки:

1. Внешние задачи — те, выполнения которых кто-то ждёт, которые влияют на работу других. Если их не сделать — кто-то расстроиться.

2. Внутренние задачи — те, которые нам хочется сделать по своей инициативе, обязательства перед самим собой. Если их не сделать — никто не узнает.

К каждой из 6-ти полученных колонок применяем принцип нумерации по их «страшности», описанный в статье про Строчно-Страшный инструмент. Сначала рассматриваем все колонки с «внутренними» задачами, потом с «внешними». В итоге задача под номером 1 будет просроченная очень неприятная задача, которую кто-то ждёт. Однако что это за задача мы узнаем только по завершении нумерации, так что «запрятать» её не удастся. Что приятно, так это то, что любая другая задача после 25-тиминутной работы над этой, покажется гораздо проще. И ещё, возможно, почувствуешь себя немного героем :).

Преимущество такого инструмента — его повышенная экологичность. Задача, которую ждут сегодня, более важна, чем задача, которую никто, кроме тебя, не ждал вчера. Мы выполняем все внешние обязательства, прежде чем приступаем к выполнению личных. Очень чёткое разделение 1-го квадранта, 2-го и 3-го.

Очень высокая ценность у такого подхода к приоритезации дел в случае аврала, когда физически выполнить все обязательства нет возможности.

Недостаток — необходимость в подготовке перед началом рабочего дня — 10-20 минут на ~15-30 дел. Но всегда можно ускориться ;). На самом деле, распределение задач по колонкам происходит быстро, и в любом случае – это полезная работа – пересмотр существующего объёма, подсознательная настройка на выполнение.

При дополнительных входящих задачах, имеет смысл их тут же добавлять в подходящую колонку (наверняка это будет колонка сегодня или завтра, а уж внешняя или внутренняя — определить будет легко по источнику). Из колонки выходим только, если в ней ничего не осталось, выполняя задачи в строгой очерёдности, за исключением случаем вынужденного переключения.

Рекомендую попробовать, заодно узнать, в какой пропорции тебе приходят в голову идеи сделать что-то для других или по своей инициативе.

Есть несколько способов организовать свой рабочий день таким образом, чтобы провести его максимально эффективно. Для этого подойдут инструменты локального тайм-менеджмента. Например, GTD или система Стивена Кови, или другие глобальные системы управления делопотоком и жизнью в целом отлично помогают, чтобы быть на плаву и комфортно творить и чувствовать себя на уровне недельного планирования. Однако когда заходит речь о том, какие дела делать в этот день, и, что особенно важно, в каком порядке — нужны дополнительные инструменты.

Под инструментами я понимаю любые правила, ясно описывающие как принимать решения что делать дальше. Эта статья посвящена обзору этих инструментов, многие были подсказаны идеями авторов книг. К сожалению, упомнить какую идею кто высказал в первый раз сложно, да и для практического применения не принципиально. Часть инструментов модифицировалось мною, какие-то подсказал опыт и интуиция.

Универсального инструмента на каждый день не существует. Лучше всего чередовать, выбирать тот, который лучше всего подойдёт сегодня. Чередование привносит дополнительную радость и разнообразие. Все эти инструменты используются мною с разной периодичностью:

1. Магический Список
2. Суперфокус (он же автофокус)
3. Список Намерений
4. Срочно-страшный (СС)
5. Помодоро
6. Хронометраж
7. Сервис
8. ВССЛ
9. Финальная версия

Иногда инструменты очень похожи, лишь отличаются небольшим моментом — но именно этот момент очень важен, и способен или повысить мотивацию или помочь быстрее выполнить важные дела. Каждому инструменту будет посвящена отдельная статья, где они будут рассматриваться с точки зрения:

1. технического выполнения,
2. преимуществ и
3. недостатков, а также
4. когда лучше его использовать.

Если у тебя есть свои излюбленные рабочие способы, как выбирать и отслеживать выполнение текущих дел — пиши в комментариях или мне лично. Попробую, откатаю и обязательно поделюсь своими наблюдениями, возможно даже в виде отдельной статьи и с указанием источника идеи.

Желаю продуктивного и интересного дня!

Вопрос, который вряд ли придёт в голову тому, кто только стал на путь саморазвития. Скорее будет вопрос — а что, нужно анализировать дни :)? В данной статье касаться вопроса о полезности этого занятия я не буду, каждый сам решает, нужно ему анализировать свои дни или нет. Речь о более практичном вопросе, который пришёл от читательницы LifeIdea.org Елены:

Я сейчас пытаюсь внедрить в свою жизнь письменные практики (дневники) и хотела бы узнать, есть ли у Вас какая-то система самоанализа дня? У меня трудности такие: во-первых, к вечеру я уже так устаю, что хочется сделать самые необходимые дела и быстрее лечь спать; во-вторых, если все-таки я нахожу силы сделать запись, это получается или слив эмоций (в основном, конечно, негативных), или обстоятельное перечисление того, что произошло за день. Анализ не происходит. Предполагаю, что это связано с плохой проработкой собственных целей.

Как Вы пишете дневник? (Если, конечно, это не личная информация).

Конечно, не личная, и с удовольствием ей поделюсь. Действительно, после периода ежедневных самоанализов, выработался небольшой, скорее даже неосознанный, алгоритм:

1. Описание запомнившегося события.

2. В чём состояла проблема.

3. Как она решилась.

4. Можно ли было решить её лучше.

Хорошо срабатывает и более простой способ — когда пишешь в своём дневнике как бы своему младшему брату/сестре, рассказывая ему про свой опыт и какую пользу он может ему принести. Я часто пишу так, чтобы из этого могла получиться статья для LifeIdea.org, т.е. какая-то польза для читателей. Это повышает качество анализа из-за повышенной ответственности. Если же чувствую, что груз ответственности больше напрягает, нежели помогает, то переключаюсь на упрощённый вариант:

— письмо брату;

— вышеописанному алгоритму;

— или просто размышляю о том, что меня беспокоит.

Касательно последнего варианта – пока размышляешь на бумаге, идеи, что нужно тебе сделать, приходят сами собой, так как лучше понимаешь, в чём всё же проблема. Тут же их и записываю в свою систему организации дел.

Ещё одна подсказка — анализировать вчерашний день с утра, одним из первых дел (например, в рамках первого часа) может оказаться эффективнее, чем на закате дня. Обязательно стоит попробовать, если есть ощущение, что вечером энергии на осмысленный анализ не хватает.

В качестве бонуса — 2 пошаговых алгоритма анализа от Стива Павлины, эксперта по личному развитию: один для анализа произошедшего события, второй —  для анализа беспокоящей проблемы.

Алгоритм описания и анализа произошедшего события

1. Какое событие я хочу проанализировать?

2. Когда и где это произошло?

3. Что я..

видел(а)…

слышал(а)…

чувствовал(а)…

чувствовал(а) по запаху…

чувствовал(а) на вкус…

4. Кто ещё вовлечён?

5. Что я думаю об этом событии?

6. Что я чувствую сейчас, вспоминая об этом событии?

7. Как это событие на меня влияет сейчас?

8. Как это событие влияет на других?

9. Почему это событие произошло?

10. Что я хочу запомнить касательно этого события?

Такое описание поможет с наибольшей точностью описать событие, с текущим анализом, а также возможностью вернуться к нему позже. Часто наш взгляд на ситуацию меняется со временем, особенно после неожиданных последствий.

Если же хочется разобраться с текущей проблемой, то поможет следующий

Алгоритм анализа проблемы

1. В какой проблеме или ситуации я хочу разобраться?

2. Как бы представитель противоположного пола определил эту проблему?

3. Как бы ребёнок определил это проблему?

4. Как бы пенсионер определил эту проблему?

5. Как бы мировой лидер определил эту проблему?

6. Как бы художник определил эту проблему?

7. Как бы учёный определи эту проблему?

8. Как бы миллиардер определил эту проблему?

9. Как бы живущий на другой стороне планеты определил эту проблему?

10. Как бы я определил эту проблему, если бы был до безумия счастлив?

11. Как бы я определил эту проблему, если бы у меня был только час на её решение?

12. Как бы я определил эту проблему, если бы она была у моего лучшего друга?

13. Как бы я определил эту проблему, если бы она уже была решена мною?

14. Какой самый усиливающий мои возможности способ определить эту проблему?

Такие подсказки удобно использовать, просто скопировав и вставив в дневник, записывая ответы сразу за вопросами. Сохрани сейчас или запомни сокращённую вечную ссылку на эту статью: lifeidea.org/an (an — analyze/анализировать).

Если у тебя есть свой эффективный способ анализировать свои дни — пиши в комментариях!

1. Записывать желаемый конечный результат прежде чем что-либо делать.
2. Делать самое важное дело приводящее к достижению результата в первую очередь.
3. Привлекать других людей для помощи.
4. Задействовать все своё внимание на выполнении задачи.
5. Пить по кружке воды каждый час, снабжая мозг необходимой жидкостью.
6. Учитывать индивидуальные особенности себя и своей команды.
7. Задавать вопрос, зачем это нужно и двигаться для достижения более глобальной цели.
8. Помолиться перед выполнением задачи с просьбой достичь результата легко и непринуждённо.
9. Проговорить, прочувствовать и визуализировать установку «я максимально эффективен».
10. Поставить себе цель достигать больших и значимых результатов во всём.
11. Каждый результат пытаться увеличить на 20%, прилагая дополнительные 5% усилий.
12. Передать настроение своё задаче.
13. Быть собой во время выполнения задачи.
14. Понимать что происходит вокруг и находить способы достичь результата быстрее.
15. Делать всё с улыбкой на лице.
16. Принять удобную позу.
17. Принимать смелые решения.
18. Требовать от людей многого, заставляя расширять рамки их возможностей.
19. Говорить спасибо всем, кто помог достичь результатов быстро.
20. Больше думать и отдыхать, чем выполнять физическую работу.
21. Когда нужно, усердно выполнять физическую работу.
22. Писать перед тем, как сесть выполнять задачу.
23. Делиться своими знаниями с другими людьми.
24. Автоматизировать повторяющуюся работу.
25. Проводить самоанализ в завершение дня.
26. Принимать решение как повышать свою эффективность каждый раз перед выполнением задачи.
27. Выбирать из нескольких способов осуществления задачи тот, который самый смелый.
28. Сделать выполнение задач увлекательной игрой.
29. Стремиться сократить время между постановкой намерения и его осуществлением.
30. Спросить у более опытных людей, сколько данного рода задача занимает у них времени.
31. Посмотреть, как задачу выполняют более опытные в этом люди.
32. Решить, как увеличить круг общения, чтобы больше общаться с продвинутыми товарищами.
33. Повесить лозунг описывающий правило Парето.

А какие способы достичь максимального эффекта, прилагая минимальные усилия, можешь предложить ты?

Сегодня в гостях у LifeIdea.org, Сергей Марченко, автор проекта «Личное развитие — как стать успешным и эффективным«.

Все, чего добилось человечество за всю свою историю, чем мы сейчас пользуемся каждый день, что обеспечивает нашу стабильность и безопасность — все это достигнуто за счет одной важной способности человека — взаимодействовать. Человек, каким бы гениальным он не был, не сможет самореализоваться и стать успешным, пока не начнет взаимодействовать с другими людьми. Это позволяет ему более эффективно достигать целей, получать более полезные результаты  и удовлетворять потребности.

На результат взаимодействия влияет уровень доверия между людьми и их образом мышления. Существует 4 основных образа мышления или типа взаимодействии: выиграл-проиграл, проиграл-выиграл, проиграл-проиграл и выиграл-выиграл.

Выиграл-проиграл

К такому взаимодействию людей приучают с самого детства, когда устраивают детям «крысиные бега», в которых действует единственное правило «Если я выиграл, то ты проиграл». Таким образом мышления обладает большинство руководителей в любой сфере деятельности и используется ими при взаимодействии со своими подчиненными по принципу «я начальник — ты дурак». Но такое взаимодействие имеет существенный недостаток — человек старается достичь своей цели за счет нанесения вреда другому человеку. Это приводит к тому, что проигравший перестанет взаимодействовать или может попытаться навредить в ответ. Такой образ мышления можно применять в условиях истинной конкуренции или низкого уровня доверия, когда нужно получить краткосрочный результат.

Проиграл-выиграл

Люди с таким образом мышления обычно очень неуверенны в себе и позволяют другим людям пользоваться собой для достижения их целей. Или это люди, которые любят становиться жертвами ради получения статуса «хорошего, полезного, всегда приходящего на помощь, популярного» человека. Такие люди готовы угождать и идти «на поводу» у других людей ради сохранения хороших отношений с людьми, которые ими «пользуются». Этим образом мышления обладают альтруисты, действующих по принципу «живи для других». Такой тип взаимодействия еще хуже типа «выиграл-проиграл», т.к. при проигрышах все равно возникают плохие чувства, которые эти люди «хоронят» в себе. Постепенно эти чувства накапливаются и могу привести к психологическим заболеваниям или «взрыву» эмоций, который прекратит взаимодействие.

Проиграл-проиграл

Такой тип возникает когда начинают взаимодействовать люди с образом мышления «выиграл-проиграл». Т.к. такие люди упрямы и эгоистичны, то они не смогут договориться и проиграют оба. Такие взаимодействия самые краткосрочные, неэффективные и бесполезные.

Выиграл-выиграл

Люди с таким образом мышления стараются найти взаимную выгоду при любых взаимодействиях. Такие люди выступают на «арене жизни» на одной стороне, как партнеры, а не как соперники. Они привержены принципу «всего хватит всем» и не стараются «отбирать, завоевывать, красть». В таких отношениях успех одного достигается не за счет другого, а за счет совместных усилий для достижения успеха обоих. Поэтому это наиболее долгосрочный, эффективный и успешный тип взаимодействия.

Мы тонем в электронной почте. И многие часы, потраченные на её, создают ещё больше работы нашим друзьям и коллегам. Мы можем обратить вспять этот процесс только взаимными усилиями. И вот решение:

10 правил электронной корреспонденции

1. Уважайте время получателей.
Это фундаментальное правило. Как отправитель сообщения, ВАША обязанность минимизировать время обработки вашего письма, даже если это означает потратить больше времени перед отправлением.

2. Быть лаконичным или медлительным не означает быть грубым.
Давайте договоримся давать поблажку друг другу. Учитывая потоки писем, с которыми мы сталкиваемся, в порядке вещей, если ответные письма приходят с задержкой и не дают исчерпывающих ответов на все наши вопросы. Никто не хочет никого обидеть, поэтому, пожалуйста, не принимайте это близко к сердцу. Мы просто хотим снова жить!

3. Делайте письма прозрачными.
Всегда указывайте ясную тему письма, по возможности помечая как [Инфо], [Действие], [Срочно], [Низкий приоритет]. Используйте чёткие, недвусмысленные предложения. Если письмо должно быть больше 5-ти предложений, постарайтесь в первом указать зачем вы пишите. Избегайте нестандартных шрифтов и цветов.

4. Конкретизируйте вопросы
Посылать 4 пространных абзаца витиеватого текста с последующим «Ваше мнение?» — это чересчур. Равно как и отправленные с благими намерениями вопросы вроде «Чем я могу помочь?». Щедрость заключается в простых вопросах, на которые легко ответить, например: «Какая помощь от меня требуется: а) позвонить б) встретиться в) не мешать?»

5. Убирайте лишних из cc.
Контакты в сс размножаются как кролики. Каждый добавленный контакт значительно преумножает общее время отклика. Да, не всегда легко избавиться от добавления кого-то! Когда есть несколько получателей, пожалуйста, не используйте ‘Ответить всем’ по-умолчанию. Возможно, нужно указать в копии только несколько людей из исходного письма. Или никого.

6. Сокращайте цепочку.
Некоторым письмам нужен контекст. Поэтому чаще всего необходимо сохранять цепочку предыдущих писем. Однако редко цепочка должна быть длиннее 3-х писем. Перед оправкой, удалите лишнее. Или позвоните.

7. Аккуратнее с вложениями.
Не используйте картинки в качестве логотипов или подписи, которые показываются в виде вложений. На просмотр, есть ли что-то открыть, уходит время. Ещё хуже посылать текст, прикреплённый как файл, в то время как он мог бы быть в теле письма.

8. Делайте подарки: КС ОНТ
Если ваше сообщение может быть выражено в нескольких словах, просто поместите его в теме, завершив КС (=Конец сообщения). Экономит время на открытие письма. Завершение письма пометкой «Ответа не требуется» или ОНТ  – замечательный акт щедрости. Многие сокращения больше путают, чем помогают, но эти два – настоящее золото, и заслуживают широкого признания.

9. Избавьтесь от бессодержательных ответов.
Не нужно отвечать на каждое письмо, особенно на те, которые и так являются ответами. На «Спасибо, буду в курсе» не нужно отвечать «Отлично!». Это может стоить кому-то дополнительных 30 секунд.

10. Отключайтесь!
Так как мы все согласились тратить меньше времени на почту, мы все будем получать меньше почты! Рассмотрите возможность выделения половины рабочего времени, когда вы не можете выйти в online. Или воздержитесь от проверки почты в выходные. Или поставьте в автоответ/подпись ссылку на эти 10 правил. И не забудьте насладиться ароматом роз!

P.S. Короткая ссылка на 10 правил — http://lifeidea.org/email, английская версия — http://emailcharter.org/. Вариант подписи:

Слишком коротко? Вот почему
http://lifeidea.org/email

Комментарии по переводу, уточнению, расширению правил приветствуются!